Chương 1: Tổng quan về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển; Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển; Chương 3: Thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH KC International Logistics; Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty KC International Logitstics. 5 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH NHẬN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN 2. Khái quát về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 2. Khái niệm về dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Theo quy tắc mẫu của FIATA, dịch vụ giao nhận được định nghĩa là tất cả dịch vụ liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa và các dịch vụ tư vấn hoặc có liên quan đến các dịch vụ trên, bao gồm vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ.
Như vậy, khái niệm về giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển là quá trình thực hiện hoạt động vận chuyển, lưu kho, quản lý hải quan, xử lý đóng gói, quản lý thông tin, và các dịch vụ liên quan để đảm bảo hàng hóa được nhận từ phương tiện vận tải và giao cho chủ hàng nhận đúng thời gian, địa điểm, an toàn. Đặc điểm của dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển - Tính vô hình: Sản phẩm của quá trình giao nhận hàng hóa quốc tế là sự dịch chuyển từ nơi này sang nơi khác, nó có tính vô hình, nghĩa là chủ thể tham gia quá trình không thể nhìn thấy, cân đong, đo đếm như đối với hàng hóa hữu hình; - Tính không lưu trữ: Hoạt động giao nhận chỉ xuất hiện khi có nhu cầu của khách hàng nên người cung cấp dịch vụ không thể sản xuất hàng loạt. Dịch vụ được cung ứng ra bao nhiêu thì được sử dụng hết bấy nhiêu, không có khả năng tồn kho; - Tính không sở hữu: Khách hàng chỉ nhận được thông báo là hàng hóa được di chuyển đến đích, không được giao quyền sở hữu với phương tiện và công cụ vận tải. Hàng hóa được chủ hàng giao cho người vận chuyển nhưng quyền sở hữu hàng hóa không được chuyển giao trong hợp đồng vận chuyển; - Tính không thể chia cắt – sản xuất đi đôi tiêu thụ: Khi hàng hóa được vận chuyển là lúc người vận tải cung cấp dịch vụ vận chuyển và khách hàng đang tiêu dùng dịch vụ vận chuyển được cung cấp.
Do tính không lưu trữ, người giao nhận cần có kế hoạch, dự trữ phương tiện, nhiên liệu và dự báo nhu cầu của khách hàng; 6 - Tính thay đổi: Dịch vụ vận tải không giống nhau giữa các lần sử dụng dịch vụ. Sản phẩm dịch vụ vận tải không bao giờ lặp lại do nhiều yếu tố như điều kiện thời tiết, trình độ nhân viên, tâm lý, trình độ cảm nhận của khách hàng; - Tính thích ứng: Sản phẩm vận tải không có sản phẩm dở dang hay bán thành phẩm như các loại hàng hóa hữu hình nên dịch vụ vận tải luôn thích ứng với các yêu cầu thay đổi của người thuê. Vai trò của dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Đối với nền kinh tế vĩ mô, dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu giúp thúc đẩy thương mại quốc tế, tạo ra cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, đồng thời, tạo ra nhu cầu sử dụng dịch vụ giao nhận hàng hóa góp phần tạo cơ hội cung cấp dịch vụ cho các công ty giao nhận. Giao nhận hàng hóa bằng đường biển giúp các công ty thương mại xuất nhập khẩu đưa sản phẩm của doanh nghiệp ra thị trường quốc tế.
Tăng cường xúc tiến thương mại quốc tế, tham gia vào chuỗi cung ứng toàn cầu, đẩy mạnh hợp tác kinh tế và thúc đẩy đầu tư nước ngoài. Đối với doanh nghiệp thương mại, dịch vụ giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển giúp doanh nghiệp quản lý lịch trình hàng hóa, tối ưu chi phí và thời gian vận chuyển hàng vì khả năng cung ứng và thời gian giao hàng rất quan trọng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Giảm thiểu chi phí vận tải góp phần làm cho giá cả hàng hóa trên thị trường giảm xuống, mang lại nhiều lợi ích cho khách hàng, tăng yếu tố cạnh tranh trong doanh nghiệp. Phân loại dịch vụ nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển - Dịch vụ khai báo hải quan và thông quan hàng hóa: Hiện nay, các doanh nghiệp đã áp dụng thủ tục khai báo hải quan điện tử thay thế cho khai báo hải quan bằng giấy, giúp quy trình thực hiện nhanh chóng, hiệu quả, giảm tính rủi ro và tăng tính chính xác theo quy định của pháp luật.
Bao gồm hai hình thức như sau: + Khai thuê hải quan: Doanh nghiệp làm giấy giới thiệu và ủy quyền cho một đơn vị cung cấp dịch vụ khai báo hải quan để làm thủ tục thông quan. Đơn vị đó sẽ trực tiếp làm dịch vụ thông qua giấy giới thiệu và không xuất hiện tên pháp nhân trên các chứng từ hải quan. 7 + Đại lý hải quan: Đơn vị cung cấp dịch vụ khai báo hải quan đứng tên cùng chữ kỹ số trong tờ khai. Sau đó, chứng từ được sao y nguyên để nộp hồ sơ hải quan.
Với hình thức này, công ty kinh doanh dịch vụ sử dụng tên đơn vị mình để làm dịch vụ thông quan cho khách hàng. Sau khi khai báo hải quan, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ giao nhận thực hiện trình diện hồ sơ, hàng hóa cho Hải quan để kiểm tra. Nếu thông tin đúng với quy định, hàng hóa sẽ được thông quan nhanh chóng. Ngược lại, với hàng hóa luồng vàng sẽ cần kê khai bổ sung và với hàng hóa luồng đỏ cần kiểm tra thực tế.
- Dịch vụ vận chuyển đường bộ: Sau khi hàng hóa được thông quan, nếu khách hàng có nhu cầu vận chuyển hàng hóa từ cảng, kho bãi về địa điểm giao hàng như xưởng sản xuất, địa điểm kinh doanh thì có thể ký thêm hợp đồng vận chuyển hàng hóa với doanh nghiệp cung ứng dịch vụ giao nhận. Tùy vào khối lượng và loại hàng, doanh nghiệp cung ứng dịch vụ giao nhận sẽ tìm phương tiện vận tải phù hợp (xe tải hạng nhẹ/ trung/ nặng/ siêu trường siêu trọng; xe thùng kín; xe tải lạnh,…). - Dịch vụ cho thuê kho, thuê bãi: Khi thuê kho ngoại quan, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa chi phí để bảo quản hàng hóa. Vị trí kho ngoại quan gần khách hàng ở nước ngoài hơn, từ đó, việc giao hàng nhanh hơn nhờ thu gọn được quy trình thanh toán thuế hải quan.
Khi gửi hàng tại kho ngoại quan, doanh nghiệp có thể trực tiếp ủy quyền cho doanh nghiệp cung ứng dịch vụ thực hiện các thủ tục phân chia, đóng gói, bảo dưỡng hàng hóa,… Ngoài ra, có thể chuyển hàng hóa hai chiều giữa các kho và thực hiện được thủ tục xuất nhập khẩu. Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp cung ứng dịch vụ 2. Khái niệm về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Theo Bài giảng Quản trị giao nhận vận chuyển vận chuyển hàng hóa quốc tế - Trường Đại học Thương mại (2017), quản trị quy trình giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế là việc lập kế hoạch, tổ chức và giám sát điều hành quá trình giao nhận vận chuyển hàng hóa giữa hai địa điểm (một địa điểm bốc hàng và 8 một địa điểm dỡ hàng) tại hai quốc gia khác nhau, đảm bảo tính an toàn, hiệu quả và tối ưu chi phí. Vai trò của quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển Đối với chủ hàng: Công tác quản trị tốt giúp việc thực hiện kế hoạch kinh doanh thuận lợi, hàng hóa được giao đi đúng thời gian và thu về lợi nhuận.
Đối với người chuyên chở: Công tác quản trị tốt giúp hoàn thành đúng hợp đồng chuyên chở, nâng cao uy tín doanh nghiệp và thu về lợi nhuận. Đối với người nhận hàng: Công tác quản trị tốt giúp nhận được hàng hóa đúng thời gian và số lượng, chất lượng, đảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh. Nội dung quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển 2. Lập kế hoạch nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển Kế hoạch nhận hàng nhập khẩu do cấp quản lý phía người giao nhận xây dựng dựa trên mối quan hệ với người nhập khẩu.
Kế hoạch nhận hàng nhập khẩu theo tháng, theo quý: Công ty chuẩn bị kế hoạch về mục tiêu doanh số, thị trường, từ đó, phát triển các công việc cần thực hiện, thời gian thực hiện, phương án tổng quan về nhân sự, phương án về chi phí, phương án về cơ sở vật chất. Dựa vào đó, tổ chức thực hiện tìm kiếm khách hàng và cung cấp dịch vụ để đáp ứng mục tiêu kinh doanh đề ra. Kế hoạch nhận hàng nhập khẩu cụ thể với hợp đồng cung ứng dịch vụ: Trước khi ký kết hợp đồng sử dụng dịch vụ với khách hàng, Công ty cung ứng dịch vụ giao nhận chuẩn bị kế hoạch về tình hình hàng hóa và phương tiện vận tải để trao đổi và thương lượng các đề xuất, lựa chọn phương thức vận tải, chi phí liên quan để tiến đến ký hợp đồng sử dụng dịch vụ. Sau khi ký kết hợp đồng sử dụng dịch vụ với khách hàng, Công ty cung ứng dịch vụ giao nhận chuẩn bị kế hoạch tổ chức nhận hàng nhập khẩu cụ thể gồm chuẩn bị chứng từ nhận hàng nhập khẩu, nhận hàng hóa tại địa điểm quy định và quyết toán chi phí.
9 Việc lập kế hoạch nhận hàng nhập khẩu cần dựa trên các căn cứ sau: - Một là, hợp đồng vận tải: Dựa trên hợp đồng vận tải, người giao nhận cần lưu ý các thông tin quan trọng như loại hàng hóa, khối lượng hàng, cảng bốc dỡ hàng, thời gian khởi hành dự kiến và thời gian đến dự kiến, phương thức vận chuyển theo FCL hay LCL. Từ đó, doanh nghiệp giao nhận nắm bắt được nhu cầu khách hàng để chuẩn bị nguồn lực tổ chức thực hiện nhận hàng nhập khẩu. - Hai là, khối lượng và đặc điểm hàng hóa: Dựa vào đặc thù của hàng hóa mà có yêu cầu vận chuyển, xếp dỡ và bảo quản hàng hóa khác nhau. Ví dụ mặt hàng thiết bị điện tử có giá trị cao, cần bao gói kín, giữ môi trường khô ráo, nhiệt độ trung bình không quá nóng hay quá lạnh, và bảo vệ nhiều lớp trước khi đóng container để tránh va đập, vỡ, hỏng hóc, thất lạc.