CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ BÁO CÁO KẾ TOÁN QUẢN TRỊ 1. Tổng quan về kế toán quản trị và báo cáo kế toán quản trị 1. Khái niệm kế toán quản trị Lịch sử phát triển của kế toán gắn liền với quá trình phát triển của xã hội loài người, qua các hình thái kinh tế xã hội. Cùng với sự phát triển của kinh tế hàng hóa và kinh tế thị trường ngày nay, kế toán ngày càng hoàn thiện và phát triển trên mọi phương diện, nó thực sự trở thành công cụ không thể thiếu trong quản trị, kiểm tra, kiểm soát và điều hành các hoạt động kinh tế tài chính của bất kỳ đơn vị nào.
Chức năng của kế toán nói chung là cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế tài chính của một số tổ chức cho các đối tượng sử dụng thông tin với các mục tiêu: Cung cấp các báo cáo kế toán theo quy định phục vụ cho các đối tượng bên ngoài và bên trong đơn vị, hoạch định các chính sách dài hạn, ngắn hạn của đơn vị phục vụ các đối tượng bên trong tổ chức; kiểm soát hoạt động của các đơn vị phục vụ các đối tượng bên trong tổ chức. Trong đó, kế toán tài chính chủ yếu cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng bên ngoài doanh nghiệp, còn kế toán quản trị đáp ứng nhu cầu thông tin bên trong doanh nghiệp (nhà quản trị các cấp) phục vụ cho các hoạt động, đề ra quyết định nhằm đạt được các mục tiêu tối ưu. Như vậy, kế toán quản trị chính là một bộ phận cấu thành của hệ thống thông tin kế toán nói chung trong các doanh nghiệp. Trong nền kinh tế thị trường, nguyên nhân sự phát triển của kế toán quản trị là do sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, tập đoàn, quốc gia của tổng thể nền kinh tế.
Nhưng trong bất kỳ một doanh nghiệp nào thì thông tin kế toán quản trị với chức năng cơ bản là công cụ hữu hiệu để các cấp lãnh đạo đưa ra quyết định điều hành mọi hoạt động nhằm hướng tới các mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Việc nghiên cứu kế toán quản trị được xem xét từ nhiều quan điểm và góc độ khác nhau.Kaplan, trường đại học Havard, trường phái kế toán quản trị của Mỹ: “Kế toán quản trị là một bộ phận của hệ thống thông tin quản trị trong 5 các tổ chức mà nhà quản trị dựa vào đó để hoạch định và kiểm soát các hoạt động của tổ chức”. Như vậy theo quan điểm này, kế toán quản trị là công cụ gắn liền với hoạt động quản trị của các tổ chức. Nó có vai trò quan trọng cho các tổ chức xây dựng các dự toán, hoạch định các chính sách và kiểm soát mọi hoạt động của tổ chức.BOUQUIN, đại học Paris Dauphin, trường phái kế toán quản trị của Pháp: “Kế toán quản trị là một hệ thống thông tin định lượng cung cấp cho các nhà quản trị đưa ra quyết định điều hành các tổ chức nhằm đạt hiệu quả cao”.
Với trường phái này, kế toán quản trị là công cụ cung cấp thông tin cho các nhà quản trị, dựa vào thông tin đó các nhà quản trị đưa ra quyết định điều hành các hoạt động nhằm đạt hiệu quả kinh tế tối ưu. Theo luật kế toán Việt Nam “Kế toán quản trị là việc thu thập, xử lý phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính theo yêu cầu của quản trị và quyết định kinh tế tài chính trong nội bộ đơn vị kế toán”. Theo quan điểm này, ngoài việc nhấn mạnh vai trò của kế toán quản trị là thông tin hữu ích phục vụ các cấp quản lý khi đưa ra các quyết định còn cho biết quy trình nhận diện thông tin kế toán quản trị trong các tổ chức hoạt động. Từ các phân tích trên ta có thể đưa ra khái niệm kế toán quản trị như sau: Kế toán quản trị lả bộ môn khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin định lượng kết hợp với các định tính về hoạt động của một đơn vị cụ thể.
Các thông tin đó giúp các nhà quản trị trong quá trình ra quyết định liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện các hoạt động của đơn vị nhằm tối ưu hóa các mục tiêu. Bản chất của kế toán quản trị Kế toán quản trị là một bộ phận cấu thành của kế toán nói chung trong các tổ chức kinh tế, đặc biệt các doanh nghiệp kinh doanh. Thông tin kế toán quản trị chủ yếu cung cấp cho các nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra các quyết định điều hành các hoạt động kinh doanh. Các cấp quản trị 6 từ tổ trưởng tổ sản xuất, quản đốc phân xưởng, trưởng các phòng ban đến Ban Giám đốc và hội đồng quản trị của doanh nghiệp.
Thông tin kế toán quản trị thường cụ thể và mang tính chất định lượng nhiều vì gắn liền với các hoạt động kinh doanh cụ thể cuả doanh nghiệp. Thông tin kế toán quản trị được cụ thể hóa thành các chức năng cơ bản của các nhà quản trị như xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, phân tích, đánh giá và ra quyết định. Như vậy bản chất thông tin kế toán quản trị chính là hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp. Thông tin kế toán quản trị có chức năng quan trọng nhằm tăng cường hoạt động quản lý hoạt động SXKD trong môi trường kinh doanh luôn luôn biến động và phức tạp.Thực chất đó là một hệ thống thông tin quản trị hữu ích, một hệ thống thông tin quan hệ lợi ích, trách nhiệm trong nội bộ doanh nghiệp.3 Phân biệt kế toán tài chính và kế toán quản trị 1.1 Điểm giống nhau Kế toán tài chính và kế toán quản trị có nhiều điểm giống nhau và là hai bộ phận không thể tách rời của kế toán doanh nghiệp.
