Luận văn thạc sĩ khoa học thư viện khảo sát việc định từ khóa tại trung tâm thông tin tư liệu thư viện học viện báo chí và tuyên truyền

Luận văn thạc sĩ nghiên cứu việc định từ khóa tại trung tâm thông tin thư viện học viện báo chí và tuyên truyền, góp phần nâng cao hiệu quả tra cứu.

• Tác giả: Vũ Thị Hồng Luyến
• Người hướng dẫn: TS. Nguyễn Thu Thảo
• Trường học: Trường Đại học Văn Hóa Hà Nội
• Chuyên ngành: Khoa học thư viện
• Đề tài: Khảo sát việc định từ khóa tại Trung tâm Thông tin-Tư liệu-Thư viện Học viện Báo chí và Tuyên truyền
• Loại tài liệu: Luận văn thạc sĩ
• Năm xuất bản: 2008
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
• DANH SÁCH CÁC BẢNG BIỂU
• MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: TỪ KHOÁ VỚI TRUNG TÂM THÔNG TIN - TƯ LIỆU - THƯ VIỆN HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN
• 1.1. Vài nét về TVHVBCTT
• 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
• 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của TVHVBCTT
• 1.1.3. Vai trò của ngôn ngữ từ khoá trong hoạt động tra cứu tại TVHVBCTT
• 1.2. Đặc điểm vốn tài liệu của TVHVBCTT
• 1.2.1. Về nội dung
• 1.2.2. Về hình thức
• 1.3. Yêu cầu đối với từ khoá
• 1.3.1. Từ khoá về nội dung tài liệu
• 1.3.2. Từ khoá về hình thức
• 1.4. Một số yếu tố ảnh hưởng đến việc định từ khoá tại TVHVBCTT
• 1.4.1. Lĩnh vực nội dung tài liệu
• 1.4.2. Đối tượng người dùng tin
• 1.4.3. Trình độ và kinh nghiệm của cán bộ định từ khoá
• 1.4.4. Phương tiện hỗ trợ định từ khoá
• 2. CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT THỰC TRẠNG ĐỊNH TỪ KHOÁ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - TƯ LIỆU - THƯ VIỆN HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN
• 2.1. Giới thiệu về từ khoá đang sử dụng tại TVHVBCTT
• 2.2. Quy trình định từ khoá
• 2.2.1. Phân tích nội dung và chọn lọc các khái niệm đặc trưng nội dung tài liệu
• 2.2.2. Dịch các khái niệm đặc trưng sang ngôn ngữ từ khoá
• 2.2.3. Hoàn chỉnh tập hợp từ khoá
• 2.2.4. Trình bày từ khoá trong biểu ghi
• 2.3. Chất lượng định từ khoá
• 2.3.1. Chất lượng phản ánh nội dung tài liệu
• 2.3.2. Chất lượng từ khoá độc lập
• 2.4. Về quy trình định từ khoá
• 2.5. Về chất lượng định từ khoá
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐỊNH TỪ KHOÁ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN - TƯ LIỆU - THƯ VIỆN HỌC VIỆN BÁO CHÍ VÀ TUYÊN TRUYỀN
• 3.1. Nâng cao trình độ cán bộ làm công tác định từ khoá
• 3.2. Kiểm soát, hiệu đính từ khoá trong cơ sở dữ liệu
• 3.3. Ban hành những quy định thống nhất trong công tác định từ khoá
• 3.4. Nâng cấp phần mềm thư viện đang sử dụng tại TVHVBCTT
• 3.5. Đào tạo người dùng tin
• KẾT LUẬN
• TÀI LIỆU THAM KHẢO
• PHỤ LỤC

Tóm tắt

I. Tổng quan luận văn về định từ khóa tại Thư viện AJC

Luận văn thạc sĩ chuyên ngành Khoa học thư viện với đề tài "Khảo sát việc định từ khóa tại Trung tâm Thông tin-Tư liệu-Thư viện Học viện Báo chí và Tuyên truyền" là một công trình nghiên cứu khoa học chuyên sâu, phân tích toàn diện một trong những nghiệp vụ thư viện cốt lõi. Bối cảnh nghiên cứu được đặt tại Học viện Báo chí và Tuyên truyền (HVBCTT), một đơn vị đào tạo đặc thù về lý luận chính trị và báo chí, nơi vốn tài liệu chủ yếu thuộc lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn. Luận văn chỉ ra rằng, từ năm 2005, Trung tâm Thông tin-Tư liệu-Thư viện (TVHVBCTT) đã ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu, mở ra khả năng sử dụng ngôn ngữ từ khóa để mô tả nội dung tài liệu. Đây là bước tiến quan trọng, giúp nâng cao hiệu quả tra cứu và khai thác thông tin. Tuy nhiên, chất lượng của công tác biên mục và định từ khóa lại trở thành một vấn đề cấp thiết. Nghiên cứu nhấn mạnh vai trò của từ khóa như một cầu nối giữa người dùng tin và kho tài liệu khổng lồ của thư viện. Một hệ thống từ khóa chất lượng không chỉ giúp tìm tin hiệu quả mà còn phản ánh chính xác chiều sâu học thuật của nguồn tài nguyên. Công trình này không chỉ dừng lại ở việc mô tả thực trạng mà còn đi sâu vào phân tích các nguyên nhân gốc rễ, từ đó đề xuất những giải pháp mang tính chiến lược, góp phần hoàn thiện quy trình xử lý thông tin tại các thư viện đại học chuyên ngành.

