Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Hoạt động thương mại quốc tế đang trong giai đoạn phục hồi sau suy thoái kinh tế toàn cầu, tạo động lực thúc đẩy các phương thức giao nhận vận tải phát triển, trong đó vận tải đường biển giữ vai trò trọng điểm. Tại Việt Nam, với chiều dài bờ biển 3.260 km cùng vị trí địa lý kết nối các tuyến hàng hải quốc tế, ngành giao nhận vận tải biển chiếm tỷ trọng lớn trong chuỗi dịch vụ logistics. Theo Báo cáo Logistics Việt Nam 2023, tính đến tháng 9 năm 2023, sản lượng vận tải hàng hóa bằng đường biển đạt 87,7 triệu tấn, tăng 12,0% so với cùng kỳ năm 2022. Việc Việt Nam nâng cấp quan hệ Đối tác chiến lược toàn diện với Hoa Kỳ, ký kết nhiều Hiệp định Thương mại Tự do (FTA) thế hệ mới và đón nhận làn sóng chuyển dịch chuỗi cung ứng toàn cầu đòi hỏi các doanh nghiệp giao nhận phải chuẩn hóa năng lực quản trị quy trình để nâng cao hiệu quả vận hành.

Công ty TNHH KC International Logistics là doanh nghiệp vừa và nhỏ hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải quốc tế, có mạng lưới đối tác tập trung tại thị trường châu Á. Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt và biến động kinh tế giai đoạn 2021 – 2023, công ty bộc lộ một số hạn chế về quy trình, hạ tầng công nghệ và tỷ lệ phân luồng hải quan. Do đó, việc nghiên cứu thực trạng và hoàn thiện quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại đơn vị mang tính cấp thiết thực tiễn.

Mục tiêu nghiên cứu:

  • Mục tiêu tổng quát: Phân tích thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH KC International Logistics, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động này.
  • Mục tiêu cụ thể:
    1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của doanh nghiệp giao nhận vận tải.
    2. Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH KC International Logistics giai đoạn 2021 – 2023.
    3. Đề xuất các giải pháp đối với doanh nghiệp và kiến nghị đối với Cơ quan Nhà nước nhằm nâng cao hiệu quả quản trị quy trình.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH KC International Logistics.
  • Phạm vi nội dung: Các hoạt động lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát và điều hành quy trình nhận hàng nhập khẩu đường biển.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH KC International Logistics (Tầng 1, Tòa nhà Ngôi Sao, số 68 Dương Đình Nghệ, Yên Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian: Giai đoạn thu thập và phân tích dữ liệu từ năm 2021 đến năm 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận sử dụng khung lý luận về dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế và quản trị tác nghiệp logistics:

  • Khái niệm và quy tắc giao nhận: Vận dụng định nghĩa dịch vụ giao nhận theo Quy tắc mẫu của FIATA (Liên đoàn Quốc tế các Hiệp hội Giao nhận Vận tải) và Giáo trình Quản trị giao nhận vận chuyển hàng hóa quốc tế (Trường Đại học Thương mại, 2017). Quy trình quản trị bao gồm 4 chức năng cốt lõi: Lập kế hoạch, Tổ chức thực hiện, Giám sát và Điều hành.
  • Chứng từ ngoại thương và vận tải: Khung pháp lý và nghiệp vụ liên quan đến Vận đơn đường biển (B/L gồm Original B/L, Telex Release B/L, Surrendered B/L), Giấy báo hàng đến (Arrival Notice), Lệnh giao hàng (D/O), bản lược khai hàng hóa (Manifest) và Tờ khai hải quan điện tử qua Cổng thông tin một cửa Quốc gia.
  • Phân loại dịch vụ: Dịch vụ khai báo hải quan (khai thuê hải quan và đại lý hải quan), dịch vụ vận chuyển nội địa (trucking) và dịch vụ kho bãi (kho ngoại quan, kho CFS).

