CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1. Một số khái niệm 1. Tài liệu, tài liệu lưu trữ Tài liệu và TLLT đóng góp vai trò cực kì quan trọng đối với các lĩnh vực của xã hội.
Từ thuở xa xưa, con người đã biết truyền đạt, lưu trữ thông tin thông qua các vật dụng, vật truyền tin, phương tiện ghi tin thô sơ, đơn giản nhưng có hiệu quả lưu thông tin đó trong một thời gian dài. Theo dòng thời gian, với các kĩ thuật tiên tiến của thời đại công nghệ số thì ý nghĩa, vai trò của tài liệu, TLLT càng được nhìn nhận dưới nhiều góc nhìn khác nhau giúp chúng ta có cách hiểu rõ hơn về tài liệu, TLLT. “Tài liệu là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”. [10] Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác”.
Theo định nghĩa Từ điển “Thuật ngữ lưu trữ” xuất bản năm 1988 bằng tiếng Anh và tiếng Pháp của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế, “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự lựa chọn hoặc không cỏ sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về việc sản sinh ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng”. 7 “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”. [10] Ngoài ra, tài liệu còn được nhận định với hai đặc điểm khác biệt.
Đặc điểm thứ nhất, tài liệu có chức năng ghi chép lại các thông tin, diễn biến lịch sử, sự kiện, quá trình hình thành và phát triển của một cá nhân, cơ quan, tổ chức. Đặc điểm thứ hai, một số thành phần của tài liệu mang tính chất pháp lí khả năng dùng để làm bằng chứng nên cũng đóng góp vai trò quan trọng. Vì vậy theo tiêu chuẩn ISO 15489, tài liệu còn là thông tin được tạo lập, tiếp nhận và lưu giữ bởi tổ chức hoặc cá nhân như là bản chứng nhận để khẳng định trách nhiệm pháp lí hay hoạt động quản lý. Tài liệu điện tử Với nhiều nguồn nghiên cứu khác nhau thì khái niệm về tài liệu điện tử cũng xuất hiện nhiều định nghĩa khác nhau.
Tài liệu điện tử được quy định trong Luật liên bang (Luật pháp Nga) thì định nghĩa về tài liệu điện tử như sau: “Tài liệu điện tử - đó là tài liệu mà thông tin của nó được thể hiện dưới dạng điện tử - số”. Với Lưu trữ Quốc gia Mỹ thì nêu ra khái niệm về tài liệu điện tử như sau: “Tài liệu điện tử là tài liệu chứa đựng thông tin số, đồ thị và văn bản có thể ghi trên bất cứ vật mang tin máy tính nào (nghĩa là chứa thông tin được ghi dưới hình thức thích hợp cho xử lí chỉ nhờ sự hỗ trợ của máy tính) và nó tương thích với định nghĩa “tài liệu””. “Văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”. [3] “Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng 8 theo quy định”.
Tài liệu lưu trữ điện tử TLLT nói chung và TLLT điện tử nói riêng có vai trò quan trọng trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hoá, an ninh quốc phòng và là một phần trong Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Nắm bắt được tầm quan trọng đó nên việc quản lý thống nhất, bảo quản, lưu trữ, khai thác một cách hợp lí để phục vụ nhu cầu hoạt động của Đảng, Nhà nước và các tổ chức, cá nhân khác theo quy định của pháp luật. “Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hoá từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác nhau”. Số hoá tài liệu lưu trữ Khái niệm về số hoá tài liệu lưu trữ được hiểu theo trong Cuốn số hoá tài liệu lưu trữ do Hội đồng Lưu trữ Canada biên soạn năm 2002: “Số hoá là việc chuyển đổi thông tin từ dạng truyền thống (từ bất cứ hình dạng nào và bất cứ mục đích nào) sang định dạng số”.TS Dương Văn Khảm có giải thích về khái niệm số hoá tài liệu lưu trữ trong cuốn Từ điển tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng và văn thư lưu trữ Việt Nam: “Số hoá tài liệu lưu trữ là quá trình chuyển các dạng dữ liệu truyền thống sang dữ liệu trên các phương tiện điện tử và được các phương tiện đó nhận biết”.
“Số hoá là việc biến đổi các loại hình thông tin sang thông tin số. [10] Qua những khái niệm trên, ta có thể hiểu được số hoá là việc chuyển đổi thông tin từ dạng dữ liệu truyền thống sang dạng dữ liệu số tồn tại trên môi trường mạng. Nói cách khác, số hoá tài liệu là hình thức chuyển đổi thông tin có trên các vật mang tin bên ngoài thành dạng tài liệu số - dự liệu dạng chữ, hình ảnh, âm thanh, …. mà máy tính nhận biết và định dạng đúng để tồn tại và sử dụng trong 9 môi trường mạng.
Tóm lại, khái niệm số hoá và số hoá TLLT được hiểu như sau: Số hoá (Digitising) là hình thức chuyển đổi dữ liệu truyền thống bên ngoài (Analog) thành dạng dữ liệu (Digital) mà máy tính có thể hiểu được. Số hoá TLLT là hình thức chuyển đổi thông tin TLLT ở dạng truyền thống bên ngoài (Analog) thành những thông tin dưới dạng số (Digital) bằng phương tiện điện tử chuyển đổi tín hiệu (Máy quét/chụp hình) mà máy tính có thể nhận biết được. Số hoá TLLT nhằm mục đích kéo dài tuổi thọ của tài liệu gốc và giúp việc khai thác, sử dụng TLLT một cách thuận tiện, nhanh chóng tiếp cận các nhóm đối tượng độc giả. Vì vậy, số hoá TLLT là phương án hiệu quả, đạt kết quả cao trong việc lưu trữ, truy xuất, tìm kiếm, chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng, tiện lợi.
Số hoá còn tiết kiệm diện tích cho kho lưu trữ, tránh các trường hợp gây hư hại cho tình trạng vật lý của tài liệu. Ngoài ra, số hoá TLLT còn giúp chúng ta có thể chỉnh sửa tài liệu nhằm các mục đích phù hợp với yêu cầu, đáp ứng với các dạng tài liệu số khác nhau. Mục đích, ý nghĩa a, Kéo dài tuổi thọ của tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu gốc Công tác số hoá tài liệu tạo ra bản sao thông qua kỹ thuật số hay còn gọi là tài liệu điện tử, cung cấp tài liệu đầy đủ thông tin của bản gốc. Trong việc tra cứu, khai thác và sử dụng TLLT, độc giả sẽ được tiếp cận tài liệu điện tử, không phải tra cứu với bản tài liệu gốc.
Thông qua đó, việc tần suất tiếp xúc tài liệu gốc sẽ được giảm xuống mức đáng kể, việc cung cấp, khai thác tài liệu sẽ không tác động đến tình trạng vật lý của tài liệu nhằm giúp tuổi thọ của tài liệu được kéo dài hơn. Đa phần trong thực tế, tài liệu đang được lưu trữ trong các kho truyền thống 10 mà trong đó nước ta chịu ảnh hưởng của thời tiết, các yếu tố như độ ẩm, mưa, gió, bão, lũ, các côn trùng gây hại, nấm mốc nên sẽ gây ảnh hưởng lớn đến tình trạng tài liệu và nguy cơ không thể phục hồi được. Vậy nên, công tác số hoá TLLT là phương án tối ưu nhất nhằm bảo quản tài liệu gốc, duy trì và kéo dài tuổi thọ của tài liệu. b, Đồng nhất hình thức bảo quản Khi vật mang tin chứa TLLT dưới các hình thức, trạng thái khác nhau thì công tác bảo quản các tài liệu này cũng khác nhau từ đó mỗi loại hình tài liệu có cách tổ chức quản lý, bảo quản, sử dụng, khai thác riêng.
Khi muốn sử dụng các tài liệu sẽ gặp khó khăn trong khâu tìm kiếm, tra cứu cũng như thời gian để có được tài liệu đáp ứng nhu cầu của độc giả. Việc số hoá tài liệu lưu trữ sẽ giúp chuyển đổi sang tài liệu số, được thống kê và quản lý dưới một phần mềm hệ thống. Từ đó, giúp các độc giả thuận tiện trong việc tra cứu, khai thác và sử dụng thông tin cho mục đích của bản thân. Ngoài ra cũng tạo ưu điểm trong việc quản lý tài liệu, thống kê người dùng của các cán bộ, nhân viên lưu trữ.
c, Thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng, tiếp cận nhiều đối tượng khác nhau Khi tài liệu được chuyển sang một dạng đồng nhất: tài liệu số thì độc giả không chỉ được tiếp cận với phạm vi tài liệu mình đang cần tìm kiếm mà có thể tiếp cận với các tài liệu có liên quan, tài liệu khác nằm trong mạng nội bộ của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đó. Cho nên, độc giả sẽ thuận lợi để tìm kiếm nhu cầu của mình về tài liệu. Tiếp theo, việc số hoá tài liệu chuyển tài liệu truyền thống sang tài liệu số giúp số lượng độc giả tiếp cận tài liệu ngày càng nhiều hơn. Bởi vì, nhiều độc giả muốn tiếp cận thông tin của tài liệu tại các cơ quan bất kỳ như Trung tâm lưu trữ, Thư viện, … nhưng không thuận lợi trong vị trí địa lý, khoảng cách đi lại, thời gian, công việc nên không thể tiếp cận được tài liệu.
Nhưng sau khi số hoá, tài liệu sẽ được truyền tải lên hệ thống của cơ quan, tổ chức thì độc giả có thể khai thác 11 thông qua đó. Độc giả có thể tiếp cận tài liệu trên bất kỳ thiết bị di dộng, máy tính ở bất cứ địa điểm nào và có thể vào các thời điểm khác nhau miễn là thiết bị đó được kết nối với dữ liệu mạng Internet. Đây là điểm ưu việt so với tài liệu truyền thống, từ đó phạm vi người sử dụng tài liệu sẽ được mở rộng và số lượng người dùng sẽ được tăng lên.