CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG VÀ NHÂN VIÊN TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 1.1 Đặc điểm chu trình tiền lương – nhân viên có ảnh hưởng đến hoạt động kiểm toán BCTC.1 Khái quát về chu trình tiền lương – nhân viên 1.1 Bản chất và đặc điểm chu trình tiền lương – nhân viên a) Tiền lương và khoản trích theo lương Tiền lương Tiền lương là phần thù lao lao động được biểu hiện bằng tiền mà doanh nghiệp trả cho người lao động căn cứ vào thời gian, khối lượng và chất lượng công việc của họ. Nó không chỉ là biểu hiện bằng tiền của giá cả sức lao động mà còn là đòn bẩy kinh tế khuyến khích tinh thần hăng hái lao động. Với chủ doanh nghiệp, tiền lương là một trong những yếu tố của chi phí đầu vào, còn đối với người cung ứng sức lao động thì đó là nguồn thu nhập chủ yếu của họ. Nội dung: Tiền lương được coi là bộ phận quan trọng của giá trị hàng hóa và đóng vai trò quan trọng trong đời sống người lao động, nó là một số lượng tiền tệ mà người sử dụng lao động trả cho người lao động và là hao phí trên cở sở thỏa thuận theo hợp đồng lao động.
Doanh nghiệp có thể tính và trả lương cho người lao động bằng nhiều hình thức, nhưng chủ yếu là ba hình thức chính: Lương theo thời gian, lương theo khối lượng sản phẩm hoàn thành và lương theo doanh thu. Khoản trích theo lương Ngoài tiền lương, người lao động còn được hưởng các khoản trích theo lương là những khoản trích quỹ thể hiện sự quan tâm của toàn xã hội đến người lao động, bao gồm: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ hay các khoản thưởng và trợ cấp khác từ doanh nghiệp như thưởng theo năng suất, hoa hồng, phụ cấp theo ca… Bảo hiểm xã hội là khoản tính vào chi phí để hình thành nên quỹ BHXH sử dụng để chi trả cho người lao động trong những trường hợp tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động như ốm đau, tai nạn giao thông, thai sản, hưu trí,… và được tính theo tỷ lệ 26% trên lương cơ bản, trong đó người lao động chịu 8%, người sử dụng lao động nộp 18%. NGUYỄN THỊ HỒNG HỌC VIỆN NGÂN HÀNG MSV: 15A4020135 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 4 GVHD: THS. TRẦN PHƯƠNG THÙY Bảo hiểm y tế là sự hỗ trợ khám chữa bệnh, viện phí, thuốc thang,… cho người lao động có tham gia BHYT.
BHYT được tính theo tỷ lệ 4,5% trên lương cơ bản, trong đó người lao động chịu 1,5% và người sử dụng lao động chịu 3%. Bảo hiểm thất nghiệp là khoản hỗ trợ tài chính tạm thời đối với những người bị mất việc làm không phải do lỗi cá nhân họ và đáp ứng đủ yêu cầu hưởng BHTN theo Luật định. Nó được tính theo tỷ lệ 2% trên lương cơ bản, trong đó người lao động chịu 1% và người sử dụng lao động chịu 1%. b) Nhân viên Nhân viên trong doanh nghiệp có thể bao gồm các cán bộ, ủy viên nhận lương theo thời gian và khoản thưởng, nhân viên văn phòng hưởng lương tháng và khoản phụ cấp ngoài giờ (nếu có), nhân viên bán hàng hưởng lương theo tiền hoa hồng dựa theo doanh thu và công nhân hưởng lương theo giờ hay khối lượng công việc thực hiện.
c) Đặc điểm chu trình tiền lương – nhân viên có ảnh hưởng đến kiểm toán BCTC Công ty sản xuất Các công ty sản xuất, chế biến thường có số lượng lao động lớn với trình độ không đồng đều dẫn tới bậc lương của mỗi công nhân sẽ khác nhau. Đây là một trong những nguyên nhân gây nên khó khăn trong việc tính lương, phê duyệt và trả lương cho người lao động theo quy định, làm tăng công việc và dễ dẫn tới sai sót của kế toán.Ngoài ra nó cũng là điều kiện làm nảy sinh các sai phạm liên quan đến tiền lương khống, đặc biệt là với các doanh nghiệp không có quy chế quản lý rõ ràng, số lượng công nhân viên không ổn định. Bên cạnh đó, các phương pháp tính tiền lương cho công nhân trong công ty sản xuất lại đa dạng: đơn giá tiền lương theo thời gian, theo sản phẩm hoặc theo doanh thu. Với mỗi phương pháp, thủ tục kiểm toán về ước tính quỹ lương, tính toán lại tổng quỹ lương thực trả tại đơn vị là khác nhau.
Đặc biệt, những doanh nghiệp sản xuất chế biến và công ty xây dựng thường có tiền lương là một bộ phận đáng kể của hàng tồn kho, nếu như thiếu sự phân loại chính xác các khoản tiền lương sẽ làm ảnh hưởng đáng kể đến việc đánh giá sản NGUYỄN THỊ HỒNG HỌC VIỆN NGÂN HÀNG MSV: 15A4020135 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 5 GVHD: THS. TRẦN PHƯƠNG THÙY phẩm dở dang, thành phẩm, giá vốn (khi đã tiêu thụ) hay công trình xây dựng dở dang hoặc đã hoàn thành. Chẳng hạn như lương của nhân viên quản lý hành chính bị phân bổ nhầm vào chi phí sản xuất chung làm cho chi phi sản xuất chung tăng lên hay việc phân bổ sai các khoản chi phí lương vào từng giai đoạn công việc gây ra sự đánh giá sai giá trị hàng tồn kho. Do đó, khi tiến hành kiểm toán BCTC cho doanh nghiệp sản xuất, KTV phải xem xét kĩ lưỡng phương pháp tính lương hiện hành cho người lao động, đặc biệt lưu ý đến mục tiêu phân loại trình bày chi phí lương vào tài khoản chi phí liên quan, nhằm đánh giá đúng giá trị hàng tồn kho và tình hình lãi lỗ của đơn vị trong năm được kiểm toán.
Công ty thương mại Hoạt động chính của công ty thương mại là mua bán hàng hóa. Vì vậy, chi phí chính của các đơn vị này chính là giá vốn hàng bán và chi phí tiền lương đóng vai trò là chi phí có tỷ lệ thấp hơn so với công ty sản xuất chế biến. Số lượng nhân viên không quá lớn, thường gồm nhân viên văn phòng và nhân viên bán hàng, ít có sự chênh lệch nhiều về mức lương giữa các nhân viên, giúp cho việc tính lương và phê duyệt lương đơn giản hơn so với công ty sản xuất. Thay vào đó thì nhân viên của các công ty thương mại lại không tập trung tại 1 nơi mà rải rác ở nhiều điểm khác nhau gây nên sự khó khăn trong khâu quản lý cũng như đánh giá thời gian và hiệu quả công việc, dẫn tới sự sai sót hoặc dối chá trong ghi chép thời gian lao động và chi phí lương đối với kế toán.
Công ty thương mại cũng áp dụng nhiều phương pháp tính lương khác nhau đối với mỗi bộ phận văn phòng hay bán hàng. Đặc biệt, nhiều doanh nghiệp áp dụng tính lương theo doanh thu gây nên khó khăn trong việc tính toán lương của nhân viên và dễ dẫn đến các sai phạm. Vì vậy, khi thực hiện kiểm toán tiền lương tại các doanh nghiệp thương mại, KTV phải tìm hiểu rõ được cách tính lương của công ty khách hàng. Ở các công ty thương mại, do chi phí lương ít có ảnh hưởng tới hàng tồn kho như ở công ty sản xuất, KTV có thể giảm thủ tục liên quan đến mục tiêu phân loại trình bày và tăng những thủ tục thay thế khác nhằm đạt được hiệu quả kiểm toán cao nhất.
NGUYỄN THỊ HỒNG HỌC VIỆN NGÂN HÀNG MSV: 15A4020135 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 6 GVHD: THS. TRẦN PHƯƠNG THÙY 1.2 Chức năng của chu trình tiền lương – nhân viên Chu trình tiền lương có ba chức năng chủ yếu là: Thuê mướn, tuyển dụng lao động; theo dõi khối lượng công việc hoàn thành và thời gian lao động của từng đối tượng nhân viên để tính toán lương; và chức năng thanh toán lương. Mỗi chức năng này được thực hiện bởi một bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp là: Bộ phận hoạt động, bộ phận nhân sự, bộ phận kế toán tiền lương: - Bộ phận nhân sự: Có chức năng thuê mướn, tuyển dụng lao động, phê duyệt và thay đổi mức lương. Các công việc được chia nhỏ ra thành: Tuyển chọn, thuê mướn; lập hồ sơ nhân sự, sổ nhân sự; lập báo cáo tình hình nhân sự.
Theo đó, tất cả những trường hợp tuyển dụng được ghi chép trong một bản báo cáo do ban quản lý phê duyệt. Sự phân chia tách bạch giữa chức năng tuyển dụng nhân sự và chức năng thanh toán lương ở bộ phân kế toán lương là một thủ tục kiểm soát nội bộ trong đơn vị nhằm kiểm soát rủi ro trong việc thanh toán lương khống. Sự kết hợp của hai chức năng này tại cùng một bộ phận sẽ tạo điều kiện cho gian lận nảy sinh. - Bộ phận hoạt động: Theo dõi thời gian, khối lượng công việc hoàn thành bằng cách chấm công; xác nhận công việc, lao vụ hoàn thành; duyệt thời gian nghỉ ốm, thai sản, tai nạn lao động, ngừng việc.
Việc ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác số ngày công, giờ công làm việc thực tế hoặc ngừng sản xuất, nghỉ việc và số lượng công việc hay lao vụ hoàn thành của từng người lao động, từng đơn vị sản suất, từng phòng ban có ý nghĩa to lớn trong quản lý lao động tiền lương. Kết quả của công việc này là cơ sở để bộ phận kế toán tiền lương tính ra lương thanh toán cho người lao động và phân bổ chi phí lương vào tài khoản chi phí. Loại chứng từ quan trọng cần lập để thực hiện chức năng này của bộ phận hoạt động là bảng chấm công trong trường hợp trả lương theo thời gian và phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành (trường hợp trả lương theo sản phẩm). Thứ nhất, bảng chấm công được lập riêng cho từng bộ phân sản xuất như phân xưởng, nhóm, tổ đội… và được đặt ở một nơi công khai để người lao động tiện theo dõi thời gian lao động của mình.
Bảng chấm công có thể được lấy từ mẫu số 01a-LĐTL theo TT 200. Ngoài ra, có nhiều đơn vị đã áp dụng hình thức chấm công bằng máy (thẻ từ, vân tay…) để kiểm soát thời gian làm việc của nhân viên, tuy nhiên về hình thức chứng từ thì việc NGUYỄN THỊ HỒNG HỌC VIỆN NGÂN HÀNG MSV: 15A4020135 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 7 GVHD: THS. TRẦN PHƯƠNG THÙY chấm công bằng máy không có nhiều sự khác biệt so với việc thực hiện thủ công. Thứ hai, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành tại đơn vị, cá nhân người lao động do người giao việc lập.
Phiếu xác nhận này được yêu cầu phải có đầy đủ chữ ký của người giao việc, người nhận việc và người kiểm tra chất lượng sản phẩm hoặc lao vụ và người phê duyệt. Sau đó, phiếu sẽ được chuyển lên bộ phận kế toán phục vụ mục đích tính và thanh toán lương.