Phương pháp nghiên cứu:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập số liệu thống kê từ Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, Tổng cục Thống kê, Tổng cục Hải quan, Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam; báo cáo tài chính, báo cáo kết quả kinh doanh và thống kê nội bộ của Phòng Kế toán Công ty TNHH KC International Logistics giai đoạn 2021 – 2023.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Quan sát thực tế, ghi chép nhật ký công việc trong quá trình thực tập trực tiếp tại các phòng ban của doanh nghiệp.
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Phương pháp thống kê mô tả, phân loại, tổng hợp dữ liệu và phương pháp so sánh đối chiếu số liệu tuyệt đối, số liệu tương đối qua các năm.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Chương này trình bày tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh thương mại quốc tế giai đoạn 2021 – 2023. Tác giả tổng quan 5 công trình nghiên cứu liên quan trước đó (luận văn của Nguyễn Vũ Hà - 2021, Doãn Kế Bôn - 2021, Hoàng Thị Huệ - 2021, Ngô Nữ Bảo Trâm - 2021, Trần Thị Lan Anh - 2022) để xác định khoảng trống nghiên cứu tại Công ty TNHH KC International Logistics. Chương 1 cũng xác định rõ 3 mục tiêu cụ thể, đối tượng, phạm vi không gian, thời gian và phương pháp luận của khóa luận.

Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển

Tác giả hệ thống hóa các khái niệm, vai trò và 6 đặc điểm của dịch vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển: tính vô hình, tính không lưu trữ, tính không sở hữu, tính không thể chia cắt (sản xuất đi đôi với tiêu thụ), tính thay đổi và tính thích ứng.

Nội dung quản trị được làm rõ qua 4 giai đoạn:

  1. Lập kế hoạch: Căn cứ vào hợp đồng vận tải, đặc điểm hàng hóa, năng lực nội tại của doanh nghiệp và điều kiện thị trường.
  2. Tổ chức thực hiện: 4 bước nghiệp vụ chung gồm nắm tình hình hàng hóa/phương tiện, chuẩn bị chứng từ, nhận hàng tại địa điểm quy định (phân biệt quy trình hàng nguyên container FCL và hàng lẻ LCL), quyết toán chi phí.
  3. Giám sát: Kiểm soát tiến độ nội bộ, đối tác chủ hàng và người chuyên chở bằng phương pháp thủ công hoặc hệ thống định vị GPS.
  4. Điều hành: Mô hình giải quyết phát sinh trong các khâu lưu cước (booking), vận chuyển trên biển, xử lý chứng từ và thanh toán công nợ.

Chương này cũng phân tích các nhân tố ảnh hưởng từ môi trường bên ngoài (kinh tế, chính trị - pháp luật, đối thủ cạnh tranh, tự nhiên, khách hàng) và môi trường bên trong (nhân lực, cơ sở hạ tầng, tài chính).

Chương 3: Phân tích thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH KC International Logistics

Chương 3 tập trung phân tích số liệu thực tế tại doanh nghiệp:

Tổng quan doanh nghiệp và cơ cấu nhân sự: Công ty thành lập năm 2018, quy mô ban đầu 10 người, sau đó chuyển trụ sở về số 68 Dương Đình Nghệ, Hà Nội với 23 nhân sự vào năm 2023 (21 nhân viên chính thức, 2 thực tập sinh). Cơ cấu lao động năm 2023: 91,3% có trình độ Đại học và trên đại học; 73,91% là nữ; 60,87% trong độ tuổi 20 – 30. Phòng Kinh doanh chiếm 43,48% tổng nhân sự (10 người), Phòng Dịch vụ Hải quan chiếm 26,08% (6 người).

Chỉ tiêu tài chính & kinh doanh Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023 Tăng trưởng 2022/2021 (%) Tăng trưởng 2023/2022 (%)
Vốn chủ sở hữu (triệu VNĐ) 5.067 5.560 5.148 +9,73 -7,41
Tổng doanh thu (tỷ VNĐ) 15,498 17,350 18,151 +11,95 +4,62
Tổng chi phí (tỷ VNĐ) 10,558 11,677 12,190 +10,60 +4,39
Lợi nhuận ròng (tỷ VNĐ) 4,940 5,673 5,961 +14,84 +5,08

Cơ cấu doanh thu theo dịch vụ: Dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế đường biển là nguồn thu lớn nhất, chiếm 49,10% (năm 2021), 50,30% (năm 2022) và 51,80% tương đương 9,402 tỷ VNĐ (năm 2023). Giao nhận vận tải nội địa chiếm 17,20% – 21,50%; Dịch vụ làm thủ tục hải quan chiếm 17,90% – 19,30%.

