Chương 1: Cơ sở khoa học về Phân tích công việc trong doanh nghiệp; Chương 2: Thực trạng Phân tích công viêc tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà; Chương 3: Giải pháp hoàn thiện Phân tích công việc tại Công ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà. TRONG DOANH NGHIỆP 1. Bản chất phân tích công việc 1. Một số khái niệm liên quan Trong tổ chức, do chuyên môn hóa lao động mà các nghề được chia thành các công việc.
Mỗi công việc lại được tạo thành từ nhiều nhiệm vụ cụ thể và được thực hiện bởi một hoặc một số người lao động. Để làm rõ khái niệm “Phân tích công việc“, trước hết phải xác định và phân biệt được các khái niệm cơ bản liên quan như Nghề, công việc, nhiệm vụ, vị trí việc làm. Trước hết, “Nhiệm vụ“ biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với mục đích cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện trong tổ chức (ví dụ: soạn thảo một văn bản, vận hành một chương trình máy tính). “Vị trí“ biểu thị tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi cùng một người lao động (Ví dụ: tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một nhân viên thao tác máy tính, hoặc một thư ký, một nhân viên đánh máy.
“Công việc“ là tất cả những nhiệm vụ, trách nhiệm, chức năng được thực hiện bởi một người lao động hoặc là tất cả những nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi một người lao động. Đây có thể coi là đơn vị mang tính tổ chức nhỏ nhất trong một tổ chức và nó có những chức năng quan trọng. “Nghề“ được hiểu là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có liên quan với nhau ở mức độ nhất định với những đặc tính vốn có, đòi hỏi người lao động có những hiểu biết đồng bộ về chuyên môn nghiệp vụ, có những kỹ năng, kỹ xảo và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện (ví dụ: các công việc kiểm toán, kế toán.đều thuộc nghề Tài chính). “Nghề nghiệp“ là tên gọi chung của một loại công việc được tiến hành trong các tổ chức khác coi là cơ sở tiền đề để hoạt động Phân tích công việc triển khai hiệu quả trong tổ chức.
“Thiết kế công việc“ được hiểu là việc xác định các nhiệm vụ, các trách nhiệm cụ thể được thực hiện bởi một công việc và mối quan hệ của công việc đó với công việc khác của tổ chức. Trên đây là một số khái niệm cơ bản cần đề cập đến khi nghiên cứu về Phân tích công việc, chỉ khi phân biệt và thấu hiểu các khái niệm đó thì việc nghiên cứu về Phân tích công việc mới rõ ràng và hiệu quả. Khái niệm Phân tích công việc và sản phẩm của Phân tích công việc Trên thế giới, hoạt động phân tích công việc xuất hiện khoảng hơn 90 năm trước đây với quan điểm sơ khai chỉ nhìn nhận “PTCV là một nhóm các nhiệm vụ nhằm xác định các nội dung của một công việc và các hoạt động có liên quan, các thuộc tính của công việc” [21]. Tuy nhiên, ở góc độ nhìn nhận này còn thiếu đề cập đến nhiều khía cạnh quan trọng liên quan đến yêu cầu, tiêu chuẩn hoàn thành công việc.
Đến cuối thập niên 80 của thế kỷ 20, cùng với sự phát triển mạnh mẽ của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật tại phương Tây và phương thức sản xuất công nghiệp hiện đại, vai trò của khoa học quản lý nói chung và QTNL nói riêng trở nên rõ ràng hơn, Phân tích công việc – Job analysis được nhìn nhận một cách toàn diện hơn nhờ những đòn bẩy tài chính và lợi ích phi tài chính cho bản thân người lao động, đặc biệt là sự hoàn thiện về kiến thức cũng như kỹ năng làm việc,…mà mục tiêu của quản lý, mục tiêu của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả, do đó PTCV không chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu làm rõ các nội dung công việc mà còn tiếp cận sâu hơn về mức độ hoàn thành công việc. Cách tiếp cận này trước hết việc để làm cơ sở cho hoạt động đánh giá hiệu quả lao động. Từ đó, các khái niệm liên quan đến PTCV đã được phát triển đầy đủ hơn. Theo nghiên cứu và quan điểm của P.Morgeson và Erich C.Dierdroff cho rằng “Phân tích công việc về bản chất là hoạt động làm rõ trách nhiệm công việc và những yêu cầu thực hiện công việc” [20, Tr.
Hay như theo quan điểm của Muhammad Safdar Rehman cho rằng “Phân tích công việc là một quá trình nghiên cứu một cách toàn diện công việc hoặc nhiệm vụ để xác định những gì công việc đó đòi hỏi” [19, Tr. Bên cạnh đó, Giáo sư Kendra Palmer Roye tại tác phẩm “Job description and job analyses” lại cho rằng “Phân tích công việc là việc thu thập dữ liệu về hành vi công việc, hành vi người lao động và yêu cầu công việc theo mục tiêu, định hướng của tổ chức trên cơ sở sự tương tác với máy móc, vật liệu, và các công cụ, phương pháp làm việc” [18, Tr. Tại Việt Nam, thuật ngữ Phân tích công việc hầu như không được đề cập tới trong khoảng thời gian trước năm 1990 – thời kỳ sơ khai của lĩnh vực quản lý lao động. Tuy nhiên, xuất phát từ yêu cầu bức thiết của sự kiện Việt Nam gia nhập WTO và sức ép cạnh tranh với các tổ chức nước ngoài là sự thành lập các trường đào tạo có chuyên ngành Quản tri nhân lực, từ đó thuật ngữ “Phân tích công việc” được nghiên cứu bài bản, khoa học và mang tính ứng dụng cao.
Theo Giáo trình QTNL của trường Đại học Kinh tế quốc dân, “Phân tích công việc thường được hiểu là quá trình thu thập các tư liệu và đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến công việc cụ thể trong công việc nhằm làm rõ bản chất của từng công việc” [9, tr. Trong khi đó, PGS.TS Lê Thanh Hà-Trường đại học Lao động-Xã hội Nhìn chung, các quan điểm này có nội hàm và cách tiếp cận tương đối giống nhau, nhấn mạnh vào yếu tố khoa học và chính thống của phân tích công việc. Bên cạnh những khái niệm trên, còn có một số quan điểm của các tác giả viết trên các cuốn sách nghiên cứu chuyên ngành về QTNL cho rằng “Phân tích công việc là việc thu thập thông tin về công việc, việc làm và những mối quan hệ trong công việc” [12, tr.114], hoặc “Phân tích công việc là việc xác định một công việc hoàn chỉnh để thu thập những thông tin có liên quan đến quản lý, phân tích và tổng hợp những hoạt động mang tính nền tảng của việc quản lý nguồn nhân lực” [6, tr,51]. Tuy nhiên các khái niệm này chưa thể hiện đầy đủ nội dung và bản chất của thuật ngữ Phân tích công việc.
Kế thừa các quan điểm của các học giả trong và ngoài nước về khái niệm Phân tích công việc, trong phạm vi luận văn này, quan điểm của tác giả cho rằng “Phân tích công việc là việc thu thập, xác minh, phân tích thông tin nhằm làm rõ trách nhiệm công việc, yêu cầu công việc, điều kiện làm việc và các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc”. Theo khái niệm này, PTCV được nhìn nhận là một quá trình thu thập, phân tích và thể hiện thông tin liên quan đến toàn bộ các khía cạnh của một công việc gồm: trách nhiệm, yêu cầu đối với người thực hiện, tiêu chuẩn hoàn thành công việc, điều kiện làm việc và các mối quan hệ trong quá trình thực hiện công việc. Phân tích công việc thể hiện các nội dung công việc thông qua 3 sản phẩm đầu ra như sau: Thứ nhất, “Mô tả công việc” là văn bản nhằm giải thích về những nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc và những vấn đề có liên quan đến bao gồm một vài câu tóm lược về mục đích hoặc chức năng của công việc. (ii) Phần tóm tắt về các nghiệm vụ và trách nhiệm công việc: là phần tường thuật viết theo cách liệt kê các nhiệm vụ và trách nhiệm chính yếu thuộc công việc.
Phần này bao gồm các câu mô tả chính xác, ngắn gọn về những công việc mà NLĐ phải làm, cách thực hiện các nhiệm vụ và phạm vi trách nhiệm, quyền hạn của chức danh công việc. (iii) Phần điều kiện làm việc: bao gồm các điều kiện môi trường vật chất (các máy móc, công cụ, trang bị cần phải sử dụng), thời gian làm việc, điều kiện về vệ sinh, an toàn lao động, các phương tiện đi lại để phục vụ công việc và các điều kiện khác có liên quan. Thứ hai, “Bản tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc” là bản liệt kê các yêu cầu tối thiểu cần có của công việc đối với người thực hiện công việc về các kiến thức, kỹ năng, khả năng cần phải có như: trình độ giáo dục và đào tạo cần thiết, các đặc trưng về tinh thần và thể lực; và các yêu cầu cụ thể khác. Thứ ba, Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc” là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng và chất lượng về kết quả hoàn thành các nhiệm vụ được quy định trong bản mô tả công việc.
Ý nghĩa của phân tích công việc Đối với tổ chức, phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng bởi nhờ có Phân tích công việc mà người quản lý xác định được các kỳ vọng đối với người lao động và làm cho NLĐ hiểu đươc các kỳ vọng đó; Mặt khác, PTCV còn cung cấp cho nhà quản trị một bản tóm tắt các nhiệm vụ và trách nhiệm của một công việc, mối tương quan của công việc đó với các công việc khác, hoạt động đánh giá kết quả thực hiện công việc của NLĐ được chính xác, từ đó trả thù lao một cách công bằng, xứng đáng… Đối với Người lao động, phân tích công việc giúp bản thân người lao động hiểu được các nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong công viêc. Mặt khác, PTCV là cơ sở quan trọng đối với người lao động bởi nó cung cấp đầy đủ thông tin về công việc để họ hiểu rõ hơn trách nhiệm của mình khi thực hiện công việc được giao, tiêu chuẩn về trình độ đào tạo, chuyên ngành đào tạo, kinh nghiệm cần phải có, các kĩ năng cần thiết, các tiêu chuẩn về sức khoẻ, độ tuổi và các yêu cầu khác để tự nâng cao năng lực bản thân. Bên cạnh đó, PTCV còn giúp người lao động hiểu được cách thức thực hiện công việc, các tiêu chuẩn để hoàn thành công việc đáp ứng yêu cầu của tổ chức. Tầm quan trọng của phân tích công việc 1.
