phần Mở đầu – Nội dung – Kết thúc chưa? Ba phần này có đảm bảo được chức năng của nó không? § Bố cục bài thuyết trình có bị lệch (phần quá ít/ quá nhiều) ở một nội dung cụ thể nào không? § Các ý chính có được sắp xếp hệ thống, logic với nhau không? Có cần bổ sung ý gì để đảm bảo và hay hơn cho bài thuyết trình? § Các chứng cứ có phù hợp không? Có thông tin nào mới xảy ra gần nhất liên quan đến nội dung không? 17 § Tất cả các ý tưởng này liệu có kết nối, phù hợp với khán giả không? § Tổ chức thời gian đã phù hợp với nội dung của bài thuyết trình chưa? § Những tình huống nào có thể xảy ra trong phần thuyết trình? § … Không có một dự trù nào sẵn có và khuôn mẫu cho phần thuyết trình, tuy nhiên, càng chuẩn bị kỹ lưỡng bằng cách tự đặt ra câu hỏi, tưởng tượng về diễn biến sẽ xảy ra, đặt mình vào tâm trạng và nhu cầu của khán giả, người thuyết trình càng hoàn chỉnh được phần làm việc của mình một cách hiệu quả. Thử nghiệm và tập dượt bài thuyết trình Đây là giai đoạn cực kỳ quan trọng của làm việc nhóm. Nhóm có thể phân vai, trong đó có người thuyết trình, khán giả. Đối với khán giả, họ có thể đảm nhiệm các vai trò khác nhau như: § Khán giả chuyên đặt câu hỏi, trong đó có khán giả khó tính, đặt những câu hỏi khó § Khán giả lắng nghe, hợp tác § Khán giả ít tập trung, có thể khiến người thuyết trình phân tâm … Đối diện với những đối tượng khán giả trên, người thuyết trình nên tập luyện các kỹ năng sau đây: § Diễn đạt dễ hiểu, lưu loát § Quan sát khán giả nhằm kết nối, tương tác, từ đó xử lý các tình huống.
§ Kiểm soát ngôn ngữ cơ thể trong thuyết trình. § Tập cách di chuyển phù hợp, tăng tính kết nối giữa khán giả với nội dung trình bày trên màn hình trình chiếu, đặc biệt trong trường hợp phân tích sơ đồ, giới thiệu hình ảnh hoặc phân tích các số liệu. § Xử lý các câu hỏi hoặc các sự cố có thể xảy ra trong phần thuyết trình. 18 § Đặc biệt, nếu phần thuyết trình được tổ chức theo nhóm, nghĩa là từ 2 người trở lên cùng đảm nhiệm thuyết trình, nhóm cần rèn luyện, thử nghiệm tình liên kết giữa người trước và người sau, tránh lặp lại dài dòng những gì người trước đã trình bày.
§ Khi nhóm cùng nhau thuyết trình, cần đảm bảo hỗ trợ lẫn nhau, không nên để nội dung đang trình chiếu trên màn hình không liên quan với những gì người thuyết trình đang chia sẻ với khán giả. Tìm hiểu thính giả Fidel Castro từng nói rằng: “Tôi luôn xem thính giả là những người thân yêu nhất của mình”. Thật vậy, khán thính giả góp phần quyết định cho thành công của buổi thuyết trình. Vì thế, nội dung bài thuyết trình phải được xây dựng xoay quanh người nghe, lấy người nghe làm trung tâm.
Muốn làm được điều này, chúng ta phải phân tích khán thính giả. Càng hiểu rõ về khán thính giả, khả năng thành công trong buổi thuyết trình của bạn càng lớn. Việc tìm hiểu thông tin về khán thính giả, bạn có thể tiến hành bằng nhiều cách. Chẳng hạn như xem danh sách trích ngang của khách mời, đến dự buổi sinh hoạt trước nếu đây là buổi sinh hoạt thường kỳ, tiếp xúc với vài cá nhân trong cử tọa khi chờ đợi.
Để có thể có được thông tin về khán thính giả, bạn cần đặt những câu hỏi sau: § Khán thính giả của buổi thuyết trình gồm những ai? § Độ tuổi? § Trình độ văn hóa, chuyên môn nhiệp vụ…? Việc xác định được những nội dung trên sẽ giúp bạn lựa chọn cách sử dụng từ ngữ cho phù hợp khi trình bày. 19 Ví dụ: Bạn sẽ giới thiệu sản phẩm PHÂN BÓN cho khán thính giả (khách hàng) là người nông dân. Vậy thì ngôn ngữ bạn chọn khi thuyết trình nên là những từ ngữ thật dễ hiểu, ngắn gọn, giới thiệu trực tiếp công dụng chính của sản phẩm cũng như cách dùng, liều lượng ra sao. Nếu bạn cứ thao thao bất tuyệt về thành phần sản phẩm với những công thức hóa học dài ngoằng thì chắc chắn hiệu quả mang lại sẽ không cao, nếu không muốn nói là khán thính giả sẽ không hiểu được những gì bạn muốn trình bày.
Và ngược lại nếu khán thính giả của bạn là những nhà chuyên môn, họ đến nghe bạn giới thiệu về sự cải tiến, hoặc một bước đột phá trong ngành phân bón thông qua một sản phẩm mới, thì từ ngữ mà bạn giới thiệu phải là từ mang tính chuyên môn cao. Hoặc là bạn được mời đến làm quản trò để tổ chức sinh nhật cho bé gái 5 tuối và bạn của cô bé. Việc xác định được đối tượng khán thính giả là thiếu nhi sẽ giúp bạn quyết định chọn từ ngữ và cách thức tổ chức phù hợp là đơn giản, vui tươi kèm bong bong nhiều màu sắc, nhạc thiếu nhi rộn ràng, âm lượng vừa phải… Để truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả, cần lưu ý trình độ văn hóa và quan điểm của người nghe. Đồng thời, bạn phải tính đến phản ứng của người nghe trước khi bạn định đề cập đến một vấn đề nhạy cảm, vì điều này có thể ảnh hưởng đến bầu không khí của buổi thuyết trình.
Nếu bạn biết một số người nghe có quan điểm cứng rắn, hãy thận trọng và chỉ nêu lên những vấn đề còn tranh cãi khi trong tay mình đã có những chứng cứ, lập luận tốt. Bạn phải đặt mình vào thính giả để trả lời câu hỏi: “Tại sao mình phải quan tâm đến bài thuyết trình”. Trả lời câu hỏi ấy ngay từ đầu sẽ gây sự chú ý của thính giả và làm cho họ tiếp tục quan tâm. Do vậy, nhiệm vụ của bạn là phải “trả lời câu hỏi quan trọng nhất” đó.
Nếu không trả lời tốt câu hỏi mà khán thính giả đặt ra, buổi thuyết trình của bạn sẽ thất bại vì không đáp ứng đúng nhu cầu cũng như sự 20 quan tâm hứng thú từ thính giả. Một khi hiểu rõ mối quan tâm của khán thính giả, bạn sẽ chọn được nội dung trọng tâm cần truyền tải “Mình muốn nói gì với họ?”. Như vậy, cả người nói lẫn người nghe đều đạt được mục đích của mình. Quy mô người nghe cũng ảnh hưởng đến kết cấu của bài thuyết trình.
Nếu chỉ có ít người nghe, bạn có thể trả lời câu hỏi của người nghe một cách cụ thể, hoặc đề nghị người nghe cho biết ý kiến về vấn đề đang trình bày. Còn đối với trường hợp có nhiều người nghe, buổi thuyết trình phần lớn mang tính một chiều. Trong trường hợp này, sự rõ ràng, chính xác và dễ hiểu là những yếu tố quan trọng để duy trì sự chú ý của người nghe trong suốt buổi thuyết trình. Quy mô người nghe cũng giúp bạn có được quyết định lựa chọn địa điểm thuyết trình và bố trí các phương tiện hỗ trợ cho phù hợp và như vậy khả năng thành công cũng sẽ cao hơn.
Và cuối cùng, bạn muốn họ làm những gì sau khi nghe bài thuyết trình của bạn. Thông thường thì thính giả thuộc nhiều kiểu khác nhau: § Người phản ứng mạnh: sẵn sàng chống lại bạn, họ kêu gọi mọi người chống đối bạn, vì thế hãy cẩn thận, bạn sẽ gặp thách thức với họ § Người không thân thiện: không đồng ý với quan điểm của người thuyết trình nhưng chưa hẳn là chống đối lại; họ không ủng hộ cũng như không có hành động gì chống đối lại bạn § Người trung lập: họ hiểu vai trò của bạn nhưng không ủng hộ cũng như không chống đối lại bạn một cách rõ rang § Người do dự: họ băn khoăn giữa việc chống lại hay ủng hộ bạn, chưa tìm ra cơ sở để có được quyết định của mình § Người ngoài cuộc: không có ý kiến rõ ràng về vai trò của bạn vì họ không biết những gì bạn đang trình bày 21 § Người ủng hộ: hơi hiểu vai trò của bạn và ủng hộ bạn nhưng họ chưa hành động § Người ủng hộ mạnh mẽ: họ không chỉ hiểu rõ vai trò của bạn mà còn sẵn sàng hành động để ủng hộ bạn. Để có thể xác định được đối tượng nghe của buổi thuyết trình là ai, bạn có thể nói chuyện với họ, nói chuyện với những người quen biết họ và cần có sự quan sát tổng thể cũng như một cách tỉ mỉ. Khi thuyết trình trong kinh doanh, đối với bên trong tổ chức, đối tượng nghe có thể là: cấp trên, cấp dưới, đồng nghiệp; còn đối với bên ngoài tổ chức, đối tượng nghe đa số là: khách hàng, đối tác kinh doanh.
Tóm lại, người nghe là trung tâm của bài thuyết trình và người trình bày càng hiểu rõ khán thính giả thì khả năng thành công càng cao. Cách lựa chọn chủ đề bài thuyết trình Sau khi hiểu được khán giả, chúng ta có thể xây dựng được chủ đề phù hợp với nhu cầu và mong muốn của họ. Tuy nhiên bạn có thể sẽ được giao một chủ đề được chỉ định, nhưng việc hiểu khán giả vẫn khiến chúng ta có được những nội dung thật sự cần thiết. Công việc tiếp theo cũng rất quan trọng cho một bài thuyết trình hấp dẫn, sau khi bạn đã xác định được đối tượng khán giả của mình.
Đó là việc xác định chủ đề bài nói chuyện và những nội dung mà bạn sẽ nói với họ. Khi chọn chủ đề thuyết trình, ta nên chọn chủ đề thính giả muốn nghe; chủ đề mới mang tính thời sự; hoặc chủ đề ta biết sâu. Chủ đề thuyết trình không những phụ thuộc vào mong đợi của người nghe mà còn phụ thuộc vào chiến lược và mối quan tâm của tổ chức nơi người nghe công tác. 22 Khi chuẩn bị một chủ đề, thông thường ta có rất nhiều điều muốn nói.
Tuy nhiên, nếu cố gắng nói hết những điều đó, bài thuyết trình sẽ trở nên lan man và không trọng tâm. Để tránh tình trạng này, ngay từ khi chuẩn bị nội dung, ta phải phân tích xem: đâu là ý chính, đâu là ý phụ, ý nào “bắt buộc” phải nói, ý nào “cần nói”, ý nào nên nói. Thông thường ta sẽ ưu tiên nói những ý “bắt buộc” trước, còn thừa thời gian thì sẽ cho thêm các ý “cần”, các ý “nên nói” để thuyết trình sau cùng. Bạn sẽ làm tốt bước này khi bạn tuân thủ những yêu cầu này: § Nên chọn một đề tài phù hợp với thế mạnh, kiến thức và kinh nghiệm của bản thân.
§ Không nên thuyết trình một vấn đề không nắm vững hoặc không ngang tầm với bạn § Xác định rõ mục tiêu của bài thuyết trình.