Tài liệu học tập quản trị dự án Phần 2: Lập kế hoạch và ngân sách dự án

Tài liệu học tập quản trị dự án phần 2 chuyên sâu, cung cấp kiến thức nền tảng và nâng cao kỹ năng cần thiết cho mọi quản lý dự án.

• Chuyên ngành: Quản trị dự án
• Đề tài: Lập kế hoạch và ngân sách dự án
• Loại tài liệu: Tài liệu học tập

Tóm tắt

I. Tổng quan về lập kế hoạch và ngân sách trong quản trị dự án

Lập kế hoạch là chức năng quan trọng nhất trong quản trị dự án. Đây là xuất phát điểm cho mọi công việc về sau. Kế hoạch dự án xác định những công việc cần làm. Sắp xếp chúng theo trình tự hợp lý. Xác định nguồn lực và thời gian thực hiện. Mục tiêu nhằm hoàn thành tốt các mục tiêu đã đề ra. Quá trình lập kế hoạch gồm 6 bước cơ bản. Bước đầu tiên là xác lập mục tiêu dự án. Tiếp theo là phát triển kế hoạch thông qua sơ đồ WBS. Xây dựng sơ đồ kế hoạch phản ánh quan hệ logic. Lập tiến độ thực hiện với mốc thời gian rõ ràng. Dự toán chi phí và phân bổ nguồn lực. Cuối cùng là chuẩn bị báo cáo kết thúc. Ngân sách dự án bao gồm chi phí nhân công, vật tư, máy móc. Việc lập kế hoạch và ngân sách giúp kiểm soát hiệu quả dự án từ đầu đến cuối.

1.1. Khái niệm lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch dự án là việc xác định các công việc cần thực hiện. Quá trình này sắp xếp công việc theo trình tự hợp lý. Người quản lý xác định nguồn lực cần thiết cho từng nhiệm vụ. Thời gian hoàn thành từng công việc được ấn định rõ ràng. Khi lập kế hoạch, các mục tiêu tổng thể được chi tiết hóa. Chúng trở thành những công việc cụ thể, có thể đo lường. Một chương trình hành động được hoạch định để thực hiện. Kế hoạch hiệu quả cần có thông tin đầy đủ ngay từ đầu. Thông tin về nhiệm vụ phải rõ ràng và chính xác.

1.2. Vai trò của kế hoạch trong quản trị dự án

Quản trị dự án có bốn chức năng cơ bản. Đó là lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra. Lập kế hoạch được coi là quan trọng nhất trong số này. Kế hoạch gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu tương lai. Chương trình hành động được xây dựng dựa trên kế hoạch. Kế hoạch tốt giúp xác định ai làm gì và khi nào làm. Nó tạo cơ sở cho việc kiểm tra và giám sát tiến độ. Không có kế hoạch, dự án dễ bị trì trệ và vượt ngân sách. Kế hoạch là nền tảng để phân bổ nguồn lực hiệu quả.

II. Phân tích các bước lập kế hoạch và xây dựng ngân sách dự án

Quy trình lập kế hoạch dự án gồm 6 bước tuần tự. Bước 1 xác lập mục tiêu phản ánh thời điểm bắt đầu và hoàn thành. Chi phí dự toán và các kết quả cần đạt được cũng được xác định. Bước 2 phát triển kế hoạch thông qua danh mục công việc. Sơ đồ WBS được xây dựng làm cơ sở lập kế hoạch. Bước 3 xây dựng sơ đồ kế hoạch phản ánh quan hệ logic. Mối quan hệ trước sau giữa các công việc được thể hiện rõ. Bước 4 lập tiến độ thực hiện với thời gian cụ thể. Thời gian bắt đầu, kết thúc và các mốc quan trọng được ghi nhận. Bước 5 dự toán chi phí cho từng công việc. Nguồn lực lao động, máy móc thiết bị được phân bổ. Bước 6 chuẩn bị báo cáo tiến độ thời gian và chi phí. Hệ thống kiểm tra giám sát đảm bảo thực hiện thành công kế hoạch.

2.1. Xây dựng cơ cấu phân chia công việc WBS

WBS là viết tắt của Work Breakdown Structure. Đây là sơ đồ cơ cấu phân chia công việc trong dự án. WBS giúp chi tiết hóa mục tiêu thành các nhiệm vụ cụ thể. Mỗi công việc lớn được phân nhỏ thành các công việc con. Cấu trúc phân cấp giúp quản lý dễ dàng hơn. WBS là cơ sở để lập tiến độ và dự toán chi phí. Việc lập danh mục và mã hóa công việc được thực hiện đầu tiên. Mỗi công việc được gán mã để theo dõi và kiểm soát. WBS đảm bảo không bỏ sót bất kỳ nhiệm vụ nào.

