CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỂ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1 Cơ sở lý luận về kế toán hàng tồn kho 1.1 Khái niệm hàng tồn kho THEO CHUẨN MỰC SỐ 02 (Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) Hàng tồn kho: Là những tài sản: +, Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; +, Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; +, Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Hàng tồn kho bao gồm: - Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến; - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán; - Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường; - Chi phí dịch vụ dở dang. Giá trị thuần có thể thực hiện được: Là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Giá hiện hành: Là khoản tiền phải trả để mua một loại hàng tồn kho tương tự tại ngày lập bảng cân đối kế toán.
Kết luận: Hàng hóa tồn kho là toàn bộ số hàng mà doanh nghiệp đang nắm giữ với mục đích kinh doanh thương mại hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng. 5 Đối với doanh nghiệp thương mại, hàng hóa tổn kho bao gồm hàng hoá tồn trong kho (Machandisc Inventory), hàng hóa đang đi đường (Goods in transit) hoặc hàng hóa gửi bán (Goods on consignment), hay hàng hóa gửi đi gia công chế biến. Việc phân loại và xác định những hàng nào thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp ảnh hưởng tới việc tính chính xác của hàng tồn kho phản ánh trên bảng cân đối kế toán và ảnh hường tới các chi tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh. Vì vậy việc phân loại hàng tồn kho là cần thiết và quan trọng đối vói mọi doanh nghiệp.
Phân loại hàng tồn kho: Hàng lưu kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để quản lý tốt, tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại, sắp xếp hàng tồn kho theo tiêu thức nhất định. Thứ nhất: Phân loại mục đích theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho: + Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: toàn bộ là hàng được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như NVL, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ gồm cả giá trị sản phẩm dở dang. + Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ảnh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hóa thành phẩm.
Thứ hai: Phân loại theo nguồn hình thành + Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. + Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng 1 Công ty, Tổng Công ty… + Hàng tồn kho tự gia công: là tồn bộ hàng tồn kho được DNSX, gia công tạo thành. + Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác:…. 6 Thứ 3: phân loại tồn kho theo nhu cầu sử dụng + Hàng sử dụng cho sản xuất kinh doanh + Hàng chưa cần sử dụng Thứ tư: phân loại hàng tồn kho theo kế hoạch dự trữ, sản xuất và tiêu thụ: + Hàng tồn trữ an toàn + Hàng tồn trữ thực tế Thứ năm: phân loại hàng tồn kho theo phẩm chất: + Hàng chất lượng tốt + Hàng kém phẩm chất + Hàng mất phẩm chất Thứ 6: phân loại hàng tồn kho theo địa điểm bảo quản: + Hàng trong doanh nghiệp + Hàng bên ngoài doanh nghiệp Thứ 7: Theo chuẩn mực 02 – hàng tồn kho được phân thành + Hàng hóa để mua bán + Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán + Sản phẩm dở dang và chi phí dich vụ chưa hoàn thành + Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ Tóm lại: Mỗi cách phân loại hàng tồn kho đều có ý nghĩa nhất định với nhà quản trị doanh nghiệp.
Việc ứng dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho hiệu quả đang được rất nhiều doanh nghiệp áp dụng và sử lý kịp thời. Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho a. Phương pháp kê khai thường xuyên: - Là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, nguyên vật liệu hàng hóa vào sổ kế toán. Phản ánh tình hình nhập – xuất – tồn kho trong kỳ.
- Ưu điểm: Giúp doanh nghiệp chủ động việc báo cáo trong mọi thời điểm; Giảm thiểu tình trạng sai sót; Đáp ứng được nhiều yêu cầu cấp thiết trong hoạt động sản xuất kinh doanh. 7 - Nhược điểm: Tăng khối lượng công việc, ghi chép hàng ngày rất nhiều dễ gây áp lực cho người làm công việc kế toán. Phương pháp kiểm kê định kỳ - Là phương pháp không theo dõi, phản ánh hàng tồn kho một cách thường xuyên và liên tục chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh xuất nhập trong kỳ. - Ưu điểm: Đơn giản, giảm thiểu công việc hạch toán gọn nhẹ.
