Chương 1: Tổng quan về mô hình tổ chức quản lý của doanh nghiệp; Chương 2:Thực trạng mô hình tổ chức của Công ty cổ phần VNPT Technology; Chương 3: Phương hướng và giải pháphoàn thiệnmô hình tổ chức quản lý của Công ty VNPT Technology. 8 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA DOANH NGHIỆP 1. Những vấn đề chung vềmô hình tổ chức quản lý doanh nghiệp 1.1 Khái niệm Để tồn tại và phát triển, con người khôngthể hành động riêng lẻ mà cầnphối hợp những nỗ lực cá nhân hướng vào những mục tiêu chung. Tổ chức đã,đang và vẫn tiếp tục sẽ là một yếu tố cần thiết củaxã hội loài người, vì nó có thểliên kết, tập hợp được hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình tháimô hình nhất định để đạt được những mục đích chung.Quá trình tạo ra của cảivật chất và tinh thần cũng như việc đảm bảo cuộc sống an toàn cho cộng đồng xãhội ngày càng được thực hiện trên quy mô lớn hơn với tính phức tạp ngày càngcao hơn đòi hỏi sự phân công, hợp tác để liên kết những cá nhân một cách khoahọc hơn.
Mác đã chỉ ra rằng: “Mọi lao động xã hội trực tiếp hoặc lao độngchung khi thực hiện trên một quy mô tương đối lớn, mức độ nhiều hay ít đều cầnđến công tác tổ chức” [5]. Như vậy với một doanh nghiệp, tổ chức là một trong những công việc của quản lý liên quan đến các hoạt động thành lập nên các bộ phận trong doanh nghiệp, nó bao gồm các khâu và các cấp để đảm nhận những hoạt động cần thiết, xác lập các mối quan hệ về nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Mục tiêu của tổ chức là tạo nên một môi trường nội bộ thuận lợi cho mỗi cá nhân, mỗi bộ phận phát huy được năng lực, và đóng góp tốt nhất vào việc hoàn thành các mục tiêu của doanh nghiệp. 9 Mô hình tổ chức quản lý là một dạng thức tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân)có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hóa, có nhiệmvụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, đượcbố trítheo những cấp, những khâukhác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của doanh nghiệp và tiến tới nhữngmục tiêu đã xác định.
Mô hìnhtổchức quản lý thểhiện cách thức trong đó các hoạt động của doanh nghiệp được phân công giữa các phân hệ, bộ phận và cá nhân. Nó xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể; những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân, bộ phận, phân hệ của doanh nghiệp; và các mối quan hệ quyền lực bên trong doanh nghiệp. Nói chung, mô hình tổ chức quản lý bao gồm những sắp xếp bốtrí và những tầngnấc của một doanh nghiệp về mặt quyền lực, quyền hành, trách nhiệm và cơ chếthực hiện chức năng của nó. Trong một doanh nghiệp,các bộ phận đều có liênquan đến chính sách và chức năng.2 Yêu cầuviệc xây dựng mô hình tổ chức quản lý Theo giáo trình Quản trị học [5], việc xây dựng mô hình tổ chức quản lý phải bảo đảm những yêu cầu sau: 1.1 Một là, tính tối ưu Giữa các khâu và các cấp quản lý (khâu quản lý phản ánh cách phân chia chức năng quản lý theo chiều ngang, còn cấp quản lý thể hiện sự phân chia chức năng quản lý theo chiều dọc) đều thiết lập những mối liên hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít nhất trong doanh nghiệp cho nên mô hình tổ chức quản lý mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ sản xuất.2 Hai là, tính linh hoạt Mô hình tổ chức quản lýcó khả năng thích ứng linh hoạt với bất kỳtình huống nào xảy ra trong doanh nghiệp cũng như ngoài môi trường.3 Ba là, tính tin cậy Mô hình tổ chức quản lý phải bảo đảm tính chính xác của tất cả các thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp nhờ được bảo đảm sự phối hợp với các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của doanh nghiệp.4 Bốn là, tính kinh tế Bộ máy quản lý phải sử dụng chi phí quản lý đạt hiệu quả cao nhất.
Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả sẽ thu về.3 Các nguyên tắc tổ chức quản lý Bộ máy tổ chức quản lý doanh nghiệp ở từng doanh nghiệp không nhất thiết phải giống nhau mà phụ thuộc vào đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp. Để xác định được mô hình tổ chức quản lý doanh nghiệp phải căn cứ vào những nguyên tắc sau: 1.1 Mô hình tổ chức quản lý phải gắn với phương hướng, mục đích của doanh nghiệp. Phương hướng và mục đích của doanh nghiệp sẽ chi phối cơ cấu doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có mục đích hoạt động dịch vụ thì rõ ràng mô hình quản lý của nó cũng phải có những đặc thù khác một doanh nghiệp có mục đích hoạt động sản xuất, v.2 Chuyên môn hóa và cân đối Nguyên tắc này đòi hỏi mô hình tổ chức quản lý phải được phân công phân nhiệm các phân hệ chuyên ngành, với những con người được đào luyện tương ứng và có đủ quyền hạn.
