CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG. Sự cần thiết và nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Khái niệm chung. Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.
Bán hàng đóng một vai trò rất quan trọng không chỉ đối với bản thân mỗi doanh nghiệp mà với cả sự phát triển chung của toàn bộ nền kinh tế xã hội. - Đối với doanh nghiệp, hoạt động bán hàng chính là điều kiện tiên quyết giúp cho doanh nghiệp tồn tại và phát triển, thông qua hoạt động bán hàng doanh nghiệp có được doanh thu, nhanh chóng thu hồi vốn kinh doanh đồng thời tạo ra lợi nhuận. Lúc này doanh nghiệp có điều kiện để thực hiện phân phối lợi ích vật chất giữa doanh nghiệp với nhà nước, doanh nghiệp với người lao động hoặc giữa doanh nghiệp với chủ doanh nghiệp. - Đối với nền kinh tế quốc dân thì việc thực hiện tốt khâu bán hàng là điều kiện để kết hợp chặt chẽ giữa lưu thông hàng hoá và lưu thông tiền tệ, thực hiện chu chuyển tiền mặt, ổn định và củng cố giá trị đồng tiền là điều kiện để ổn định và nâng cao đời sống của người lao động nói riêng và của toàn xã hội nói chung.
Để thực hiện được quá trình bán hàng và cung cấp dịch vụ, doanh nghiệp phải phát sinh các khoản chi phí làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ dưới hình thức các khoản tiền đã chi ra, các khoản khấu trừ vào tài sản hoặc phát SV: Bïi ThÞ H¹nh Líp: K42/21.09 3 LuËn v¨n Cuèi khãa Häc viÖn Tµi chÝnh sinh các khoản nợ làm giảm vốn chủ sở hữu. Đồng thời, doanh nghiệp cũng thu được các khoản doanh thu và thu nhập khác, đó là tổng giá trị các lợi ích kinh tế thu được trong kỳ phát sinh từ các hoạt động góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Sau một quá trình hoạt động, doanh nghiệp xác định được kết quả của từng hoạt động trên cơ sở so sánh doanh thu, thu nhập với chi phí của từng hoạt động. Kết quả kinh doanh của doanh nghiệp phải được phân phối và sử dụng theo đúng mục đích phù hợp với cơ chế tài chính quy định cho từng loại hình doanh nghiệp cụ thể.
Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Xuất phát từ tầm quan trọng của bán hàng và xác định kết quả bán hàng đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý hoạt động này một cách khoa học, chặt chẽ. Có nhiều công cụ quản lý khác nhau tuỳ tình hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp, tuy nhiên kế toán luôn luôn là công cụ quản lý hiệu quả nhất. Các thông tin kế toán cung cấp luôn đầy đủ, kịp thời, khách quan, trung thực và rõ ràng sẽ giúp các nhà quản trị doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt tình hình tiêu thụ và kết quả của từng hoạt động, từng loại sản phẩm, từ đó có thể kiểm tra kiểm soát được từng khâu trong quá trình bán hàng.
Với đặc tính ưu việt, kế toán nói chung và kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng là sự cần thiết tất yếu đối với mỗi doanh nghiệp. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Để đáp ứng yêu cầu quản lý, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng phải thực hiện các nhiệm vụ sau đây: - Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại sản phẩm, hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị. SV: Bïi ThÞ H¹nh Líp: K42/21.09 4 LuËn v¨n Cuèi khãa Häc viÖn Tµi chÝnh - Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các khoản doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu và chi phí của từng hoạt động trong doanh nghiệp, đồng thời phải dõi toàn bộ các khoản phải thu của khách hàng.
- Phản ánh và tính toán chính xác kết quả của từng hoạt động, giám sát tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước. - Cung cấp các thông tin kế toán phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính và định kì phân tích hoạt động kinh tế liên quan đến quá trình bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Từ vai trò và nhiệm vụ trên, có thể nói, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng có ý nghĩa quan trọng và không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp. Song để phát huy được vai trò và thực hiện các nhiệm vụ đã nêu trên đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán thật khoa học, hợp lý, đồng thời cán bộ kế toán phải nắm vững nội dung của việc tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.
Lý luận cơ bản về bán hàng và xác định kết quả bán hàng. Các phương thức bán hàng và phương thức thanh toán. Các phương thức bán hàng. Hoạt động bán hàng của doanh nghiệp có thể thực hiện theo các phương thức khác nhau tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh của từng doanh nghiệp và đặc điểm của từng loại hàng hoá.
