CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ 1. Khái niệm văn bản Giao tiếp và truyền đạt thông tin là nhu cầu cố hữu của con người, ngay trong thời kỳ nguyên thủy, con người đã sử dụng các loại ký hiệu, hình vẽ mang tính chất tượng hình để truyền thông tin cũng như lưu giữ lại các sự kiện đã diễn ra. Đây có thể nói là hình thức sơ khai của văn bản. Cùng với sự phát minh ra các phương tiện ghi chép và đặc biệt là giấy viết, một cuộc cách mạng văn bản đã diễn ra và các khái niệm về văn bản sau này phần lớn gắn với văn bản bằng giấy.
Văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt bằng ngôn ngữ viết trên các chất liệu chuyên môn, ý chí của một chủ thể tới chủ thể khác nhằm mục đích thông báo hay đòi hỏi đối tượng tiếp nhận phải thực hiện một hành vi nhất định đáp ứng nhu cầu của người soạn thảo hay nói cách khác văn bản là một phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin, quyết định từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng một ký hiệu hay ngôn ngữ nhất định nào đó. Văn bản là một loại hình phương tiện để ghi nhận, lưu giữ và truyền đạt các thông tin từ chủ thể này sang chủ thể khác bằng ký hiệu gọi là chữ viết. Nó gồm tập hợp các câu có tính trọn vẹn về nội dung, hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định. Hay nói khác đi, văn bản là một dạng sản phẩm của hoạt động giao tiếp bằng ngôn ngữ được thể hiện ở dạng viết trên một chất liệu nào đó (giấy, bia đá,.
Văn bản bao gồm các tài liệu, tư liệu, giấy tờ có giá trị pháp lý nhất định, được sử dụng trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế. như: các văn bản pháp luật, các công văn, tài liệu, giấy tờ. Có rất nhiều cách hiểu, quan điểm khác nhau đối với thuật ngữ văn bản, phụ thuộc vào những mục đích nghiên cứu khác nhau. Một cách tổng quát nhất Theo Khoản 1 Điều 3 Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công 8 tác văn thư thì : “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định” 1.
Khái niệm văn bản hành chính “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức (Theo Khoản 3 Điều 3 Nghị định số: 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư) Theo nghĩa rộng văn bản hành chính là văn bản được hình thành và sử dụng trong hoạt động chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của mọi cơ quan, tổ chức, các tổ chức này bao gồm tất cả các tổ chức từ doanh nghiệp tư nhân, danh nghiệp nhà nước, tổ chức phi chính phủ, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp. Văn bản hành chính xuất hiện và hình thành trong tất cả các hoạt động thường xuyên, liên tục của tổ chức và là một công cụ hỗ trợ hoạt động quản lý. Theo nghĩa hẹp văn bản hành chính là văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan nhà nước được pháp luật quy định cụ thể về thể thức và kỹ thuật trình bày và đảm bảo tuân thủ. Như vậy theo quy định của pháp luật, văn bản hành chính là văn bản được hình thành, xây dựng và sử dụng trong điều hành giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị và tổ chức, văn bản hành chính mang tính vụ việc, sử dụng để giải quyết, thực hiện một nhiệm vụ, một công việc cụ thể, không mang tính quy phạm pháp luật như văn bản quy phạm pháp luật.
Văn bản hành chính được sử dụng trong tất cả các cơ quan, đơn vị, tổ chức bất kể đó là cơ quan, đơn vị tổ chức thuộc khu vực nhà nước hay tư nhân. Văn bản hành chính bao gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công. Văn bản quy phạm pháp luật Theo Điều 2 Luật Văn bản quy phạm pháp luật năm 2015: Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản có chứa quy phạm pháp luật, được ban hành theo đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này. Văn bản có chứa quy phạm pháp luật nhưng được ban hành không đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục quy định trong Luật này thì không phải là văn bản quy phạm pháp luật.