1.1. Tầm quan trọng của định từ khóa trong khoa học thư viện

Định từ khóa, hay chỉ mục hóa tài liệu, là một công đoạn trọng yếu trong quy trình xử lý thông tin. Mục tiêu chính là thiết lập các điểm truy cập nội dung bằng ngôn ngữ tự nhiên đã được kiểm soát. Khác với mô tả thư mục (truy cập theo tên tác giả, nhan đề), từ khóa cho phép người dùng tiếp cận tài liệu dựa trên chủ đề, đối tượng và phương diện nghiên cứu. Trong lĩnh vực khoa học thư viện và thông tin học, chất lượng định từ khóa ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất của toàn bộ hệ thống tìm tin. Luận văn khẳng định, ngôn ngữ từ khóa, đặc biệt là ngôn ngữ hậu kết hợp, mang lại sự linh hoạt cao, cho phép người dùng kết hợp các thuật ngữ để thu hẹp hoặc mở rộng phạm vi tìm kiếm. Tại TVHVBCTT, việc chuyển từ tra cứu thủ công sang hệ thống tự động hóa đã đặt ra yêu cầu cấp thiết về một hệ thống từ khóa chủ đề chuẩn hóa và nhất quán. Một hệ thống định từ khóa tốt giúp tối ưu hóa việc khai thác quản lý tài nguyên số, đảm bảo rằng những khoản đầu tư vào vốn tài liệu và công nghệ không bị lãng phí.

1.2. Mục tiêu nghiên cứu khoa học của luận văn thạc sĩ

Mục đích chính của luận văn thạc sĩ này là đánh giá hiện trạng công tác định từ khóa trong các cơ sở dữ liệu tại TVHVBCTT, từ đó tìm ra các giải pháp khả thi nhằm nâng cao chất lượng hoạt động này. Để đạt được mục đích đó, nghiên cứu đã đề ra ba nhiệm vụ cụ thể. Thứ nhất, nghiên cứu vai trò của ngôn ngữ từ khóa, các yêu cầu chuyên môn và những yếu tố ảnh hưởng đến việc định từ khóa tại một thư viện đại học chuyên ngành như HVBCTT. Thứ hai, tiến hành phương pháp khảo sát thực trạng định từ khóa, bao gồm cả quy trình làm việc và chất lượng sản phẩm đầu ra (các biểu ghi thư mục). Nhiệm vụ này là trọng tâm của luận văn, cung cấp những số liệu và bằng chứng thực tế. Cuối cùng, dựa trên kết quả khảo sát, đề xuất các giải pháp mang tính hệ thống và thực tiễn. Các giải pháp này hướng tới việc hoàn thiện nghiệp vụ thư viện, nâng cao năng lực cán bộ và tối ưu hóa công cụ hỗ trợ, góp phần cải thiện toàn diện hiệu quả phục vụ thông tin tại Trung tâm Thông tin-Tư liệu.

II. Thách thức trong công tác định từ khóa tại thư viện đại học

Công tác định từ khóa tại TVHVBCTT đối mặt với nhiều thách thức lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng dịch vụ thông tin. Luận văn chỉ rõ, dù đã áp dụng máy tính và xây dựng cơ sở dữ liệu từ năm 2005, chất lượng từ khóa trong các biểu ghi vẫn chưa cao. Nguyên nhân chính được xác định là do sự thiếu hụt kinh nghiệm của đội ngũ cán bộ xử lý và việc thiếu một hệ thống kiểm soát từ vựng chặt chẽ, chuyên biệt. Cán bộ thực hiện công tác biên mục chưa được đào tạo bài bản về phương pháp định từ khóa, dẫn đến sự thiếu nhất quán và sai sót trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó, đặc thù vốn tài liệu của một thư viện đại học chuyên về lý luận chính trị và báo chí cũng là một yếu tố gây khó khăn. Các tài liệu này thường chứa nhiều khái niệm trừu tượng, đòi hỏi người định từ khóa phải có kiến thức chuyên môn sâu rộng. Sự phụ thuộc vào Bộ từ khóa đa ngành của Thư viện Quốc gia Việt Nam, vốn không được thiết kế riêng cho lĩnh vực khoa học xã hội chuyên sâu, đã tạo ra những lỗ hổng trong việc mô tả chính xác nội dung tài liệu. Những thách thức này không chỉ làm giảm hiệu quả tìm tin hiệu quả mà còn gây lãng phí nguồn lực đầu tư vào tài liệu và công nghệ.

2.1. Thực trạng chất lượng từ khóa và hiệu quả tìm kiếm thông tin

Kết quả khảo sát từ luận văn thạc sĩ cho thấy một bức tranh đáng lo ngại về chất lượng định từ khóa. Bằng phương pháp khảo sát trên 150 biểu ghi ngẫu nhiên, nghiên cứu đã lượng hóa các sai sót. Độ chính xác trung bình chỉ đạt 70,58%, nghĩa là có gần 30% từ khóa trong các biểu ghi không phản ánh đúng nội dung tài liệu. Điều này dẫn đến hiện tượng "nhiễu tin" nghiêm trọng, khi người dùng nhận về những kết quả không liên quan. Tương tự, độ đầy đủ chỉ đạt 73,71%, cho thấy nhiều khía cạnh quan trọng của tài liệu đã bị bỏ sót trong quá trình chỉ mục hóa tài liệu. Hậu quả là hiện tượng "mất tin", khiến người dùng không thể tìm thấy những tài liệu phù hợp dù chúng có trong kho. Thực trạng này bắt nguồn từ việc cán bộ xử lý thiếu kinh nghiệm, thường xuyên định từ khóa theo cảm tính, bỏ qua các đối tượng và phương diện nghiên cứu phụ nhưng quan trọng, hoặc bổ sung những từ khóa quá chung chung, không có giá trị phân loại.

2.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình phân loại tài liệu

Luận văn đã xác định bốn yếu tố chính ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng định từ khóa. Thứ nhất là lĩnh vực nội dung tài liệu. Vốn tài liệu của HVBCTT chủ yếu thuộc khoa học xã hội, có nhiều khái niệm trừu tượng và đối tượng nghiên cứu vô hình, gây khó khăn trong việc xác định và lựa chọn thuật ngữ. Thứ hai là đối tượng người dùng tin, bao gồm cán bộ quản lý, giảng viên và sinh viên, mỗi nhóm có nhu cầu tin khác nhau, đòi hỏi sự linh hoạt trong việc gán từ khóa chủ đề. Thứ ba, và quan trọng nhất, là trình độ và kinh nghiệm của cán bộ. Nghiên cứu chỉ ra rằng cán bộ TVHVBCTT có ít kinh nghiệm, chưa được đào tạo chuyên sâu và thường xuyên luân chuyển. Cuối cùng là phương tiện hỗ trợ. Việc sử dụng Bộ từ khóa chung của Thư viện Quốc gia chưa đáp ứng được nhu cầu chuyên sâu, thiếu cập nhật các thuật ngữ mới, dẫn đến sự lúng túng và thiếu nhất quán trong quá trình xử lý thông tin.

III. Phương pháp khảo sát quy trình định từ khóa tại HVBCTT

Để có cái nhìn toàn diện về thực trạng, luận văn thạc sĩ đã áp dụng một phương pháp khảo sát đa diện, kết hợp giữa phỏng vấn chuyên sâu và phân tích sản phẩm thực tế. Đối tượng khảo sát là 100% cán bộ làm công tác định từ khóa tại TVHVBCTT. Mỗi cán bộ được giao xử lý 3 tài liệu mẫu để đánh giá quy trình làm việc thực tế của họ. Quy trình định từ khóa được chia thành ba công đoạn chính để phân tích: (1) Phân tích nội dung và chọn lọc khái niệm đặc trưng, (2) Dịch các khái niệm sang ngôn ngữ từ khóa, và (3) Hoàn chỉnh tập hợp từ khóa. Luận văn không chỉ mô tả các bước mà còn đi sâu vào phân tích nhận thức lý thuyết và kỹ năng thực hành của từng cán bộ. Kết quả cho thấy có sự chênh lệch lớn giữa lý thuyết được học và thực tế áp dụng. Mặc dù đa số cán bộ biết về các bước cơ bản, nhưng khi thực hành lại bộc lộ nhiều điểm yếu như không phân biệt rõ đối tượng và phương diện nghiên cứu, lựa chọn từ khóa theo cảm tính và chưa tuân thủ chặt chẽ các quy tắc của hệ thống kiểm soát từ vựng. Phương pháp này giúp vạch rõ những lỗ hổng trong nghiệp vụ thư viện và là cơ sở để đề xuất giải pháp.

