Luận Văn Về Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ Tại Công Ty Cổ Phần EcoIT

Chuyên khảo phân tích Luận văn số hoá tài liệu lưu trữ tại công ty cổ phần ecoit, đánh giá các khía cạnh quan trọng, đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo.

• Tác giả: Trần Anh Đạo Diễn
• Người hướng dẫn: Thạc Sĩ Tạ Thị Liễu
• Trường học: Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội
• Chuyên ngành: Văn Thư - Lưu Trữ
• Đề tài: Số Hoá Tài Liệu Lưu Trữ Tại Công Ty Cổ Phần EcoIT
• Loại tài liệu: khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2022
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• LỜI CẢM ƠN
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
• 1.1. Một số khái niệm
• 1.2. Mục đích, ý nghĩa
• 1.3. Cơ sở thực tiễn
• 1.4. Khát quát chung về Công ty cổ phần EcoIT
• 1.5. Các lĩnh vực kinh doanh, chiến lược và tiềm lực
• 1.6. Cơ cấu tổ chức
• 1.7. Tiểu kết chương 1
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT
• 2.1. Công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT
• 2.2. Đặc điểm tài liệu số hoá
• 2.3. Thành phần tài liệu số hoá
• 2.4. Nội dung của số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT
• 2.5. Kế hoạch thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ
• 2.6. Quy trình thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ
• 2.7. Tạo siêu dữ liệu kết nối
• 2.8. Tiểu kết chương 2
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT
• 3.1. Đánh giá số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT
• 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT
• 3.3. Tăng cường vào hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo việc thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ
• 3.4. Xây dựng ban hành hệ thống văn bản hướng dẫn thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ
• 3.5. Nâng cao chất lượng công tác đào tạo, nghiệp vụ chuyên môn
• 3.6. Nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị
• 3.7. Nâng cao chất lượng văn hoá công sở
• 3.8. Mục tiêu đánh giá thực hiện công việc
• 3.9. Tiểu kết chương 3
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ Tại EcoIT

Tài liệu đóng vai trò then chốt trong mọi lĩnh vực xã hội, ghi lại sự hình thành và phát triển qua các thời kỳ. Lưu trữ tài liệu là yếu tố quan trọng để nghiên cứu lịch sử, văn hóa, khoa học và chính trị. Việc duy trì và bảo quản tài liệu lưu trữ là cần thiết, góp phần vào sự phát triển kinh tế - xã hội, tiếp nối truyền thống lịch sử và phục vụ hoạt động của các tổ chức, doanh nghiệp. Với sự phát triển của công nghệ thông tin, đặc biệt là công nghệ kỹ thuật số, việc áp dụng công nghệ vào lĩnh vực tài liệu lưu trữ đã trở nên phổ biến trên thế giới. Nhiều thư viện lớn đã áp dụng công nghệ thông tin vào tài liệu lưu trữ của mình. Tại Việt Nam, các tổ chức, doanh nghiệp cũng chú trọng đến công tác bảo quản tài liệu lưu trữ thông qua công nghệ thông tin, trong đó có số hóa tài liệu. Số hóa tài liệu lưu trữ là công việc chuyển đổi tài liệu từ dạng vật lý sang dạng điện tử, tồn tại trong phần mềm hệ thống máy tính. Nắm bắt xu hướng này, Công ty Cổ phần EcoIT đã trở thành một trong những doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ trong lĩnh vực này.

1.1. Khái niệm và vai trò của tài liệu lưu trữ số

Theo định nghĩa, tài liệu là vật mang tin hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu. Tài liệu lưu trữ điện tử đóng vai trò quan trọng trong các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa, an ninh quốc phòng và là một phần trong Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Việc quản lý thống nhất, bảo quản, lưu trữ, khai thác một cách hợp lý để phục vụ nhu cầu hoạt động của Đảng, Nhà nước và các tổ chức, cá nhân khác theo quy định của pháp luật là vô cùng quan trọng.

1.2. Tổng quan về Công ty Cổ phần EcoIT

Công ty Cổ phần EcoIT là một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực số hóa tài liệu tại Việt Nam. Với lịch sử hình thành từ những ngày đầu của thời đại công nghệ số, EcoIT luôn là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực gia công sản xuất phần mềm với các đối tác trong và ngoài nước. Sản phẩm của Công ty EcoIT luôn đảm bảo chất lượng và tạo dựng niềm tin, sự uy tín đối với khách hàng là cơ quan nhà nước cũng như doanh nghiệp.