Cơ cấu hàng hóa và thị trường nhập khẩu đường biển Năm 2021 (%) Năm 2022 (%) Năm 2023 (%)
Theo mặt hàng:
Máy móc, thiết bị phục vụ kinh doanh, sản xuất 44,70 41,50 40,30
Hàng tiêu dùng 29,47 32,35 28,65
Hàng tạm xuất tái nhập, tạm nhập tái xuất 11,30 7,52 8,90
Mặt hàng khác 14,53 18,63 22,15
Theo thị trường:
Hàn Quốc 53,00 50,00 52,10
Trung Quốc 28,10 29,40 30,00
Nhật Bản 5,60 4,80 6,00
Liên minh Châu Âu (EU) 11,70 10,80 10,60
Thị trường khác 1,60 5,00 1,30

Quy trình tổ chức thực hiện 8 bước theo điều kiện EXW:

  1. Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng: Kiểm tra loại hàng, tính chất nguy hiểm, giấy phép chuyên ngành; lấy báo giá từ đại lý nước ngoài và ký hợp đồng dịch vụ.
  2. Chuyển thông tin cho Đại lý nước ngoài (Agent): Đại lý liên hệ người bán lấy hàng, đặt chỗ (booking) với hãng tàu.
  3. Theo dõi, kiểm tra xác nhận chứng từ: Đối chiếu B/L Draft, Invoice, Packing List, C.O Draft.
  4. Nhận Pre-Alert từ Đại lý nước ngoài: Nhận MB/L final, HB/L, Debit/Credit Note.
  5. Nhận phân quyền khai Manifest và Thông báo hàng đến (Arrival Note): Khai báo Manifest trên Cổng thông tin một cửa Quốc gia.
  6. Lập Arrival Note và Debit Note gửi khách hàng: Tính toán cước biển và các phí địa phương (Local charges: THC, D/O, Handling fee).
  7. Làm thủ tục hải quan, thông quan và vận chuyển nội địa: Phân luồng tờ khai (Xanh, Vàng, Đỏ với 3 mức độ kiểm tra thực tế: toàn bộ, 10%, 5%).
  8. Quyết toán chi phí và thanh toán: Đối chiếu công nợ với hãng tàu/đại lý, thu tiền khách hàng, trả tờ khai gốc và xử lý bồi thường thiệt hại (nếu có).

Quy định tài chính và quản trị rủi ro: Lợi nhuận định mức đạt từ 2,5% - 3,5% giá vốn lô hàng; thời hạn nợ tối đa 30 ngày. Chính sách bồi thường hàng vỡ/hỏng: tỷ lệ hư hỏng dưới 5% không đền bù; từ 5 - 10% đền bù 20% phí vận chuyển; từ 10 - 20% đền bù 50% phí vận chuyển; từ 70 - 100% đền bù 100% giá trị tiền hàng.

Thống kê sai sót khâu thủ tục hải quan Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Tổng số hợp đồng giao nhận đường biển 315 408 452
Số hợp đồng có sai sót (Tỷ lệ %) 13 (4,12%) 26 (6,37%) 19 (4,20%)
- Do thiếu chứng từ 5 (1,58%) 10 (2,45%) 8 (1,76%)
- Do áp mã/thuế sai 7 (2,22%) 11 (2,69%) 7 (1,54%)
- Do nguyên nhân khác 1 (0,31%) 5 (1,22%) 2 (0,44%)

Đánh giá thực trạng:

  • Thành công: Lập kế hoạch chi tiết trên phần mềm Base Wework; tổ chức thực hiện 8 bước rõ ràng; phân công đúng người đúng việc; duy trì tăng trưởng lợi nhuận qua các năm.
  • Hạn chế: Hạ tầng công nghệ thông tin chưa đồng bộ, chưa áp dụng hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử EDI; việc giám sát tiến độ thực hiện thủ công qua Excel; nhân sự biến động, thiếu hụt chuyên môn khi mở rộng; thủ tục xin giấy phép kiểm tra chuyên ngành kéo dài; tỷ lệ hàng hóa bị phân luồng đỏ còn cao, làm kéo dài thời gian thông quan trung bình thêm 2 – 3 ngày.

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp hoàn thiện quản trị nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển của Công ty TNHH KC International Logistics

Chương này nêu bối cảnh phát triển của ngành giao nhận vận tải biển Việt Nam: tiềm năng từ các cụm cảng nước sâu (Lạch Huyện, Cái Mép – Thị Vải, định hướng cảng trung chuyển quốc tế Vân Phong đến năm 2050), tác động tích cực của 19 Hiệp định FTA đã ký kết. Đi kèm với đó là thách thức thiếu hụt nhân sự chất lượng cao (theo dự báo của Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam, đến năm 2030 nhân lực ngành chỉ đáp ứng khoảng 10% nhu cầu thị trường).

Tác giả đề xuất các nhóm giải pháp:

  • Đầu tư đồng bộ hạ tầng số hóa, nâng cấp hệ thống quản lý thông tin để theo dõi đơn hàng thời gian thực.
  • Ổn định cơ cấu nhân sự, tăng cường đào tạo chuyên môn sâu về mã HS, kiểm tra chuyên ngành và nghiệp vụ hiện trường.
  • Tăng cường kiểm soát dữ liệu tiền kiểm thông qua Đại lý nước ngoài nhằm giảm thiểu sai sót chứng từ và giảm tỷ lệ luồng đỏ.
  • Kiến nghị cơ quan quản lý Nhà nước đơn giản hóa thủ tục hành chính, minh bạch hóa chính sách thuế và đẩy nhanh tốc độ xử lý tại cửa khẩu hải quan.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính:

  • Thống kê toàn diện hoạt động kinh doanh giai đoạn 2021 – 2023 của KC International Logistics: Doanh thu tăng trưởng từ 15,498 tỷ VNĐ (2021) lên 18,151 tỷ VNĐ (2023); lợi nhuận ròng tăng từ 4,940 tỷ VNĐ lên 5,961 tỷ VNĐ.
  • Làm rõ tỷ trọng mảng giao nhận đường biển luôn chiếm vị trí chủ đạo (>50% doanh thu) với hai thị trường trọng điểm là Hàn Quốc (50% – 53%) và Trung Quốc (28% – 30%), tập trung vào nhóm hàng máy móc thiết bị (40,3% – 44,7%).
  • Ghi nhận và phân tích số liệu sai sót thủ tục hải quan: năm 2021 có 13/315 hợp đồng sai sót (4,12%), năm 2022 có 26/408 hợp đồng (6,37%) và năm 2023 có 19/452 hợp đồng (4,20%).
  • Xác lập tỷ lệ khách hàng thanh toán chậm ở mức 5% – 7% và tỷ lệ đền bù thiệt hại thực tế theo quy chế công ty.

Đóng góp của khóa luận:

  • Hệ thống hóa chi tiết quy trình tác nghiệp 8 bước giao nhận hàng nhập khẩu theo điều kiện EXW áp dụng thực tế tại một doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ.
  • Phản ánh trung thực các nút thắt trong công tác quản trị thực tế (giám sát thủ công bằng Excel, chậm trễ do luồng đỏ 2-3 ngày, thiếu liên kết dữ liệu EDI) thay vì chỉ mô tả lý thuyết một chiều.
  • Đưa ra hệ thống giải pháp gắn liền với nguồn lực tài chính, nhân sự và đặc thù đối tác của doanh nghiệp.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Đề tài nghiên cứu tình huống đơn lẻ tại Công ty TNHH KC International Logistics trong phạm vi 3 năm (2021 – 2023), tập trung chủ yếu vào phương thức vận tải đường biển theo điều kiện EXW và tuyến vận tải qua các cảng phía Bắc (chủ yếu là cụm cảng Hải Phòng). Số liệu chưa mở rộng so sánh với các doanh nghiệp giao nhận có quy mô lớn hơn trong ngành.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình quản trị cho hàng hóa xuất khẩu, quy trình giao nhận vận tải đa phương thức kết hợp đường biển - đường hàng không, hoặc đánh giá hiệu quả kinh tế sau khi triển khai hệ thống quản trị dữ liệu điện tử EDI và phần mềm quản lý logistics chuyên dụng tại doanh nghiệp.