2.2. Phương pháp lập ngân sách dự án

Ngân sách dự án bao gồm nhiều khoản mục chi phí. Chi phí nhân công là phần quan trọng trong ngân sách. Chi phí vật tư, nguyên liệu được tính toán kỹ lưỡng. Chi phí máy móc thiết bị cũng cần được dự toán. Ngân sách đi liền với tiến độ thực hiện dự án. Mỗi công việc có chi phí ước lượng riêng biệt. Tổng ngân sách là tổng hợp của tất cả các khoản mục. Việc phân bổ nguồn lực phải thoả mãn các điều kiện ràng buộc. Ngân sách giúp kiểm soát chi phí và tránh vượt dự toán.

III. Phương pháp quản lý tiến độ và phân bổ nguồn lực dự án

Hai phương pháp phổ biến quản lý tiến độ là PERT và CPM. CPM sử dụng thời gian xác định, thường áp dụng cho xây dựng. PERT mang tính xác suất với ba ước lượng thời gian. PERT phù hợp với dự án nghiên cứu phát triển R&D. Cả hai phương pháp đều có 6 bước thực hiện cơ bản. Đầu tiên xác định dự án và các công việc quan trọng. Thiết lập mối quan hệ giữa các công việc với nhau. Vẽ sơ đồ liên kết các hoạt động lại với nhau. Phân bổ thời gian và chi phí cho từng hoạt động. Tính thời gian dài nhất qua sơ đồ để tìm đường găng. Sử dụng sơ đồ để lập kế hoạch và giám sát dự án. Đường găng là đường có độ dài lớn nhất trong sơ đồ. Công việc trên đường găng cần được ưu tiên quản lý chặt chẽ. Phương pháp phân phối nguồn lực xem mỗi dự án như phân hệ nhỏ.

3.1. So sánh phương pháp PERT và CPM

CPM và PERT có những điểm khác biệt cơ bản. CPM sử dụng thời gian xác định cho mỗi công việc. PERT áp dụng ba ước lượng thời gian: lạc quan, bi quan, có thể. CPM có thể chuyển đổi giữa thời gian và chi phí. PERT chỉ biểu diễn thời gian thực hiện. CPM được sử dụng phổ biến trong dự án xây dựng. PERT thường áp dụng cho dự án nghiên cứu phát triển. Cả hai đều tìm đường găng để quản lý tiến độ. Sự kiện trong sơ đồ đánh dấu bắt đầu hoặc kết thúc công việc. Công việc thể hiện quá trình tiêu hao thời gian và nguồn lực.

3.2. Nguyên tắc phân phối nguồn lực hiệu quả

Mỗi dự án có mục tiêu và yêu cầu nguồn lực khác nhau. Hệ thống phân phối nguồn lực cần hiệu quả và năng động. Tiêu chí quan trọng nhất là không làm chậm tiến độ hoàn thành. Chậm trễ dẫn đến bị phạt và giảm lợi nhuận. Dự án chậm ảnh hưởng đến tiến độ các dự án khác. Hệ thống phân phối đủ mạnh giúp sử dụng hiệu quả nguồn lực hữu hạn. Điều này đặc biệt quan trọng khi mua ngoài nguồn lực. Nguyên tắc ưu tiên được áp dụng khi phân phối nguồn lực. Công việc được xem xét theo trật tự thời gian thực hiện.

IV. Kết luận và ứng dụng thực tế lập kế hoạch ngân sách dự án

Lập kế hoạch và ngân sách là nền tảng thành công dự án. Quy trình 6 bước đảm bảo tính hệ thống và toàn diện. WBS giúp phân chia công việc thành các nhiệm vụ quản lý được. Phương pháp PERT và CPM hỗ trợ quản lý tiến độ hiệu quả. Đường găng xác định các công việc cần ưu tiên giám sát. Ngân sách dự án kiểm soát chi phí trong phạm vi cho phép. Phân phối nguồn lực đúng đắn tránh lãng phí và trì trệ. Ứng dụng thực tế yêu cầu hệ thống báo cáo kiểm tra liên tục. Báo cáo tiến độ thời gian và chi phí là quan trọng nhất. Quản lý dự án thành công cần kết hợp nhiều kỹ năng. Từ lập kế hoạch ban đầu đến kiểm soát tiến độ cuối cùng. Mỗi bước đều có vai trò riêng trong chu trình quản trị. Dự án được quản lý tốt sẽ hoàn thành đúng thời gian và ngân sách.