- Nhược điểm: Việc không kiểm soát thường xuyên khiến việc báo cáo chỉ có thể thực hiện khi đến kỳ, không có sự linh hoạt; Khó phát hiện sai sót; Công việc kế toán bị dồn tập trung vào cuối kỳ. Yêu cầu quản lý hàng tồn kho Xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho, luận văn đề cập tới các yêu cầu chủ yếu về quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp đó là: hàng tồn kho phải được theo dõi từng khâu, từng kho, từng nơi sử dụng, từng người phụ trách vật chất, phải theo dõi nắm bắt thông tin để có được những thông tin kịp thời điều hành, tránh tình trạng khan hiếm hàng tồn kho hoặc ứ đọng hàng tồn kho ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp, cần phải theo dõi quản lý đối với từng loại hàng tồn kho cả về số lượng và giá trị, việc quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật, cần có những cảnh cáo kịp thời khi có các dấu hiệu báo động trong những trường hợp đối với từng loại hàng tồn kho vượt quá định mức tối đa và tối thiểu để có những điều chỉnh về hàng tồn kho cho hợp lý, góp phần đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động kinh doanh hiệu quả cao. Ý nghĩa, nhiệm vụ của kế toán hàng tồn kho 1.1 Ý nghĩa của kế toán hàng tồn kho -Khi nền kinh tế nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường với sự tham gia của các thành phần kinh tế thì số lượng cá doanh nghiệp ngày càng nhiều và quy mô ngày càng lớn. Các doanh nghiệp đều hoạt động theo nguyên tắc hạch toán kinh tế, mà những nguyên tắc cơ bản là: tự trang trải chi phí và có lợi 8 nhuận, tự chủ về tài chính, nghiệp vụ, tự chịu trách nhiệm về kinh tế hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm về thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước và tuân thủ các chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước với sự chỉ đạo và kiểm tra của các cơ quan chức năng của Nhà nước.
Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp phải phát huy tính chủ động, sáng tạo, nâng cao trình độ quản lý và khả năng quản trị kinh doanh, quản lý tài sản. - Trong cơ chế quản lý kế toán tài chính hiện nay, vai trò của kế toán ngày càng được coi trọng bởi đó là công cụ không thể thiếu được trong quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp.Trong các doanh nghiệp hàng tồn kho là bộ phận tài sản quan trọng nhất trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy thông tin về hàng tồn kho và tình hình nhập xuất vật tư hàng hóa là thông tin quan trọng mà người quản lý cần quan tâm. Căn cứ vào báo cáo kế toán hàng tồn kho mà người quản lý có thể đưa ra quyết định kinh tế hữu hiệu hơn như các quyết định về sản xuất, dự trữ và bán ra với số lượng là bao nhiêu.
Đặc biệt số liệu hàng tồn kho còn ảnh hưởng đến thông tin trình bày trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp. - Mặt khách kế toán hàng tồn kho đáp ứng nhu cầu quản lý hàng tồn kho về mặt số lượng, giá trị, chủng loại được chi tiết theo từng địa điểm, thời gian, không gian nhất định, giúp cho việc quản lý tài sản của doanh nghiệp chặt chẽ. - Đặc biệt, kế toán hàng tồn kho cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ về trị giá vốn hàng tiêu thụ để giúp cho việc tính toán kết quả kinh doanh và từ đó nhà quản lý có sách lược sản xuất, kinh doanh phù hợp.2 Nhiệm vụ của kế toán kho: Tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp mà công việc của kế toán kho có sự khác nhau nhưng nhìn chung, công việc của kế toán kho bao gồm: -Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn, chứng từ trước khi thực hiện Nhập/Xuất kho. -Hạch toán nhập xuất kho, vật tư, đảm bảo sự chính xác và phù hợp của các khoản mục chi phí.
9 -Phối hợp với kế toán công nợ đối chiếu số liệu phát sinh hàng ngày. -Xác nhận kết quả kiểm, đếm, giao nhận hóa đơn, chứng từ và ghi chép sổ sách theo quy định. -Lập báo cáo tồn kho, báo cáo nhập xuất tồn. -Kiểm soát nhập xuất tồn kho.
-Thường xuyên kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, hàng hóa vật tư trong kho được sắp xếp hợp lý chưa, kiểm tra thủ kho có tuân thủ các qui định của công ty. -Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán. – Trực tiếp tham gia kiểm kê đếm số lượng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, bên giao, bên nhận.