3.1. Phân tích nội dung và chọn lọc khái niệm đặc trưng tài liệu

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất, quyết định chất lượng của toàn bộ quá trình. Luận văn chỉ ra rằng, về mặt lý thuyết, tất cả cán bộ đều nhận thức được tầm quan trọng của việc đọc lướt các phần chính của tài liệu như nhan đề, mục lục, lời giới thiệu và kết luận. Tuy nhiên, trong thực tế, việc xác định các khái niệm đặc trưng còn nhiều hạn chế. Cán bộ thường không phân biệt rõ ràng giữa "đối tượng bậc 1", "đối tượng bậc 2" và "phương diện nghiên cứu". Thay vì đặt câu hỏi "tài liệu nghiên cứu về cái gì và nghiên cứu như thế nào?", họ thường chỉ trả lời câu hỏi chung chung "tài liệu viết về vấn đề gì?". Điều này dẫn đến việc bỏ sót các khía cạnh quan trọng hoặc chọn các khái niệm quá rộng, làm giảm độ đặc tả của từ khóa chủ đề. Đặc biệt, với các tài liệu là luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học, yếu tố "phương pháp nghiên cứu" gần như bị bỏ qua hoàn toàn trong quá trình chỉ mục hóa tài liệu.

3.2. Kỹ thuật chuyển đổi khái niệm sang ngôn ngữ từ khóa có kiểm soát

Sau khi xác định khái niệm, bước tiếp theo là chuyển đổi chúng sang ngôn ngữ từ khóa được kiểm soát bằng Bộ từ khóa (BTK) của Thư viện Quốc gia Việt Nam. Khảo sát cho thấy đây là công đoạn bộc lộ nhiều điểm yếu nhất. Do BTK là công cụ đa ngành, nhiều thuật ngữ chuyên sâu của lĩnh vực báo chí, tuyên truyền, xây dựng Đảng không có sẵn. Cán bộ thường gặp khó khăn và có xu hướng hoặc là chọn một từ khóa gần đúng nhưng không chính xác, hoặc là tự ý tạo ra một từ khóa mới không theo quy chuẩn nào. Luận văn cũng phát hiện lỗi vi phạm các quy tắc cơ bản của BTK, chẳng hạn như sử dụng đồng thời cả thuật ngữ ưu tiên và thuật ngữ không ưu tiên trong cùng một biểu ghi. Quá trình này cho thấy sự thiếu hụt một hệ thống kiểm soát từ vựng chặt chẽ và sự cần thiết phải có một bộ quy tắc, hướng dẫn cụ thể cho công tác định từ khóa tại Trung tâm Thông tin-Tư liệu.

IV. Cách đánh giá chất lượng từ khóa theo các tiêu chuẩn quốc tế

Để đánh giá chất lượng từ khóa một cách khách quan, luận văn không chỉ dựa vào quan sát định tính mà còn áp dụng các tiêu chí định lượng dựa trên tiêu chuẩn quốc tế như ISO 2788. Chất lượng của một hệ thống từ khóa được xem xét trên hai phương diện chính: chất lượng phản ánh nội dung tài liệu (độ chính xác và độ đầy đủ) và chất lượng của từng từ khóa độc lập (tính đúng đắn, súc tích, đơn nghĩa). Phương pháp khảo sát này cho phép lượng hóa các sai sót và xác định các loại lỗi phổ biến nhất. Bằng cách đối chiếu các từ khóa trong 150 biểu ghi với nội dung gốc của tài liệu và các quy ước trong Bộ từ khóa, nghiên cứu đã xây dựng một bộ dữ liệu thống kê chi tiết. Kết quả phân tích không chỉ cho thấy tỷ lệ lỗi cao mà còn chỉ ra các dạng lỗi cụ thể, ví dụ như lỗi thừa từ khóa (thêm các từ quá rộng, từ đồng nghĩa), lỗi thiếu từ khóa (bỏ sót phương diện địa lý, thời gian, phương pháp), và lỗi về hình thức (viết sai chính tả, không tuân thủ quy cách viết hoa). Cách tiếp cận này mang lại tính khoa học và thuyết phục cao cho các kết luận của luận văn thạc sĩ, làm cơ sở vững chắc cho các đề xuất cải tiến công tác biên mục và phân loại tài liệu.

4.1. Tiêu chí đánh giá độ chính xác trong xử lý thông tin

Độ chính xác được định nghĩa là tỷ lệ giữa số lượng từ khóa phản ánh đúng đối tượng, phương diện nghiên cứu so với tổng số từ khóa được gán cho một tài liệu. Một từ khóa được coi là không chính xác nếu nó mô tả một khái niệm không có trong tài liệu hoặc mô tả quá chung chung, gây nhiễu thông tin. Luận văn đã tiến hành phân tích từng biểu ghi để tính toán chỉ số này. Ví dụ, một tài liệu về "Hôn nhân của dân tộc Tày" nhưng lại được gán thêm từ khóa "Xã hội học" được xem là thiếu chính xác. Kết quả khảo sát cho thấy độ chính xác trung bình chỉ là 70,58%. Tỷ lệ sai sót cao này là nguyên nhân chính dẫn đến hiệu quả tìm tin thấp, làm người dùng mất thời gian sàng lọc các kết quả không liên quan. Việc áp dụng tiêu chí định lượng này giúp chỉ ra mức độ nghiêm trọng của vấn đề trong quy trình xử lý thông tin tại thư viện.

4.2. Phân tích độ đầy đủ và các lỗi thường gặp trong biên mục

Độ đầy đủ đo lường khả năng của tập hợp từ khóa trong việc bao quát tất cả các khía cạnh nội dung quan trọng của tài liệu. Nó được tính bằng tỷ lệ giữa số lượng đối tượng, phương diện được mô tả so với tổng số đối tượng, phương diện cần được mô tả. Kết quả phân tích 150 biểu ghi cho thấy độ đầy đủ trung bình là 73,71%. Điều này có nghĩa là hơn 26% các khía cạnh nội dung đã bị bỏ sót. Các lỗi thiếu sót phổ biến bao gồm: không mô tả phương diện địa lý (ví dụ, chỉ có từ khóa "Kinh tế thị trường" mà thiếu "Việt Nam"), không mô tả phương diện thời gian (ví dụ, "Lịch sử Đảng" mà không có giai đoạn cụ thể), và đặc biệt là bỏ qua hoàn toàn phương pháp nghiên cứu. Những thiếu sót này gây ra hiện tượng "mất tin", một trong những vấn đề nghiêm trọng nhất trong nghiệp vụ thư viện, khiến các tài nguyên số giá trị không thể đến được với người cần.

V. Top giải pháp nâng cao chất lượng định từ khóa thư viện số

Từ những phân tích sâu sắc về thực trạng và nguyên nhân, chương cuối của luận văn thạc sĩ đã đề xuất một hệ thống giải pháp toàn diện và khả thi nhằm nâng cao chất lượng định từ khóa tại TVHVBCTT. Các giải pháp này không chỉ tập trung vào một khía cạnh mà bao quát cả ba yếu tố cốt lõi của một hệ thống thông tin học hiệu quả: con người, quy trình và công nghệ. Mục tiêu cuối cùng là xây dựng một quy trình xử lý thông tin chuẩn hóa, nhất quán và hiệu quả, đảm bảo mọi tài liệu trong thư viện đều được mô tả nội dung một cách chính xác và đầy đủ. Việc triển khai thành công các giải pháp này sẽ cải thiện đáng kể trải nghiệm tìm tin hiệu quả của người dùng, tối ưu hóa giá trị của kho tài liệu, và khẳng định vai trò của Trung tâm Thông tin-Tư liệu trong bối cảnh quản lý tài nguyên số hiện đại. Đây là những kinh nghiệm quý báu không chỉ cho Học viện Báo chí và Tuyên truyền mà còn cho nhiều thư viện đại học khác tại Việt Nam đang đối mặt với những thách thức tương tự trong công tác định từ khóa.

5.1. Đề xuất nâng cao nghiệp vụ thư viện và kiểm soát từ vựng

Giải pháp trọng tâm đầu tiên là đầu tư vào con người. Luận văn đề xuất cần tổ chức các khóa đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ thường xuyên cho cán bộ làm công tác biên mục. Nội dung đào tạo cần tập trung vào các kỹ năng phân tích nội dung tài liệu khoa học xã hội, phương pháp định từ khóa theo chuẩn, và cách sử dụng hiệu quả các công cụ hỗ trợ. Bên cạnh đó, một giải pháp mang tính chiến lược là xây dựng và ban hành những quy định thống nhất trong công tác định từ khóa. Cần có một tài liệu hướng dẫn chi tiết, cụ thể hóa các quy tắc lựa chọn và trình bày từ khóa, đặc biệt cho các lĩnh vực chuyên ngành hẹp. Luận văn cũng nhấn mạnh sự cần thiết của việc thành lập một bộ phận chuyên trách để kiểm soát, hiệu đính từ khóa trong cơ sở dữ liệu, đảm bảo tính nhất quán và kịp thời cập nhật các thuật ngữ mới, tiến tới xây dựng một bộ từ khóa chuyên ngành cho Học viện.