4.1. Hệ thống báo cáo và giám sát dự án

Hệ thống báo cáo là khâu cần thiết để thực hiện kế hoạch. Báo cáo tiến độ thời gian theo dõi các mốc quan trọng. Báo cáo chi phí kiểm soát ngân sách trong phạm vi dự toán. Giám sát giúp phát hiện sớm các vấn đề phát sinh. Kiểm tra định kỳ đảm bảo dự án đi đúng hướng. Hệ thống báo cáo tốt hỗ trợ ra quyết định kịp thời. Quản lý có thể điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Báo cáo cũng là cơ sở đánh giá hiệu quả dự án. Sự phối hợp giữa các bộ phận cần được duy trì liên tục.

4.2. Ứng dụng trong quản lý hệ thống nhiều dự án

Thực tế doanh nghiệp thường quản lý đồng thời nhiều dự án. Mỗi dự án có đặc điểm và yêu cầu nguồn lực riêng. Vấn đề là xây dựng hệ thống phân phối hiệu quả cho tất cả. Mỗi dự án được xem như phân hệ của dự án lớn hơn. Quan hệ giữa các dự án dựa trên kỹ thuật hoặc nguồn lực chung. Biến giả được sử dụng để lập kế hoạch tổng thể. Nguồn lực được phân phối theo trật tự thời gian và nguyên tắc ưu tiên. Hệ thống phải đáp ứng yêu cầu từng dự án riêng lẻ. Đồng thời đảm bảo hiệu quả cho toàn bộ hệ thống dự án.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƢƠNG 4: LẬP KẾ HOẠCH VÀ NGÂN SÁCH DỰ ÁN MỤC ĐÍCH CỦA CHƢƠNG Sau khi nghiên cứu và học tập chƣơng này, sinh viên cần nắm đƣợc: - Các vấn đề về kế hoạch, cách thức lập kế hoạch dự án. - Xây dựng cơ cấu phân chia công việc - cơ sở để lập kế hoạch dự án. - Phƣơng pháp lập và các bộ phận cấu thành nên ngân sách dự án. Các vấn đề về lập kế hoạch dự án Quản trị dự án cũng có đầy đủ các chức năng nhƣ quản trị các lĩnh vực khác.

Các chức năng cơ bản là lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra. Lập kế hoạch đƣợc coi là quan trọng nhất, vì đó là xuất phát điểm cho mọi công việc về sau. Lập kế hoạch phải gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chƣơng trình hành động trong tƣơng lai. Khái niệm Lập kế hoạch dự án là việc xác định những công việc cần làm, sắp xếp chúng theo một trình tự hợp lý, xác định nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án.

Khi lập kế hoạch dự án, bạn đã chi tiết hóa những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chƣơng trình để thực hiện các công việc đó. Trình tự lập kế hoạch dự án Lập kế hoạch dự án là một quá trình gồm 6 bƣớc, đƣợc thể hiện nhƣ sau: - Bước 1: Xác lập mục tiêu dự án Nói một cách đơn giản, công tác lập kế hoạch nghĩa là xác định xem ai làm gì? Khi nào làm? Quá trình lập kế hoạch bắt đầu bằng việc thiết lập mục tiêu dự án. Những mục tiêu này phản ánh thời điểm bắt đầu và hoàn thành dự án, chi phí dự toán, các kết quả cần đạt đƣợc. - Bước 2: Phát triển kế hoạch Trong giai đoạn phát triển kế hoạch ngƣời ta tiến hành xác định các nhiệm vụ chính để thực hiện mục tiêu.

Lập kế hoạch dự án chỉ có hiệu quả khi có đƣợc các thông tin cần thiết về nhiệm vụ phải thực hiện một cách đầy đủ và rõ ràng ngay từ khi bắt đầu dự án. Phát triển kế hoạch đƣợc thực hiện thông qua việc lập danh mục và mã hóa công việc, xây dựng sơ đồ cơ cấu phân chia công việc (WBS - Work Breakdown Structure). - Bước 3: Xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án Sau khi xác định đƣợc mối quan hệ, thứ tự trƣớc sau giữa các công việc, cần phải lập một sơ đồ kế hoạch nhằm phản ánh quan hệ lô gíc của các công việc. 75 - Bước 4: Lập tiến độ thực hiện dự án Tiến độ thực hiện dự án chỉ rõ khi nào các công việc bắt đầu, khi nào kết thúc, độ dài thời gian thực hiện từng công việc và những mốc thời gian quan trọng khác.