Có nhiều tiêu thức để phân chia phương thức bán hàng như dựa vào thời điểm ghi nhận doanh thu, dựa vào khối lượng hàng bán, kết hợp hai tiêu thức này… Tuy nhiên, xét về phương diện kế toán, nên phân chia phương thức bán hàng theo thời điểm ghi nhận doanh thu. Theo tiêu thức này, có hai phương thức bán hàng là: - Bán hàng theo phương thức gửi hàng. - Phương thức bán hàng trực tiếp. SV: Bïi ThÞ H¹nh Líp: K42/21.09 5 LuËn v¨n Cuèi khãa Häc viÖn Tµi chÝnh 1.
Bán hàng theo phương thức gửi hàng. Theo phương thức này có hai trường hợp: - Bán hàng thông qua đại lý: Là phương thức bán hàng mà trong đó doanh nghiệp giao hàng cho cơ sở nhận bán đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Sau khi bán được hàng, cơ sở đại lý thanh toán tiền hàng cho doanh nghiệp và được hưởng một khoản tiền gọi là hoa hồng đại lý. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý vẫn thuộc quyền sở hữu của các doanh nghiệp, đến khi nào cơ sở đại lý thanh toán tiền bán hàng hoặc chấp nhận thanh toán thì nghiệp vụ bán hàng mới hoàn thành.
- Gửi hàng cho khách chưa được chấp nhận thanh toán: Theo phương thức này, bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã kí kết, hoặc theo đơn đặt hàng của người mua sẽ xuất kho (hoặc vận chuyển thẳng sau khi mua của người bán mà không qua kho) gửi hàng cho người mua bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài. Chi phí vận chuyển gửi hàng bán có thể do bên bán chịu hoặc bên mua chịu tuỳ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Hàng gửi đi bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp đến khi nào bên mua nhận được hàng, chứng từ và đã chấp nhận thanh toán thì quyền sở hữu hàng hoá mới được chuyển giao từ ngưòi bán sang người mua. Phương thức bán hàng trực tiếp.
Theo phương thức này doanh nghiệp xuất kho giao hàng trực tiếp cho khách hàng hoặc giao bán tay ba (sau khi nhận hàng từ nhà cung cấp thì giao luôn cho bên mua mà không qua kho). Đồng thời bên mua thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán đảm bảo các điều kiện ghi nhận doanh thu. Các phương bán hàng trực tiếp bao gồm: - Bán hàng thu tiền ngay. - Bán hàng được người mua chấp nhận thanh toán ngay (không có lãi trả chậm).
SV: Bïi ThÞ H¹nh Líp: K42/21.09 6 LuËn v¨n Cuèi khãa Häc viÖn Tµi chÝnh - Bán hàng trả chậm, trả góp có lãi. - Bán hàng đổi hàng. Phương thức thanh toán. Sau khi giao hàng cho bên mua và được chấp nhận thanh toán thì bên bán có thể nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau tuỳ thuộc vào sự tín nhiệm, thoả thuận giữa hai bên mà lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp.
Hiện nay các doanh nghiệp thường áp dụng các phương thức thanh toán sau: - Phương thức thanh toán trực tiếp: Là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển từ người mua sang người bán ngay sau khi quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ được chuyển giao. Thanh toán trực tiếp có thể bằng tiền mặt, ngân phiếu, séc hoặc có thể bằng hàng hoá khác (nếu bán theo phương thức hàng đổi hàng). Ở hình thức này, sự vận động của hàng hoá gắn liền với sự vận động của tiền tệ. - Phương thức thanh toán chậm trả: Là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển giao sau một khoảng thời gian so với thời điểm chuyển quyền sở hữu về hàng bán, do đó hình thành khoản công nợ phải thu của khách hàng.
Khách hàng có thể trả nợ một lần hoặc nhiều kỳ, có thể có lãi chậm trả hoặc không tuỳ theo thoả thuận. Nợ phải thu cần được hạch toán quản lý chi tiết cho từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Ở hình thức này, sự vận động của hàng bán và tiền tệ có sự khác nhau về không gian và thời gian. Doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu bán hàng.
Doanh thu bán hàng và điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng. SV: Bïi ThÞ H¹nh Líp: K42/21.09 7 LuËn v¨n Cuèi khãa Häc viÖn Tµi chÝnh Doanh thu là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ hạch toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu. Tùy theo từng loại hình sản xuất kinh doanh, có các loại doanh thu: - Doanh thu bán hàng. - Doanh thu cung cấp dịch vụ.
- Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia.