CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUAN VE THIET KE CONG VIỆC 1.1, TONG QUAN VE THIET KE CONG VIEC Công việc chính là phương tiện của người lao động có thể đóng góp sức mình vào việc thực hiện các mục tiêu của tỗ chức. Đồng thời thiết kế công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân lực đối với người lao động như bồ trí công việc, kế hoạch hóa lao động, đánh giá thực hiện công việc, thù lao lao động. Thiết kế công việc hiệu quả còn có những tác động rất quan trọng tới cá nhân người lao động, ảnh hưởng tới vai trò cương vị của họ trong tổ chức, tiền lương cũng như thái độ lao động [8]. Trong phần này, tác giả sẽ trình bày các lý thuyết cơ bản về công việc và thiết kế công việc.
Thiết kế công việc a. Khái niệm thiết kế công việc Khái niệm công việc Trong một tổ chức, do chuyên môn hoá lao động mà các nghề được chia thành các công việc. Mỗi công việc lại được hình thành từ nhiều nhiệm vụ cụ thể và được thực hiện bởi một hoặc một nhóm người lao động tại các vị trí việc làm. Trong đó Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục dich cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện.
Công việc: là tắt cả những nhiệm vụ được thực hiện bởi một người lao động hoặc các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một số người lao. Trong một doanh nghiệp công việc có thể được xem như sự phân chia lao động trong một tổ chức. Công việc được xem như là một đơn vị mang tính tổ chức nhỏ nhất trong một công ty và nó cũng có những chức năng quan trọng. Tom lai công việc chính là phương tiện của người lao động có thể đóng góp sức mình vào việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức.
Đồng thời công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân lực đối với người lao động như bố trí công việc, kế hoạch hoá lao động, đánh giá thực. hiện công việc, thù lao lao động,. Mặc khác công việc còn có những tác động rất quan trọng tới cá nhân người lao động, ảnh hưởng tới vai trò cương, vị của họ trong tổ chức, tiền lương cũng như thái độ lao động. Khải niệm thiết kế công việc “Theo giáo trình Quản trị nguẫn nhân lực của Trần Kim Dung, thiết kế công việc là quá trình xác định các nhiệm vụ, các trách nhiệm cụ thể được.
thực hiện bởi người lao động trong tô chức cũng như các điều kiện cụ thể để thực hiện các nhiệm vụ và trách nhiệm đó. Cũng có ý kiến cho rằng thiết kế công việc là cách mà một loạt các công việc hoặc một công việc được thiết lập. Thiết kế công việc là sự phân công công việc theo nhiệm vụ dé thực hiện chiến lược kinh doanh. việc được thiết kế phù hợp sẽ là một nhân tố động viên nhân viên làm việc và sự thành công của tô chức.
“Thiết kế công việc là quá trình xác định cách thức công việc sẽ được triển khai và những nhiệm vụ thực tế mà công việc đó yêu cầu. Thiết kế công việc đề cập đến việc tổ chức các công việc, nhiệm vụ và trách nhiệm trong. một bộ phận công việc, bao gồm nội dung công việc và tác động của công việc trên nhân viên. Thiết kế công việc tác động rõ ràng đến thành quả, đặc biệt đối với các công việc mà nhân viên có thể tạo ra sự khác biệt rõ rằng.
Giảm chỉ phí thông qua quá trình giảm sự luân chuyển và sự vắng mặt của nhân viên cũng liên quan đến thiết kế công việc.” 10 “Thiết kế công việc có thể tạo ra sự thỏa mãn trong công việc, bởi vì con người có thể thỏa mãn với cách thức bố trí công việc này hơn cách thức khác, điều quan trọng là có thể xác định điều gì làm nên một công việc mà họ cảm thấy là tốt. Tuy nhiên, thiết kế công việc cũng có thể ảnh hưởng đến cả tinh trang vat ly và tâm trí của nhân viên.” Tóm lại, thiết kế công việc là quá trình kết hợp các phần việc rời rac lai với nhau để tạo thành một công việc trọn vẹn nhằm giao cho một cá nhân, hay nhân viên thực hiện. Nói cách khác thiết kế công việc là quá trình xác định công việc cụ thể cần hoàn thành và các phương pháp được sử dụng để hoàn thành công việc cũng như mối quan hệ của công việc đó với các công việc khác trong tô chức. Thiết kế công việc là quá trình xác định cách thức công việc sẽ được triển khai và những nhiệm vụ thực tế mà công việc đó yêu cầu.