- Bước 5: Dự toán chi phí và phân bổ nguồn lực Để thực hiện kế hoạch dự án tổng thể cần dự toán chi phí cho từng công việc, từng khoản mục chi phí cũng nhƣ những nguồn lực khác nhƣ lao động, máy móc thiết bị…để thực hiện dự án. Đây thực chất là kế hoạch chi tiêu đi liền với việc lập tiến độ thực hiện dự án. - Bước 6: Chuẩn bị báo cáo và kết thúc dự án Chuẩn bị tốt hệ thống báo cáo, kiểm tra, giám sát là một trong những khâu cần thiết để thực hiện thành công kế hoạch dự án. Các báo cáo quan trọng nhất bao gồm báo cáo tiến độ thời gian, chi phí.

Xác lập Phát triển Sơ đồ mục tiêu dự án kế hoạch kế hoạch Báo cáo Dự toán chi phí, Lập tiến độ kết thúc phân bổ nguồn lực thực hiện Hình 4. Quá trình lập kế hoạch dự án 4. Nội dung của kế hoạch dự án Quá trình lập kế hoạch dự án ở mỗi tổ chức rất khác nhau, nhƣng đều cần phải có chín nội dung chủ yếu sau: - Nội dung 1: Tổng quan chung về dự án Đây là bản tóm tắt ngắn gọn mục tiêu và nội dung của dự án, để báo cáo cho cấp quản lý cao nhất. Bản tổng quan thể hiện mối quan hệ của dự án với mục tiêu của tổ chức mẹ, mô tả cơ cấu quản lý sẽ đƣợc áp dụng cho dự án và danh sách các điểm mốc quan trọng trong lịch trình dự án.

- Nội dung 2: Các mục tiêu của dự án Nội dung này gồm các thông tin chi tiết cho mục đích chung đã nêu ra ở phần tổng quan. Phần này cần có các thông tin về lợi nhuận, mục tiêu cạnh tranh cũng nhƣ các mục tiêu kỹ thuật của dự án. - Nội dung 3: Khía cạnh kỹ thuật và quản trị của dự án Mô tả phƣơng pháp quản lý và kỹ thuật sử dụng cho công việc của dự án. Các vấn đề kỹ thuật cần nêu rõ đƣợc mối liên hệ của dự án với các kỹ thuật sẵn có.

76 - Nội dung 4: Vấn đề hợp đồng của dự án Đây là phần quan trọng của dự án, trong đó có bản danh sách và mô tả các yêu cầu cụ thể, nguồn cung cấp, các thoả thuận hợp tác, các ban tƣ vấn, ban kiểm tra, thủ tục huỷ bỏ, các yêu cầu độc quyền, các thoả thuận quản lý cụ thể… - Nội dung 5: Tiến độ dự án Phần này nêu ra những tiến độ khác nhau và liệt kê tất cả những điểm mốc quan trọng. Khi liệt kê mỗi nhiệm vụ thì thời gian dự kiến cho mỗi nhiệm vụ đó do ngƣời sẽ thực hiện nhiệm vụ đó đƣa ra. Tiến độ tổng quan của dự án phải đƣợc xây dựng từ những đầu vào này. Trách nhiệm của mỗi cá nhân hoặc trƣởng bộ phận đƣợc xác định cuối cùng trong tiến độ đã đƣợc chấp thuận.

- Nội dung 6: Nguồn lực dự án Có 2 vấn đề cơ bản đƣợc đề cập đến trong phần này. Thứ nhất là ngân sách, những yêu cầu về vốn và các chỉ tiêu cần phải đƣợc thể hiện rất chi tiết trong bản ngân sách dự án. Thứ hai là cần phải nêu rõ các thủ tục kiểm soát và điều hành chi phí. Các thủ tục này phải bao quát đƣợc những yêu cầu về nguồn lực đặc biệt của dự án.

- Nội dung 7: Nhân sự dự án Phần này liệt kê những yêu cầu nhân sự cần thiết đối với dự án. Cần phải nêu rõ các kỹ năng đặc biệt, loại hình đào tạo cần thiết, vấn đề tuyển dụng, các hạn chế về pháp lý hay chính sách đối với lực lƣợng lao động và bất cứ yêu cầu đặc biệt nào. - Nội dung 8: Phương pháp kiểm tra và đánh giá dự án Mỗi dự án sẽ đƣợc đánh giá theo những tiêu chuẩn và phƣơng pháp khác nhau, đƣợc xác định ngay từ ban đầu. Phần này mô tả tóm tắt những thủ tục cần phải tuân thủ trong việc điều hành, thu thập, lƣu trữ và đánh giá quá trình dự án.

- Nội dung 9: Các vấn đề rủi ro tiềm ẩn Vấn đề rủi ro và kế hoạch đối phó với rủi ro cần đƣợc xem xét từ đầu để khi rủi ro xảy ra có các phản ứng kịp thời nhằm làm giảm các hậu quả gây bất lợi đến mục tiêu dự án. Cơ cấu phân chia công việc và biểu đồ trách nhiệm Sau khi xác lập xong mục tiêu dự án, việc tiếp theo là xác định, liệt kê các công việc và nhiệm vụ phải thực hiện, tức là phát triển những kế hoạch đầu tiên cho dự án. Phần này gọi là lập kế hoạch quản trị phạm vi dự án. Quản trị phạm vi nhằm xác định các công việc thuộc và không thuộc dự án.

Nó gồm nhiều quá trình thực hiện để khẳng định dự án đã bao quát đƣợc tất cả các công việc cần thiết và chỉ bao gồm các công việc đó. Một trong những phƣơng pháp chính để xác định phạm vi dự án là lập cơ cấu phân chia công việc. Khái niệm và tác dụng của WBS (Work Breakdown Structure). Khái niệm Cấu trúc chia nhỏ công việc là quá trình phân chia liên tục các đầu ra và công việc của dự án thành các thành phần nhỏ hơn có thể quản lý được.

Cấu trúc chia nhỏ công việc là sự chia nhỏ liên tục theo cấu trúc phân rã một cách hệ thống xuất phát từ đầu ra của dự án mà đội dự án tiến hành nhằm đạt đƣợc mục tiêu dự án và tạo ra các đầu ra cho dự án. Các cấp độ chi tiết kế tiếp nhau của WBS trình bày các công việc của dự án một cách chi tiết hơn. Cấu trúc chia nhỏ công việc là một cách tổ chức và xác định toàn bộ phạm vi dự án, và trình bày công việc đã đƣợc xác định trong bản mô tả phạm vi dự án đã đƣợc thông qua. Áp dụng cấu trúc chia nhỏ công việc giúp cho nhà quản lý dự án biết chắc chắn rằng tất cả các sản phẩm và khối lƣợng công việc đƣợc xác định, giúp kết hợp dự án với cơ cấu tổ chức công ty để phân công trách nhiệm thực hiện cho từng bộ phận và cá nhân, và thiết lập cơ sở cho kiểm soát thực hiện dự án.

Về cơ bản, WBS là bản phác thảo toàn bộ dự án với các cấp độ chi tiết khác nhau. Cơ cấu phân chia công việc WBS là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể. Cần phải xác định, liệt kê, và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án. Sơ đồ cơ cấu phân chia công việc về hình thức, nó giống một cây đa hệ phản ánh theo cấp bậc các công việc cần thực hiện của dự án.

Cấp bậc trên cùng phản ánh nhiệm vụ cần thực hiện, các cấp bậc thấp dần thể hiện mức độ chi tiết của các mục tiêu, cấp bậc thấp nhất là các công việc cụ thể. Số lƣợng cấp bậc của một WBS tùy thuộc vào quy mô, mức độ phức tạp của dự án. Ví dụ về WBS của một dự án xây dựng nhà ở Những cách thức phân nhóm chủ yếu thƣờng đƣợc áp dụng trong phát triển cấu trúc chia nhỏ công việc. WBS bắt đầu ở cấp độ đầu tiên với dự án là đầu ra cuối cùng.

Các đầu ra chính, hoặc các hệ thống chính, hoặc các giai đoạn chính của dự án đƣợc xác 78 định trƣớc, tiếp theo các phần việc nhỏ hơn để hoàn thành các phần việc lớn đó đƣợc xác định. Quá trình chia nhỏ đƣợc lặp lại nhƣ vậy cho đến khi mức độ chi tiết của đầu ra nhỏ đến mức có thể quản lý đƣợc và một ngƣời có thể chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện.