CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VIỆC NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1. Cơ sở lý luận của công tác văn phòng 1. Lý luận chung về công tác văn phòng a) Khái niệm văn phòng Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp; là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. b) Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng - Chức năng của văn phòng Mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị đều phải quan tâm đẩy mạnh công tác văn phòng vì văn phòng hỗ trợ rẩ nhiều cho lãnh đạo, cho tổ chức trong việc ra các quyết định quản lý.
Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng. Nội dung tổng hợp nghiêng về vấn đề thống kê, xử lý thông tin, dữ liệu nhằm phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý. Hai nội dung này nhằm mục đích hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan. Chức năng tham mưu: Trong hoạt động bất kỳ của một cơ quan, tổ chức nào cũng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó yếu tố chủ quan thuộc về nhà quản lý.
Vì vậy, để ra được những quyết định đúng đắn, khoa học và mang tính thực tiễn thì nhà quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như: những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý, của nhân viên cấp dưới, của những nguời trợ giúp tham mưu. Tất cả những ý kiến đó được văn 5 phòng chọn lọc, phân tích, tổng hợp nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án tối ưu nhất phục vụ cho việc ra quyết định quản lý. Hoạt động này rất cần thiết và hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn vừa mang tính chuyên sâu. Chức năng tổng hợp: Đối với các cơ quan, tổ chức việc thu thập thông tin là rất cần thiết.
Tất cả những thông tin và những vấn đề tham vấn cho các nhà quản lý đều xuất phát từ những thông tin đầu vào, thông tin đầu ra, thông tin ngược và thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng đóng vai trò là đầu mối thu thập và đưa ra những thông tin hữu ích theo yêu cầu của các nhà quản lý. Quá trình thu thập và xử lý thông tin phải tuân thủ theo những nguyên tắc và trình tự nhất định thì mới có thể đem lại hiệu quả thiết thực cho công tác quản lý. Đó cũng là hoạt động thuộc về chức năng tổng hợp của văn phòng. Chức năng đảm bảo cơ sở vật chất: Đây là chức năng mà bất kỳ văn phòng nào cũng phải có.
Hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng không thể thiếu được các điều kiện vật chất như nhà cửa, các công cụ, thiết bị, tài chính. Các điều kiện và phương tiện này phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị; cho các bộ phận và cá nhân trong tổ chức. Nhiệm vụ của văn phòng: - Tổng hợp chương trình kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị - Thu thập xử lý, quản lý sử dụng thông tin - Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai thực hiện các quyết định - Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng, trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản. - Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan.
6 - Tổ chức công tác lễ tân - Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo - Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan. - Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý - Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ tài liệu theo các quy định hiện hành - Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị. Mọi tổ chức muốn được sinh ra và đi vào hoạt động đều phải tuân thủ theo những quy định về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạt động. Các điều kiện đó không giống nhau gữa các cơ quan, đơn vị.
Do tính chất hoạt động, vai trò, chức năng nhiệm vụ khác nhau nên mỗi cơ quan, tổ chức, đều cần phải có nội quy, quy chế hoạt động riêng. Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia, hoàn chỉnh thông qua lãnh đạo, ban bố thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt động của cơ quan là thuộc về công tác văn phòng. Đây là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động. - Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Các phòng ban, đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua các chiến lược phát triển chung của cơ quan, tổ chức. Căn cứ vào chiến lược phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và các phòng ban, đơn vị. Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị có điều kiện liên hệ, phối hợp với nhau mật thiết và đồng bộ hơn. - Thu thập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin 7 1.
Lý luận chung về công tác văn thư a) Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. b) Nội dung của công tác văn thư: Văn bản là sản phẩm hoàn chỉnh của một hành vi tạo lời hay phát ngôn, mang một nội dung giao tiếp xác định, thể hiện dưới dạng âm thanh hay chữ viết. Trong hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước, Doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức Chính trị – Xã hội, kinh tế, đơn vị vũ trang. những công văn giấy tờ, tài liệu được hình thành trong hoạt động quản lý gọi chung là văn bản.
- Soạn thảo và ban hành văn bản Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, soạn thảo và ban hành văn bản là một nhiệm vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên. Để văn bản ban hành đảm bảo chất lượng đòi hỏi ng soạn thảo phải nắm vững và biết cách vận dụng các kiến thức và kỹ năng như: Các yêu cầu về soạn thảo văn bản, phương pháp thu thập và xử lý thông tin, xây dựng đề cương và bố cục văn bản, kỹ năng về sử dụng từ ngữ, cú pháp đối với các loại văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản. Ngoài ra phải tuân thủ các quy tắc do các cơ quan có thẩm quyền đề ra đối với việc soạn thảo và ban hành văn bản, như các quy định về thể thức văn bản, trình tự, thủ tục soạn thảo, duyệt, ký, đóng dấu văn bản.Để thể hiện được đầu đủ bản chất của công tác soạn thảo văn bản, người ta gọi đó là kỹ thuật soạn thảo văn bản hay kỹ thuật xây dựng văn bản. Kỹ thuật soạn thảo văn bản là khái niệm dùng để chỉ việc vận dụng lý luận, phương pháp và kỹ năng về soạn thảo văn bản và các quy tắc có liên quan để xây dựng một văn bản từ khâu khởi đầu cho đến lúc văn bản được hoàn thiện.
8 Văn bản là phương tiện chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý cả các cơ quan tất cả đều thể hiện bằng hình thức văn bản hay nói cách khác đều được văn bản hóa vì vậy văn bản là cơ sở pháp lý để tiến hành giải quyết công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của bộ máy nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Văn bản quản lý nhà nước gồm nhiều loại, tính chất và công dụng của từng loại, tính chất và công dụng có sự khác biệt nhất định, mỗi loại có thể có yêu cầu riêng về bố cục, ngôn ngữ, văn phong, nhưng nói chung để văn bản soạn thảo đạt được mục đích đề ra cần phải đảm bảo các yêu cầu sau: + Văn bản ban hành phải có tính mục đích. + Văn bản phải đảm bảo chính xác. + Văn bản cần được trình bày rõ ràng, dễ hiểu và ngắn gọn.
+ Văn bản ban hành phải đảm bảo tính hợp hiến và hợp pháp. - Quản lý và giải quyết văn bản đến Khái niệm văn bản đến: Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản giấy, văn bản điện tử và đơn, thư do cơ quan nhận được từ cơ quan, cá nhân gửi đến. + Tiếp nhận văn bản đến Tiếp nhận văn bản đến Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao 9 nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau: Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức. Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận.
Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký.