Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cuộc cách mạng công nghệ 4.0, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) đã trở thành yếu tố then chốt thúc đẩy sự phát triển của ngành kế toán, đặc biệt trong quản lý chi phí doanh nghiệp. Công ty TNHH MTV Education Solutions Việt Nam (ESVN) là một trong những đơn vị tiên phong trong lĩnh vực giáo dục tại Việt Nam, với doanh thu tăng trưởng liên tục, đạt gần 384,11 tỷ đồng vào cuối năm 2021, gấp gần đôi so với năm 2020. Tuy nhiên, trong quá trình mở rộng quy mô, ESVN gặp phải nhiều thách thức trong việc vận hành hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT), đặc biệt là trong quản lý chi phí, ảnh hưởng đến chất lượng thông tin và hiệu quả quản trị.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung vào việc đánh giá thực trạng HTTTKT trong quản lý chi phí tại ESVN, xác định các hạn chế và nguyên nhân, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý chi phí, hỗ trợ quyết định kinh doanh. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào hoạt động của ESVN trong giai đoạn từ năm 2018 đến 2021, với trọng tâm là bộ phận kế toán và các chu trình quản lý chi phí. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cải thiện chất lượng thông tin kế toán, tăng cường kiểm soát chi phí, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết và mô hình về hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) và quản lý chi phí doanh nghiệp. Theo Romney & Steinbart (2015), HTTTKT là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán nhằm hỗ trợ quản lý và ra quyết định. HTTTKT bao gồm sáu thành phần cơ bản: con người, dữ liệu, thủ tục xử lý, phần cứng, phần mềm và công cụ kiểm soát nội bộ (KSNB). Mô hình chung của HTTTKT gồm các bước: thu thập dữ liệu, xử lý dữ liệu, quản lý dữ liệu, cung cấp thông tin và phản hồi.

Về quản lý chi phí, nghiên cứu áp dụng các khái niệm về phân loại chi phí theo chức năng, theo đối tượng hạch toán, theo mối quan hệ với khối lượng hoạt động và theo mức độ kiểm soát của nhà quản lý. HTTTKT quản lý chi phí được hiểu là hệ thống thu thập và xử lý dữ liệu chi phí nhằm xây dựng kế hoạch, kiểm soát và đánh giá chi phí, hỗ trợ ra quyết định quản lý (Hồ Thị Mỹ Hạnh, 2014). Ngoài ra, nghiên cứu tham khảo mô hình kiểm soát nội bộ theo COSO để đánh giá và đề xuất hoàn thiện hệ thống kiểm soát trong HTTTKT.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp định tính, chủ yếu là nghiên cứu tình huống tại ESVN. Dữ liệu được thu thập thông qua phỏng vấn sâu với các nhóm đối tượng gồm kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, trưởng nhóm công nợ, kế toán thanh toán, giám đốc tài chính, bộ phận mua hàng, vận hành và IT. Cỡ mẫu phỏng vấn khoảng 20-25 người, được chọn theo phương pháp chọn mẫu phi xác suất nhằm đảm bảo đại diện cho các bộ phận liên quan trực tiếp đến HTTTKT và quản lý chi phí.

Quá trình nghiên cứu gồm các bước: thu thập dữ liệu thực trạng, phân tích và đánh giá các chu trình quản lý chi phí, kiểm định nguyên nhân hạn chế qua phỏng vấn, tổng hợp và đề xuất giải pháp hoàn thiện. Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phương pháp phân tích nội dung, so sánh và đối chiếu với các lý thuyết và nghiên cứu trước đó. Timeline nghiên cứu kéo dài trong năm 2023, bao gồm giai đoạn khảo sát, phân tích và đề xuất giải pháp.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tổ chức bộ máy kế toán tập trung nhưng còn hạn chế về chất lượng nhân sự: ESVN áp dụng mô hình kế toán tập trung với hơn 20 nhân viên kế toán, trong đó có kế toán trưởng, kế toán tổng hợp, kế toán công nợ, thanh toán, thuế và kho. Tuy nhiên, đội ngũ nhân viên trẻ, kinh nghiệm còn hạn chế, tỷ lệ thay đổi nhân sự cao, ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành HTTTKT.

  2. Phần mềm SAP Business One được sử dụng nhưng chưa phát huy tối đa hiệu quả: SAP B1 giúp quản lý dữ liệu và xuất báo cáo nhanh chóng, tuy nhiên, tính phức tạp và khó sử dụng của phần mềm gây khó khăn cho nhân viên mới, dẫn đến sai sót trong nhập liệu và xử lý dữ liệu. Khoảng 30% nhân viên mới gặp khó khăn trong việc làm quen với phần mềm.

  3. Chu trình mua hàng và thanh toán còn nhiều bất cập: Chu trình mua hàng gồm các bước từ lập kế hoạch, đặt hàng, nhập kho đến thanh toán được thực hiện theo quy trình rõ ràng. Tuy nhiên, việc phê duyệt hồ sơ còn dựa nhiều vào cảm tính, thiếu sự đồng bộ và kiểm soát chặt chẽ, dẫn đến sai lệch số liệu chi phí. Báo cáo tổng chi phí năm 2022 cho thấy có khoảng 15% chi phí không được phân loại chính xác theo bộ phận sử dụng.

  4. Kiểm soát nội bộ chưa hoàn thiện: Hệ thống kiểm soát nội bộ theo quan điểm COSO chưa được áp dụng đầy đủ, đặc biệt trong việc kiểm soát truy cập dữ liệu và phê duyệt chứng từ. Điều này làm tăng rủi ro gian lận và sai sót trong quản lý chi phí.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các hạn chế trên xuất phát từ sự thiếu đồng bộ giữa con người, công nghệ và quy trình vận hành. Việc áp dụng phần mềm SAP B1 chưa đi kèm với đào tạo bài bản và chính sách quản lý nhân sự phù hợp khiến nhân viên chưa phát huy hết năng lực. So với các nghiên cứu trước đây về HTTTKT tại các doanh nghiệp Việt Nam, kết quả này tương đồng với nhận định về tầm quan trọng của yếu tố con người và sự hỗ trợ của CNTT trong nâng cao chất lượng hệ thống (Nguyễn Thị Thuận, 2021; Vũ Thị Thanh Bình, 2020).

Việc thiếu kiểm soát nội bộ chặt chẽ làm giảm tính chính xác và kịp thời của thông tin kế toán, ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định của ban lãnh đạo. Biểu đồ phân tích tỷ lệ sai lệch chi phí theo bộ phận có thể minh họa rõ mức độ ảnh hưởng của các yếu tố này. Nghiên cứu cũng chỉ ra rằng, việc hoàn thiện HTTTKT không chỉ là nâng cấp phần mềm mà còn cần đồng bộ các yếu tố về nhân sự, quy trình và kiểm soát nội bộ để đạt hiệu quả tối ưu.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường đào tạo và phát triển nhân sự kế toán: Xây dựng chương trình đào tạo bài bản về phần mềm SAP B1 và kỹ năng kế toán quản lý chi phí cho nhân viên mới và hiện tại. Mục tiêu nâng cao tỷ lệ nhân viên thành thạo phần mềm lên 90% trong vòng 12 tháng. Bộ phận nhân sự phối hợp với phòng IT thực hiện.

  2. Hoàn thiện quy trình phê duyệt và kiểm soát chứng từ: Thiết lập quy trình phê duyệt minh bạch, áp dụng hệ thống phân quyền truy cập và phê duyệt điện tử trên phần mềm để giảm thiểu sai sót và gian lận. Mục tiêu giảm 50% sai sót trong báo cáo chi phí trong 6 tháng. Phòng kế toán và IT phối hợp triển khai.

  3. Đồng bộ hóa dữ liệu giữa các phần mềm và bộ phận: Xây dựng hệ thống liên kết dữ liệu giữa SAP B1 với các phần mềm quản lý khác như CRM, quản lý kho để đảm bảo tính nhất quán và kịp thời của dữ liệu. Mục tiêu hoàn thành trong 9 tháng. Ban IT chủ trì phối hợp các phòng ban liên quan.