Những điểm giống nhau cơ bản là: Kế toán quản trị và kế toán tài chính đều đề cập đến các sự kiện kinh tế trong doanh nghiệp và đều quan tâm đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn sở hữu, doanh thu, chi phí, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, quá trình lưu chuyển tiền tệ của doanh nghiệp. Một bên phản ánh tổng quát và một bên phản ánh chi tiết, tỉ mỉ của các vấn đề đó. Kế toán quản trị và kế toán tài chính đều dựa trên hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán. Hệ thống ghi chép ban đầu là cơ sở để kế toán tài chính soạn thảo các báo cáo tài chính định kỳ, cung cấp cho các đối tượng ở bên ngoài.
Đối với kế toán quản trị, hệ thống đó cũng là cơ sở để vận dụng, xửlý nhằm tạo ra các thông tin thích hợp cho việc ra quyết định của các nhà quản trị. Kế toán quản trị sử dụng rộng rãi các ghi chép hàng ngày của kế toán tài chính, mặc dù có khai triển và tăng thêm số liệu cũng như nội dung của các thông tin. Kế toán quả trị và kế toán tài chính đều biểu hiện trách nhiệm của người quản lý.Kế toán quản trị thể hiện trách nhiệm của người quản lý cấp cao còn kế toán quản trị 7 thể hiện trách nhiệm của nhà quản lý các cấp bên trong doanh nghiệp. Nói cách khác kế toán tài chính và kế toán quản trị đều dự phần vào quản lý doanh nghiệp 1.2 Điểm khác nhau Do đối tượng sử dụng thông tin khác nhau, mục đích sử dụng thông tin khách nhau nên giữa kế toán quản trị và kế toán tài chính có nhiều điểm khác biệt.
- Đối tượng sử dụng thông tin: Với kế toán quản trị đối tượng sử dụng thông tin là các thành viên bên trong doanh nghiệp: các chủ sở hữu, Ban giám đốc, Quản lý viên, Giám sát viên vv.Trong khi thông tin kế toán tài chính chủ yếu lại cung cấp cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như cổ đông, người cho vay, khách hàng, nhà cung cấp và chính phủ (các cơ quan thuế, cơ quan quản lý tài chính). - Nguyên tắc trình bày và cung cấp thông tin: Thông tin kế toán tài chính phải tuân thủ nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ hiện hành về kế toán của từng quốc gia, kể cả các nguyên tắc, chuẩn mực quốc tế về kế toán được các quốc gia công nhận. Trái lại,trong nền kinh tế thị trường, do yêu cầu phải nhạy bén và nắm bắt nhanh các cơ hội kinh doanh đa dạng nên thông tin kế toán quản trị cần linh hoạt, nhanh chóng và thích hợp với từng quyết định cụ thể của nguời quản lý, không buộc phải tuân thủ các nguyên tắc, chuẩn mực của kế toán chung. Các quy định của Nhà nước về kế toán quản trị (nếu có) cũng chỉ mang tính chất hướng dẫn.
- Tính pháp lý của kế toán: Kế toán tài chính có tính pháp lệnh (và tới đây sẽ tuân thủ theo luật kế toán), nghĩa là hệ thống sổ, ghi chép, trình bày và cung cấp thông tin của kế toán tài chính đều phải tuân theo các quy định thống nhất nếu muốn được thừa nhận. Ngược lại, tổ chức công tác quản trị lại mang tính nội bộ, thuộc thẩm quyền của từng doanh nghiệp phù hợp với các đặc thù quản lý, điều kiện và khả năng quản lý cụ thể của từng doanh nghiệp. - Đặc điểm thông tin: Thông tin của kế toán tài chính chủ yếu dưới hình thức giá trị. Còn thông tin của kế toán quản trị được biểu hiện cả hình thái hiện vật và hình thái giá trị.
8 Thông tin của kế toán tài chính là thông tin thực hiện về những nghiệp vụ đã phát sinh, đã xảy ra. Trong khi đó, thông tin của kế toán quản trị chủ yếu đặt trọng tâm cho tương lai vì phần lớn nhiệm vụ của nhà quản trị là lựa chọn phương án, đề án cho một sự kiện hoặc một quá trình chưa xảy ra. Thông tin kế toán tài chính chủ yếu là các thông tin kế toán thuần túy, được thu thập từ các chứng từ ban đầu về kế toán. Trong kế toán quản trị, thông tin được thu thập nhằm phục vụ cho chức năng ra quyết định của nhà quản lý và thường không có sẵn, nên ngoài việc dựa vào hệ thống ghi chép ban đầu của kế toán, kế toán quản trị còn phải kết hợp với nhiều ngành khoa học khác như thống kê hạch toán nghiệp vụ, kinh tế học, quản lý để tổng hợp, phân tích và sử lý thông tin thành dạng có thể sử dụng được.