II. Thách Thức Giải Pháp Số Hóa Tài Liệu Tại EcoIT

Việc số hóa tài liệu lưu trữ không chỉ mang lại lợi ích về quản lý và bảo quản, mà còn đặt ra nhiều thách thức. Các vấn đề về bảo mật thông tin, chi phí đầu tư ban đầu, và quy trình chuyển đổi phức tạp đòi hỏi sự đầu tư kỹ lưỡng và giải pháp hiệu quả. EcoIT đối mặt với những thách thức này trong quá trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Để vượt qua những khó khăn, EcoIT đã áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến, xây dựng quy trình làm việc khoa học và chú trọng đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao. Điều này giúp EcoIT đảm bảo chất lượng dịch vụ, đáp ứng yêu cầu khắt khe của khách hàng và duy trì vị thế cạnh tranh trên thị trường.

2.1. Các thách thức thường gặp trong số hóa tài liệu

Quá trình số hóa tài liệu thường gặp phải nhiều thách thức, bao gồm: chi phí đầu tư ban đầu cho trang thiết bị và phần mềm, vấn đề bảo mật thông tin trong quá trình chuyển đổi và lưu trữ, sự phức tạp trong quy trình chuyển đổi từ tài liệu giấy sang tài liệu số, và yêu cầu về nguồn nhân lực có kỹ năng chuyên môn cao. Ngoài ra, việc đảm bảo tính toàn vẹn và khả năng truy cập của tài liệu số cũng là một thách thức lớn.

2.2. Giải pháp công nghệ EcoIT áp dụng

Để giải quyết các thách thức trên, EcoIT đã áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến, bao gồm: sử dụng phần mềm quản lý tài liệu chuyên dụng, áp dụng các biện pháp bảo mật thông tin hiện đại, xây dựng quy trình làm việc khoa học và hiệu quả, và chú trọng đào tạo nguồn nhân lực có kỹ năng chuyên môn cao. EcoIT cũng cung cấp các giải pháp lưu trữ đám mây an toàn và bảo mật, giúp khách hàng dễ dàng truy cập và quản lý tài liệu số của mình.

2.3. Quy trình số hóa tài liệu tối ưu tại EcoIT

Quy trình số hóa tài liệu tại EcoIT được xây dựng một cách khoa học và tối ưu, bao gồm các bước: tiếp nhận và phân loại tài liệu, chuẩn bị tài liệu trước khi scan, scan tài liệu bằng thiết bị chuyên dụng, kiểm tra chất lượng hình ảnh, tạo siêu dữ liệu (metadata) cho tài liệu, lưu trữ tài liệu số vào hệ thống quản lý, và bảo mật tài liệu. Quy trình này đảm bảo tính chính xác, hiệu quả và bảo mật của tài liệu số.

III. Hướng Dẫn Chi Tiết Quy Trình Số Hóa Tại Công Ty EcoIT

Quy trình số hóa tài liệu tại Công ty Cổ phần EcoIT được thực hiện theo một quy trình chuẩn, đảm bảo chất lượng và hiệu quả. Quy trình này bao gồm nhiều bước, từ việc tiếp nhận tài liệu, chuẩn bị, scan, kiểm tra chất lượng, tạo siêu dữ liệu, đến lưu trữ và bảo mật. Mỗi bước đều được thực hiện cẩn thận bởi đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, sử dụng các thiết bị và phần mềm hiện đại. Mục tiêu là chuyển đổi tài liệu giấy sang dạng số một cách chính xác, nhanh chóng và an toàn, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

3.1. Các bước chuẩn bị tài liệu trước khi số hóa

Trước khi tiến hành số hóa, tài liệu cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Bước này bao gồm việc loại bỏ các vật cản như ghim, kẹp, và các vật liệu không cần thiết khác. Tài liệu cũng cần được sắp xếp theo thứ tự logic để đảm bảo tính liên tục và dễ dàng truy cập sau khi số hóa. Ngoài ra, cần kiểm tra tình trạng của tài liệu để có biện pháp xử lý phù hợp, ví dụ như gia cố các trang bị rách hoặc hư hỏng.

3.2. Kỹ thuật scan và kiểm tra chất lượng hình ảnh

Quá trình scan tài liệu được thực hiện bằng các thiết bị chuyên dụng, đảm bảo độ phân giải cao và chất lượng hình ảnh tốt. Sau khi scan, hình ảnh cần được kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo không bị mờ, nhòe, hoặc thiếu sót. Nếu phát hiện lỗi, cần tiến hành scan lại hoặc chỉnh sửa hình ảnh để đảm bảo tính chính xác và rõ ràng của tài liệu số.

3.3. Tạo siêu dữ liệu và lưu trữ tài liệu số

Sau khi có hình ảnh chất lượng, cần tạo siêu dữ liệu (metadata) cho tài liệu. Siêu dữ liệu bao gồm các thông tin như tên tài liệu, ngày tạo, tác giả, chủ đề, và các từ khóa liên quan. Siêu dữ liệu giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy cập tài liệu sau này. Tài liệu số và siêu dữ liệu sau đó được lưu trữ vào hệ thống quản lý tài liệu, đảm bảo tính bảo mật và khả năng truy cập dễ dàng.

IV. Lợi Ích Của Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ Tại EcoIT

Số hóa tài liệu lưu trữ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, đặc biệt khi được thực hiện bởi một đơn vị chuyên nghiệp như EcoIT. Các lợi ích bao gồm: tiết kiệm chi phí lưu trữ, tăng hiệu quả làm việc, cải thiện khả năng truy cập và chia sẻ thông tin, nâng cao tính bảo mật và bảo vệ tài liệu khỏi hư hỏng. EcoIT giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa những lợi ích này thông qua các dịch vụ số hóa tài liệu chất lượng cao.

4.1. Tiết kiệm chi phí và không gian lưu trữ

Việc số hóa tài liệu giúp doanh nghiệp giảm thiểu chi phí thuê không gian lưu trữ tài liệu giấy. Tài liệu số có thể được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ điện tử hoặc trên đám mây, giúp tiết kiệm không gian và chi phí đáng kể. Ngoài ra, việc giảm thiểu sử dụng giấy cũng góp phần bảo vệ môi trường.

4.2. Tăng hiệu quả làm việc và khả năng truy cập

Tài liệu số có thể được truy cập và chia sẻ dễ dàng qua mạng, giúp nhân viên tiết kiệm thời gian tìm kiếm và xử lý thông tin. Việc này giúp tăng hiệu quả làm việc và cải thiện khả năng phối hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Ngoài ra, tài liệu số có thể được truy cập từ bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào, giúp nhân viên làm việc linh hoạt hơn.

4.3. Bảo mật và bảo vệ tài liệu khỏi hư hỏng

Tài liệu số có thể được bảo vệ bằng các biện pháp bảo mật như mã hóa, phân quyền truy cập, và sao lưu dữ liệu. Điều này giúp bảo vệ tài liệu khỏi các rủi ro như mất mát, hư hỏng, hoặc truy cập trái phép. EcoIT cung cấp các giải pháp bảo mật tài liệu số toàn diện, giúp doanh nghiệp yên tâm về an toàn thông tin.

V. Ứng Dụng Thực Tế Kết Quả Số Hóa Tại EcoIT

EcoIT đã triển khai thành công nhiều dự án số hóa tài liệu cho các khách hàng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Các dự án này đã mang lại những kết quả tích cực, giúp khách hàng cải thiện hiệu quả quản lý tài liệu, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng lực cạnh tranh. Các ứng dụng thực tế của số hóa tài liệu bao gồm: quản lý hồ sơ nhân sự, quản lý tài liệu kế toán, quản lý hợp đồng, và quản lý tài liệu kỹ thuật.

5.1. Quản lý hồ sơ nhân sự điện tử

Việc số hóa hồ sơ nhân sự giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý thông tin nhân viên, từ hồ sơ lý lịch, hợp đồng lao động, đến các chứng chỉ và bằng cấp. Hồ sơ nhân sự điện tử có thể được truy cập và cập nhật dễ dàng, giúp bộ phận nhân sự tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý thông tin nhân viên.

5.2. Quản lý tài liệu kế toán số

Việc số hóa tài liệu kế toán giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý hóa đơn, chứng từ, báo cáo tài chính, và các tài liệu liên quan đến hoạt động kế toán. Tài liệu kế toán số có thể được tìm kiếm và truy xuất nhanh chóng, giúp bộ phận kế toán tiết kiệm thời gian và công sức trong việc lập báo cáo và kiểm toán.

5.3. Quản lý hợp đồng điện tử hiệu quả

Việc số hóa hợp đồng giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý các điều khoản, thời hạn, và các thông tin liên quan đến hợp đồng. Hợp đồng điện tử có thể được truy cập và chia sẻ dễ dàng, giúp bộ phận pháp chế và kinh doanh tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý hợp đồng.

VI. Tương Lai Của Số Hóa Tài Liệu Lưu Trữ Cùng EcoIT

Với sự phát triển không ngừng của công nghệ, số hóa tài liệu lưu trữ sẽ tiếp tục đóng vai trò quan trọng trong tương lai. EcoIT cam kết tiếp tục đầu tư vào nghiên cứu và phát triển các giải pháp số hóa tài liệu tiên tiến, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. EcoIT mong muốn trở thành đối tác tin cậy của các doanh nghiệp trong hành trình chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và đạt được thành công.

6.1. Xu hướng phát triển của số hóa tài liệu

Xu hướng phát triển của số hóa tài liệu bao gồm: ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và học máy (Machine Learning) vào quá trình số hóa, tăng cường tính bảo mật và an toàn thông tin, tích hợp với các hệ thống quản lý doanh nghiệp khác, và phát triển các giải pháp số hóa trên nền tảng đám mây.

6.2. Cam kết của EcoIT trong lĩnh vực số hóa

EcoIT cam kết tiếp tục đầu tư vào nghiên cứu và phát triển các giải pháp số hóa tài liệu tiên tiến, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. EcoIT cũng cam kết cung cấp các dịch vụ số hóa tài liệu chất lượng cao, đảm bảo tính chính xác, hiệu quả, và bảo mật.

6.3. Hợp tác cùng EcoIT để chuyển đổi số thành công

Hợp tác cùng EcoIT giúp doanh nghiệp chuyển đổi số thành công, nâng cao hiệu quả hoạt động, tiết kiệm chi phí, và tăng cường năng lực cạnh tranh. EcoIT cung cấp các giải pháp số hóa tài liệu toàn diện, từ tư vấn, triển khai, đến hỗ trợ kỹ thuật và bảo trì.

