CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1. ĐẶC ĐIỂM, VAI TRÒ CỦA NVL 1. Đặc điểm của NVL - Khái niệm NVL: NVL trong doanh nghiệp là những đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến dùng cho mục đích SXKD của doanh nghiệp. - Đặc điểm của NVL: + Khi tham gia vào quá trình sản xuất, NVL sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm, toàn bộ giá trị của NVL được chuyển vào giá trị sản phẩm mới.
+ NVL chỉ tham gia vào một chu kì SXKD và trong quá trình sản xuất đó NVL không giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu + Xét về hình thái hiện vật, NVL được xếp vào loại tài sản lưu động của doanh nghiệp. Cũn xột về hình thái giá trị, NVL là một bộ phận của vốn lưu động trong doanh nghiệp. Vai trò của NVL - Xã hội muốn tồn tại và phát triển thì phải tiến hành sản xuất. Tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động là ba yếu tố cơ bản của một quá trình sản xuất.
NVL là đối tượng lao động – 1 trong 3 yếu tố cơ bản không thể thiếu của một quá trình sản xuất, nó kết hợp với hai yếu tố còn lại để đảm bảo duy trì và phát triển sản xuất một cách nhịp nhàng và có hiệu quả. - Hiện nay, đối với các doanh nghiệp mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận luôn được đặt lên hàng đầu. Để thực hiện được mục tiêu này, các doanh nghiệp phải tìm mọi cách tối thiểu hóa chi phí, đặc biệt là chi phí NVL. Vì chi phí NVL chiếm một tỷ trọng lớn trong toàn bộ chi phí SXKD, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản xuất, trị giá vốn sản phẩm nhập kho.
Một sự thay đổi nhỏ trong chi phí NVL sẽ kéo theo sự biến động của giá thành sản phẩm. Vì thế sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Như vậy, NVL là yếu tố đầu vào không thể thiếu của quá trình sản xuất và tái sản xuất. Do đó, để sử dụng NVL có hiệu quả doanh nghiệp cần quản lý một cách SV: Dương Thị Kiều Nga 3 Lớp: KTB - CĐ26 Chuyên đề tốt nghiệp Học viện Ngân hàng chặt chẽ để đảm bảo chất lượng NVL xuất dựng, trỏnh hao hụt, mất mát, cung cấp đầy đủ, kịp thời NVL cho sản xuất.
YÊU CẦU QUẢN LÝ NVL VÀ NHIỆM VỤ CỦA KẾ TOÁN NVL 1. Yêu cầu quản lý NVL Đối với khâu thu mua: Phải lựa chọn được nguồn mua sao cho NVL vừa đảm bảo chất lượng, vừa đảm bảo số lượng, thời gian cung cấp, đồng thời chi phí là thấp nhất. Muốn vậy thì doanh nghiệp phải nắm bắt thông tin kịp thời, thường xuyên cập nhật thông tin thị trường, quan hệ tốt với các nhà cung cấp, đồng thời phải có kế hoạch thu mua rõ ràng, hợp lý. Đối với khâu dự trữ: Phải quản lý theo định mức dự trữ, định mức hao hụt về số lượng, phải được trang bị các phương tiện bảo quản, trỏnh gõy hư hỏng, hao hụt, mất mát.
Trị giá NVL dự trữ ở mức hợp lý, chi phí dự trữ, bảo quản không quá lớn, đảm bảo cho quá trình sản xuất không bị ngừng trệ, gián đoạn do thiếu NVL đồng thời dự trữ quá nhiều tránh ứ đọng vốn. Đối với khâu sử dụng: Sử dụng đúng mục đích, tiết kiệm, cung cấp NVL theo kế hoạch sản xuất về số lượng, chất lượng, chủng loại, thời gian, quản lý mức tiêu hao NVL. Về mặt giá trị: phải quản lý giá trị NVL xuất kho, tính trị giá NVL xuất khi theo đúng phương pháp đã đăng ký. Như vậy, việc quản lý NVL rất quan trọng, tuy nhiên công tác quản lý có hiệu quả hay không còn tùy thuộc vào trình độ quản lý, phương pháp quản lý và ý thức của người lao động.
Tuy nhiên, ngoài đặc điểm chung, mỗi thứ NVL lại có đặc điểm riêng, do đó trong công tác quản lý doanh nghiệp phải nắm được các đặc điểm này để có biện pháp quản lý thích hợp tới từng loại NVL. Đồng thời, doanh nghiệp cũng phải quy định chế độ khen thưởng đối với những người có thành tích trong quản lý và sử dụng NVL tiết kiệm, hiệu quả, kỷ luật đối với những người quản lý, sử dụng NVL lãng phí. Nhiệm vụ của kế toán NVL Xuất phát từ yêu cầu quản lý NVL và chức năng của kế toán thì kế toán NVL phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: SV: Dương Thị Kiều Nga 4 Lớp: KTB - CĐ26 Chuyên đề tốt nghiệp Học viện Ngân hàng - Ghi chép và phản ánh kịp thời, đầy đủ số liệu, tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản và sử dụng, tình hình nhập, xuất, tồn kho NVL. Tính trị giá thực tế NVL nhập kho.
Kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại, giá cả và thời hạn nhằm đảm bảo kịp thời việc cung cấp NVL cho quá trình sản xuất. - Tổ chức đánh giá, phân loại NVL phù hợp với các nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. - Tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng trong doanh nghiệp phục vụ cho việc theo dõi, ghi chép, phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của NVL trong doanh nghiệp, kịp thời cung cấp thông tin phục vụ cho việc nhập, xuất, ngăn ngừa, xử lý NVL thừa thiếu và kém phẩm chất. - Tham gia phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình thanh toán với người bán, người cung cấp và tình hình sử dụng NVL trong quá trình SXKD.
Đồng thời kiểm tra, đánh giá NVL theo đúng chế độ quy định, từ đó lập báo cáo về NVL cho nhà quản lý và cho các đối tượng có liên quan. PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ NVL 1. Phân loại NVL Trong mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong hoạt động SXKD phải sử dụng nhiều loại NVL có vai trò, công dụng tính chất lý, hóa học khác nhau. Do đó, việc phân loại NVL có cơ sở khoa học là điều kiện quan trọng để tổ chức kế toán nói riêng và quản lý NVL nói chung một cách chặt chẽ và có hiệu quả phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Phân loại NVL là việc phân chia NVL thành từng nhóm, từng loại NVL cú cựng nội dung kinh tế hoặc cùng mục đích sử dụng. Căn cứ vào yêu cầu quản lý NVL bao gồm + Nguyên liệu, vật liệu chính + Vật liệu phụ + Nhiên liệu + Phụ tùng thay thế + Vật liệu và thiết bị xõy dựng cơ bản SV: Dương Thị Kiều Nga 5 Lớp: KTB - CĐ26 Chuyên đề tốt nghiệp Học viện Ngân hàng + Các loại vật liệu khác - Nguyên liệu, vật liệu chính: Đặc điểm chủ yếu của Nguyên liệu, vật liệu chính là khi tham gia vào quá trình SXKD sẽ cấu thành nên thực thể sản phẩm, toàn bộ giá trị của NVL được chuyển dịch vào giá trị sản phẩm mới. - Vật liêu phụ: là các loại NVL được sử dụng trong sản xuất để tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sản phẩm… Các loại vật liệu này không cấu thành nên thực thể sản phẩm. - Nhiên liệu: Là những thứ có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình SXKD, phục vụ cho công nghệ sản xuất, phương tiện vận tải, công tác quản lý… Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể lỏng, thể rắn, hay thể khí.
- Phụ tùng thay thế: Là những vật tư dùng để thay thế, sửa chữa máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, công cụ dụng cụ,… - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là những vật tư được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản. Đối với thiết bị xây dựng cơ bản bao gồm cả thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ và vật kết cấu dùng để lắp đặt cho công trình xây dựng cơ bản. - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu không được xếp vào các loại vật liệu trờn. Cỏc loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như: các phế liệu thu hồi, vật liệu thu hồi do thanh lý TSCĐ Ý nghĩa: Việc phân loại này giúp cho việc xác định mức tiêu hao, định mức dự trữ cho từng loại NVL, làm cơ sở cho việc tổ chức quản lý, sử dụng hiệu quả từng loại NVL, phù hợp với đặc điểm của chúng, là cơ sở để tổ chức hạch toán chi tiết NVL trong doanh nghiệp.
Căn cứ vào nguồn gốc: NVL được chia thành - NVL mua ngoài - NVL tự chế biến, gia công * í nghĩa: Việc phân loại này làm căn cứ cho việc lập kế hoạch thu mua và kế hoạch sản xuất NVL, là cơ sở để xác định trị giá thực tế NVL nhập kho. Căn cứ vào mục đích, nơi sử dụng: NVL được chia thành - NVL trực tiếp dùng cho SXKD SV: Dương Thị Kiều Nga 6 Lớp: KTB - CĐ26 Chuyên đề tốt nghiệp Học viện Ngân hàng - NVL dùng cho công tác quản lý - NVL dùng cho các mục đích khác 1. Nguyên tắc đánh giá NVL và cách đánh giá NVL 1. Phân biệt kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kiểm kê định kỳ.
* Phương pháp kê khai thường xuyên: - Là phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho trờn cỏc tài khoản kế toán. - Mọi tình hình biến động tăng, giảm (nhập, xuất) và số hiện có của đều được phản ánh trờn cỏc tài khoản, phản ánh hàng tồn kho (TK 151, 152, 153, 156, 157). - Cuối kỳ kế toán đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế vật tư hàng hóa tồn kho với số liệu vật tư hàng hóa tồn kho trên sổ kế toán. - Tính giá vốn xuất kho: Căn cứ các chứng từ xuất kho và phương pháp tớnh giỏ áp dụng: * Phương pháp kiểm kê dịnh kỳ: - Không phản ánh, theo dõi thường xuyên, liên tục sự biến động hàng tồn kho trờn cỏc tài khoản kế toán.
Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh trị giá của hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán. - Các tài khoản phản ánh hàng tồn kho chỉ phản ánh trị giá của vật tư, hàng hóa trên TK 611- mua hàng. - Tớnh giá: Cuối kỳ tiến hành kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ 1. Nguyên tắc đánh giá NVL NVL cũng thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp, do đó về nguyên tắc đánh giá vật tư cũng phải tuân thủ theo nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho.