CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU CỦA LUẬN ÁN 1. Tổng quan các công trình nghiên cứu ở nước ngoài Sự cần thiết của hệ thống thông tin trong quản trị doanh nghiệp ñược thể hiện rõ nét từ cuối thế kỷ 20 khi mà các nhà quản trị phải ñối mặt với nhu cầu quản lý doanh nghiệp không chỉ ở phạm vi trong nước mà trên phạm vi toàn cầu. Không thể hình dung ñược doanh nghiệp hoạt ñộng như thế nào nếu thiếu sự tồn tại của hệ thống thông tin cho dù ñó là hệ thống thông tin dựa trên công nghệ hiện ñại hay hệ thống thông tin ñược thiết lập thủ công. Có rất nhiều công trình nghiên cứu trên thế giới nghiên cứu về các công cụ quản trị doanh nghiệp.
Các nghiên cứu này chủ yếu ñược thực hiện tại các quốc gia có nền kinh tế phát triển với các phương pháp quản trị hiện ñại, tiên tiến. Theo nghiên cứu của Laudon J. Hệ thống thông tin kế toán ñược xác ñịnh như một tổng thể gồm con người, thiết bị (phần cứng), các chương trình máy tính (phần mềm), dữ liệu ñược lưu trữ và các phương án tổ chức dữ liệu, mạng kết nối và quá trình thiết lập thông tin về tình hình phân bổ và sử dụng nguồn lực, về tình hình kinh doanh cho người sử dụng. Một ñặc ñiểm quan trọng của AIS là chức năng kiểm soát bởi vì nó cho phép theo dõi dòng luân chuyển của tài sản, giúp phát hiện và giảm thiểu những bất hợp lý trong việc sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp[44].
Nghiên cứu “Vai trò của thông tin kế toán trong quá trình ra quyết ñịnh ở các doanh nghiệp sản xuất sữa CHLB ðức” của Eva, Heidhues & Chris Patel (2008) cho rằng sự phát triển của lý thuyết quản trị chi phí, cộng với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin sẽ là công cụ tốt nhất trong công tác quản trị doanh nghiệp. Nghiên cứu cho rằng các nhà quản trị doanh nghiệp cần phải ñược thuyết phục về tác dụng của hệ thống 7 thông tin kế toán chi phí trong quá trình ra quyết ñịnh [35]. Các nghiên cứu ñã cho thấy nhu cầu thông tin của nhà quản trị là một nhân tố quan trọng trong việc thiết lập hệ thống thông tin KTQT chi phí. Tuy nhiên, các nghiên cứu này chưa làm rõ ñược mối quan hệ giữa nhu cầu của nhà quản trị doanh nghiệp với thông tin KTQT chi phí ñặc biệt là trong các lĩnh vực hoạt ñộng cụ thể.
Vấn ñề này cần phải ñược nghiên cứu sâu hơn vì ñó là nền tảng thiết lập HTTT KTQT chi phí. Nếu căn cứ vào ñối tượng sử dụng thông tin kế toán thì hệ thống thông tin kế toán lại ñược chia thành hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. Hệ thống thông tin kế toán tài chính cung cấp các thông tin kinh tế tài chính bằng các BCTC cho mọi ñối tượng cần sử dụng thông tin của ñơn vị kế toán và vì thế, hệ thống thông tin kế toán tài chính cần hướng tới một chuẩn mực trong quá trình tạo lập thông tin dựa trên chuẩn mực về báo cáo tài chính của quốc gia và quốc tế. Hệ thống thông tin kế toán quản trị (MAIS) ñược coi là công cụ quản lý khoa học và có hiệu quả nhằm kịp thời xử lý và cung cấp thông tin ñáp ứng nhu cầu thông tin cho các nhà quản trị.
Nghiên cứu của Donald W. Ramney [34] cho rằng MAIS ñược xem như là một phần kết nối của việc lập kế hoạch và kiểm soát trong một tổ chức. Một công ty thành lập hệ thống kế hoạch và kiểm soát ñể giúp ñạt ñược các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường ngoại cảnh cho trước. Nói chung, sự bất ổn ñịnh trong môi trường ngày càng cao và công ty càng có nhiều thay ñổi thì việc thiết lập MAIS càng cần ñược coi trọng.
Nghiên cứu cho thấy vai trò quan trọng của MAIS ñối với công tác quản trị doanh nghiệp và sự cần thiết phải thiết lập HTTT KTQT song song với HTTT KTTC trong một tổ chức tuy nhiên nghiên cứu chưa chỉ ra ñược các nhân tố tác ñộng ñến việc thiết lập HTTT KTQT chi phí, ñặc biệt là những nhân tố bản chất, chi phối tới hệ thống. Khi nghiên cứu về vai trò của hệ thống thông tin kế toán chi phí trong quản trị doanh nghiệp, các tác giả Barfield, Raiborn & Kinney trong tài liệu Cost Accounting: Traditions and Innovations cho rằng kế toán chi phí cần chú trọng vào chức năng phân tích và kiểm soát hơn là chức năng tài hiện thông tin. Các thông tin chi phí chủ yếu tập trung vào làm thế nào ñể có ích hơn ñối với quản lý nội bộ. Các 8 nhà quản trị của tổ chức không chỉ ñơn thuần ño lường ñược các chi phí mà quan trọng hơn họ cần kiểm soát ñược chi phí của các quá trình hoạt ñộng trong ngắn hạn và dài hạn.
Theo quan ñiểm này, hệ thống thông tin kế toán chi phí sẽ thiên về việc cung cấp thông tin cho quản trị nội bộ, xem nhẹ việc cung cấp thông tin cho quá trình lập báo cáo tài chính. Kế toán chi phí có chức năng phân tích về tình hình chi phí và khả năng sinh lời của các dự án, quá trình hoặc sản phẩm nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh. Theo ñó, hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí bao gồm 2 bước: Bước 1: thu thập các thông tin về chi phí thông qua phân loại dựa vào bản chất như chi phí nguyên vật liệu, chi phí về lao ñộng,. Bước 2: truy nguyên và phân bổ lại chi phí vào một hay nhiều ñối tượng tạo phí như các hoạt ñộng, các phòng ban, khách hàng hay các sản phẩm.
Thông qua 2 bước này nhà quản lý mới có thể có ñầy ñủ thông tin nắm bắt ñược chính xác ñối tượng chi phí, biết ñược cụ thể bộ phận, khâu nào gây lỗ hoặc không sinh lãi. Tuy vậy, nghiên cứu chưa ñề cập ñến khía cạnh tổ chức HTTT KTQT chi phí như cách thức thiết lập cơ sở dữ liệu, các phương pháp thiết lập thông tin và hệ thống báo cáo cung cấp thông tin KTQT chi phí và ñặc biệt, mối quan hệ giữa ba mảng thông tin chi phí: thông tin quá khứ, thông tin hiện tại và thông tin chi phí trong tương lai chưa ñược ñề cập dẫn ñến tính kiểm soát thông tin chưa ñược thực hiện hiệu quả [27]. ðến thập niên 1960,1970 nền kinh tế thế giới với sự phát triển mạnh mẽ của các nền kinh tế châu Âu- châu Á, ñặc biệt là nền kinh tế Nhật Bản, kế toán quản trị chi phí ngày càng ñược ứng dụng hiệu quả và hiện ñại. Hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí không chỉ cần thiết trong các ñơn vị sản xuất mà còn cần thiết trong các doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ.
Có nhiều phương pháp kế toán quản trị chi phí mới ra ñời nhằm xác ñịnh chính xác hơn chi phí cho các ñối tượng chịu phí như phương pháp chi phí mục tiêu, phương pháp chi phí hoàn thiện liên tục (Kaizen Costing)., trong tác phẩm Target Costing and Kaizen Costing in Japanese Automobile Companies cho thấy các phương pháp kế toán quản trị chi phí hiện ñại ñược áp dụng có hiệu quả tại các công ty sản xuất ô tô ở Nhật Bản [45]. Nghiên cứu này phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất có quy mô 9 lớn và có quy trình sản xuất tiên tiến như áp dụng các tiêu chuẩn quản lý ISO. Việc ứng dụng các phương pháp quản trị chi phí hiện ñại vào các doanh nghiệp Việt Nam trong bối cảnh các doanh nghiệp ñang dần ñược chuẩn hóa và hội nhập quốc tế là một vấn ñề cần tiếp tục nghiên cứu. Hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí không chỉ ñược nghiên cứu ở mặt lý thuyết mà còn ñược nghiên cứu ứng dụng vào một số ngành cụ thể như ngành xây dựng, khách sạn, bệnh viện, ngân hàng.
Nghiên cứu của Laudon, J.P (2003) cho rằng việc thiết kế hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí phụ thuộc vào ñặc ñiểm riêng có của từng doanh nghiệp và yêu cầu riêng của từng bộ phận trong hệ thống. Trong quá trình thiết kế một hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí, các tài liệu kỹ thuật của hệ thống bao gồm các sự mô tả về quy trình hoạt ñộng, sơ ñồ tổ chức, các bộ phận liên quan của hệ thống thông tin và sự tương tác giữa chúng trong doanh nghiệp là những công cụ không thể thiếu. ðó là cơ sở của việc thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu sau ñó là giai ñoạn sử dụng thông tin cho hệ thống kiểm soát cuối cùng [44]. Tuy nhiên, ñể ứng dụng hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí vào các ngành sản xuất như ngành may cần có những nghiên cứu thêm về ñặc ñiểm tổ chức sản xuất của doanh nghiệp và tác ñộng của việc sử dụng hệ thống thông tin chi phí tới các quyết ñịnh sản xuất.
Trong một nghiên cứu khác về khả năng áp dụng hệ thống thông tin kế toán quản trị chi phí vào các nước ñang phát triển, nghiên cứu cụ thể tại Việt Nam của một nhóm các nhà khoa học Mỹ là Michele Pomberg, Hamid Pourjalali, Shirley Daniel và Marinilka Barros năm 2012 [47], các tác giả ñã khảo sát 53 bệnh viện tại Hà nội và 9 tỉnh lân cận ñể nghiên cứu về cách quản lý chi phí hiện nay ở các bệnh viện và các ñiều kiện áp dụng các phương pháp quản trị chi phí hiện ñại như phương pháp Activity-Based Cost (ABC), phương pháp Just in time (JIT) vào các bệnh viện Việt Nam. Nghiên cứu cho rằng các chính sách của nhà nước về y tế, những cải tổ về tổ chức của hệ thống y tế trong thời gian gần ñây như ngày càng có nhiều bệnh viện tư nhân, bệnh viện có vốn ñầu tư nước ngoài tại Việt Nam, nhu cầu về thông tin chi phí của các CFO là những nhân tố ảnh hưởng ñến khả năng áp dụng 10 các phương pháp kế toán quản trị hiện ñại vào các bệnh viện. Kết quả nghiên cứu cho thấy khi môi trường và các quy ñịnh có nhiều thay ñổi, các bệnh viện Việt nam cần phải chấp nhận các lý thuyết quản trị cao cấp, xem ñó như là một công cụ hữu ích trong việc ra các quyết ñịnh quản trị. ðây cũng là một nghiên cứu ñược thực hiện ở các ngành dịch vụ.
Tuy nhiên, có sự khác nhau về yêu cầu thông tin KTQT chi phí giữa doanh nghiệp dịch vụ và doanh nghiệp sản xuất.