Bài Luận Văn Tốt Nghiệp Về Kiểm Toán Hàng Tồn Kho Trong Báo Cáo Tài Chính

Bài luận văn tốt nghiệp kế toán hàng tồn kho cung cấp kiến thức và phương pháp quản lý hiệu quả, giúp sinh viên nắm vững chuyên môn.

• Tác giả: Lê Chung
• Trường học: Công ty cổ phần kiểm toán - Tư vấn thuế
• Chuyên ngành: Kiểm toán
• Đề tài: Hoàn Thiện Kiểm Toán Chu Trình Hàng Tồn Kho Trong Kiểm Toán Báo Cáo Tài Chính
• Loại tài liệu: Chuyên đề thực tập tốt nghiệp

Mục lục chi tiết

• LỜI NÓI ĐẦU
• 1. PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM TOÁN CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
• 1.1. CHƯƠNG I: CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TOÁN
• 1.1.1. Bản chất và chức năng của chu trình hàng tồn kho ảnh hưởng tới công tác Kiểm toán
• 1.1.2. Đặc điểm hạch toán hàng tồn kho ảnh hưởng đến Kiểm toán
• 1.1.3. Về phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho
• 1.1.4. Về phương pháp hạch toán tổng hợp hàng tồn kho
• 1.1.5. Chứng từ và sổ sách có liên quan đến chu trình hàng tồn kho
• 1.1.6. Mục tiêu Kiểm toán
• 1.2. CHƯƠNG II: NỘI DUNG KIỂM TOÁN CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH
• 1.2.1. Các phương pháp tiếp cận Kiểm toán đối với chu trình hàng tồn kho
• 1.2.2. Kiểm toán chu trình hàng tồn kho
• 1.2.2.1. Bước 1: Lập kế hoạch Kiểm toán chu trình hàng tồn kho
• 1.2.2.2. Bước 2: Thực hiện Kiểm toán chu trình hàng tồn kho
• 1.2.2.3. Bước 3: Kết thúc Kiểm toán chu trình hàng tồn kho

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Kiểm Toán Hàng Tồn Kho Trong Tài Chính

Kiểm toán hàng tồn kho là một phần quan trọng trong quy trình kiểm toán tài chính. Nó không chỉ giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác giá trị tài sản mà còn đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp, do đó, việc kiểm toán chính xác là rất cần thiết.

1.1. Định Nghĩa Kiểm Toán Hàng Tồn Kho

Kiểm toán hàng tồn kho là quá trình đánh giá và xác minh tính chính xác của số liệu hàng tồn kho trong báo cáo tài chính. Điều này bao gồm việc kiểm tra số lượng, chất lượng và giá trị của hàng hóa.

1.2. Vai Trò Của Kiểm Toán Hàng Tồn Kho

Kiểm toán hàng tồn kho giúp phát hiện các sai sót và gian lận trong quản lý hàng hóa. Nó cũng cung cấp thông tin cần thiết cho việc ra quyết định kinh doanh và quản lý tài chính.

II. Những Thách Thức Trong Kiểm Toán Hàng Tồn Kho

Quy trình kiểm toán hàng tồn kho đối mặt với nhiều thách thức, từ việc xác định giá trị hàng hóa đến việc kiểm soát chất lượng. Những thách thức này có thể ảnh hưởng đến độ chính xác của báo cáo tài chính.

2.1. Rủi Ro Trong Kiểm Toán Hàng Tồn Kho

Rủi ro trong kiểm toán hàng tồn kho bao gồm việc hàng hóa bị mất mát, hư hỏng hoặc không được ghi nhận chính xác. Điều này có thể dẫn đến sai lệch trong báo cáo tài chính.

2.2. Khó Khăn Trong Quản Lý Hàng Tồn Kho

Quản lý hàng tồn kho phức tạp do sự đa dạng của sản phẩm và quy trình sản xuất. Việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa đòi hỏi hệ thống quản lý hiệu quả.

III. Phương Pháp Kiểm Toán Hàng Tồn Kho Hiệu Quả

Để hoàn thiện quy trình kiểm toán hàng tồn kho, các phương pháp kiểm toán hiệu quả cần được áp dụng. Những phương pháp này giúp tăng cường độ chính xác và giảm thiểu rủi ro.

3.1. Phương Pháp Kiểm Toán Tuân Thủ

Phương pháp kiểm toán tuân thủ giúp xác minh rằng hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả. Điều này bao gồm việc kiểm tra các quy trình và chính sách liên quan đến hàng tồn kho.

3.2. Phương Pháp Kiểm Toán Cơ Bản

Phương pháp kiểm toán cơ bản tập trung vào việc thu thập bằng chứng về sự hoàn chỉnh và chính xác của dữ liệu hàng tồn kho. Điều này thường được thực hiện thông qua các thử nghiệm và kiểm tra thực tế.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Kiểm Toán Hàng Tồn Kho

Kiểm toán hàng tồn kho không chỉ là một quy trình cần thiết mà còn mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Việc áp dụng các phương pháp kiểm toán hiệu quả có thể giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý hàng hóa.

4.1. Lợi Ích Của Kiểm Toán Hàng Tồn Kho

Kiểm toán hàng tồn kho giúp doanh nghiệp phát hiện và khắc phục các sai sót trong quản lý hàng hóa, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và giảm thiểu rủi ro tài chính.

4.2. Kết Quả Nghiên Cứu Về Kiểm Toán Hàng Tồn Kho

Nghiên cứu cho thấy rằng các doanh nghiệp thực hiện kiểm toán hàng tồn kho định kỳ có khả năng quản lý tài sản tốt hơn và giảm thiểu các vấn đề liên quan đến hàng hóa.

V. Kết Luận Về Kiểm Toán Hàng Tồn Kho Trong Tài Chính

Kiểm toán hàng tồn kho là một phần không thể thiếu trong quy trình kiểm toán tài chính. Việc hoàn thiện quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý mà còn đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.

5.1. Tương Lai Của Kiểm Toán Hàng Tồn Kho

Với sự phát triển của công nghệ, quy trình kiểm toán hàng tồn kho sẽ ngày càng trở nên hiệu quả hơn. Các công cụ và phần mềm mới sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quản lý và kiểm toán hàng hóa.

5.2. Đề Xuất Hoàn Thiện Quy Trình Kiểm Toán

Doanh nghiệp cần xem xét áp dụng các công nghệ mới và cải tiến quy trình kiểm toán để nâng cao độ chính xác và hiệu quả trong quản lý hàng tồn kho.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường, hoạt động kiểm toán độc lập đóng vai trò thiết yếu nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh, tính minh bạch và chất lượng quản lý tài chính của doanh nghiệp. Tại Việt Nam, ngành kiểm toán độc lập đã không ngừng mở rộng về quy mô, chất lượng và phạm vi cung cấp dịch vụ, khẳng định vị thế trong việc xác nhận độ tin cậy của các thông tin trên báo cáo tài chính.

Trong toàn bộ quy trình kiểm toán báo cáo tài chính, chu trình hàng tồn kho là một trong những phần hành trọng yếu và phức tạp nhất. Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp sản xuất và thương mại, có ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán và kết quả lợi nhuận trong kỳ. Đồng thời, do đặc điểm phân tán về mặt địa lý, sự đa dạng về chủng loại, phẩm chất và phương pháp định giá, chu trình hàng tồn kho tiềm ẩn nguy cơ sai sót và gian lận cao, luôn là trọng tâm khảo sát của các kiểm toán viên.

Xuất phát từ quá trình thực tập thực tế tại Công ty Cổ phần Kiểm toán - Tư vấn thuế (ATC), tác giả Lê Chung (Lớp Kiểm toán 43A) đã thực hiện chuyên đề tốt nghiệp với đề tài: "Hoàn thiện Kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong Kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty cổ phần Kiểm toán - Tư vấn thuế".

Mục tiêu nghiên cứu của chuyên đề được xác định cụ thể như sau:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong quy trình kiểm toán báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng quy trình kiểm toán chu trình hàng tồn kho do Công ty Cổ phần Kiểm toán - Tư vấn thuế (ATC) áp dụng trên thực tế tại khách hàng kiểm toán.
3. Đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn nhằm phát hiện các ưu điểm, tồn tại, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác kiểm toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Kiểm toán - Tư vấn thuế.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Quy trình và phương pháp kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính.
• Phạm vi không gian: Hoạt động nghiệp vụ tại Công ty Cổ phần Kiểm toán - Tư vấn thuế (ATC) và hồ sơ kiểm toán tại khách hàng khảo sát là Công ty K (doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực may mặc tại Hà Nội).
• Phạm vi thời gian và số liệu: Dữ liệu hoạt động của Công ty ATC từ khi thành lập (tháng 08/2003) và số liệu cuộc kiểm toán báo cáo tài chính cho năm hoạt động thứ tư (năm 2005) của khách hàng được khảo sát.

---

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khung lý thuyết và chuẩn mực áp dụng

Nghiên cứu được xây dựng dựa trên hệ thống lý luận kiểm toán tài chính, chế độ kế toán doanh nghiệp và các Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam (VSA), bao gồm:

• Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 300 (VSA 300) - Lập kế hoạch kiểm toán: Quy định trách nhiệm của kiểm toán viên và công ty kiểm toán trong việc xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng thể và chương trình kiểm toán chi tiết, mô tả phạm vi dự kiến và cách thức thực hiện cuộc kiểm toán.
• Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 (VSA 400) - Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ: Khung phân tích và xác định rủi ro kiểm toán ($AR$) thông qua ba thành phần: Rủi ro tiềm tàng ($IR$), Rủi ro kiểm soát ($CR$) và Rủi ro phát hiện ($DR$).
• Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 560 (VSA 560) - Các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ kế toán: Hướng dẫn xem xét các sự kiện phát sinh sau ngày lập bảng cân đối kế toán ảnh hưởng đến việc trình bày và công bố thông tin tài chính.
• Các nguyên tắc kế toán quốc tế và Việt Nam về hàng tồn kho: Bao gồm nguyên tắc hoạt động liên tục, nguyên tắc chia cắt niên độ, nguyên tắc nhất quán, nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc thận trọng (trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho khi giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc), nguyên tắc không bù trừ và nguyên tắc ghi chép kế toán (kê khai thường xuyên hoặc kiểm kê định kỳ).

Phương pháp nghiên cứu

Chuyên đề sử dụng phối hợp các phương pháp nghiên cứu học thuật và thực tiễn:

• Phương pháp phân tích - tổng hợp lý thuyết: Thu thập, đọc hiểu, phân loại và hệ thống hóa các khái niệm, quy định pháp lý, chức năng chu trình hàng tồn kho và các bước kiểm toán từ giáo trình kiểm toán tài chính và văn bản chuẩn mực.
• Phương pháp nghiên cứu trường hợp điển hình (Case study): Khảo sát thực tế cơ cấu tổ chức, quy trình cung cấp dịch vụ tại Công ty Cổ phần Kiểm toán - Tư vấn thuế (ATC) và đi sâu phân tích hồ sơ kiểm toán của Công ty K.
• Phương pháp đối chiếu, so sánh: Đặt quy trình thực hành kiểm toán của công ty bên cạnh khung lý luận chuẩn tắc để xác định mức độ tuân thủ, sự phù hợp và các khoảng cách nghiệp vụ.

Nguồn dữ liệu

• Tài liệu học thuật, giáo trình chuyên ngành Kiểm toán tài chính, hệ thống chuẩn mực kế toán và kiểm toán hiện hành.
• Hồ sơ pháp lý và quy chế hoạt động của Công ty Cổ phần Kiểm toán - Tư vấn thuế (Giấy phép kinh doanh số 010002678, hồ sơ giới thiệu dịch vụ, mô hình quản lý).
• Hồ sơ kiểm toán khách hàng Công ty K: Giấy phép đầu tư số 132/GP-HN ngày 26/06/2002 do Ủy ban Nhân dân TP. Hà Nội cấp, báo cáo tài chính, chứng từ kho bãi và hệ thống sổ sách kế toán chi tiết, tổng hợp.

---

Nội dung chính theo từng phần

Phần 1: Cơ sở lý luận của kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính

Phần này tập trung phân tích bản chất kinh tế của hàng tồn kho, đặc điểm hạch toán kế toán và khung lý thuyết về quy trình kiểm toán chu trình hàng tồn kho.

1. Bản chất, chức năng và đặc điểm hạch toán của chu trình hàng tồn kho

Hàng tồn kho được phân loại theo hình thái doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp thương mại: Hàng hóa dự trữ cho lưu thông, hàng gửi bán, hàng mua đang đi đường.
• Doanh nghiệp sản xuất: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm hoàn thành, hàng gửi bán và hàng đang đi đường.

Bốn đặc điểm trọng yếu của hàng tồn kho tác động trực tiếp đến rủi ro kiểm toán:

1. Tác động trực tiếp đến giá vốn hàng bán và kết quả lợi nhuận trong niên độ.
2. Chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động, bao gồm nhiều chủng loại với quy trình quản trị phức tạp.
3. Việc đánh giá phụ thuộc đồng thời vào số lượng, chất lượng và tình trạng phẩm chất hàng hóa.
4. Hàng hóa được phân tán lưu trữ tại nhiều địa điểm, nhiều chủ thể quản lý, gây khó khăn cho hoạt động kiểm soát vật chất.

Chu trình vận động của hàng tồn kho bao gồm 7 chức năng cơ bản cùng hệ thống chứng từ tương ứng:

Chức năng chu trình	Nội dung hoạt động	Chứng từ, sổ sách chủ yếu
1. Mua hàng	Bộ phận có nhu cầu lập đề nghị; bộ phận cung ứng lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp sau phê duyệt.	Phiếu đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng có phê chuẩn.
2. Nhận hàng	Kiểm tra quy cách, số lượng, phẩm chất độc lập với kho và kế toán; lập biên bản nghiệm thu.	Đơn đặt hàng, biên bản kiểm nhận hàng.
3. Lưu kho	Kiểm tra đối chiếu trước khi nhập kho; thủ kho ghi chép số lượng thực tế.	Phiếu nhập kho, thẻ kho.
4. Xuất kho vật tư	Xuất phục vụ sản xuất nội bộ hoặc xuất bán theo phê duyệt có thẩm quyền.	Phiếu xin lĩnh vật tư, phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng, chứng từ vận chuyển (vận đơn).
5. Sản xuất	Lập lịch trình sản xuất; giám sát nguyên vật liệu tại phân xưởng đến khi hoàn thành.	Lệnh sản xuất, bảng chấm công, bảng phân bổ chi phí, sổ chi phí sản xuất.
6. Lưu kho thành phẩm	Bảo quản thành phẩm nhập kho, tổ chức bảo vệ chống thất thoát, ghi chép nhập - xuất - tồn.	Phiếu nhập kho thành phẩm, thẻ kho thành phẩm.
7. Xuất thành phẩm tiêu thụ	Xuất giao khách hàng theo đơn đặt mua; lập chứng từ vận chuyển đa liên để đối chiếu.	Đơn đặt hàng của khách, lệnh xuất hàng, phiếu xuất kho, phiếu vận chuyển (3-4 liên).

Về phương pháp hạch toán:

• Tính giá nhập kho: Đối với hàng mua ngoài tính theo công thức: $\text{Giá thực tế} = \text{Giá mua} + \text{Chi phí thu mua} - \text{Các khoản giảm giá hàng mua}$. Đối với hàng tự sản xuất tính theo giá thành sản xuất thực tế.
• Tính giá xuất kho: Áp dụng một trong các phương pháp: Giá thực tế đích danh, Bình quân gia quyền, Nhập trước xuất trước (FIFO), Nhập sau xuất trước (LIFO), hoặc Phương pháp giá hạch toán.
• Hạch toán chi tiết: Phương pháp thẻ song song, Sổ đối chiếu luân chuyển, hoặc Sổ số dư.
• Hạch toán tổng hợp: Kê khai thường xuyên (sử dụng TK 151, TK 152, TK 153, TK 154, TK 155, TK 157, TK 159) hoặc Kiểm kê định kỳ (sử dụng TK 611, TK 631, TK 632; xác định trị giá xuất theo công thức: $\text{Trị giá xuất} = \text{Tồn đầu kỳ} + \text{Nhập trong kỳ} - \text{Tồn cuối kỳ}$).

2. Mục tiêu kiểm toán chu trình hàng tồn kho

• Mục tiêu hợp lý chung: Đánh giá tính tổng thể của số dư hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán và bảng liệt kê chi tiết.
• Các mục tiêu đặc thù theo cơ sở dẫn liệu:
  • Hiệu lực (Tính hiện hữu): Toàn bộ hàng tồn kho ghi trên sổ sách đều tồn tại thực tế tại ngày kết thúc niên độ.
  • Trọn vẹn (Tính đầy đủ): Tất cả hàng hóa, vật tư thuộc sở hữu đều được phản ánh đầy đủ, không bỏ sót.
  • Quyền và nghĩa vụ: Hàng tồn kho thuộc quyền sở hữu hợp pháp của đơn vị, nhận diện rõ các khoản thế chấp, cầm cố, giữ hộ.
  • Đánh giá và phân bổ: Hạch toán đúng giá gốc thực tế, tính toán chính xác giá xuất kho và trích lập dự phòng giảm giá thỏa đáng.
  • Chính xác cơ học: Các bảng kê, sổ chi tiết và sổ cái khớp đúng số học, cộng dồn chính xác.
  • Phân loại và trình bày: Trình bày đúng khoản mục trên báo cáo tài chính và thuyết minh đầy đủ các trường hợp đặc thù.

3. Quy trình kỹ thuật kiểm toán chu trình hàng tồn kho

Văn bản xác lập quy trình kiểm toán gồm 3 giai đoạn:

Giai đoạn 1: Lập kế hoạch kiểm toán Bao gồm 5 bước tuần tự:

1. Chuẩn bị kế hoạch: Đánh giá khả năng chấp nhận hợp đồng kiểm toán, nhận diện lý do kiểm toán của khách hàng, lựa chọn đội ngũ kiểm toán viên phù hợp và ký kết hợp đồng kiểm toán.
2. Thu thập thông tin khách hàng và thực hiện thủ tục phân tích: Tìm hiểu ngành nghề kinh doanh, xem xét hồ sơ năm trước, tham quan nhà xưởng, nhận diện bên liên quan, thu thập thông tin pháp lý; thực hiện phân tích ngang (so sánh qua các năm), phân tích dọc (so sánh tỷ lệ chi phí) và hệ số vòng quay hàng tồn kho.
3. Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro kiểm toán: Ước lượng mức trọng yếu ban đầu và phân bổ cho chu trình; đánh giá rủi ro tiềm tàng ($IR$), rủi ro kiểm soát ($CR$) và rủi ro phát hiện ($DR$).
4. Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) và đánh giá rủi ro kiểm soát: Khảo sát môi trường kiểm soát (đặc thù quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác lập kế hoạch), hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát (phân công phân nhiệm, bất kiêm nhiệm, ủy quyền phê chuẩn) và kiểm toán nội bộ thông qua bảng câu hỏi, bảng tường thuật.
5. Lập kế hoạch toàn diện và thiết kế chương trình kiểm toán: Thiết kế các thử nghiệm tuân thủ (đạt yêu cầu để lại dấu vết và không để lại dấu vết) và thử nghiệm cơ bản (độ vững chãi, phân tích, trực tiếp số dư).

Giai đoạn 2: Thực hiện kiểm toán chu trình hàng tồn kho

• Thực hiện thủ tục phân tích: Tiến hành qua 5 giai đoạn: (1) Phát triển mô hình kết hợp biến tài chính và biến hoạt động; (2) Đánh giá tính độc lập và độ tin cậy của dữ liệu; (3) Tính toán giá trị ước tính và so sánh với giá trị ghi sổ; (4) Thu thập bằng chứng giải thích các biến động đột biến; (5) Xem xét và kết luận về các phát hiện kiểm toán.
• Kiểm tra chi tiết nghiệp vụ: Đối chiếu quan hệ đối ứng tài khoản nhằm phát hiện sai sót tập hợp và phân bổ chi phí:
  • Đối chiếu TK 152 với TK 621, TK 627, TK 641, TK 642.
  • Đối chiếu TK 621, TK 622, TK 627 với phát sinh Nợ TK 154.
  • Đối chiếu TK 154 với TK 155; đối chiếu TK 155 (hoặc TK 156) với TK 157 và TK 632.
• Kiểm tra chi tiết số dư hàng tồn kho:
  • Quan sát kiểm kê vật chất: Tìm hiểu quy trình kiểm kê của đơn vị; xác định các quyết định kiểm toán (thủ tục, thời gian, quy mô mẫu, lựa chọn mặt hàng trọng yếu/nghi vấn); trực tiếp có mặt quan sát, kiểm tra tính tuân thủ quy chế kiểm kê, xác định quyền sở hữu và tình trạng phẩm chất hàng hóa.
  • Kiểm tra chi tiết tính giá và hạch toán: Kiểm tra chi phí cấu thành giá nhập kho; xác định tính hợp lý và tính nhất quán của phương pháp tính giá xuất kho; tính toán lại trị giá xuất kho và kiểm tra phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ.

Giai đoạn 3: Kết thúc kiểm toán

• Kiểm tra, soát xét các sự kiện phát sinh sau ngày khóa sổ kế toán theo VSA 560; trao đổi với ban giám đốc và thu thập thư giải trình.
• Đánh giá tổng hợp kết quả kiểm toán, lập báo cáo kiểm toán với 1 trong 4 loại ý kiến (Chấp nhận toàn phần, Chấp nhận từng phần, Từ chối, Không chấp nhận) và phát hành thư quản lý kiến nghị hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho khách hàng.

---

Phần 2: Thực trạng kiểm toán chu trình hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Kiểm toán - Tư vấn thuế (ATC)

1. Tổng quan về Công ty Cổ phần Kiểm toán - Tư vấn thuế (ATC)

• Quá trình hình thành: Thành lập ngày 05/08/2003, chính thức hoạt động từ tháng 09/2003 theo Giấy phép kinh doanh số 010002678 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội cấp.
• Vốn điều lệ: 1,5 tỷ đồng (trong đó vốn của các sáng lập viên là 1,0 tỷ đồng).
• Tên giao dịch quốc tế: Auditing - Tax Consultancy Joint Stock Company (ATC).
• Trụ sở chính: Số 65D Tô Hiến Thành, quận Hai Bà Trưng, TP. Hà Nội.
• Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
  • Cấp lãnh đạo: Đại hội đồng cổ đông $\rightarrow$ Hội đồng Quản trị $\rightarrow$ Giám đốc $\rightarrow$ 2 Phó Giám đốc (một Phó Giám đốc phụ trách mảng Tư vấn thuế, một Phó Giám đốc phụ trách mảng Kiểm toán).
  • Các phòng ban chức năng: Phòng Tư vấn; Phòng Kiểm toán Nghiệp vụ I; Phòng Kiểm toán Nghiệp vụ II; Phòng Kiểm toán Xây dựng cơ bản (XDCB - do Kỹ sư xây dựng kiêm Kiểm toán viên phụ trách); Phòng Kế toán.
• Các dịch vụ cung cấp: Dịch vụ kiểm toán (BCTC thường niên, quyết toán XDCB, xác định giá trị doanh nghiệp, cổ phần hóa...); Dịch vụ kế toán; Dịch vụ tư vấn tài chính; Dịch vụ tư vấn thuế; Dịch vụ đào tạo và tuyển dụng.
• Khách hàng: Sau 17 tháng hoạt động, ATC đã phục vụ đa dạng các nhóm khách hàng gồm doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI), công ty cổ phần/TNHH/tư nhân, dự án tài trợ quốc tế và các cơ quan hành chính sự nghiệp.

2. Quy trình kiểm toán tổng quát tại Công ty ATC

Quy trình kiểm toán tại ATC được thiết kế thành 4 giai đoạn cụ thể:

Giai đoạn	Trọng tâm công việc tại Công ty ATC
Giai đoạn 1: Lập kế hoạch kiểm toán	Gửi thư chào hàng, tiếp xúc khách hàng, ký kết hợp đồng trực tiếp; đánh giá rủi ro ban đầu; phân công chủ nhiệm kiểm toán và lập kế hoạch tổng thể.
Giai đoạn 2: Thực hiện kiểm toán	Phân cấp độ xử lý KSNB: (1) Cấp độ 1: Xác định có dựa vào KSNB hay không để chọn thử nghiệm; (2) Cấp độ 2: Đánh giá độ tin cậy của KSNB để cân đối tỷ trọng giữa thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản; thực hiện kiểm tra chi tiết nghiệp vụ và số dư.
Giai đoạn 3: Kết thúc kiểm toán	Tổng hợp kết quả kiểm toán, soát xét tài liệu, phát hành báo cáo kiểm toán chính thức và gửi thư quản lý cho khách hàng.
Giai đoạn 4: Công việc sau kiểm toán	Đánh giá lại chất lượng cuộc kiểm toán từ hai phía (phản hồi của khách hàng và đánh giá chất lượng nhân viên nội bộ); duy trì thông tin thường xuyên với khách hàng cho các kỳ tiếp theo.

3. Thực trạng kiểm toán hàng tồn kho tại khách hàng khảo sát (Công ty K)

• Thông tin khách hàng: Công ty K là doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài thành lập theo Giấy phép đầu tư số 132/GP-HN ngày 26/06/2002 do UBND TP. Hà Nội cấp, thời hạn hoạt động 20 năm. Năm 2005 là năm hoạt động thứ tư của doanh nghiệp.
• Địa chỉ: Km 6 đường Giải Phóng, phường Phương Liệt, quận Thanh Xuân, TP. Hà Nội.
• Quy mô vốn: Tổng vốn đầu tư thực tế là 300.000 USD; vốn pháp định là 300.000 USD.
• Lĩnh vực hoạt động: Chuyên gia công, sản xuất các mặt hàng may mặc (túi cặp và quần bò) để xuất khẩu ra thị trường nước ngoài.
• Ban điều hành: Tổng Giám đốc Sung Baek Cho và Kế toán trưởng Nguyễn Thị Vân Hà.
• Khảo sát ban đầu: Kiểm toán viên ATC tiến hành nhận diện đặc điểm hàng tồn kho may mặc tại Công ty K, đánh giá mức độ trọng yếu của khoản mục này trên báo cáo tài chính năm 2005 để triển khai các bước lập kế hoạch và thử nghiệm kiểm toán chuyên biệt.

---

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính từ nghiên cứu thực tiễn

• Hệ thống hóa lý luận kiểm toán chu trình hàng tồn kho: Chuyên đề đã làm rõ bản chất vận động 7 chức năng của hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất và thương mại, thiết lập ma trận đối ứng tài khoản kiểm tra nghiệp vụ và làm rõ quy trình 5 bước phân tích phân tích chuyên sâu phục vụ phát hiện sai lệch.
• Ghi nhận quy trình thực tế của Công ty ATC: Làm rõ mô hình kiểm toán 4 giai đoạn độc lập của ATC; chỉ ra phương pháp tiếp cận 2 cấp độ đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ làm cơ sở quyết định quy mô mẫu cho các thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm cơ bản.
• Dữ liệu thực tế tại Công ty K: Cung cấp thông tin khảo sát thực tế tại một doanh nghiệp FDI ngành may mặc có vốn đầu tư 300.000 USD tại Hà Nội, làm căn cứ thực tế để đối chiếu việc tuân thủ các chuẩn mực kiểm toán VSA 300, VSA 400 và VSA 560.

Đóng góp của chuyên đề

• Chuyên đề cung cấp một bức tranh thực tế về phương thức tổ chức kiểm toán chu trình hàng tồn kho của một công ty kiểm toán độc lập Việt Nam (ATC) trong giai đoạn thị trường dịch vụ tài chính đang mở rộng và cạnh tranh.
• Đặt nền tảng cho việc đối chiếu giữa lý thuyết kiểm toán tài chính chuẩn tắc và thực tiễn triển khai hồ sơ kiểm toán tại doanh nghiệp sản xuất xuất khẩu.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế: Chuyên đề tập trung dữ liệu khảo sát trong phạm vi một công ty kiểm toán độc lập (ATC) ở giai đoạn đầu thành lập (17 tháng hoạt động) và phân tích trường hợp thực tế tại một khách hàng doanh nghiệp may mặc FDI quy mô vừa (Công ty K). Do đó, một số kỹ thuật kiểm toán hàng tồn kho đặc thù cho các ngành xây lắp phức tạp hoặc thương mại đa quốc gia chưa được bao quát toàn diện.
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu quy trình kiểm toán hàng tồn kho sang các lĩnh vực có tính chất phức tạp hơn như xây dựng cơ bản, hóa chất, kim loại quý; hoàn thiện hệ thống biểu mẫu kiểm toán chuẩn hóa và ứng dụng công nghệ thông tin trong kiểm tra chi tiết số dư hàng tồn kho.

---

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

• Sinh viên chuyên ngành Kế toán - Kiểm toán: Cung cấp tài liệu tham khảo có cấu trúc chặt chẽ về cách thức xây dựng chuyên đề thực tập tốt nghiệp kiểm toán phần hành chu trình hàng tồn kho.
• Người làm nghiên cứu và kiểm toán viên tập sự: Tham khảo hệ thống lý thuyết đối ứng tài khoản chi phí - hàng tồn kho (TK 152, 154, 155, 621, 622, 627, 632), các bước thực hiện thủ tục phân tích và quy trình kỹ thuật khi thực hiện quan sát kiểm kê vật chất tại kho của doanh nghiệp sản xuất.

---

Câu hỏi thường gặp

1. Địa bàn khảo sát thực tập trong chuyên đề là đơn vị nào và có đặc điểm gì?

Địa bàn khảo sát là Công ty Cổ phần Kiểm toán - Tư vấn thuế (ATC), thành lập ngày 05/08/2003 theo Giấy phép kinh doanh số 010002678 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp, trụ sở tại 65D Tô Hiến Thành, Hai Bà Trưng, Hà Nội, với số vốn điều lệ ban đầu là 1,5 tỷ đồng.

2. Khách hàng kiểm toán cụ thể được tác giả đưa vào phân tích thực trạng là doanh nghiệp nào?

Khách hàng được khảo sát là Công ty K, doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài thành lập ngày 26/06/2002 theo Giấy phép đầu tư số 132/GP-HN tại Km 6 đường Giải Phóng, Hà Nội; có tổng vốn đầu tư và vốn pháp định là 300.000 USD, chuyên gia công may mặc túi cặp và quần bò xuất khẩu, do Tổng Giám đốc Sung Baek Cho và Kế toán trưởng Nguyễn Thị Vân Hà điều hành.

3. Quy trình lập kế hoạch kiểm toán chu trình hàng tồn kho gồm những bước nào theo cơ sở lý thuyết?

Gồm 5 bước tuần tự: (B1) Chuẩn bị kế hoạch kiểm toán; (B2) Thu thập thông tin về khách hàng và thực hiện các thủ tục phân tích; (B3) Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro kiểm toán; (B4) Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá rủi ro kiểm soát; (B5) Lập kế hoạch kiểm toán toàn diện và soạn thảo chương trình kiểm toán.

4. Quy trình kiểm toán tổng thể do Công ty ATC áp dụng được chia thành mấy giai đoạn?

Quy trình kiểm toán của ATC gồm 4 giai đoạn: Giai đoạn 1 - Lập kế hoạch kiểm toán; Giai đoạn 2 - Thực hiện kiểm toán; Giai đoạn 3 - Kết thúc kiểm toán; Giai đoạn 4 - Công việc sau kiểm toán (bao gồm việc tiếp nhận đánh giá từ khách hàng và đánh giá chất lượng nội bộ).

5. Mục tiêu kiểm toán đặc thù chu trình hàng tồn kho bao gồm các nội dung nào?

Bao gồm 6 mục tiêu theo cơ sở dẫn liệu: Hiệu lực (tính hiện hữu thực tế), Trọn vẹn (tính đầy đủ trên sổ sách và bảng cân đối), Quyền và nghĩa vụ (thuộc quyền sở hữu hợp pháp), Đánh giá và phân bổ (tính đúng giá trị và lập dự phòng), Chính xác cơ học (khớp đúng số học và số tổng cộng), Phân loại và trình bày (phân loại đúng nhóm tài khoản và thuyết minh đầy đủ).

---

Kết luận

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp của tác giả Lê Chung đã hệ thống hóa toàn diện khung lý thuyết về kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán báo cáo tài chính theo các chuẩn mực kiểm toán Việt Nam. Nghiên cứu phản ánh cụ thể quy trình 4 giai đoạn và cách tiếp cận kiểm soát nội bộ 2 cấp độ được áp dụng trong thực tế tại Công ty Cổ phần Kiểm toán - Tư vấn thuế (ATC). Thông qua việc khảo sát trường hợp khách hàng là Công ty K, chuyên đề cung cấp bức tranh thực tế về công tác kiểm toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp sản xuất may mặc có vốn đầu tư nước ngoài. Tài liệu là nguồn tư liệu có giá trị học thuật và thực tiễn cho sinh viên cũng như người nghiên cứu chuyên ngành kiểm toán tài chính.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường, Kiểm toán đã trở thành nhu cầu tất yếu đối với việc nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh và chất lượng quản lý của các Doanh nghiệp. Tại Việt Nam, hoạt động Kiểm toán đã không ngừng phát triển cả về quy mô, chất lượng, cũng như các lĩnh vực được Kiểm toán. Những Công ty Kiểm toán độc lập ra đời đã khẳng định được vị thế của ngành Kiểm toán ở nước ta. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường việc Kiểm toán trở thành một hoạt động không thể thiếu đối với thông tin tài chính của các Doanh nghiệp.

Trong thời gian thực tập tại Công ty cổ phần kiểm toán - Tư vấn thuế em nhận thấy chu trình hàng tồn kho là một trong những chu trình phức tạp, dễ xảy ra gian lận và thường được Kiểm toán Công ty chú trọng trong các cuộc Kiểm toán báo cáo Tài chính. Vì vậy, em đã chọn đề tài :"Hoàn thiện Kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong Kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty cổ phần Kiểm toán - Tư vấn thuế" làm chuyên đề báo cáo thực tập của mình. Mục tiêu của báo cáo thực tập là dựa trên lý luận chung về Kiểm toán Chu trình hàng tồn kho trong quy trình Kiểm toán báo cáo tài chính và thực tế Kiểm toán Chu trình hàng tồn kho do Công ty cổ phần Kiểm toán - Tư vấn thuế thực hiện ở một để tiến hành đối chiếu giữa lý thuyết và thực tế, từ đó đề xuất các ý kiến nhằm hoàn thiện công tác Kiểm toán Hàng tồn kho trong Kiểm toán báo cáo tài chính tại Công ty. SV: Lê Chung - Kiểm toán 43A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp PHẦN 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA KIỂM TOÁN CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH I - CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO VỚI VẤN ĐỀ KIỂM TOÁN 1.

Bản chất và chức năng của chu trình hàng tồn kho ảnh hưởng tới công tác Kiểm toán. Đặc điểm chung về chu trình hàng tồn kho -Hàng tồn kho là tài sản lưu động của Doanh nghiệp biểu hiện dưới dạng vật chất cụ thể dưới nhiều hình thức khác nhau, tuỳ thuộc vào loại hình Doanh nghiệp và đặc điểm hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp. Hàng tồn kho trong Doanh nghiệp thương mại bao gồm: hàng hoá dự trữ cho lưu thông ( kể cả số hàng đem gửi bán hoặc là hàng hoá đang đi đường ). Hàng tồn kho trong Doanh nghiệp sản xuất gồm: Nguyên vật liệu, Công cụ dự trữ cho quá trình sản xuất, Thành phẩm, Sản phẩm hoàn thành, Sản phẩm dở dang và Hàng gửi bán hoặc là Hàng đang đi đường.

- Hàng tồn kho có các đặc điểm: + Hàng tồn kho ảnh hưởng trực tiếp tới giá vốn hàng bán vì vậy ảnh hưởng trực tiếp tới lợi nhuận trong năm. + Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn so với tổng tài sản lưu động trong Doanh nghiệp bao gồm nhiều chủng loại và quá trình quản lý rất phức tạp. + Hàng tồn kho được đánh giá thông qua số lượng chất lượng, tình trạng hàng tồn kho. + Hàng tồn kho đượ bảo quản cất trữ ở nhiều nới khác nhau nhiều đối tượng quản lý khác nhau có đắc điểm bảo quản khác nhau điều này dẫn tới kiểm soát đối với hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn.

SV: Lê Chung - Kiểm toán 43A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp - Chu trình vận đông của hàng tồn kho bắt đầu từ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sang sản phẩm dở dang rồi đến thành phẩm hàng hoá. Sự vận động của hàng tồn kho ảnh hưởng tới nhiều khoản mục trên báo cáo tài chính như chi phí nguyên vật liệu, chi phí sản xuất chung, giá vốn hàng bán, chi phí sản phẩm dở dang, dự phòng giảm giá hàng tồn kho… Là những chỉ tiêu thể hiện tình hình sản xuất kinh doanh, định hướng phát triển của Doanh nghiệp. Khi thực hiện Kiểm toán thì chu trình hàng tồn kho luôn là một chu trình Kiểm toán quan trọng trong Kiểm toán báo cáo tài chính. Chức năng của chu trình.

Chức năng mua hàng Khi có nhu cầu mua hàng thì các bộ phận có liên quan sẽ lập phiếu đề nghị mua hàng. Sau khi phiếu đề nghị mua hàng được phê chuẩn bộ phận cung ứng sẽ lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn. Phiếu yêu cầu mua hàng do bộ phận có trách nhiệm lập (như bộ phận vật tư). Phiếu được lập theo kế hoạch sản xuất hoặc lập đột xuất.

Đơn đặt hàng: Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng đã được phê chuẩn của Giám đốc (hoặc người phụ trách) bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp. Mẫu của đơn đặt hàng được thiết kế sẵn có đầy đủ các cột cần thiết nhằm hạn chế tối đa các sai sót. Chức năng nhận hàng Khi bên nhà cung cấp giao hàng bộ phận nhận hàng sẽ dựa trên đơn đặt hàng để kiểm tra về mẫu mã, số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất và thời gian gia hàng, cuối cùng trưởng nhóm phải lập biên bản kiểm nhận hàng. Bộ phận nhận hàng phải độc lập với bộ phận kho và bộ phận kế toán.

Chức năng lưu kho Hàng được chuyển tới kho và hàng sẽ được kiểm tra về chất lượng, số lượng và sau đó cho nhập kho. Mỗi khi nhập đủ kho thủ kho phải lập phiếu SV: Lê Chung - Kiểm toán 43A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp nhập kho và sau đó bộ phận kho phải thông báo cho phòng kế toán về số lượng hàng nhận và cho nhập kho. Chức năng xuất kho vật tư hàng hoá Đối với một đơn vị sản xuất thì xuât kho có 2 lý do cơ bản là xuất cho nội bộ ( cho sản xuất, cho quản lý Doanh nghiệp ) và xuất bán. - Xuất vật tư, hàng hoá cho nội bộ: Khi có hợp đồng sản xuất mới hoặc theo kế hoạch sản xuất hoặc các nhu cầu vật tư trong nội bộ Doanh nghiệp các bộ phân sẽ lập phiếu xin lĩnh vật tư, bộ phận vật tư lập phiếu xuất kho (khi phiếu xin lĩnh vật tư được phê chuẩn ).

Phiếu xin lĩnh vật tư: Do bộ phận sản xuất (hoặc các bộ phận khác) căn cứ nhu cầu sản xuất (hoặc nhu cầu bán hàng hoặc quản lý Doanh nghiệp), người phụ trách bộ phận đó lập phiếu xin lĩnh vật tư trong đó phải ghi rõ loại vật tư, số mã, chúng loại, quy cách, phẩm chất, số lượng và thời gian giao vật tư. - Xuất khi để bán: Căn cứ vào đơn đặt mua bộ phận tiêu thụ lập hoá đơn bán hàng và lập phiếu xuất kho, ngoài ra bộ phận vận chuyển phải lập chứng từ vận chuyển. Hoá đơn bán hàng: Được bộ phận tiêu thụ lập thành nhiều liên để lưu ở cuống và giao cho khách hàng, giao cho bộ phận kế toán để thanh toán và ghi sổ. Trong hoá đơn ghi rõ các nội dung như ngày tháng giao hàng, loại hàng giao.

mã số, chúng loại quy cách, phẩm chất, sổ lượng, đơn giá và thành tiền thành toán. Phiếu xuất kho: Được bộ phận vật tư hoặc bộ phận bán hàng lập thành nhiều liên để lưu cuống, xuất kho và ghi sổ kế toán. Phiếu xuất ghi rõ các nội dung như loại vật tư, hàng hoá chủng loại quy cách, phẩm chất, số lượng và ngày xuất. SV: Lê Chung - Kiểm toán 43A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Chứng từ vận chuyển (vận đơn): Do bộ phận vận chuyển lập hoặc Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển lập (nếu thuê dịch vụ vận chuyển).

Đây là tài liệu minh chứng cho việc hàng đã được xuất kho giao cho khách, chứng từ vận chuyển được đính kèm với phiếu xuất kho hoặc hoá đơn bán hàng làm minh chứng cho nghiệp vụ bán hàng. Chức năng sản xuất Kế hoạch và lịch trình sản xuất được xây dựng dựa vào các ước toán về nhu cầu đối với sản phẩm của Công ty cũng như dựa vào tình hình thực tế hàng tồn kho hiện có. Do vậy nó có thể bảo đảm rằng Công ty sẽ sản xuất những hàng hoá đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng ứ đọng hàng hoá hoặc khó tiêu thụ đối với một số hàng hoá cụ thể.Việc sản xuất theo kế hoạc và lịch trình có thể giúp Công ty bảo đảm về việc chuẩn bị đầy đủ các yếu tố như nguyên vật liệu và nhân công cho yêu cầu sản xuất trong kỳ. Trách nhiệm với hàng hoá trong giai đoạn sản xuất thuộc về những người giám sát sản xuất.

Nguyên vật liệu được chuyển tới phân xưởng cho tới khi các sản phẩm được hoàn thành và được chuyển vào kho sản phẩm thì người giám sát sản xuất được phân công theo dõi phải có trách nhiệm kiểm soát và nắm chắc tất cả tình hình trong quá trình sản xuất. Các chứng từ sổ sách được sử dụng chủ yếu để ghi chép và theo dõi gồm các phiếu yêu cầu sử dụng, phiếu xuất kho, bảng chấm công, các bảng kê, bảng phân bổ và hệ thống sổ sách kế toán chi phí. Lưu kho thành phẩm Đây là chức năng nhằm bảo quản và quản lý tài sản của Doanh nghiệp khi vật tư, hàng hoá, thành phẩm được nhập kho. Công việc này Doanh nghiệp phải tổ chức canh phòng bảo vệ tránh mất mát, tránh bị lạm dụng tài sản, đồng thời sử dụng các trang thiết bị bảo quản nhằm đảm bảo điều kiện bảo quản vật chất.

Khi nhập kho hay xuất kho các bên phải có đầy đủ các giấy tờ hợp lệ thủ kho mới được nhập, xuất kho. Mặt khác thủ kho là người chịu trách nhiệm về SV: Lê Chung - Kiểm toán 43A Chuyên đề thực tập tốt nghiệp tài sản mình trông coi và phải ghi chép để theo dõi về số lượng vật tư, hàng hoá, thành phẩm nhập – xuất – tồn kho. Xuất thành phẩm đi tiêu thụ Xuất thành phẩm chỉ được thực hiện khi đã nhận được sự phê chuẩn, thường là đơn đặt mua hàng của khách hàng. Khi xuất kho thành phẩm phải lập phiếu xuất kho.

Bộ phận vận chuyểnphải lập phiếu vận chuyển hàng có đánh số thứ tự từ trước và chỉ rõ hàng hoá được vận chuyển. Phiếu vận chuyển hàng được lập thành ba liên, liên thứ nhất được lập tại phòng tiếp vận để làm chứng từ minh chứng về việc vận chuyển, liên thứ hai được sẽ được gửi tới phòng tiêu thụ hoặc bộ phận tính tiền kèm theo. Đơn đặt mua của khách hàng để làm căn cứ ghi hoá đơn cho khách hàng và liên thứ ba sẽ được đính kèm bên ngoài bao kiện của hàng hoá trong quá trình vận chuyển.