Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ 1. Quản lý và quản lý nhà nước 1. Khái niệm quản lý Hoạt động quản lý bắt nguồn từ sự phân công, hợp tác lao động, phát sinh khi cần có sự nỗ lực tập thể để thực hiện mục tiêu chung. Quản lý diễn ra ở mọi tổ chức, từ phạm vi nhỏ đến phạm vi lớn, từ đơn giản đến phức tạp.
Với ý nghĩa phổ biến thì quản lý là hoạt động nhằm tác động một cách có tổ chức và định hướng của chủ thể quản lý lên một đối tượng quản lý để điều chỉnh các quá trình xã hội và hành vi của con người, nhằm duy trì tính ổn định và phát triển của đối tượng quản lý theo những mục tiêu đã định. Vai trò của quản lý: Giúp cho các thành viên trong tổ chức hiểu rõ mục đích và hướng đi của mình; giúp cho việc sử dụng và phối hợp các nguồn lực một cách có hiệu quả; giúp cho tổ chức có thể ứng phó tốt hơn với sự thay đổi với các yếu tố bất định của môi trường. Quá trình quản lý bao gồm nhiều chức năng có mối liên hệ với nhau gọi là các chức năng của quản lý: Lập kế hoạch; tổ chức; lãnh đạo; kiểm tra. Quản lý là sự tác động liên tục có tổ chức, có định hướng, có mục đích, có kế hoạch của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý để chỉ huy, điều khiển, liên kết các yếu tố tham gia vào hoạt động thành một chỉnh thể thống nhất, điều hoà hoạt động của các khâu một cách hợp quy luật nhằm đạt đến mục tiêu xác định.
Hiện nay có nhiều cách giải thích thuật ngữ quản lý, có quan niệm cho rằng quản lý là cai trị; cũng có quan niệm cho rằng quản lý là điều hành, điều khiển chỉ huy. Quản lý là sự tác động của chủ thể quản lý tới đối tượng quản lý thông qua các công cụ quản lý nhằm đạt mục tiêu đề ra. 9 Có thể đưa ra khái niệm quản lý theo nghĩa hẹp (tức là quản lý xã hội) như sau: Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người để chúng phát triển phù hợp với quy luật, đạt tới mục đích đã đề ra và đúng ý chí của người quản lý [37]. Khái niệm quản lý nhà nước Nhà nước là một tổ chức đặc biệt của quyền lực chính trị, có bộ máy chuyên trách để cưỡng chế và quản lý xã hội.
Nhà nước hoạt động trước hết vì lợi ích của giai cấp thống trị. Trong chế độ Xã hội Chủ nghĩa ở Việt Nam, Nhà nước đại diện cho quyền lợi của Nhân dân lao động. Hoạt động của Nhà nước đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng Cộng sản Việt Nam. Văn kiện Đại hội XIII của Đảng một lần nữa xác định phương thức lãnh đạo của Đảng đối với Nhà nước: “Đảng lãnh đạo Nhà nước bằng Cương lĩnh, chiến lược, các chủ trương, chính sách lớn, bằng công tác tổ chức, cán bộ, bằng kiểm tra, giám sát;.
Các tổ chức của Đảng và đảng viên, nhất là tổ chức, đảng viên hoạt động trong các cơ quan nhà nước vừa phải gương mẫu tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, vừa phải nêu cao vai trò tiên phong trong thực hiện chủ trương, đường lối, các quy định của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước”. Quản lý nhà nước xuất hiện cùng với sự ra đời của Nhà nước, đó là quản lý các hoạt động của đời sống xã hội. Trên cơ sở các quy định của pháp luật, nhiệm vụ cụ thể của quản lý nhà nước có sự thay đổi phụ thuộc vào chế độ chính trị, lịch sử và đặc điểm văn hóa, trình độ phát triển kinh tế xã hội của mỗi quốc gia, mỗi vùng qua các giai đoạn lịch sử cụ thể. Có thể hiểu "Quản lý nhà nước là một dạng quản lý xã hội đặc biệt, mang tính quyền lực nhà nước và sử dụng pháp luật và chính sách để điều chỉnh hành vi của cá nhân, tổ chức trên tất cả các mặt của đời sống xã hội do các cơ quan trong bộ máy nhà nước thực hiện, nhằm phục vụ nhân dân, duy trì sự ổn định và phát triển của xã hội" [36].