  4. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ theo chuẩn COSO: Áp dụng các bước xây dựng KSNB theo COSO, bao gồm kiểm soát môi trường, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát. Mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong 12 tháng, giảm thiểu rủi ro tài chính và vận hành. Ban giám đốc và phòng kiểm soát nội bộ chịu trách nhiệm.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp: Giúp hiểu rõ vai trò và tầm quan trọng của HTTTKT trong quản lý chi phí, từ đó đưa ra các quyết định chiến lược nâng cao hiệu quả hoạt động.

  2. Phòng kế toán và tài chính: Cung cấp kiến thức chuyên sâu về tổ chức bộ máy kế toán, quy trình quản lý chi phí và ứng dụng phần mềm kế toán hiện đại, hỗ trợ cải tiến quy trình làm việc.

  3. Chuyên gia CNTT và phát triển phần mềm: Tham khảo các yêu cầu kỹ thuật và quy trình đồng bộ dữ liệu, từ đó phát triển hoặc tùy chỉnh phần mềm phù hợp với đặc thù doanh nghiệp.

  4. Nhà nghiên cứu và sinh viên ngành kế toán, quản trị: Là tài liệu tham khảo thực tiễn về ứng dụng HTTTKT trong quản lý chi phí, phương pháp nghiên cứu định tính và đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống.

Câu hỏi thường gặp

  1. HTTTKT là gì và tại sao quan trọng trong quản lý chi phí?
    HTTTKT là hệ thống thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán nhằm hỗ trợ quản lý và ra quyết định. Nó giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả, nâng cao chất lượng thông tin và giảm thiểu rủi ro tài chính.

  2. Phần mềm SAP Business One có ưu điểm gì trong quản lý chi phí?
    SAP B1 tích hợp nhiều phân hệ quản lý như mua hàng, bán hàng, kho, tài chính giúp đồng bộ dữ liệu, tăng tính chính xác và kịp thời của báo cáo chi phí, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng.

  3. Nguyên nhân chính gây ra hạn chế trong HTTTKT tại ESVN là gì?
    Chủ yếu do chất lượng nhân sự chưa đồng đều, phần mềm phức tạp chưa được đào tạo đầy đủ, quy trình phê duyệt chưa minh bạch và hệ thống kiểm soát nội bộ chưa hoàn thiện.

  4. Làm thế nào để cải thiện hiệu quả HTTTKT?
    Cần đồng bộ các yếu tố con người, công nghệ và quy trình, bao gồm đào tạo nhân sự, hoàn thiện quy trình phê duyệt, đồng bộ dữ liệu và xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ theo chuẩn quốc tế.

  5. Ai nên tham khảo nghiên cứu này?
    Ban lãnh đạo doanh nghiệp, phòng kế toán, chuyên gia CNTT, nhà nghiên cứu và sinh viên ngành kế toán, quản trị đều có thể sử dụng nghiên cứu để nâng cao hiểu biết và áp dụng thực tiễn.

Kết luận

  • HTTTKT tại ESVN đóng vai trò quan trọng trong quản lý chi phí, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và ra quyết định.
  • Thực trạng cho thấy tồn tại hạn chế về nhân sự, phần mềm và quy trình vận hành, ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán.
  • Nghiên cứu đã xác định các nguyên nhân chính và đề xuất giải pháp đồng bộ về đào tạo, quy trình, công nghệ và kiểm soát nội bộ.
  • Việc hoàn thiện HTTTKT cần được thực hiện trong vòng 6-12 tháng với sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban và ban lãnh đạo.
  • Khuyến nghị doanh nghiệp chủ động áp dụng các giải pháp để nâng cao năng lực quản lý chi phí, tăng cường tính cạnh tranh và phát triển bền vững.

Để tiếp tục phát triển, ESVN nên triển khai các giải pháp đề xuất, đồng thời theo dõi, đánh giá hiệu quả định kỳ để điều chỉnh kịp thời. Các doanh nghiệp và nhà nghiên cứu quan tâm có thể liên hệ để trao đổi và ứng dụng các kết quả nghiên cứu này trong thực tiễn quản lý kế toán và chi phí.