Chương 1: Tổng quan về van dé nghién cứu bàn giao sản phẩm cho don vi thụ hưởng. - Chương 5: Bố sung hoàn chỉnh mô hình quan lý một dự án GIS và những hướng dan, bảng biểu đi kèm. - Chương 6: Kết luận và Kiến nghị Chương 2: Nghiên cứu cơ sở lý thuyết Chương 2: Nghiên cứu cơ sở lý thuyết Trong chương này sẽ trình bày tình hình nghiên cứu trên thế giới liên quan đến van dé triển khai chưa hiệu quả hoặc khai thác không bền vững của những dự án GIS và các yếu tô liên quan. Mặc dù GIS cho phép chúng ta tìm hiểu và thăm dò các khía cạnh khác nhau về thé giới chúng ta sống và làm tăng sự hiểu biết của chúng ta, nhưng sẽ có rất nhiều khó khăn trong quá trình triển khai hệ thông GIS, nhiều tổ chức không hiểu là họ sẽ thu được những lợi ích gì và làm thế nào dé đạt được những thành công lớn hơn? Một nghiên cứu về các ứng dụng GIS ở Canada và Hoa Kỳ năm 1989 cho thấy rất ít những ứng dụng GIS được xem là thành công mỹ mãn (Croswell, 198 9° Hơn nữa, tình trạng này không chỉ riêng của GIS, mà nó là đặc điểm chung của hau hết các hệ thống thông tin phức tạp.
Phần lớn các dự án của hệ thống thông tin phức tạp bị thất bại bởi vì thiếu công nghệ hay hư hỏng vì kỹ thuật. Một nghiên cứu tổng thể bao gồm kết quả của 500 dự án phát triển hệ thống từ năm 1977 cho thay rang 15% của các dự án được nghiên cứu bị thất bại trong quá trình triển khai hoặc sản phẩm đưa ra không được sử dụng (DeMarco và Lister, 1987)°. Hai mươi lam phan tram (25%) cac du an chinh (bao gôm 25 năm công việc hoặc hơn) không thé kết thúc được, nguyên nhân chính thường là van đề tô chức. Nghiên cứu cua (Campbell, 1992) tai Vermont va Massachusette xác nhận tam quan trọng của quá trình tô chức triển khai.
Việc sử dụng hiệu quả dựa vào van đề về tổ chức bao gồm: quyên sở hữu và kiểm soát thông tin, duy trì cam kết và đảm bảo thỏa mãn nhu cầu của người sử dụng bắt đầu từ việc hiểu biết vai trò của thông tin trong quy trình ban hành quyết định (Campbell, 1992). Bên cạnh đó, theo nghiên cứu cua giáo sư Shunji Murai (Tài liệu giảng dạy, 1999)” Đại học Tokyo, Nhật Bản thì các nguyên nhân làm cho hệ thống GIS thất bại khi triển khai thực tế gồm: Thiếu phân tích một cách hệ thống, thiếu sự tham gia của người sử dụng trong phân tích ban đầu, thiếu sự bàn bạc, nhất trí, thiếu sự hỗ trợ từ những người ra quyết định, thiếu tầm nhìn và kế hoạch lâu dài. Dưới đây sẽ là tóm tat của một sô nghiên cứu chi tiêt hơn vê các hạng mục sau đây: những nguyên nhân đưa đến thất bại của các dự án GIS; mô hình để triển khai Chương 2: Nghiên cứu cơ sở lý thuyết một dự án GIS một cách bài bản và mô hình giúp một tô chức có thể tiếp cận thành công một sự thay đối lớn. Những nguyên nhân pho biến nhất làm cho một dự án GIS thất bai Curt Hinton and David HoldstockTM chỉ ra rằng rất nhiều những dự án GIS trên thé giới đã không thành công hoàn toàn và vì thế cần phải rút ra bài học từ những sai lầm chung để một dự án GIS trong tương lai không phải hứng chịu số phận của một công nghệ không được hiểu rõ và không được khai thác đúng mức.
Những lý do bao gom: 2. Chuyên gia GIS thường không thé diễn đạt, trao doi thông tin tốt với người su dụng Đây được xem là nguyên nhân phố biến nhất. Chuyên gia GIS có thể tạo ra những ứng dụng công nghệ tuyệt vời nhưng họ lại thường that bại trong cả hai chiều giao tiếp với người sử dụng: không lắng nghe chăm chú dé hiểu rõ nhu cầu của người sử dụng và không truyền đạt chia sẻ được cho người sử dụng những lợi ích thiết thực cụ thể mà các ứng dụng GIS của họ mang lại. Điều này sẽ nhanh chóng dẫn đến sự chống đối và người sử dụng trở nên ngán ngắm với công nghệ và quay lưng với nó ngay cả khi dự án được đánh giá là tốt về mặt kỹ thuật.
Chuyên gia GIS không thực sự nam vững công nghệ Nguyên nhân này ít gặp hơn nhưng vẫn xảy ra. Cần phải đảm bảo rằng chuyên gia mà bạn thuê dù là để làm nhân viên chính thức của cơ quan hay nhà thầu tư vấn trong một thời gian nhất định để thực hiện GIS phải có đạo đức nghề nghiệp, sự làm chủ công nghệ và kiến thức GIS cũng như đặc điểm cá nhân phù hợp. Hãy đầu tư đủ thời gian cho việc lựa chon này và sử dụng những cô van uy tín trong lĩnh vực GIS giup cơ quan bạn thực hiện việc chon lựa đúng người. Không đánh giá rõ ràng lợi nhuận/ lợi ích mà một dur án dau tr vào GIS có thể mang lại Có nhiều trường hợp lãnh đạo của tô chức dự hội thảo hoặc đọc qua tạp chí rồi quyết định “nhảy” vào GIS.
Với điều kiện kinh tế hiện nay, cách tiếp cận đầu tư như thế không phù hợp nữa. Không chia tiễn độ thực hiện dự án GIS thành các giai đoạn phù hợp dé 7 Chương 2: Nghiên cứu cơ sở lý thuyết thể hiện những thành tựu ban đầu giúp khích lệ trong trường hợp các dự án GIS lớn phức tạp, kéo đài. Không có kế hoạch rõ ràng cho việc ứng dung GIS vào cơ quan. Nhiều tô chức cứ thực hiện hết dự án GIS này đến dự án GIS khác, không quan tâm phương hướng, chiến lược, lộ trình là gi, không xác định r6 nên làm cái gi va tại sao cân làm cái đó vào lúc này.
Không tạo điều kiện, không trang bị kỹ năng và động lực cho người sử dụng tự thực hiện những công đoạn hàng ngày liên quan tới cáp nhát đữ liệu hay tự xây dựng các ứng dụng mở rộng phù hợp với họ. Không có mô hình bài bản nhằm đưa GIS vào một tô chức/ cơ quan và quan lý bao trì nó. Kha nhiều tô chức đầu tư vào GIS vi được nghe trình bày về lợi ích của nó. Tuy nhiên, trong nội bộ tô chức lại không rõ: ai sẽ đứng đầu quá trình đưa GIS vào triển khai cho các nhân viên, không biết lãnh đạo cấp cao nào sẽ đỡ đầu bảo trợ cho GIS.
Ai sẽ chịu trách nhiệm duy trì? Những nhân tố như thé này nếu không được quyết định trước khi đưa GIS vào thì GIS sẽ không bao giờ thành công trong t6 chức. Hướng dẫn về thực hiện và quản lý GIS trong các cơ quan quản lý nhà nước cấp địa phương Rebecca Somers“” bằng việc đúc kết những nghiên cứu, kinh nghiệm đã xuất bản của các tài liệu khác, vạch ra một mô hình phát triển và khai thác một dự án GIS tại một cơ quan quản lý nhà nước cấp địa phương như sau: Lập kế hoạch mm Phân tích nhu =1 mmThiết kế | IR Xây dựng | Van hanh va Duy tri Chương 2: Nghiên cứu cơ sở lý thuyết Nội dung của mỗi bước được tóm tắt như sau: 2. Lap ké hoach - Xác định mục đích, phạm vi cua dự an GIS, mức độ tích hop cua nó với công nghệ, hệ thống hiện có trong cơ quan. - Xác định sự phù hợp của dự án GIS trong kế hoạch phát triển chung của tổ chức (nên cần sự tham gia của người đứng đầu tổ chức).
- Xác định phạm vi sử dung (chỉ một số bộ phận phòng ban hay toản cơ quan). - Xác định quy mô của dữ liệu. - Xác định những vi trí sẽ sử dụng va vận hành hệ thống GIS. - Xác định người đứng đầu dự án tại cơ quan và các thành viên tham gia phát trién dự an.
- Chuan bị dé các thành viên có động lực, thời gian và kỹ năng dé tham gia tích cực, hiệu quả vào dự án. - Ước tính nguôn lực can thiết, chi phí va lợi ích dự án mang lại. Phân tích nhu câu - Nhận diện ra tất cả những công việc liên quan tới dữ liệu không gian sẽ sử dụng GIS, xác định mục đích công việc, sản phẩm đầu ra, dữ liệu cần có để thực hiện va các công đoạn. - Phỏng vấn, làm việc với những người đang thực hiện các công việc đó (hoặc người đại diện nếu công việc là giống nhau).
- Phỏng van trưởng bộ phận, người đứng đầu cơ quan về những chính sách, tiêu chuẩn chung của cơ quan mà ứng dụng GIS sẽ phải tuân theo và những thay đổi (sẽ xảy ra hay mong đợi của bộ phận hay cả cơ quan) có khả năng ảnh hưởng tới triển khai GIS. - Lập hồ sơ những công việc của hệ thống GIS tương lai và các dữ liệu mà các công việc này cần (chức năng của GIS và cơ sở dữ liệu dùng cho GIS) và số lượng người sẽ truy cập vào GIS. - Xác định lợi ích va chi phí mong đợi một khi GIS đưa vào ứng dụng ví dụ giảm Chương 2: Nghiên cứu cơ sở lý thuyết thời gian thực hiện công việc như thế nao, tăng độ chính xác khi thống kê, báo cáo, tăng mức độ trình bay trực quan và chi phí cũng như thời gian để triển khai GIS. Thiết kế hệ thong - Thiết kế co sở dữ liệu bao gồm cả quy chuẩn về dữ liệu và chất lượng.
- Mô tả các ứng dụng. - Xác định quan hệ/ tương thích cần có giữa dữ liệu, ứng dụng và người sử dụng. - Thiết kế kiến trúc chung cho hệ thống GIS và tương tác/ tích hợp của nó với các hệ thống và cơ sở dữ liệu khác của cơ quan (nếu cần). - Thiết kế thành phan quản lý hệ thống GIS bao gồm các tiêu chuẩn và quy định về phát triển, duy trì, quản lý dữ liệu, hỗ trợ và quản lý hệ thống, hỗ trợ người sử dụng.
- Dự tru kinh phí. - Bản triển khai kế hoạch cu thé (ai, làm gì, khi nào.), những mốc hoàn thành các hạng mục chính. Xây dựng hệ thong GIS - Mua ứng dụng có sẵn hay thuê chuyên gia phát triển các ứng dụng dựa trên các quy chuẩn kỹ thuật đã xác định. - Dữ liệu: người sử dụng phải kiểm tra và đồng ý với chất lượng của dữ liệu ngay khi được bản giao (nếu thuê phát triển bên ngoài).
- Tích hợp GIS với các hệ thống khác của cơ quan (nếu đã xác định). Hiệu quả nhất là thực hiện việc tích hợp này ngay trong quá trình phát triển hệ thống GIS bao gom cả ứng dung va đữ liệu.