5.2. Hướng phát triển công nghệ và quản lý tài nguyên số hiệu quả

Về mặt công nghệ, luận văn đề nghị cần nâng cấp phần mềm thư viện hiện đang sử dụng. Một phần mềm hiện đại hơn có thể tích hợp các module hỗ trợ kiểm soát từ vựng tốt hơn, gợi ý từ khóa liên quan, và cho phép quản lý các mối quan hệ ngữ nghĩa (tương đương, phân cấp, liên đới), gần với cấu trúc của một thesaurus. Điều này sẽ giảm bớt gánh nặng cho cán bộ và hạn chế các sai sót chủ quan. Hơn nữa, việc xây dựng và phát triển các siêu dữ liệu (metadata) phong phú hơn theo các chuẩn quốc tế như chuẩn biên mục MARC 21 cần được chú trọng. Cuối cùng, luận văn cũng đề cập đến việc đào tạo người dùng tin. Hướng dẫn sinh viên và giảng viên cách thức tra cứu bằng từ khóa, cách sử dụng các toán tử logic (AND, OR, NOT) sẽ giúp họ khai thác tối đa tiềm năng của cơ sở dữ liệu, tạo ra một vòng tròn tương tác tích cực giữa người dùng và hệ thống quản lý tài nguyên số của thư viện.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Từ khoá với Trung tâm Thông tìn -Tư liệu -Thư viện Học viện Báo chí và Tuyên truyền. Chương 2: Khảo sát thực trạng định từ khoá tại Trung tâm Thông tìm ~ Tự liệu ~ Thư viện Học viện Báo chí và Tuyên truyền. Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng định từ khoá tại Trung tâm Thông tin -Tư liệu -Thư viện Học viện Báo chí và Tuyên truyền ll CHUONG I TU KHOA VOI TRUNG TAM THONG TIN-TU LIEU- THU VIEN HQC VIEN BAO CHi VA TUYEN TRUYEN 1.1 VÀI NÉT VÈ TVHVBCTT 1.1 Quá trình hình thành và phát triển của TVHVBCTT Học viện Báo chí và Tuyên truyền tiền thân là trường Tuyên giáo Trung ương — là trung tâm quốc gia đào tạo, bồi dưỡng ở bậc đại học và sau đại học những cán bộ chủ chốt trên lĩnh vực báo chí, xuất bản, xã hội học và tuyên truyền. Đào tạo cán bộ lãnh đạo, quản lý, giảng viên các chuyên ngành lý luận Mác ~ Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh [3] Học viện Báo chí và Tuyên truyền được thành lập theo Nghị quyết số 36 ~ NQ/TW ra ngày 16/01/1962 của Ban Bí thư Trung ương Đảng.

Đã qua nhiều lần đổi tên trường, đến năm 2005 theo Nghị quyết số 52/ NQ-TW ngày 30/07/2005 của Bộ Chính trị Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam về đổi mới, nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và nghiên cứu khoa học. và Quyết định số 149/QÐ - TW ngày 02/08/2005 của Bộ Chính trị Trung ương Đảng cộng sản Việt Nam về chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy của Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh (nay là Học viện Chính trị- Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh), trong đó Phân viện Báo chí và Tuyên truyền được chuyển thành Học viện Báo chí và Tuyên truyền Cùng với sự hình thành và phát triển của Học viện Báo chí và Tuyên truyền, TVHVBCTT cũng được ra đời từ năm 1962. Có thể chia quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm làm 3 giai đoạn sau: Giai đoạn I(Từ 1962-1989): là giai đoạn sát nhập từ các thư viện nhỏ của 3 trường (Trường Nguyễn Ái Quốc phân hiệu II, trường Tuyên huấn 12 Trung Ương và trường Đại học Nhân dân) với số vốn tài liệu ban đầu chỉ có sần 9000 bản sách với 2 cán bộ làm công tác thư viện. Năm 1983, sau khi sát nhập với trường Nguyễn Ái Quốc V, số lượng sách tăng lên 226.600 bản sách tiếng Việt và 3000 bản sách ngoại văn (Tiếng Nga, Anh, Pháp), số cán bộ thư viện tăng lên 19 người.

