CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Lợi ích và sự cần thiết của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ là sự tích hợp các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo tổ chức đó hoạt động hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra một cách hợp lý. Một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ mang lại cho tổ chức các lợi ích như sau: - Giảm bớt rủi ro tiềm ẩn trong sản xuất kinh doanh như: sai sót vô tình gây thiệt hại, các rủi ro làm chậm kế hoạch, rủi ro về tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm…; - Ngăn chặn việc tiếp xúc những rủi ro không cần thiết do quản lý rủi ro chưa đầy đủ; - Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mất mát bởi hao hụt, gian lận, trộm cắp; - Đảm bảo các số liệu kế toán và báo cáo tài chính chính xác, trung thực; - Đảm bảo cho các thành viên trong đơn vị tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của tổ chức, quy định của pháp luật; - Đảm bảo cho tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra; - Giúp bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và gây dựng lòng tin đối với họ (đối với các công ty cổ phần); Ngoài ra, quản trị rủi ro trong hệ thống kiểm soát nội bộ còn giúp ích trong: - Tạo lập sự phù hợp giữa lựa chọn chiến lược và mức rủi ro có thể chấp nhận; - Làm tăng hiệu quả đối với việc phản ứng với rủi ro; - Giảm thiểu tổn thất bất ngờ trong quá trình hoạt động; - Nhận dạng và quản lý rủi ro xuyên suốt toàn đơn vị; LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 - Giúp đơn vị nắm bắt những cơ hội trong kinh doanh. Với những lợi ích mà hệ thống kiểm soát nội bộ mang đến, cho thấy rằng việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong một doanh nghiệp là điều cần thiết, nó góp phần mang lại hiệu quả kinh doanh cho đơn vị.2 Giới thiệu các quy định của COSO về hệ thống kiểm soát nội bộ Các quy định về hệ thống kiểm soát nội bộ được tác giả giới thiệu trong luận văn bao gồm báo cáo COSO ban hành năm 1992 và năm 2004.1 Báo cáo COSO năm 1992 COSO năm 1992 cho rằng hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm 5 bộ phận cấu thành, đó là: - Môi trường kiểm soát. - Đánh giá rủi ro.
- Hoạt động kiểm soát. - Thông tin và truyền thông.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố chính như sau: - Triết lý quản lý và phong cách điều hành. - Rủi ro có thể chấp nhận.
- Hội đồng Quản trị và Ban Kiểm soát. - Tính chính trực và các giá trị đạo đức. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 - Đảm bảo về năng lực. - Cơ cấu tổ chức.
- Phân chia quyền hạn và trách nhiệm. - Chính sách nhân sự.1 Triết lý quản lý và phong cách điều hành Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý; phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều hành đơn vị. Một số nhà quản lý rất quan tâm đến việc lập báo cáo tài chính và rất chú trọng đến việc hoàn thành hoặc vượt mức kế hoạch. Họ hài lòng với những hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, nhưng có thể thu được nhiều lợi nhuận.
Một số nhà quản lý khác lại rất bảo thủ và quá thận trọng với rủi ro… Chính sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành đã ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Triết lý quản lý và phong cách điều hành cũng được phản ánh trong cách thức nhà quản lý sử dụng các kênh thông tin và quan hệ với cấp dưới. Có nhiều nhà quản lý trong quá trình điều hành thích tiếp xúc và trao đổi trực tiếp với các nhân viên. Ngược lại, có những nhà quản lý chỉ thích điều hành công việc theo một trật tự đã được xác định trong cơ cấu tổ chức của đơn vị.2 Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát Việc tồn tại Ban kiểm soát đối với một công ty lớn, đặc biệt công ty niêm yết trên thị trường chứng khoán là điều cần thiết.
Ban kiểm soát gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị. Ban kiểm soát có thể có những đóng góp quan trọng trong việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm soát nội bộ,… Do có các chức năng quan trọng trên, nên sự hữu hiệu của Ban kiểm soát và Hội đồng quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 Các nhân tố được xem để đánh giá sự hữu hiệu của Ban kiểm soát và Hội đồng quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát bao gồm: mức độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của thành viên trong Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát, mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập.3 Tính chính trực và giá trị đạo đức Những mục tiêu của một đơn vị và cách thức để đạt được những mục tiêu đó là dựa trên những sở thích, sự đánh giá, và phong cách điều hành. Những nhân tố đó sẽ tạo nên các chuẩn mực về hành vi, phản ánh tính chính trực của nhà quản lý và đảm bảo cho những giá trị đạo đức.
Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ không thể đưa lên trên tính chính trực và giá trị đạo đức của người tạo ra nó, những người điều hành và giám sát hệ thống đó. Tính chính trực và giá trị đạo đức là nhân tố thiết yếu của môi trường kiểm soát, tác động đến những ý định, quản lý và giám sát các yếu tố khác của kiểm soát nội bộ. Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ phụ thuộc vào tính chính trực và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát. Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cấp cao phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp.
Muốn vậy, những nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến những quy định đến mọi thành viên bằng thể thức thích hợp. Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành vi thiếu trung thực.4 Đảm bảo về năng lực LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 Năng lực phản ánh những kỹ năng và hiểu biết để thực hiện nhiệm vụ đã vạch ra của một cá nhân. Những nhiệm vụ cần phải hoàn thành thông thường là những quyết định quản trị được xem như là mục tiêu của đơn vị, chiến lược quản lý và kế hoạch để đạt được những mục tiêu đó. Thường thì có sự đánh đổi giữa năng lực và chi phí.
Vì vậy, để đảm bảo cho nhân viên công ty thực hiện nhiệm vụ được giao, nhà quản lý cần tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, tổ chức giám sát và huấn luyện đầy đủ và thường xuyên.5 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp. Tuy nhiên, để xây dựng một cơ cấu tổ chức còn phụ thuộc vào qui mô và tính chất hoạt động của đơn vị.
Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ánh các mối quan hệ về quyền hạn, trách nhiệm và báo cáo.6 Phương pháp phân chia quyền hạn và trách nhiệm Phân chia quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau.7 Chính sách nhân sự LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 Chính sách nhân sự thể hiện qua các chính sách và thủ tục của nhà quản lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo đức… 1.2 Đánh giá rủi ro Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là một công việc khá phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau.