Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh chuyển dịch mạnh mẽ sang nền kinh tế tri thức và cuộc cách mạng công nghệ thông tin đầu thế kỷ XXI, các trung tâm học liệu đại học giữ vai trò huyết mạch trong việc bảo đảm chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học. Tại Đại học Quốc gia Hà Nội, quy mô đào tạo năm 2005 đã đạt 40.112 sinh viên, 3.103 học viên cao học, 301 nghiên cứu sinh cùng đội ngũ 1.536 cán bộ giảng dạy và 2.682 cán bộ công chức. Tuy nhiên, phương thức phục vụ truyền thống với các kho đóng thủ công, tra cứu mục lục phiếu giấy và quy trình mượn trả ghi chép chậm chạp đã tạo nên điểm nghẽn lớn trước nhu cầu tiếp cận tri thức nhanh chóng, chính xác.

Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Khoa học Thư viện (Mã số: 60 32 20) của tác giả Lê Minh Thu, dưới sự hướng dẫn khoa học của Phó Giáo sư Vũ Văn Nhật tại Trường Đại học Văn hóa Hà Nội (2006), tập trung giải quyết bài toán cấp thiết: hiện đại hóa toàn diện công tác phục vụ bạn đọc tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội. Mục tiêu nghiên cứu cụ thể là khảo sát thực trạng hạ tầng công nghệ, đánh giá đặc điểm nhu cầu tin của từng nhóm độc giả và xây dựng hệ thống giải pháp nâng cấp toàn diện dịch vụ thư viện theo hướng tự động hóa. Phạm vi nghiên cứu bao quát các hoạt động vận hành tại các điểm phục vụ (Thượng Đình, Mễ Trì, Ngoại ngữ, Sư phạm) trong giai đoạn chuyển giao từ năm 1997 đến năm 2006. Nghiên cứu mang ý nghĩa chiến lược khi tạo cơ sở khoa học để tối ưu hóa nguồn vốn đầu tư ban đầu hơn 8 tỷ đồng (giai đoạn 1997-1998), tăng tốc độ xử lý lưu thông tài liệu lên khoảng 65% và nâng cao năng lực hội nhập mạng lưới thông tin học thuật quốc tế.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng lý thuyết quản trị thông tin hiện đại, lý thuyết tự động hóa quy trình thư viện và mô hình dịch vụ lấy người dùng tin làm trung tâm. Mô hình nghiên cứu cấu trúc hóa mối quan hệ tương tác ba chiều giữa: Nguồn lực thông tin số hóa, Hạ tầng công nghệ tích hợp và Nhu cầu của các phân khúc bạn đọc.

Ba khái niệm học thuật then chốt được chuẩn hóa trong nghiên cứu gồm:

  1. Tin học hóa và hiện đại hóa thư viện: Quá trình chuyển đổi từ quản trị thủ công sang hệ thống tự động hóa dựa trên mạng máy tính Client/Server, hệ điều hành Microsoft Windows NT 4.0 và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft SQL Server 6.5 có khả năng mở rộng tới 1.000.000 biểu ghi.
  2. Chuẩn biên mục UNIMARC và Khung phân loại thập phân Dewey (DDC): Chuẩn cấu trúc dữ liệu thư mục quốc tế và hệ thống phân loại môn loại tri thức được áp dụng để tổ chức kho mở, bảo đảm khả năng liên thông dữ liệu toàn cầu.
  3. Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc (SDI) và mục lục truy cập công cộng trực tuyến (OPAC): Phương thức cung cấp thông tin chuyên sâu theo hồ sơ người dùng và hệ thống tra cứu trực tuyến tích hợp trên phần mềm quản trị thư viện Libol 5.0 - Libol 5.5.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng kết hợp các phương pháp định lượng và định tính trên nguồn dữ liệu đa tầng:

  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: Khảo sát bằng phiếu điều tra xã hội học trên cỡ mẫu n = 650 đối tượng tại Đại học Quốc gia Hà Nội, áp dụng phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng đại diện cho 3 nhóm độc giả: 500 sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh từ các trường đại học thành viên và 150 cán bộ quản lý, giảng viên thuộc 42 chương trình đào tạo.
  • Thu thập dữ liệu định tính: Tiến hành phỏng vấn sâu 15 chuyên gia thông tin thư viện, cán bộ phụ trách các phòng chuyên môn và phân tích hồi cứu toàn bộ hệ thống báo cáo vận hành, thống kê lượt bạn đọc trong giai đoạn 1997-2005.
  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp phân tích - tổng hợp tài liệu, thống kê mô tả tần số, tỷ lệ phần trăm và phân tích so sánh chéo. Việc lựa chọn phương pháp này giúp phản ánh chính xác tương quan giữa cấu trúc thời gian tự học của độc giả với hiệu năng đáp ứng của hệ thống kho mở và phần mềm quản trị.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Quá trình khảo sát thực chứng đã làm sáng tỏ 3 phát hiện cốt lõi về công tác phục vụ bạn đọc:

  1. Sự phân hóa rõ nét về cường độ và thói quen sử dụng thư viện: Kết quả khảo sát chỉ ra rằng 54% sinh viên và học viên dành từ 6 đến 8 giờ mỗi ngày để khai thác tài liệu tại thư viện phục vụ thi cử và nghiên cứu độc lập. Ngược lại, 90% cán bộ giảng dạy chỉ sử dụng từ 2 đến 3 giờ mỗi ngày nhưng yêu cầu tập trung vào các cơ sở dữ liệu chuyên sâu và tài liệu ngoại văn cập nhật.
  2. Bước nhảy vọt về quy mô dữ liệu và hạ tầng công nghệ số: Trung tâm đã phát triển kho tư liệu gồm 700.000 cuốn sách, 2.000 tên tạp chí, 250 băng hình, 130 đĩa CD-ROM cùng mạng lưới 127 máy tính, 14 máy in laser, 4 máy chủ kết nối LAN/Internet. Vốn tài liệu điện tử được tích hợp mạnh mẽ với 8 cơ sở dữ liệu chuyên ngành từ Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia (chứa 212.464 biểu ghi sinh học, 300.000 biểu ghi điện tử - viễn thông), cơ sở dữ liệu Wilson Omnifile với hơn 1.400 tên tạp chí toàn văn và 80.000 biểu ghi nội sinh.
  3. Hiệu quả chuyển đổi phương thức phục vụ nhờ ứng dụng mã vạch và phần mềm tích hợp: Việc chuyển từ phần mềm CDS/ISIS đơn lẻ sang hệ quản trị tích hợp Libol 5.0/Libol 5.5 kết hợp đầu đọc mã vạch thẻ từ đã tự động hóa hoàn toàn khâu mượn trả, loại bỏ 100% việc ghi sổ tay, giảm thời gian thực hiện một giao dịch mượn sách xuống dưới 1 phút và kiểm soát chính xác 100% dữ liệu sách quá hạn.

Thảo luận kết quả

Sự chuyển biến tích cực trong công tác phục vụ bạn đọc bắt nguồn từ quyết định tổ chức hợp nhất 3 thư viện trường thành viên thành một đầu mối duy nhất theo Quyết định số 66/TCCB ngày 14/2/1997. Cơ chế xử lý kỹ thuật tập trung tại Phòng Bổ sung - Trao đổi và Phòng Phân loại - Biên mục đã xóa bỏ tình trạng xử lý tài liệu trùng lặp và phân tán nguồn lực.

Khi đối chiếu với các mô hình thư viện truyền thống cùng thời kỳ như Thư viện Quân đội hay Thư viện Đại học Bách Khoa Hà Nội, mô hình của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội thể hiện tính tiên phong trong việc chuyển đổi sang mô hình kho mở tự chọn kết hợp phòng Multimedia hiện đại. Dữ liệu nghiên cứu có thể được trực quan hóa qua biểu đồ cột thể hiện mức độ gia tăng biểu ghi cơ sở dữ liệu qua các năm (từ 15.000 biểu ghi sơ khai tăng hơn 5,3 lần lên 80.000 biểu ghi nội sinh) và bảng so sánh đa chiều giữa phương thức phục vụ kho đóng thủ công với kho mở tự động hóa bằng công nghệ mã vạch. Hạn chế lớn nhất được luận văn chỉ ra là cơ cấu đội ngũ cán bộ chưa thực sự đồng đều: trong tổng số 113 cán bộ, chỉ có 1 tiến sĩ, 7 thạc sĩ, 90 cử nhân (với 23 cán bộ đúng chuyên ngành thông tin thư viện, chiếm tỷ lệ 22%), đòi hỏi phải có chiến lược chuẩn hóa nhân lực dài hạn.

Đề xuất và khuyến nghị

Dựa trên kết quả nghiên cứu thực chứng, tác giả đưa ra 4 nhóm giải pháp chiến lược nhằm tối ưu hóa công tác phục vụ bạn đọc:

  1. Mở rộng và chuẩn hóa hệ thống phòng đọc kho mở: Chuyển đổi tối thiểu 25.000 đầu sách với khoảng 100.000 bản từ kho lưu sang mô hình kho mở tự chọn tại khu nhà trung tâm; đồng thời lắp đặt đồng bộ hệ thống cổng từ an ninh và dán chỉ từ chống trộm cho 100% tài liệu kho mở, hoàn thành trong giai đoạn 2006-2008 dưới sự chủ trì của Phòng Phục vụ bạn đọc.
  2. Nâng cấp phần mềm quản trị và xây dựng học liệu điện tử trực tuyến: Nâng cấp phiên bản phần mềm Libol, chuẩn hóa 100% biểu ghi theo chuẩn UNIMARC và hoàn thiện cổng thông tin điện tử; đặt mục tiêu số hóa và phát hành trực tuyến 5.000 giáo trình đại học trọng điểm phục vụ sinh viên truy cập 24/7, do Phòng Công nghệ Thông tin phối hợp cùng Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội triển khai.
  3. Đẩy mạnh đào tạo kiến thức thông tin cho người dùng tin: Thiết lập các khóa học thường niên bắt buộc về kỹ năng tra cứu cơ sở dữ liệu trực tuyến, khai thác mục lục OPAC và tìm kiếm thông tin khoa học chuyên đề cho 100% sinh viên năm thứ nhất và học viên cao học mới nhập học, duy trì định kỳ vào đầu mỗi học kỳ do Bộ phận Thông tin triển khai.
  4. Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ thư viện: Tổ chức đào tạo lại kỹ năng quản trị mạng, phân loại Dewey nâng cao và ngoại ngữ chuyên ngành cho 113 cán bộ hiện hữu, phấn đấu nâng tỷ lệ cán bộ có trình độ sau đại học lên 20% và tỷ lệ cán bộ đạt chuẩn chuyên môn thư viện số lên 50% vào năm 2010, do Ban Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội chỉ đạo thực hiện.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban Giám đốc và cán bộ quản lý các thư viện đại học: Cung cấp bài học thực tiễn về mô hình sáp nhập thư viện đa cơ sở, phương pháp quản lý dòng vốn đầu tư hạ tầng công nghệ và quy trình chuyển đổi số từ hệ thống CDS/ISIS sang SQL Server.
  2. Giảng viên, nghiên cứu sinh chuyên ngành Khoa học Thư viện - Thông tin: Cung cấp nguồn tài liệu tham khảo giàu giá trị học thuật về phương pháp khảo sát nhu cầu tin, kỹ thuật phân loại tài liệu theo khung Dewey và chuẩn biên mục quốc tế UNIMARC.
  3. Kỹ sư công nghệ thông tin và phát triển phần mềm giáo dục: Cung cấp tài liệu phân tích nghiệp vụ chuyên sâu về các phân hệ lưu thông, kiểm soát mã vạch, thiết kế CSDL quản trị bạn đọc và xây dựng kho giáo trình điện tử quy mô lớn.
  4. Học viên cao học các ngành Khoa học Xã hội và Quản lý Giáo dục: Sử dụng như một case study điển hình về quản trị đổi mới sáng tạo, phát triển học liệu đại học và tối ưu hóa nguồn lực con người trong các cơ sở giáo dục trọng điểm quốc gia.

Câu hỏi thường gặp

1. Tại sao Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQGHN phải chuyển đổi từ CDS/ISIS sang Libol 5.0?

Phần mềm CDS/ISIS chạy trên máy đơn lẻ bộc lộ nhiều giới hạn về khả năng kết nối mạng diện rộng và quản trị dữ liệu quy mô lớn. Việc nâng cấp lên Libol 5.0 trên nền tảng Microsoft SQL Server 6.5 cho phép quản lý hơn 1.000.000 biểu ghi, kết nối mạng LAN giữa 4 cơ sở và tự động hóa toàn diện quy trình cấp thẻ, tra cứu OPAC, lưu thông tài liệu bằng mã vạch.

2. Sự khác biệt về nhu cầu tin giữa sinh viên và giảng viên tại ĐHQGHN là gì?

Khảo sát thực tế cho thấy 100% sinh viên có nhu cầu bắt buộc đối với giáo trình, sách bài tập cơ bản và dành 6-8 giờ/ngày tại thư viện để tự học. Trong khi đó, 90% cán bộ giảng dạy và nghiên cứu sinh dành 2-3 giờ/ngày để tìm kiếm tài liệu ngoại văn chuyên sâu, bài trích tạp chí quốc tế từ 6 CSDL đĩa CD-ROM và 1.400 tạp chí thuộc CSDL Wilson Omnifile.

3. Công nghệ mã vạch và cổng từ an ninh đóng vai trò gì trong quản lý kho mở?

Hệ thống mã vạch thiết lập mối quan hệ định danh chính xác giữa dữ liệu độc giả và tài liệu trong CSDL, giúp thủ thư quét mượn/trả trong vài giây thay cho việc viết phiếu thủ công. Kết hợp với dải từ bảo vệ, hệ thống cho phép triển khai an toàn các phòng đọc mở với 25.000 đầu sách mà không lo thất thoát tài liệu.

4. Khung phân loại Dewey (DDC) mang lại lợi ích gì cho việc hiện đại hóa thư viện?

Khung phân loại thập phân Dewey là chuẩn phân loại tri thức được áp dụng tại hầu hết các thư viện lớn trên thế giới. Việc áp dụng DDC tại Trung tâm giúp chuẩn hóa việc sắp xếp sách trên giá kho mở theo môn loại logic, giúp độc giả dễ dàng tiếp cận tài liệu cùng chủ đề và tạo sự tương thích dữ liệu khi liên thông thư viện quốc tế.

5. Kế hoạch xây dựng kho giáo trình và học liệu điện tử của Trung tâm có quy mô ra sao?

Trung tâm đã tiên phong thử nghiệm mô hình thư viện số với kế hoạch số hóa khoảng 5.000 tên sách và giáo trình điện tử phục vụ sinh viên trong toàn ĐHQGHN. Khi tích hợp cùng hơn 80.000 biểu ghi nội sinh và hệ sinh thái máy chủ Website, đây trở thành kho tài nguyên số trực tuyến lớn hàng đầu cả nước tại thời điểm nghiên cứu.

Kết luận

  • Luận văn đã phân tích toàn diện cơ sở lý luận và thực tiễn của công tác hiện đại hóa dịch vụ thông tin - thư viện tại cơ sở đại học đa ngành lớn nhất Việt Nam.
  • Khảo sát thực chứng trên 650 đối tượng đã định lượng chính xác nhu cầu tin và xác lập các căn cứ khoa học vững chắc cho việc tái cấu trúc quy trình phục vụ bạn đọc.
  • Đánh giá chi tiết hiệu quả tích hợp của hệ thống phần mềm Libol 5.0, công nghệ mã vạch và hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên 1.000.000 biểu ghi thư mục và toàn văn.
  • Đề xuất hệ thống 4 nhóm giải pháp đồng bộ từ mở rộng kho mở, số hóa 5.000 giáo trình, đào tạo kỹ năng thông tin đến chuẩn hóa năng lực cho 113 cán bộ thư viện.
  • Nghiên cứu đóng góp một khung giải pháp quản trị mang tính ứng dụng cao cho giai đoạn phát triển 2006-2010, tạo bước đệm đưa Trung tâm trở thành mô hình thư viện điện tử kiểu mẫu.

Quý độc giả, các nhà quản lý thư viện và nghiên cứu sinh quan tâm có thể khai thác trực tiếp toàn văn luận văn thạc sĩ của tác giả Lê Minh Thu tại Thư viện Trường Đại học Văn hóa Hà Nội hoặc Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội để ứng dụng các mô hình chuyển đổi số học liệu vào thực tiễn cơ quan mình.