Tổng quan nghiên cứu

Thị trường hàng tiêu dùng nhanh (FMCG) đòi hỏi tốc độ đáp ứng đơn hàng chuẩn xác và tối ưu hóa chi phí vận hành. Unilever Việt Nam là một trong những doanh nghiệp đa quốc gia hàng đầu với mạng lưới phân phối rộng khắp gồm hơn 300 nhà phân phối lớn, 150.000 đại lý bán lẻ và tạo ra gần 8.000 việc làm trực tiếp lẫn gián tiếp. Hoạt động của công ty đóng góp đáng kể vào doanh thu toàn cầu hơn 44,3 tỷ Euro của tập đoàn vào năm 2010. Tuy nhiên, hoạt động xuất khẩu ngành hàng nước xả vải của doanh nghiệp theo mô hình sản xuất theo đơn đặt hàng (Make-To-Order - MTO) thường xuyên gặp thách thức lớn về tính ổn định của nguồn cung nguyên vật liệu bao bì và độ trễ chứng từ.

Vấn đề cốt lõi được nhận diện là chỉ số đo lường hiệu quả chuỗi cung ứng liên công ty ICCFOT (Inter-Company Case Fill On Time) chưa đạt mức kỳ vọng cao, trực tiếp làm giảm độ tin cậy khi giao hàng cho các chi nhánh quốc tế. Mục tiêu nghiên cứu tập trung hệ thống hóa cơ sở khoa học về quản trị chuỗi cung ứng (SCM), đánh giá thực trạng quy trình chuỗi cung ứng xuất khẩu nước xả vải tại Unilever Việt Nam, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu suất vận hành. Phạm vi nghiên cứu bao quát các hoạt động hoạch định, cung ứng nguyên vật liệu, sản xuất và phân phối xuất khẩu trong giai đoạn từ cuối năm 2009 đến hết quý 2 năm 2011. Kết quả nghiên cứu mang lại ý nghĩa thực tiễn to lớn khi giúp doanh nghiệp nâng cao tỷ lệ ICCFOT lên trên 95%, cắt giảm 25% thời gian phản ứng đơn hàng và tiết kiệm hàng tỷ đồng chi phí lưu kho.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng trên nền tảng lý thuyết chuỗi cung ứng mở rộng của Michael Hugos (2010) và mô hình 5 động năng chi phối chuỗi cung ứng của Sunil Chopra và Peter Meindl (2003). Chuỗi cung ứng được xác định là mạng lưới liên kết chặt chẽ từ nhà cung cấp nguyên liệu thô đầu tiên đến người tiêu dùng cuối cùng. Luận văn tập trung ứng dụng 4 động năng then chốt phù hợp với đặc thù sản xuất tại nhà máy bao gồm: Sản xuất (Production), Hàng hóa lưu kho (Inventory), Vận tải (Transportation) và Thông tin (Information). Động năng Địa điểm (Location) được cố định theo cấu trúc đầu tư chiến lược sẵn có của tập đoàn.

Bên cạnh đó, nghiên cứu vận dụng định nghĩa quản trị chuỗi cung ứng tích hợp của Mentzer và các cộng sự (2001) cùng các khái niệm chuyên ngành:

  • Sản xuất theo đơn đặt hàng (Make-To-Order - MTO): Phương thức sản xuất chỉ kích hoạt khi nhận được đơn hàng chính thức, giúp giảm rủi ro lưu kho thành phẩm nhưng đòi hỏi tính linh hoạt cao của nguồn nguyên liệu.
  • Chỉ số ICCFOT (Inter-Company Case Fill On Time): Chỉ số đo lường tỷ lệ hoàn thành đơn hàng xuất khẩu nội bộ đúng số lượng và đúng thời gian đã cam kết.
  • Thời gian đóng băng kế hoạch (Frozen Time): Khoảng thời gian kế hoạch sản xuất được cố định hoàn toàn, không được phép thay đổi để đảm bảo tính ổn định của dây chuyền.
  • Tồn kho an toàn nguyên vật liệu (Safety Stock RPMs): Lượng dự trữ bao bì, hóa chất đầu vào nhằm phòng ngừa biến động nhu cầu và thời gian giao hàng.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính kết hợp thống kê mô tả với nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thu thập trong giai đoạn 2009 đến quý 2 năm 2011. Cỡ mẫu nghiên cứu chuyên sâu bao gồm 7 chuyên gia và cán bộ phụ trách các mắt xích trọng yếu trong chuỗi cung ứng, bao gồm: Trợ lý trưởng bộ phận Vận chuyển (Shipping), Trợ lý trưởng bộ phận Quản trị cung ứng, 2 chuyên viên phụ trách Kế hoạch cung ứng ngành hàng chăm sóc gia đình, Trợ lý trưởng bộ phận Nghiên cứu và Phát triển (R&D) bao bì, Trưởng phòng Kinh doanh quốc tế công ty Fuji Ace Thái Lan và Trợ lý tiếp thị ngành hàng nước xả vải Unilever Philippines.

Phương pháp chọn mẫu có chủ đích (Purposive Sampling) được áp dụng nhằm tiếp cận trực tiếp các nhân sự nắm giữ số liệu vận hành thực tế. Nghiên cứu tại bàn (Desk Research) tổng hợp các báo cáo KPI xuất khẩu hàng tháng, biên bản giải quyết sự cố kỹ thuật và dữ liệu sai lệch hệ thống ERP/SAP. Nghiên cứu hiện trường và phỏng vấn chuyên sâu được lựa chọn vì chuỗi cung ứng MTO có độ phức tạp cao về luồng thông tin nghiệp vụ mà các công cụ định lượng đơn thuần khó bóc tách triệt để.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Phân tích dữ liệu thực tế tại Unilever Việt Nam chỉ ra 3 phát hiện quan trọng:

  • Thứ nhất, thời gian đặt hàng bao bì nhập khẩu kéo dài gây tổn thương chuỗi cung ứng: Khi chuyển đổi sang màng co thân thiện môi trường PET thay thế màng co PVC (vốn mất hơn 60 năm để phân hủy, trong khi PET chỉ mất 3 năm), thời gian đặt hàng từ đối tác nước ngoài kéo dài từ 5 đến 6 tuần. Sự phụ thuộc này khiến dây chuyền sản xuất bị động khi phát sinh đột biến đơn hàng.
  • Thứ hai, tỷ lệ lỗi kỹ thuật bao bì cao làm gián đoạn kế hoạch xuất khẩu: Thử nghiệm bao bì chai nhựa 3,2L xuất khẩu sang Đài Loan ghi nhận nhiều trường hợp nứt vỡ (cracking) và không đạt chuẩn nén ép (top load), dẫn đến việc phải dừng dây chuyền đóng gói và trễ hạn giao hàng.
  • Thứ ba, quy trình luân chuyển đơn hàng trên hệ thống SAP qua trung gian UAPL gây lãng phí thời gian: Đơn vận chuyển hàng xuất khẩu phải chạy vòng qua trung gian Singapore/Thái Lan, phát sinh độ trễ xử lý từ 7 đến 10 ngày và tạo ra hơn 15 trường hợp sai lệch dữ liệu chứng từ mỗi quý.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của việc sụt giảm chỉ số ICCFOT xuất khẩu xuất phát từ sự thiếu đồng bộ giữa kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu đóng gói (RPM) và quy trình kế hoạch sản xuất (PP). Khi phát sinh sự cố chất lượng bao bì, chuỗi phản ứng khắc phục giữa phòng R&D, nhà cung cấp và bộ phận xuất khẩu diễn ra chậm chạp.

Trong thực tế, việc đối chiếu với bài học kinh nghiệm từ Unilever Thái Lan cho thấy việc nội địa hóa nguồn cung màng co PET thông qua hợp tác cùng hãng Fuji Ace đã giúp rút ngắn thời gian đặt hàng từ 5 tuần xuống còn 3 tuần, tương đương mức giảm 40%. Đồng thời, mô hình của Unilever Philippines khẳng định việc duy trì tồn kho an toàn nguyên vật liệu đầu vào giúp tiết kiệm từ 30% đến 50% chi phí lưu kho so với việc dự trữ thành phẩm hoàn chỉnh, triệt tiêu hoàn toàn rủi ro tiêu hủy sản phẩm quá hạn sử dụng khi thị trường biến động 40%.

Để tối ưu hóa việc theo dõi, các dữ liệu này có thể được trình bày thông qua biểu đồ phân tích cơ cấu nguyên nhân làm giảm ICCFOT và bảng so sánh thời gian luân chuyển đơn hàng trước và sau khi tái cấu trúc luồng dữ liệu trên hệ thống SAP.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng, 4 nhóm giải pháp chiến lược được đề xuất:

  • Thiết lập chính sách tồn kho an toàn nguyên vật liệu đóng gói: Bộ phận Quản trị cung ứng (SM) và Kế hoạch nguyên vật liệu (RPM) cần chuyển đổi phương thức mua hàng, duy trì mức tồn kho an toàn từ 2 đến 3 tuần cho màng co PET và nắp chai. Mục tiêu cắt giảm 25% thời gian đáp ứng đơn hàng MTO, thực hiện hoàn tất trong quý 1 năm 2012.
  • Chuẩn hóa quy trình xử lý sự cố kỹ thuật bao bì: Phòng R&D bao bì phối hợp cùng bộ phận Đảm bảo chất lượng (QA) ban hành quy trình phản ứng nhanh trong vòng 48 giờ khi phát sinh lỗi nứt vỡ chai 3,2L, rút ngắn thời gian xử lý sự cố từ 14 ngày xuống dưới 5 ngày, hoàn thành trong 6 tháng.
  • Xây dựng trung tâm phân phối ảo trên hệ thống ERP/SAP: Bộ phận IT kết hợp cùng Regional Sourcing và Vận chuyển (Shipping) cấu hình lại luồng chứng từ trên SAP, cho phép xuất hóa đơn và chứng từ vận chuyển trực tiếp từ nhà máy Việt Nam tới các thị trường nhập khẩu, loại bỏ 100% lỗi sai lệch dữ liệu và giảm 50% thời gian xử lý đơn hàng, lộ trình triển khai trong 9 tháng.
  • Tăng cường tích hợp thông tin và chia sẻ dự báo nhu cầu: Bộ phận Kế hoạch nhu cầu (DP) áp dụng cơ chế dự báo cuốn chiếu 3 tháng liên tục (Rolling Forecast) với các nhà cung cấp trọng điểm, hướng tới mục tiêu nâng chỉ số ICCFOT xuất khẩu đạt trên mức 95% ổn định vào cuối năm 2012.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

Công trình nghiên cứu mang giá trị ứng dụng cao cho 4 nhóm đối tượng:

  • Nhà quản trị chuỗi cung ứng và logistics tại các doanh nghiệp FMCG: Tiếp cận khung phương pháp luận quản trị 4 động năng và chiến lược quản lý tồn kho an toàn nguyên vật liệu đầu vào nhằm tối ưu hóa chi phí vận hành.
  • Chuyên viên kế hoạch sản xuất và vận hành hệ thống ERP/SAP: Vận dụng giải pháp thiết lập trung tâm phân phối ảo và tái cấu trúc thời gian đóng băng đơn hàng (Frozen Time) để gỡ bỏ các nút thắt dữ liệu.
  • Học viên cao học, giảng viên chuyên ngành Thương mại và Logistics: Sử dụng như một tình huống thực chứng điển hình (case study) về chuỗi cung ứng MTO xuất khẩu của tập đoàn đa quốc gia tại Việt Nam.
  • Ban lãnh đạo các doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu Việt Nam: Rút ra bài học thực tiễn về việc hợp tác chiến lược cùng nhà cung ứng (Win-Win partnership) và lộ trình chuyển đổi bao bì xanh thân thiện với môi trường.

Câu hỏi thường gặp

Vì sao luận văn tập trung nghiên cứu mô hình sản xuất theo đơn đặt hàng (MTO)?
Ngành hàng nước xả vải xuất khẩu phải đáp ứng các tiêu chuẩn bao bì, ngôn ngữ và quy cách riêng biệt của từng thị trường nhập khẩu như Philippines hay Đài Loan. Mô hình MTO giúp doanh nghiệp tránh rủi ro ứ đọng vốn và giảm từ 15% đến 20% chi phí lưu kho thành phẩm.

Chỉ số ICCFOT có vai trò quan trọng như thế nào đối với chuỗi cung ứng?
ICCFOT là thước đo hiệu suất cốt lõi thể hiện tỷ lệ giao hàng đúng hạn và đủ số lượng giữa các công ty thành viên. Chỉ số này phản ánh tức thì các điểm nghẽn về thiếu hụt vật tư bao bì, sự cố máy móc hoặc ách tắc chứng từ xuất khẩu.

Bài học quản trị tồn kho an toàn từ Unilever Philippines mang lại giá trị gì?
Thay vì dự trữ thành phẩm đắt đỏ và đối mặt rủi ro hủy hàng khi nhu cầu thị trường biến động tới 50%, việc dự trữ nguyên vật liệu bao bì giúp doanh nghiệp linh hoạt điều chỉnh quy mô đóng gói, tiết kiệm hơn 30% chi phí lưu kho.

Tại sao việc chuyển đổi từ màng co PVC sang PET lại gây gián đoạn sản xuất?
Màng co PET thân thiện môi trường với thời gian phân hủy 3 năm thay vì hơn 60 năm của PVC, nhưng đòi hỏi tiêu chuẩn nhiệt độ co dãn kỹ thuật nghiêm ngặt. Sự thiếu đồng bộ thử nghiệm ban đầu trên chai 3,2L đã phát sinh lỗi nứt vỡ, đòi hỏi chuẩn hóa lại quy trình kiểm tra chất lượng.

Giải pháp "Trung tâm phân phối ảo" trên SAP đem lại lợi ích trực tiếp nào?
Mô hình này cắt bỏ các bước luân chuyển chứng từ trung gian thủ công qua chi nhánh UAPL, giúp triệt tiêu hoàn toàn 100% lỗi sai lệch dữ liệu số sách và rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng từ 7-10 ngày xuống dưới 3 ngày.

Kết luận

  • Hệ thống hóa toàn diện khung lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng và mô hình 4 động năng chi phối trong môi trường sản xuất MTO.
  • Phân tích sâu sắc thực trạng chuỗi cung ứng xuất khẩu nước xả vải tại Unilever Việt Nam giai đoạn 2009 - quý 2/2011, chỉ rõ điểm nghẽn tại nguồn cung bao bì và chứng từ SAP.
  • Đề xuất 3 giải pháp trọng tâm: quản trị tồn kho an toàn bao bì, chuẩn hóa quy trình xử lý sự cố kỹ thuật và thiết lập trung tâm phân phối ảo.
  • Đúc kết các bài học kinh nghiệm quốc tế giá trị từ Unilever Thái Lan và Philippines về nội địa hóa chuỗi cung ứng và sản xuất xanh.
  • Đóng góp nguồn tư liệu thực tiễn xuất sắc, định hướng lộ trình nâng cao chỉ số ICCFOT lên trên 95% trong giai đoạn 2012-2015 cho các doanh nghiệp xuất khẩu Việt Nam.

Doanh nghiệp và bạn đọc quan tâm hãy nghiên cứu và ứng dụng ngay các giải pháp SCM chuyên sâu từ luận văn để nâng tầm năng lực cạnh tranh chuỗi cung ứng trên trường quốc tế.