Nói một cách khác, mô hình tổ chức phải dựa trên việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng. Giữa nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích phải cân xứng và cụ thể. Chỉ có phân giao nhiệm vụ trong doanh nghiệp một cách rõ ràng cụ thể với sự cân xứng giữa nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích của từng phân hệ như trong sơ đồ 1.1 để phân biệt rõ ai làm tốt, ai làm chưa tốt nhiệm vụ được giao thì doanh nghiệp mới có thể tồn tại và phát triển. Hình 1- 1Cấu trúc phân giao nhiệm vụ trong doanh nghiệp Nguồn [5, tr.3 Linh hoạt và thích nghi với môi trường Nguyên tắc này đòi hỏi việc hình thành mô hình tổ chức phải đảm bảo cho mỗi phân hệ một mức độ tự do sáng tạo tương xứng để mọi thủ lĩnh các 12 cấp phân hệ bên dưới phát triển được tài năng, chuẩn bị cho việc thay thế vị trí của lãnh đạo cấp trên khi cần thiết.
Điều này nói một cách "văn nghệ" là các cấp trong mô hình tổ chức quản lý phải được "cho phép thất bại ở một mức độ nào đó". Một tác giả quản lý tại Mỹ đã viết: "Nếu giám đốc một chương trình hay một cơ quan không có cơ hội để làm sai, thì giám đốc đã thiếu quyền để thực hiện nhiệm vụ một cách đúng đắn".4 Hiệu lực và hiệu quả Nguyên tắc này đòi hỏi mô hình tổ chức quản lý phải thu được kết quả hoạt động cao nhất so với chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động của các phân hệ và tác động điều khiển của các giám đốc. Để bảo đảm cho nguyên tắc này được thực hiện, cần tuân thủ các yêu cầu sau: Mô hình tổ chức quản lý là cơ cấu hợp lý nhằm đảm bảo chi phí cho các hoạt động là nhỏ nhất, mà kết quả chung thu lại của doanh nghiệp là lớn nhất trong khả năng có thể (tức là đảm bảo tính hiệu quả của doanh nghiệp). Mô hình tổ chức phải tạo được môi trường văn hóa xung quanh nhiệm vụ của các phân hệ; làm cho mỗi phân hệ hiểu rõ vị trí, giá trị của các hoạt động mà mình tham dự là nhằm tạo lợi thế, thuận lợi cho các phân hệ có liên quan trực tiếp với mình.
Các thủ lĩnh cấp phân hệ phải có lương tâm, trách nhiệm, ý thức hợp tác để làm tốt nhiệm vụ của mình, tránh gây khó khăn và trở ngại cho các phân hệ và cho cả doanh nghiệp, từ đó các hành vi xử sự hợp lý, tích cực giữa các phân hệ trong doanh nghiệp (tức là đảm bảo tính hiệu quả của mô hình tổ chức quản lý). 13 Mô hình tổ chức phải đảm bảo cho thủ lĩnh các phân hệ có quy mô (của phân hệ) được giao quản lý là hợp lý, tương ứng với khả năng kiểm soát, điều hành của họ.4 Mối liên hệ trong tổ chức quản lý Một vấn đề quan trọng trong việc xây dựng mô hình bộ máy quản lý là xác định tính đúng đắn, rõ ràng các mối liên hệ giữa các bộ phận, các cấp, các nhân viên quản lý doanh nghiệp. Nói chung có 3 loại liên hệ sau đây [5]: 1.1 Liên hệ trực thuộc Là loại liên hệ giữa thủ trưởng với cán bộ, nhân viên trong bộ phận, giữa các bộ phận có cương vị chỉ huy trực tuyến với cấp trên và cấp dưới.2 Liên hệ chức năng Là loại liên hệ giữa các bộ phận chức năng với nhau trong quá trình chuẩn bị quyết định cho thủ trưởng hoặc giữa bộ phận chức năng cấp trên với cán bộ nhân viên chức năng cấp dưới nhằm hướng dẫn, giúp đỡ về mặt chuyên môn nghiệp vụ.3 Liên hệ tư vấn Là loại liên hệ giữa cơ quan lãnh đạo chung, giữa cán bộ chỉ huy trực tuyến với các chuyên gia kinh tế, kỹ thuật, pháp chế với các hội đồng được tổ chức theo từng loại công việc. Chỉ có trên cơ sở xác định đúng đắn, hợp lý những loại liên hệ nói trên mới làm cho mỗi bộ phận, mỗi cá nhân trong tổ chức quản lý nhận rõ vị trí của mình, 14 biết mình trưc thuộc ai, những người nào phụ thuộc vào mình và nói chung trong công tác phải liên hệ với bộ phận nào và liên hệ theo kiểu nào.
Các mô hình tổ chức quản lý Mô hình tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của doanh nghiệp, bao gồm các bộ phận mang tính độc lập tương đối thực hiện nhữnghoạt động nhất định. Một mô hình tổ chức bao gồm một số bộ phận cấu thành. Theo“Quản trị hiện đại trong nền kinh tế toàn cầu, nguyên tắc và thực hành”của tác giả Dương Hữu Hạnh [3, Tr 170] thì một mô hình tổ chức thường bao gồm: Chuyên môn hóa các hoạt động; Tiêu chuẩn hóa các hoạt động; Phối hợp các hoạt động; Phân quyền và tập quyền trong quyết định; Quy mô của nhóm công tác. Trong thực tế, các bộ phận có thể được hình thành theo những tiêu chí khác nhau, và do vậy cũng xuất hiện các mô hình tổ chức khác nhau.1 Mô hình tổ chức trực tuyến (đường thẳng) Đây là mô hình tổ chức đơn giản nhất, trong đó có một cấp trên và một số cấp dưới.
Toàn bộ vấn đề được giải quyết theo một kênh liên hệ đường thẳng. Cấp lãnh đạo trực tiếp điều hành và chịu toàn bộ trách nhiệm vềhoạt động của tổ chức.