Ý nghĩa của thiết kế công việc Đối với tô chức, thiết kế công việc có ý nghĩa quan trọng bởi nhờ có thiết kế công việc mà người quản lý xác định được các kỳ vọng đối với người lao động và làm cho NLĐ hiểu được các kỳ vọng đó, các nhiệm vụ cụ thể được giao cho từng cá nhân, từng bộ phận; Mặt khác, thiết kế công việc còn cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc, mối tương quan của công việc đó với các công việc khác. Đối với người lao động, giúp bản thân người lao động hiểu được các nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong công việc. Mặt khác, là cơ sở quan trọng đối với người lao động bởi nó cung cấp đầy đủ thông tin về công việc để họ hiểu rõ hơn trách nhiệm của mình khi thực hiện công việc được giao, tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, chuyên ngành đào tạo, kinh nghiệm cần phải có, các kĩ năng cần thiết, các tiêu chuẩn về sức khoẻ, độ tuổi và các yêu cầu khác để tự nâng cao năng lực bản thân. Bên cạnh đó, thiết kế công việc còn giúp người lao động hiểu được cách thức thực hiện công việc, các tiêu chuẩn để hoàn thành công việc đáp ứng yêu cầu của tổ chức.
i Thiét kế công việc tác động rõ ràng đến thành quả, đặc biệt đối với các công việc mà nhân viên có thể tạo ra sự khác biệt rõ rằng. Giảm chỉ phí thông qua quá trình giảm sự luân chuyển và sự vắng mặt của nhân viên cũng liên quan đến thiết kế công việc. Thiét kế công việc có thể tạo ra sự thỏa man trong công việc, bởi vì con người có thể thỏa mãn với cách thức bố trí công việc này hơn cách thức khác, điều quan trọng là có thể xác định điều gì làm nên một công việc mà họ cảm. Tuy nhiên, thiết kế công việc cũng có thể ảnh hưởng đến cả tình trạng vật lý và tâm trí của nhân viên.
Các hình thức thiết kế công việc. Hình thức phổ biến trong thiết kế công việc là mở rộng công việc (job. enlargement) va làm phong phú công việc (job enrichment). Mở rộng công việc: bao gồm mở rộng phạm vi của một công việc bằng cách tăng thêm trách nhiệm vẻ hoạch định, tổ chức, kiểm soát và đánh giá công việc.
Mặt khác, nhà quản trị có thể làm phong phú hóa một công việc bằng cách nâng cao sự đa dạng, đòi hỏi thêm kỹ năng và trách nhiệm, đem đến sự tự chủ nhiều hơn, tăng thêm cơ hội phát triển cá nhân. Làm phong phú hóa công việc: thường gặp là giao cho nhân viên toàn bộ công việc thay vì chỉ một phần, giao thêm quyền tự do và thẩm quyền để nhân viên có thể thực hiện công việc theo cách phù hợp, hoặc tăng thêm trách nhiệm trong công việc bằng cách giảm sự kiểm soát từ bên ngoài. Ngoài ra, nhà quản trị có thể mở rộng các bộ phận để nhân viên học cách thực hiện các nhiệm vụ mới và phát triển các lĩnh vực chuyên môn mới, cũng như báo cáo. phản hồi trực tiếp cho nhân viên thay vì thông qua giới quản trị trung gian Luân chuyển công việc (job rotation): là một hình thức khác của quá trình thiết kế công việc.
Đây là cách thức phá bỏ sự đơn điệu của một công. việc có phạm vi hẹp thường nhật, bằng cách luân chuyển nhân viên từ công, việc này sang công việc khác. Điểm lợi của cách thức này là các nhân viên có 12 khả năng làm nhiều việc khác nhau, có thé bé sung hoặc hỗ trợ lẫn nhau trong những trường hợp cần thiết, bớt đi sự nhàm chán trong công việc. Luân chuyền công việc đặc biệt quan trọng và cần thiết trong quá trình triển khai hoạch định kế tục quản trị, tức là chuẩn bị đội ngũ quản trị kế cận cho tổ chức.
Các phương pháp thiết kế công việc. “Khi một tổ chức có yêu cầu thiêt kế công việc có thể lựa chọn một trong sô những phương pháp sau: Phương pháp truyền thống: là phương pháp xác định các nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc công việc dựa trên các yếu tố chung hoặc giống như nhau của từng công việc được tổ chức khác nhau. Nghiên cứu hao phí thời gian và chuyển động: là phương pháp nghiên cứu chuyển động của bản tay, cánh tay, chuyển động thân thể của người lao động trong quá trình làm việc, trong mối quan hệ của các công cụ làm việc và các nguyên liệu để xây dựng và tiêu chuẩn hoá một chu trình hoạt động hợp lý tối đa hoa hiệu suất của quá trình lao động đó chính là việc tiêu chuẩn hoá công việc và cách thức thực hiện công việc để mọi người có thể thực hiện theo đúng yêu cầu của sản xuất. Tầm quan trọng của thiết kế công việc ~ Giúp quy hoạch nguồn nhân lực một cách chính xác: “Kế hoạch hóa nguồn nhân lực (KHH NNL) là quá trình đánh giá các nhu cầu về nguồn nhân lực xuất phát từ mục tiêu của tổ chức và xây dựng các kế hoạch về nhân lực nhằm đáp ứng các nhu cầu đó.
KHH NNL là điều kiện để các tổ chức thực hiện các mục tiêu của mình vì nhờ KHH mà có thể dự tính các giải pháp về NNL, giúp doanh nghiệp có đủ số lượng, chất lượng, cơ cấu lao động đáp ứng các mục tiêu ngắn hạn và đài hạn. Kết quả thiết kế công việc là cơ sở để dự đoán nhu cầu phát triển nguồn nhân lực. cấp thông tin một cách khoa học về số lượng, chất lượng NNL cần thiết cho 13 doanh nghiệp, kết hợp với chiến lược phát triển vạch ra quy hoạch NNL phù hợp với chiến lược phát trién NNL.