Như vậy văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan nhà nước cố thẩm quyền ban hành theo trình tự thủ tục luật định, trong đó có chứa đựng các quy tắc xử sự mang tính bắt buộc chung, làm khuôn mẫu cho xử sự của các chủ thể pháp luật, được áp dụng nhiều lần cho nhiều chủ thể pháp luật trong một khoảng thời gian và không gian nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo một trật tự nhất định mà nhà nước muốn xác lập. Văn bản quy phạm pháp luật được chia làm hai loại là văn bản luật và văn bản dưới luật. Văn bản luật là văn bản có hiệu lực pháp lí cao nhất. Văn bản luật bao gồm Hiến pháp - đạo luật cơ bản của Nhà nước, các luật, các bộ luật và các nghị quyết có chứa quy phạm pháp luật của Quốc hội.
Trong các loại văn bản này thì Hiến pháp là văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lí tối cao. Hiến pháp được ban hành với một thủ tục đặc biệt: phải có từ 2/3 số phiếu thuận trở lên của các đại biểu Quốc hội thì Hiến pháp mới có thể được ban hành. Bất kì văn bản pháp luật nào khác trái với Hiến pháp đều là văn bản vô hiệu và phải được bãi bỏ. Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật ở nước ta hiện nay bao gồm: 1.
Bộ luật, luật (sau đây gọi chung là luật), nghị quyết của Quốc hội. Pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; nghị quyết liên tịch giữa Ủy ban thường vụ Quốc hội với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam. Lệnh, quyết định của Chủ tịch nước. Nghị định của Chính phủ; nghị quyết liên tịch giữa Chính phủ với Đoàn Chủ tịch Ủy ban trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam.
Quyết định của Thủ tướng Chính phủ. Nghị quyết của Hội đồng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao. Thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao; thông tư của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ; thông tư liên tịch giữa Chánh án Tòa án nhân dân tối cao với Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; thông tư liên tịch giữa Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ với Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao; quyết định của Tổng Kiểm toán nhà nước. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là cấp tỉnh).
Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh. Văn bản quy phạm pháp luật của chính quyền địa phương ở đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt. Nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là cấp huyện). Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp huyện.
Nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là cấp xã). Quyết định của Ủy ban nhân dân cấp xã. Khái niệm văn bản điện tử Theo Khoản 4 Điều 3 Nghị định 30/2020/NĐ-CP Về công tác văn thư quy định về văn bản điện tử : “Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.” Như vậy khi nhắc đến văn bản điện tử là nhắc đến hình thức thể hiện, 11 phương pháp thể hiện của văn bản, văn bản điện tử bao gồm cả văn bản hành chính và văn bản quy phạm pháp luật. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy.
Nội dung này được quy định tại khoản 1 Điều 5 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Khoản 2 Điều 5 Nghị định này cũng nêu rõ: “Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật” Như vậy văn bản điện tử sẽ có những khác biệt so với văn bản ở dạng giấy: Về hình thức, văn bản điện tử tồn tại dưới dạng số hóa, trên không gian mạng, văn bản thông thường tồn tại dưới dạng giấy và các vật liệu vật chất hữu hình Về phương pháp truyền đạt thông tin qua hai dạng văn bản, văn bản điện tử thông tin được truyền thông qua mạng internet và các thiết bị phần cứng, phần mềm, văn bản thông thường thông tin được truyền đạt trực tiếp thông qua nội dung ghi trên văn bản. Về cách thức xác lập giá trị pháp lý của văn bản, văn bản thông thường có tính pháp lý khi có chữ ký của người có thẩm quyền, hoặc đại diện cơ quan có thẩm quyền và được đóng dấu, văn bản điện tử ngoài các yếu tố trên còn được xác lập giá trị pháp lý thông qua chữ ký số. Về cách thức lưu giữ, khai thác, tìm kiếm và sử dụng, đối với văn bản thông thường, hình thức lưu giữ là lưu giữ trên không gian thực, việc tìm kiếm truy xuất, khai thác và sử dụng diễn ra mà không cần đến sự hỗ trợ của các công cụ phương tiện hiện đại như máy tính, phần mềm, mạng internet.
Đối với văn bản điện tử việc xây dựng, sử dụng, lưu trữ, tìm kiếm đều diễn ra trên không gian số, thông qua hệ thống trang thiết bị hiện đại, sử dụng các phần mềm, ứng dụng tiên tiến.