mở đầu của một chu trình NSNN.Những khoản chi thường xuyên một khi đã được ghi vào dự toán chi và đã được cơ quan quyền lực Nhà nước xét duyệt được coi là chi tiêu pháp lệnh.Xét trên góc độ quản lý, số chi thường xuyên đã được ghi trong dự toán thể hiện sự cam kết của cơ quan chức năng quản lý tài chính nhà nước với các đơn vị thụ hưởng NSNN, từ đó nảy sinh nguyên tắc quản lý chi thường xuyên theo dự toán. - Thứ hai,tiết kiệm hiệu quả: Tiết kiệm hiệu quả là một trong những nguyên tắc quan trọng hàng đầu của quản lý kinh tế, tài chính, bới lẽ nguồn lực thì luôn có giới hạn nhưng nhu cầu thì không có giới hạn.Do vậy, trong quá trình phân bổ và sử dụng nguồn lực khan hiếm đó luôn phải tính toán sao cho với chi phí thấp nhất nhưng phải đạt được kết quả cao nhất.Mặt khác do đặc thù hoạt động NSNN diễn ra trên phạm vi rộng, đa dạng và phức tạp, nhu cầu chi từ NSNN luôn gia tăng với tốc độ nhanh trong khi khả năng huy động nguồn thu có hạn, nên càng phải tôn trọng nguyên tắc tiết kiệm, hiệu quả trong quản lý chi thường xuyên của NSNN. - Thứ ba,chi trực tiếp qua kho bạc nhà nước. Một trong những chức năng quan trọng của kho bạc nhà nước là quản lý quỹ NSNN.Vì vậy, kho bạc nhà nước vừa có quyền, vừa có trách nhiệm phải kiếm soát chặt chẽ mọi khoản 7 chi ngân sách nhà nước, đặc biệt là các khoản chi thường xuyên.Để tăng cường vai trò của KBNN trong kiểm soát chi thường xuyên của NSNN, hiện nay nước ta đang thực hiện việc chi trực tiếp qua KBNN như là một nguyên tắc trong quản lý khoản chi này.
Kiểm soát chi thường xuyên 1. Khái niệm “Kiếm soát chi thường xuyên là việc kiểm tra, xem xét các căn cứ, điều kiện cần và đủ theo quy định của Nhà nước để xuất quỹ NSNN chi trả theo yêu cầu của các đơn vị sử dụng ngân sách các khoản kinh phí thực hiện nhiệm vụ thường xuyên theo các chính sách, chế độ, định mức chi tiêu do Nhà nước quy định dựa trên cơ sở những nguyên tắc, hình thức và phương pháp quản lý tài chính trong từng thời kì. Sự cần thiết phải kiểm soát chi thường xuyên: Trong nhiều năm trở lại đây chi thường xuyên vẫn chiếm trên 70% tổng chi ngân sách nhà nước.Khi mà khả năng của NSNN còn rất hạn hẹp mà nhu cầu chi cho phát triển kinh tế - xã hội lại lớn mà ngày càng tăng cao. Do đó việc kiểm soát chặt chẽ các khoản chi NSNN là một trong những mối quan tâm hàng đầu của Đảng và Nhà nước hiện nay.
Thực hiện tốt công tác này có ý nghĩa quạn trọng trong việc thực hiện tiết kiệm, chống lãng phí, nhằm tập trung các nguồn lực tài chính để phát triển kinh tế xã hội, góp phần kiềm chế lạm phát, ổn định tiền tệ và lành mạnh hóa nên tài chính quốc gia. Bên cạnh đó cũng góp phần nâng cao trách nhiệm cũng như phát huy vai trò của các ngành, các cấp, các cơ quan, đơn vị có liên quan tới công tác quản lý và điều hành Ngân sách. Cơ chế kiểm soát chi thường xuyên trong nhiều năm qua đã được thường xuyên sửa đổi và hoàn thiện. Nhưng vẫn chỉ quy định được những vấn đề chung mang tính chất nguyên tắc, dập khuôn, dẫn tới không thể bao 8 quát hết được những phát sinh trong quá trình thực hiện.
Mặt khác, cùng với sự phát triển của xã hội, các nghiệp vụ chi cũng ngày càng trở nên đa dạng và phức tạp hơn. Do đó, cơ chế kiểm soát nhiều khi không thể theo kịp những biến động thực tế của các hoạt động đang diễn ra. Từ đó tạo ra nhiều kẽ hở và bất cập. Do đó, việc không ngừng cài tiến, bổ sung kịp thời để cơ chế kiểm soát được ngày càng hoàn thiện, phù hợp và chặt chẽ hơn cũng là một nhu cầu cấp bách.
Thêm vào đó trình độ cũng như ý thức của các đơn vị sử dụng dư toán. Các đơn vị này thường có tư tưởng tìm mọi cách để sử dụng hết nguồn kinh phí càng nhanh, càng tốt. Bên cạnh đó, thiếu sót và sai phạm cũng thường diễn ra. Do đó những hiện tượng như hồ sơ không đầy đủ, không hợp pháp, hợp lệ cũng như sai định mức đơn giá theo quy định là không quá xa lạ.
Những hiện tượng này nếu không ngăn chặn, tất yếu sẽ dẫn tới tiêu cực, sử dụng sai vốn, gây thất thoát cho Ngân sách.Vì vậy cần thiết phải có cơ quan chức năng có thẩm quyền độc lập khách quan đứng ra để thực hiện kiểm tra, kiểm soát đối với hoạt động thu chi của các đơn vị này. Qua đó phát hiện và chấn chỉnh kịp thời các gian lận, sai phạm, sai sót và lãng phí có thể xảy ra trong việc sử dụng Ngân sách, để đảm bảo các khoản chi này được sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm và hiệu quả. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên Kiểm soát chi thường xuyên NSNN qua KBNN cấp huyện đươc diễn ra ở tất cả các khâu của chu trình quản lý NSNN bao gồm 3 khâu theo thứ tự như sau: kiểm soát công tác lập dự toán, kiểm soát chấp hành chi thường xuyên NSNN, kiểm soát quyết toán chi NSNN. Kiểm soát công tác lập dự toán chi thường xuyên: KBNN cấp huyện phối hợp với cơ quan Tài chính cùng cấp, đóng góp ý kiến cho cơ quan tài chính về các dự toán ngân sách trước khi trình HĐND phê duyệt.
Sau khi HĐND cấp huyện phê duyệt, KBNN cấp huyện thực hiện kiểm soát dự toán và nhận dự toán theo quy trình sau: 9 Bước 1: tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ, chứng từ dự toán: xem xét tính đúng đắn, tính phù hợp, đúng thể thức, có đủ phê duyệt của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi xem xét, nếu dự toán hợp lý, hợp lệ chuyên viên kiếm soát chi lập, ký chứng từ, nhập dự toán vào hệ thống, nếu không thì trình lãnh đạo kiến nghị HĐND xem xét chỉnh sửa dự toán,từ chối nhận dự toán. Bước 2: Chuyên viên KSC trình hồ sơ, chứng từ giấy và bút toán trên hệ thống lên Kế toán trưởng. Kế toán trưởng kiểm tra, ký chứng từ giấy và trình hồ sơ và chứng từ giấy lên Giám đốc đơn vị KBNN để kiểm tra lần 3 và ký duyệt chứng từ giấy.
Bước 3 : Kế toán trưởng và giám đốc đơn vị KBNN phê duyệt bút toán trên hệ thống. Khâu 2: Kiểm soát việc chấp hành chi thường xuyên NSNN Kiếm soát chấp hành chi thường xuyên NSNN là khâu thực hiện dàn trải trong cả năm tài chính. KBNN có vai trò quan trọng nhất và trực tiếp nhất trong khâu này. Quy trình của khâu này được thể hiện qua 3 bước Bước 1: Kiểm tra hồ sơ, hướng dẫn lập hồ sơ chi thường xuyên NSNN Căn cứ vào nhu cầu chi và theo yêu cầu nhiệm vụ chi, thủ trưởng đơn vị sử dụng ngân sách lập và gửi hồ sơ thanh toán theo quy định gửi Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch để làm căn cứ kiểm soát, thanh toán.
Cán bộ kiểm soát chi của Kho bạc Nhà nước kiểm tra, kiểm soát các hồ sơ của đơn vị sử dụng ngân sách, nếu chưa đúng theo quy định về nội dung, tiêu chuẩn, định mức; có biểu hiện gian lận hoặc sai sót về hình thức chứng từ… thì thực hiện giải thích lý do hồ sơ bị từ chối, hướng dẫn lập hồ sơ đúng và trả lại hồ sơ thanh toán cho đơn vị sử dung NSNN. Nếu hồ sơ đủ điều kiện thanh toán thì cán bộ kiểm soát chi thực hiện tiếp nhận hồ sơ. Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ Sau khi kiểm tra hồ sơ thanh toán khách hàng đưa tới chặt chẽ,cán bộ kiểm soát chi đồng ý tiếp nhận. Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ kiểm soát chi 10 hẹn trả kết quả cho khách hàng theo đúng quy định là 2 ngày kể từ ngày tiếp nhận.
Bước 3: Xử lý hồ sơ Hồ sơ sau tiếp nhận được chuyển đến kế toán viên hạch toán, trình kế toán trưởng kí duyệt sau đó trình lãnh đạo cơ quan ký duyệt lúc đó hồ sơ mới chính thức được chấp nhận thanh toán và được kế toán viên áp thanh toán cho người thụ hưởng hoặc nhà cung cấp hàng hóa dịch vụ. Với những hồ sơ bị kế toán trưởng hoặc lãnh đạo cơ quan từ chối thanh toán thì sẽ trả kết quả từ chối đó cho khách hàng với các lí do cụ thể. Khâu 3: Kiểm soát công tác quyết toán chi thường xuyên. Sau khi kết thúc năm ngân sách KBNN tiến hành kiểm soát quyết toán chi bao gồm các công việc thẩm định, tổng kết, đánh giá lại toàn bộ quá trình chi NSNN diễn ra ở các khâu trước đó.
Căn cứ vào số liệu tổng hợp của các báo cáo tạm thời cán bộ KBNN xác định tính đúng đắn, đầy đủ, hợp pháp các khoản chi thường xuyên NSNN ở các cấp, các cơ quan, các đơn vị. Bên cạnh đó, thông qua việc kiểm tra, kiểm soát trong giai đoạn này nếu có những sai sót trong quá trình chấp hành chi KBNN sẽ được điều chỉnh, thu hồi và xử lý theo đúng quy định của pháp luật 1. Nội dung kiểm soát chi thường xuyên qua Kho bạc nhà nước theo các mục chi: Chi thường xuyên bao gồm 4 mục chi: Chi thanh toán cá nhân, chi hàng hóa, dịch vụ; chi mua sắm, sửa chữa và chi khác. Kiểm soát chi các mục chi này đều tuân theo quy trình gồm 3 khâu như đã nói ở trên.
Nội dung kiểm soát chi thường xuyên NSNN theo các mục chi chỉ khác nhau ở hồ sơ kiểm soát. Hồ sơ thanh toán chi thường xuyên ngân sách nhà nước cho các mục chi được xác định theo quy định chế độ kiểm soát thanh toán các khoản chi ngân sách qua KBNN như sau: -Đối với chi thanh toán cá nhân: 11 Hồ sơ của các khoản chi tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí, các khoản đóng góp, chi cho cán bộ xã thôn, bản đương chức gồm danh sách những người hưởng lương, học bổng, sinh hoạt phí; danh sách những người hưởng tiền công lao động thường xuyên theo hợp đồng; danh sách cán bộ xã, thôn bản đương chức (gửi lần đầu và gửi khi có bổ sung, điều chỉnh). Hồ sơ chi trả thu nhập tăng thêm cho cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp thực hiện theo quy định của Chính phủ gồm báo cáo tình hình sử dụng kinh phí, biên bản họp của công đoàn cơ quan thống nhất với lãnh đạo cơ quan, quyết định chi thu nhập tăng thêm cho CBCC.