chương 1 là hệ thống hóa một cách tổng quát các nghiên cứu trên thế giới và tại Việt Nam về ảnh hưởng của KSNB đến hiệu quả hoạt động của DN và KSNB trong DN nhỏ và vừa. Trên thế giới, đặc biệt là các nước đang phát triển, nhiều nghiên cứu đã tiến hành kiểm định mối quan hệ giữa hệ thống KSNB và tổng doanh thu, hiệu quả tài chính, giá trị DN hay độ tin cậy BCTC. Tại Việt Nam, các nghiên cứu về KSNB trong DN nhỏ và vừa chủ yếu là đánh giá hệ thống KSNB theo 5 thành phần, theo chu trình nghiệp vụ, từ đó định hướng những giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB. Tổng quan nghiên cứu về hệ thống KSNB là căn cứ xác định hướng nghiên cứu cho đề tài.
Đề tài hướng đến việc kiểm định mối quan hệ giữa hệ thống KSNB và hiệu quả hoạt động của các DN thương mại nhỏ và vừa trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long. Footer Page 22 of 21. Header Page 23 of 21. Tổng quan về hệ thống KSNB và DNNVV 2.
Tổng quan về hệ thống KSNB 2. Khái niệm KSNB Cuối thế kỷ XIX, với sự ra đời của công ty kiểm toán đầu tiên tại nước Anh, khi thực hiện nhận xét về các BCTC, kiểm toán viên đã sớm nhận thức tầm quan trọng của KSNB trong quá trình thực hiện kiểm toán. Tại Mỹ, năm 1929, thuật ngữ “Kiểm soát nội bộ” chính thức được đề cập trong Công bố của Cục dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) như sau “KSNB là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác, đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động và đây là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu của kiểm toán viên”. Năm 1948, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đưa ra định nghĩa “KSNB bao gồm các kế hoạch tổ chức và các phương pháp, biện pháp kết hợp được áp dụng trong đơn vị kinh doanh để bảo vệ tài sản, kiểm tra độ chính xác và tin cậy của số liệu kế toán, phát huy tính hiệu quả của hoạt động, và khuyến khích sự tuân thủ các chính sách quản lý đã thiết lập”.
Tiếp theo là khái niệm đưa ra năm 1973 của Victor Z. Brink và Herbert Witt trong cuốn “Kiểm toán nội bộ hiện đại” cho rằng “KSNB được dùng để mô tả những phương pháp thực hành nội bộ có liên quan đến việc nhằm đạt tốt hơn các mục tiêu của tổ chức thực hiện”. Vào năm 1992, COSO đã ban hành khuôn mẫu tích hợp về KSNB (thường được biết đến với tên gọi báo cáo COSO 1992). Khuôn mẫu này ra đời đã nhận được sự chấp thuận và sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới, nó được ghi nhận như là một khuôn mẫu dẫn đầu cho việc thiết kế, thực hiện và vận hành KSNB cũng như đánh giá tính hữu hiệu của KSNB.
COSO 1992 đưa ra khái niệm KSNB như sau “KSNB là một quá trình bị ảnh hưởng bởi hội đồng quản trị, nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt các mục tiêu: hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, BCTC đáng tin cậy, các luật lệ và quy định được Footer Page 23 of 21. Header Page 24 of 21. Sau 20 năm kể từ khi khuôn mẫu KSNB 1992 của COSO ra đời, môi trường hoạt động và kinh doanh đã thay đổi nhanh chóng và ngày càng trở nên phức tạp, chịu ảnh hưởng bởi công nghệ, và trong phạm vi toàn cầu (COSO, 2013). Để phản ánh kịp thời những thay đổi này, COSO đã ban hành khuôn mẫu kiểm soát tích hợp năm 2013.
Trong khuôn mẫu này, khái niệm KSNB, về mặt bản chất không thay đổi so với khuôn mẫu năm 1992. Tuy nhiên, mục tiêu của KSNB đã có sự mở rộng đối với các mục tiêu liên quan đến hoạt động và mục tiêu báo cáo. Khái niệm KSNB theo báo cáo COSO 2013 nhấn mạnh 4 nội dung quan trọng bao gồm: - Quá trình: KSNB không phải là một sự kiện hay một tình huống riêng lẻ mà bao gồm một chuỗi các hoạt động có mối liên hệ với nhau, hiện diện ở mọi bộ phận, mọi hoạt động của tổ chức (COSO, 2013). - Con người: KSNB bị ảnh hưởng bởi yếu tố con người, chính con người thiết lập ra các mục tiêu, xây dựng các chính sách, thủ tục và vận hành chúng để đạt các mục tiêu.
Con người ở đây bao gồm Hội đồng quản trị, nhà quản lý và các nhân viên trong một tổ chức. Trong đó, hội đồng quản trị là một yếu tố quan trọng của KSNB, tầm quan trọng này thể hiện qua trách nhiệm giám sát của hội đồng quản trị thông qua việc đưa ra những lời khuyên, những chỉ dẫn đối với nhà quản lý, phê chuẩn những chính sách, những giao dịch, và giám sát các hoạt động của nhà quản lý. Ngoài ra, hội đồng quản trị và nhà quản lý cấp cao là những người thiết lập sắc thái cho tổ chức liên quan đến tầm quan trọng của KSNB và những tiêu chuẩn đạo đức được mong đợi trong tổ chức (COSO, 2013). - Đảm bảo hợp lý: một hệ thống KSNB hữu hiệu chỉ có thể cung cấp cho hội đồng quản trị và ban giám đốc một sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu, chứ không phải là một sự đảm bảo tuyệt đối.
Điều này xuất phát từ những hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB liên quan đến những sai sót của con người, sự thông đồng, sự lạm quyền của nhà quản lý hay ảnh hưởng của những sự kiện tiềm tàng bên ngoài (COSO, 2013). Footer Page 24 of 21. Header Page 25 of 21. 16 - Các mục tiêu: KSNB được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức, bao gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, và mục tiêu tuân thủ.
Bản chất và mục tiêu của hệ thống KSNB a. Bản chất của hệ thống KSNB Hệ thống KSNB trong DN bao gồm tất cả các thành phần là môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị, hệ thống thông tin và truyền thông, các hoạt động kiểm soát và giám sát các kiểm soát. Các thành phần này có liên hệ chặt chẽ, tác động lẫn nhau nhằm đạt được sự đảm bảo hợp lý để đạt được các mục tiêu về hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động; độ tin cậy của thông tin và đảm bảo việc tuân thủ pháp luật và các quy định liên quan tại đơn vị, hướng đến đối tượng là các hoạt động, tài sản, thông tin, và con người trong đơn vị. Nội dung của hệ thống KSNB được thể hiện thông qua các hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách và thủ tục kiểm soát, được thiết kế dựa trên môi trường kiểm soát và đánh giá về rủi ro, hoạt động giám sát các kiểm soát giúp điều chỉnh hệ thống nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát; hệ thống thông tin và truyền thông giúp truyền đạt thông tin.
Mục tiêu của hệ thống KSNB Mỗi đơn vị thường xây dựng mục tiêu cần đạt được để từ đó xác định các chiến lược cần thực hiện. Đó có thể là mục tiêu chung cho toàn đơn vị, hay mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị. Có thể chia các mục tiêu của đơn vị cần thiết lập thành ba nhóm: (1) Nhóm mục tiêu hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực; (2) Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà tổ chức cung cấp; (3) Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định. Các mục tiêu trên có thể tách biệt nhưng cũng có thể trùng với nhau, vì một mục tiêu riêng lẻ có thể được xếp vào một hay nhiều loại trong ba nhóm mục tiêu nêu trên.
Sự phân loại các mục tiêu nhằm giúp tổ chức kiểm soát ở các phương diện khác nhau. Footer Page 25 of 21. Header Page 26 of 21. 17 Một hệ thống KSNB hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý đạt được các mục tiêu liên quan như tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ pháp luật và các quy định.
Để đạt được các mục tiêu này, cần dựa trên cơ sở các chuẩn mực đã được thiết lập. Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát, các hoạt động kiểm soát của đơn vị, hệ thống thông tin và truyền thông, và vấn đề giám sát. Riêng mục tiêu hoạt động, thí dụ như thu nhập trên vốn đầu tư, thị phần hay sản phẩm mới,… không phụ thuộc hoàn toàn vào các biện pháp kiểm soát của đơn vị. KSNB không thể ngăn ngừa các quyết định sai lầm hay các sự kiện bên ngoài có thể làm đơn vị không đạt được các mục tiêu đề ra.
Với các mục tiêu này, KSNB chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý rằng các nhà quản lý với vai trò giám sát, với hành động kịp thời sẽ giúp tổ chức có thể đạt được các mục tiêu. Các thành phần và nguyên tắc của KSNB Theo báo cáo COSO 2013, hệ thống KSNB gồm 5 thành phần và 17 nguyên tắc. Những thành phần và nguyên tắc này của KSNB là phù hợp với tất cả các tổ chức. Mười bảy (17) nguyên tắc có thể áp dụng cho từng nhóm mục tiêu: hoạt động, thông tin, tuân thủ cũng như các mục tiêu cụ thể trong mỗi nhóm.
Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc làm cơ sở cho việc thực hiện KSNB trong tổ chức. Hội đồng quản trị và quản lý cấp cao thiết lập sắc thái từ cấp trên liên quan đến tầm quan trọng của KSNB và những tiêu chuẩn về đạo đức được mong đợi. Môi trường kiểm soát bao gồm tính chính trực và các giá trị đạo đức; bộ quy tắc chỉ dẫn cho phép hội đồng quản trị thực hiện trách nhiệm giám sát quản lý của mình; cơ cấu tổ chức và phân định quyền hạn và trách nhiệm; đảm bảo năng lực nhân viên; chính sách nhân sự. Vì vậy, môi trường kiểm soát có ảnh hưởng lan tỏa đến toàn bộ hệ thống KSNB, nó hỗ trợ cho việc đánh giá rủi ro nhằm hướng đến đạt mục tiêu của tổ chức, thực hiện các hoạt động kiểm soát, sử dụng hệ thống thông tin và truyền thông cũng như cách quản lý các hoạt động giám sát.
Năm nguyên tắc liên quan đến môi trường kiểm soát được trình bày trong báo cáo COSO 2013 bao gồm các nguyên tắc từ 01 đến 05. Cụ thể: Footer Page 26 of 21.