Trích đoạn nội dung tài liệu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CỔNG TY CỔ PHẦN ECOIT Họ tên : Trần Anh Đạo Diễn Mã sinh viên : 1805LTHB008 Lớp : 1805LTHB Giảng viên : Tạ Thị Liễu Hà Nội, 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CỔNG TY CỔ PHẦN ECOIT Họ tên : Trần Anh Đạo Diễn Mã sinh viên : 1805LTHB008 Lớp : 1805LTHB Giảng viên : Tạ Thị Liễu Hà Nội, 2022 LỜI CAM ĐOAN Đầu tiên tôi xin cam đoan đề tài khóa luận tốt nghiệp này là công trình nghiên cứu độc lập của riêng tôi. Những nội dung, thông tin trong bài khóa luận này đều được xác minh rõ ràng, trung thực. Mọi tài liệu tham khảo trong bài khóa luận đều được trích dẫn tên tác giả, công trình nghiên cứu. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm về bài khóa luận của mình. Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2022. LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên cho phép tôi được gửi lời cảm ơn đến Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Khoa Văn thư – Lưu trữ đã tạo điều kiện và cho tôi cơ hội được thực hiện khóa luận tốt nghiệp. Đây là cơ hội để tôi được học hỏi và trải nghiệm trong thời gian này. Tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn tiếp theo đến giảng viên Thạc sĩ Tạ Thị Liễu, người đã hướng dẫn tôi trong thời gian tôi thực hiện khóa luận tốt nghiệp. Trong khoảng thời gian này, giảng viên đã rất nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo chu đáo tận tình rất nhiều để tôi có được bài khóa luận hoàn chỉnh như ngày hôm nay. Xin được bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới các anh chị, nhân viên tại Công ty cổ phần EcoIT đã tạo điều kiện cho tôi được tìm hiểu và khai thác các thông tin phù hợp giúp tôi hoàn thành được khóa luận về đề tài tại Công ty cổ phần EcoIT. Do hạn chế về thời gian, ảnh hưởng của dịch Covid và kiến thức chưa đủ rộng để hiểu hết về số hóa tài liệu lưu trữ nên không thể tránh khỏi những thiếu sót khi thực hiện đề tài khóa luận. Để khóa luận được hoàn thiện hơn, tôi rất mong nhận được ý kiến góp ý, đóng góp của các giảng viên và các bạn. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2022 Sinh viên Diễn Trần Anh Đạo Diễn BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ CTCP Công ty cổ phần TLLT Tài liệu lưu trữ DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần EcoIT .1 Sơ đồ xử lý các hồ sơ ngoại lệ .2 Sơ đồ các bước scan tài liệu .33 Hình 23 Sơ đồ mục lưu trữ hồ sơ khách hàng chi nhánh .4 Biên mục hồ sơ chỉnh lý tài liệu .5 Sơ đồ các bước đánh số vào thùng hồ sơ đựng tài liệu .6 Mã Qrcode và thùng đựng hồ sơ, tài liệu .7 Quy trình giao nhận thùng hố sơ sau khi chỉnh lý .46 MỤC LỤC MỞ ĐẦU . Lý do chọn đề tài . Lịch sử nghiên cứu đề tài . Mục tiêu đề tài . Nhiệm vụ nghiên cứu . Đối tượng và phạm vi nghiên cứu . Phương pháp nghiên cứu . CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ . Một số khái niệm . Mục đích, ý nghĩa . Cơ sở thực tiễn . Khát quát chung về Công ty cổ phần EcoIT . Các lĩnh vực kinh doanh, chiến lược và tiềm lực . Cơ cấu tổ chức . 21 Tiểu kết chương 1 . THỰC TRẠNG SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT. Công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT . Đặc điểm tài liệu số hoá. Thành phần tài liệu số hoá . Nội dung của số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT . Kế hoạch thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ . Quy trình thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ . Tạo siêu dữ liệu kết nối. 42 Tiểu kết chương 2 . MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG SỐ HOÁ TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ECOIT . Đánh giá số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT . Một số giải pháp nhằm nâng cao số hoá tài liệu lưu trữ tại Công ty cổ phần EcoIT . Tăng cường vào hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo việc thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ . Xây dựng ban hành hệ thống văn bản hướng dẫn thực hiện số hoá tài liệu lưu trữ . Nâng cao chất lượng công tác đào tạo, nghiệp vụ chuyên môn . Nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị . Nâng cao chất lượng văn hoá công sở . Mục tiêu đánh giá thực hiện công việc. 54 Tiểu kết chương 3 . 55 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO . Lý do chọn đề tài Tài liệu là vật chứa đựng thông tin của các lĩnh vực quan trọng trong xã hội, ghi chép lại sự hình thành và phát triển của các thời kì, phản ánh hoạt động, sự kiện, hiện tượng, biến cố xảy ra trong lịch sử. Việc lưu trữ tài liệu đó đóng góp một phần quan trọng, giúp chúng ta nghiên cứu chuyên sâu về lịch sử, văn hóa, xã hội, khoa học, chính trị, quốc phòng an ninh, …. Vì vậy, duy trì và bảo quản tài liệu lưu trữ là việc làm cần thiết, đóng góp vào sự phát triển của các lĩnh vực, nhằm xây dựng chương trình phát triển kinh tế – xã hội của một đất nước đi đúng hướng, tiếp nối truyền thống lịch sử của thế hệ cha anh và phục vụ hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Hiện nay, với tốc độ phát triển không ngừng của công nghệ thông tin, đặc biệt là công nghệ kĩ thuật số, thông tin và truyền thông đã trở thành một trong những mối quan tâm và chú trọng của các quốc gia trên thế giới. Thông qua đó, việc chú trọng áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực tài liệu lưu trữ đã triển khai phổ biến trên nhiều nơi khắp thế giới. Có thể kể đến nhiều thư viện lớn như thư Thư viện Quốc hội Hoa Kì, Thư viện Y học Quốc gia Hoa Kì, Thư viện Quốc gia Nga, … đã áp dụng công nghệ thông tin, kỹ thuật vào tài liệu lưu trữ của mình. Ở Việt Nam, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cũng đã để ý đến công tác bảo quản tài liệu lưu trữ thông qua công nghệ thông tin nhằm phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng của độc giả, trong đó có số hóa tài liệu. Số hóa tài liệu lưu trữ là công việc thực hiện chuyển đổi của tài liệu từ dạng tài liệu, vật mang tin khác nhau thành tài liệu điện tử, tài liệu số tồn tại trong phần mềm hệ thống máy tính. Với xu hướng hội nhập thị trường quốc tế, nhu cầu số hóa của cơ quan nhà nước, tổ chức, đơn vị sự nghiệp, doanh nghiệp, cá nhân được quan tâm nhiều hơn. Nắm được yếu tố cốt lõi, Công ty Cổ phần EcoIT đã được thành lập 1 và vươn mình trở thành một trong những doanh nghiệp phát triển mạnh mẽ trong số hóa tài liệu. Với lịch sử hình thành từ những ngày đầu của thời đại công nghệ số, CTCP EcoIT luôn là một trong những công ty đi đầu trong lĩnh vực gia công sản xuất phần mềm với các đối tác trong và ngoài nước. Sản phẩm của Công ty EcoIT luôn đảm bảo chất lượng và tạo dựng niềm tin sự uy tín đối với khách hàng là cơ quan nhà nước cũng như doanh nghiệp. Trong thời gian thực tập tại Công ty, tôi nhận thấy được bước tiến hành thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ có vai trò vô cùng quan trọng. Công tác số hoá không những giúp khoa học trong công tác quản lý tài liệu mà còn thuận tiện cho việc bảo quản tài liệu, kéo dài tuổi thọ tài liệu. Vì vậy, tôi lựa chọn đề tài “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Công ty Cổ phần EcoIT” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp của mình. Lịch sử nghiên cứu đề tài Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin đã mở ra nhiều cơ hội mới, tạo điều kiện cho số hóa tài liệu đóng góp vai trò lớn hơn trong nhiều lĩnh vực. Qua đó, giúp bảo quản tài liệu bản gốc, tăng cường tuổi thọ cho tài liệu, lưu trữ một cách nhanh gọn, giúp cho việc tiếp cận người đọc hiệu quả hơn so với phương pháp truyền thống. Vì vậy, với đề tài này có rất nhiều bài viết, bài nghiên cứu, buổi khoa học hội thảo chuyên đề về số hóa TLLT. Trong đó cụ thể như sau: Luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học: 1. Luận văn Thạc sĩ: “Số hóa tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ Trung ương Đảng, Khảo sát, đánh giá và đề nghị” của tác giả Trịnh Quang Rung, Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN), Hà Nội, 2014. Luận văn Thạc sĩ: “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ” của tác giả Nguyễn Thị Hạnh, Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (ĐHQGHN), Hà Nội, 2016. Khóa luận tốt nghiệp: “Công tác số hóa tài liệu lưu trữ tại Phòng Tài nguyên và Môi trường Quận Hai Bà Trưng” của tác giả Nguyễn Thị Thảo, Khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội, 2016. Khoá luận tốt nghiệp: “Công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ” của tác giả Tô Lan Hương, Khoa Văn thư Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội, 2018. Hội thảo khoa học: 1. Kỷ yếu hội thảo khoa học: “Quản lý tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế” của NXB Lao động năm 2013. Nghiên cứu khoa học: “Triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Uỷ ban Dân tộc” của Th.S Nguyễn Thị Hạnh chủ biên. “Số hoá tài liệu lưu trữ và những vấn đề đặt ra” của tác giả Nguyễn Thị Thu Hoài, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, trong cuốn kỷ yếu Hội thảo khoa học “Thống nhất các tiêu chuẩn nghiệp vụ trong các Trung tâm lưu trữ Quốc gia”, Hà Nội, 2011. Ngoài ra còn có một số bài viết, bài báo được đăng trên các tạp chí như: 1. “Quy trình công việc cho một dự án số hoá” của tác giả TomDe Mulder, Bản tin thư viện – công nghệ thông tin, 10/2007.