Giai đoạn này Thư viện là một bộ phận nằm trong Phòng Tư liệu - Thư viện. Giai đoạn 2 (Tir nam 1990 — 2006) là thời kỳ Thư viện hoạt động độc lập, trở thành Phòng Thư viện trực thuộc Ban Giám đốc Phân viện Báo chí và Tuyên truyền. Trải qua nhiều lần di chuyền địa điểm làm việc, năm 2004 Thư viện được xây mới một toà nhà 3 tầng với tổng diện tích sử dụng hơn 3000 mẽ. Phòng làm việc, bộ phận phục vụ, kho tàng sạch sẽ, sáng sa, thoáng mát, trang thiết bị tương đối hiện đại.

Giai đoạn 3: Ngày 1⁄4/2006 Thư viện có quyết định trở thành Trung tâm Thông tin-Tư liệu-Thư viện (Quyết định số 7§82/QĐ-HVCTQG ngày 04/5/2006), đánh dấu một bước chuyển biến mới. Số cán bộ hiện có của Trung tâm là 17 người (1 tiến sĩ, 5 thạc sĩ, 10 cử nhân trong đó có 4 cán bộ đang học cao học, 1 cán bộ trung cấp). Trung tâm có 2 phòng trực thuộc là Phòng Thư viện và Phòng Thông tin — Website 1.2 Chức năng và nhiệm vụ của TVHVBCTT TVHVBCTT là một trong những thư viện chuyên ngành nhưng cũng nằm trong hệ thống thư viện các trường đại học, căn cứ vào quyết định 688/QÐ ngày 14/7/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và trung học chuyên nghiệp, quy định về tổ chức và hoạt động của thư viện trường đại học. TVHVBCTT có chức năng tổ chức, xây dựng và quản lý vốn tư liệu về khoa học xã hội và các khoa học thuộc chuyên ngành đào tạo của nhà trường, đáp 13 ứng nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy và học tập của cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên trong HVBCTT.

'Từ chức năng trên TVHVBCTT có những nhiệm vụ sau: 1. Nghiên cứu, đề xuất các phương hướng, chủ trương, kế hoạch phát triển vốn tư liệu khoa học xã hội, khoa học chuyên ngành phủ hợp với nhiệm vụ đảo tạo và nghiên cứu khoa học của HVBCTT, đồng thời chịu trách nhiệm bảo quản vốn tư liệu đó 2. Tổ chức cho cán bộ, giảng viên, học viên và sinh viên khai thác và sử dụng thuận lợi và có hiệu quả các tư liệu do thư viện quản lý. ~ Xử lý, sắp xếp tải liệu theo chuyên ngành đảo tạo của nhà trường ~ Xây dựng các phương tiện tra cứu và hướng dẫn sử dung dé ban doc tìm được tài liệu nhanh chóng và phủ hợp.

~ Thông báo kịp thời những tài liệu mới được bổ sung như: sách, tạp chí, luận văn, luận án - Tổ chức các loại phòng phục vụ bạn đọc: Phòng đọc cho cán bộ, giảng viên, phòng đọc mở cho sinh viên, phòng mượn tổng hợp, phòng mượn sách giáo trình, các tài liệu kinh điển. ~ Tổ chức kiểm kê định kỳ các kho tài liệu theo quy định. - Đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của Trung tâm. Duy trì và phát triển các mối quan hệ nhằm trao đổi nghiệp vụ, chia sẻ nguồn lực thông tin đối với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài Học viện Báo chí và Tuyên truyền 14 4.

Phối hợp với các khoa, phòng trong việc sử dụng, khai thác nguồn tài liệu nội sinh; xây dựng, bổ sung tủ sách cho từng khoa, phòng mang tính chất chuyên sâu về lĩnh vực mà khoa, phòng đó đảm nhiệm theo kinh phí được duyệt hàng năm. Chủ động đề xuất việc quy hoạch đội ngũ cán bộ của Trung tâm, có kế hoạch thường xuyên tổ chức bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, ngoại ngữ, tin học,.cho cán bộ thư viện để không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả phục vụ. Thu nhận lưu chiều những xuất bản phẩm do HVBCTT xuất bản, các luận án tiến sỹ, luận văn thạc sỹ, khoá luận tốt nghiệp bảo vệ tại HVBCTT hoặc người viết là cán bộ, sinh viên HVBCTT, kỷ yếu hội thảo, kỷ yếu khoa học, những báo cáo tổng kết của các đề tài nghiên cứu các cấp đã được nghiệm thu tai HVBCTT.Quản lý có hiệu quả nguồn kinh phí, cơ sở vật chất, trang thiết bị của Trung tâm. Tóm lại, để thực hiện các chức năng và nhiệm vụ nêu trên, TVHVBCTT cần phải có những biện pháp tích cực nhằm đổi mới hoạt động của mình một cách toàn diện, lấy việc đáp ứng nhu cầu tin của người dùng tin làm mục tiêu và động lực.3 Vai trò của ngôn ngữ từ khoá trong hoạt động tra cứu tại TVHVBCTT 'Ngôn ngữ từ khoá là một tập hợp từ đã được kiểm soát, được chọn ra từ ngôn ngữ tự nhiên và được sử dụng để mô tả nội dung chính của tài liệu [14,tr.

Ngôn ngữ từ khoá là ngôn ngữ tìm tin hậu kết hợp trong đó các khái niệm được quy về các yếu tổ từ vựng đơn giản. Khi tổ hợp các yếu tố từ vựng. đó với nhau ta có thể xây dựng các khái niệm khác nhau. Với một số tương 15 đối nhỏ các đơn vị từ vựng của ngôn ngữ này ta có thể xây dựng được các mệnh đề mà trên thực tế có thể diễn tả được bắt kỳ khái niệm nào.

«_ Các loại ngôn ngữ từ khoá Các ngôn ngữ từ khoá được phân loại theo mức độ hình thức hoá thuật ngữ như sau: ~ Ngôn ngữ từ khoá tự do: là ngôn ngữ từ khoá được xây dựng bằng cách lựa chọn tự do theo quan điểm của chuyên gia định từ khoá dé mô tả các khái niệm mà tài liệu đề cập đến. Các khái niệm này được mô tả bằng các từ (hoặc cụm từ) trong các tài liệu đó hoặc do chính các chuyên gia đặt ra, không cần thâm tra theo một từ điển sẵn có nào. - Ngôn ngữ từ khoá kiểm soát: gồm 2 loại chính + Từ điển từ khoá quy ước: là tập hợp của các tên khái niệm quy ước dùng. để mô tả đơn nghĩa nội dung tài liệu và tìm tin trong hệ thống thông tin tư liệu.

Chỉ những tên khái niệm này mới được sử dụng để đưa vào mẫu tìm. + Thesaurus tìm tin (gọi tắt là thesaurus): là một từ điển tên khái niệm có cấu trúc ngữ nghĩa xác định dùng để mô tả đơn nghĩa nội dung tài liệu và tìm tin trong hệ thống thông tin tư liệu. Cấu trúc ngữ nghĩa của thesaurus bao gồm các quan hệ : tương đương, phân cấp và liên đới, hỗ trợ cho việc định từ khoá và tìm tin [9,tr4] TVHVBCTT ngay tir khi bắt đầu định từ khoá đã sử dụng ngôn ngữ từ khoá kiểm soát với công cụ hỗ trợ là Bộ từ khoá của TVQGVN. Công cụ này.

đã tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ thư viện trong việc kiểm soát từ vựng, lựa chọn thuật ngữ để mô tả chính xác nội dung tài liệu một cách đúng đắn và khoa học. 16 Xét về độ tiện lợi cho chuyên gia định từ khoá, thì sử dụng ngôn ngữ tự do là tiện lợi nhất vì không cần phải đối chiếu, thay thế các từ khoá tự do bằng các từ khoá kiểm soát. Nhưng, xét theo quan điểm người tìm tin thì ngôn ngữ kiểm soát càng chặt chẽ thì việc tìm tin càng dễ dàng, chính xác. quan hệ ngữ nghĩa của thesaurus người dùng tin có thể xây dựng yêu cầu tìm tin một cách chắc chắn, nhận kết quả tìm chính xác, hoặc mở rộng phạm vi tìm đến những khái niệm rộng hơn, hẹp hơn nhằm xem xét đối tượng tìm [9.r6] Ngôn ngữ từ khoá ngày nay được sử dụng rộng rãi trong việc tạo lập các CSDL thư mục của các cơ quan thông tin — thư viện trong nước và trên thế giới.

CSDL thư mục là tập hợp các dữ liệu về các tài liệu được tổ chức dưới hình thức thuận tiện cho tìm tin tự động hoá. Hiện nay trong các CSDL thư mục từ khoá trở thành một dấu hiệu tìm tin rất quan trọng. Từ khoá được dùng để phản ánh nội dung của tài liệu hay nội dung của yêu cầu tin đưa vào CSDL, được xử lý và dùng như là một dấu hiệu tìm tin theo nội dung. Để thực hiện việc tim tin bằng từ khoá, ứng với mỗi tài liệu văn bản được lưu trữ trong hệ thống phải có một tập hợp từ khoá, thể hiện đầy đủ những đặc trưng về nội dung chính được hàm chứa trong tài liệu.

Tập hợp từ khoá này sẽ thay thé cho tài liệu trong CSDL.