Giá trị tham khảo

  • Đối tượng tham khảo: Sinh viên chuyên ngành Kinh tế đối ngoại, Kinh doanh quốc tế, Quản trị Logistics và Chuỗi cung ứng; nhân viên tác nghiệp chứng từ (Docs) và giao nhận hiện trường (OPS) tại các công ty forwarder.
  • Nội dung giá trị:
    • Quy trình 8 bước nhận hàng EXW đường biển cùng các biểu mẫu chứng từ (B/L, Manifest, D/O, Arrival Notice).
    • Khung kế hoạch phân công nhiệm vụ nhân sự qua phần mềm Base Wework.
    • Bảng thống kê cơ cấu lỗi sai thực tế trong thủ tục hải quan và các tiêu chí định mức đền bù rủi ro hư hỏng hàng hóa.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu doanh thu của Công ty TNHH KC International Logistics giai đoạn 2021 – 2023 có đặc điểm gì? Dịch vụ giao nhận vận tải quốc tế bằng đường biển chiếm tỷ trọng cao nhất, liên tục trên 50% tổng doanh thu (49,10% năm 2021; 50,30% năm 2022; 51,80% đạt 9,402 tỷ VNĐ năm 2023). Doanh thu vận tải nội địa chiếm 17,20% – 21,50%, dịch vụ thủ tục hải quan chiếm 17,90% – 19,30%, phần còn lại là các dịch vụ khác.

2. Quy trình nhận hàng nhập khẩu đường biển theo điều kiện EXW tại KC International Logistics gồm những bước nào? Quy trình gồm 8 bước tuần tự: (1) Nhận yêu cầu và báo giá cho khách hàng; (2) Gửi thông tin cho đại lý nước ngoài lấy hàng và đặt chỗ hãng tàu; (3) Theo dõi, kiểm tra và xác nhận vận đơn, chứng từ; (4) Nhận Pre-Alert từ đại lý; (5) Khai Manifest và nhận Thông báo hàng đến; (6) Lập Thông báo hàng đến và Debit Note gửi khách hàng; (7) Thực hiện thủ tục hải quan, thông quan và vận chuyển nội địa; (8) Quyết toán chi phí, thu tiền và trả tờ khai gốc.

3. Tỷ lệ sai sót trong khâu làm thủ tục hải quan tại công ty diễn biến như thế nào qua 3 năm? Năm 2021 có 13/315 hợp đồng sai sót (4,12%); năm 2022 tăng lên 26/408 hợp đồng (6,37%); năm 2023 giảm xuống còn 19/452 hợp đồng (4,20%). Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ việc áp sai mã thuế/biểu thuế (chiếm 1,54% – 2,69%) và chuẩn bị thiếu chứng từ (chiếm 1,58% – 2,45%).

4. Chính sách bồi thường tổn thất hàng hóa của KC International Logistics được quy định như thế nào? Doanh nghiệp áp dụng mức bồi thường theo tỷ lệ hư hại: tổn thất dưới 5% không thực hiện đền bù; từ 5% đến 10% đền bù 20% cước phí vận chuyển; từ 10% đến 20% đền bù 50% cước phí vận chuyển; từ 70% đến 100% đền bù 100% giá trị hàng hóa bị hư hại.

5. Thị trường và nhóm hàng nhập khẩu chủ lực của công ty là gì? Hàn Quốc là thị trường lớn nhất chiếm 50% – 53% sản lượng, tiếp theo là Trung Quốc chiếm 28% – 30%, EU chiếm 10,6% – 11,7%, Nhật Bản chiếm 4,8% – 6%. Về mặt hàng, máy móc và thiết bị phục vụ sản xuất chiếm tỷ trọng cao nhất (40,3% – 44,7%), hàng tiêu dùng chiếm 28,65% – 32,35%.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trịnh Thị Kiều Trang đã phản ánh chi tiết toàn bộ thực trạng quản trị quy trình nhận hàng nhập khẩu bằng đường biển tại Công ty TNHH KC International Logistics giai đoạn 2021 – 2023. Công trình làm rõ cơ cấu tài chính, mô hình vận hành 8 bước theo điều kiện EXW và thống kê chính xác các chỉ số sai sót nghiệp vụ hải quan tại đơn vị. Các giải pháp đề xuất tập trung vào khắc phục hạn chế về hạ tầng công nghệ thông tin, nâng cao chất lượng nhân sự và kiểm soát chứng từ tiền kiểm nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động giao nhận của doanh nghiệp.