10 Cũng có quan điểm cho rằng: "Quản lý nhà nước là hoạt động thực thi quyền lực nhà nước do các cơ quan nhà nước tiến hành đối với tất cả mọi cá nhân và tổ chức trong xã hội, trên tất cả các mặt của đời sống xã hội bằng cách sử dụng quyền lực nhà nước có tính cưỡng chế đơn phương nhằm mục tiêu phục vụ lợi ích chung của cả cộng đồng, duy trì ổn định, an ninh trật tự và thúc đẩy xã hội phát triển theo một định hướng thống nhất của Nhà nước" [35]. Dù cách thức định nghĩa về quản lý nhà nước có phần khác nhau nhưng nhìn chung, chúng ta có thể hiểu như sau: Thứ nhất, chủ thể quản lý nhà nước là các cơ quan nhà nước, tổ chức nhà nước, xã hội và cá nhân được nhà nước uỷ quyền thực hiện quyền quản lý nhà nước. Thứ hai, đối tượng quản lý của nhà nước là tất cả các cá nhân, tổ chức sinh sống, sản xuất, kinh doanh, dịch vụ trong phạm vi lãnh thổ quốc gia, công dân làm việc bên ngoài lãnh thổ quốc gia. Thứ ba, các lĩnh vực quản lý nhà nước bao gồm tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội như: chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng.
Thứ tư, công cụ quản lý của nhà nước là pháp luật, chính sách, kế hoạch được xây dựng trên cơ sở pháp luật và mục tiêu phục vụ nhân dân. * Đặc điểm của quản lý nhà nước: Thứ nhất, chủ thể quản lý nhà nước, đó là các cơ quan nhà nước (mà đại diện là cán bộ, công chức có thẩm quyền phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao). Những chủ thể này tham gia vào quá trình tổ chức quyền lực nhà nước về lập pháp, hành pháp và tư pháp theo quy định của Hiến pháp và pháp luật. 11 Thứ hai, đối tượng quản lý của Nhà nước là tất cả các cá nhân, tổ chức sinh sống và hoạt động trong phạm vi lãnh thổ quốc gia, công dân làm việc bên ngoài lãnh thổ quốc gia.
Thứ ba, quản lý nhà nước là quản lý toàn diện và kiểm tra trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, từ lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng, ngoại giao. Thứ tư, quản lý nhà nước dựa trên cơ sở pháp luật và chính sách phù hợp với thực tế đời sống. Thứ năm, mục tiêu của quản lý nhà nước là phục vụ nhân dân, duy trì sự ổn định và phát triển của toàn xã hội. Những vấn đề chung về công tác văn thư - lưu trữ 1.
Khái niệm Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được dùng phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung hoa và du nhập vào nước ta ở thời Trung cổ. Trong quá trình hoạt động của một cơ quan bất kỳ đều cần đến công cụ rất quan trọng là văn bản. Đây là công cụ không thể thiếu để giúp cho các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang hoạt động có hiệu quả.
Việc biên soạn văn bản và quản lý chúng là hai nhiệm vụ rất quan trọng. Những hoạt động này cần được tiến hành, tuân thủ theo chế độ quy định nghiêm ngặt của pháp luật về công tác văn thư, tức là các quy định về toàn bộ công việc của cơ quan quản lý hành chính nhà nước về xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết các văn bản đó trong hoạt động quản lý. 12 Hiện nay có nhiều quan điểm khác nhau về công tác văn thư; mỗi quan điểm có đặc trưng riêng. Có hai quan điểm đáng chú ý là: - Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý công văn, giấy tờ trong các cơ quan.
Công tác này bao gồm hai nội dung chủ yếu sau: Tổ chức giải quyết văn bản và quản lý văn bản trong quá trình trước khi lưu văn bản. - Công tác văn thư là toàn bộ công việc về xây dựng văn bản (soạn thảo và ban hành văn bản) trong các cơ quan và việc tổ chức quản lý và lưu trữ văn bản trong các cơ quan đó. Theo Điều 1, Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ quy định về công tác văn thư bao gồm: “Soạn thảo, ban hành văn bản; ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư” [33]. Theo Điều 2, Quy định số 693-QĐ/VPTW, ngày 15/12/2021 của Văn phòng Trung ương Đảng về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng: “Bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức đảng; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư” [68].
Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư Công tác văn thư có vai trò quan trọng đối với việc xây dựng thể chế hành chính nhà nước, góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hiệu lực của hệ thống thể chế hành chính. Thứ nhất, công tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Trong hoạt động quản lý, văn bản là sản phẩm của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính 13 pháp lý. Các cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan để giải quyết công việc hàng ngày.
Việc cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Vì vậy, thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của các cơ quan, tổ chức càng đạt hiệu quả cao.