Chương 1: Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách nhà nƣớc cấp huyện. Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách tại huyện Gia Bình, tỉnh Bắc Ninh. 6 Chương 3: Những giải pháp tăng cƣờng kiểm soát nội bộ thu, chi ngân sách tại huyện Gia Bình, tỉnh Bắc Ninh. CHƢƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ THU, CHI NGÂN SÁCH NHÀ NƢỚC CẤP HUYỆN 1.
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1. Khái niệm Hệ thống kiểm soát nội bộ Các nhà quản lý khi tổ chức bất kỳ hoạt động nào của đơn vị mình, bên cạnh việc sắp xếp cơ sở vật chất, nhân sự, nguồn lực còn phải kiểm soát về các phƣơng diện đã nêu thông qua các chính sách, các thủ tục, các quy định về hoạt động của mình. Cách tiếp cận quá trình kiểm soát khi nó áp dụng vào những hoạt động của tổ chức, phục vụ tổ chức đƣợc gọi là “Kiểm soát nội bộ - Internal Control). Với các nhà quản lý, kiểm soát là phƣơng sách để đạt đƣợc mục tiêu đã đặt ra.
Căn cứ vào phạm vi kiểm soát chia thành kiểm soát từ bên ngoài (ngoại kiểm) và kiểm soát nội bộ (nội kiểm). Kiểm soát bên ngoài đƣợc thực hiện bởi những ngƣời bên ngoài đơn vị, còn kiểm soát nội bộ đƣợc thực hiện bởi những ngƣời bên trong đơn vị. Tuy nhiên cách phân chia này cũng chỉ mang tính chất tƣơng đối cả về lý luận và thực tiễn trong một hoạt động kiểm soát cụ thể. Hiện nay còn có nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát nội bộ, dƣới đây là một số quan điểm chính về kiểm soát nội bộ: - Theo định nghĩa của AICPA (American Institute of Certified Public Accountants - Viện nghiên cứu kế toán công Mỹ), trong các chuẩn mực đã hệ thống hoá của AICPA - Phần thực hành kiểm toán có định nghĩa nhƣ sau: “Kiểm soát nội bộ gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phƣơng pháp, biện pháp phối hợp đƣợc thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ 7 chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trƣơng quản lý đã đề ra”.
- Theo quan điểm của IFAC (International Federation of Accountants - Liên đoàn kế toán quốc tế) thì: "KSNB là hệ thống gồm các chính sách, các thủ tục đƣợc thiết lập tại đơn vị nhằm đảm bảo các mục tiêu: bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo việc thực hiện các chế độ pháp lý và đảm bảo hiệu quả của hoạt động”. - Theo chuẩn mực kế toán quốc tế 400 (International Accounting Standards - ISA 400) thì: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và sự hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể”. - Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam 400 (VAS 400) thì: "Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị đƣợc kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị”. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam - VSA 315 hiện nay (thay thế cho VSA 400 trƣớc đây) ban hành kèm theo Thông tƣ số 214/2012/TT-BTC ngày 06/12/2012 xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị đƣợc kiểm toán và môi trƣờng của đơn vị, có đƣa ra định nghĩa về KSNB mà không phải là HTKSNB nhƣ trƣớc đây nữa.
“Kiểm soát nội bộ là qui trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các qui định có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ 8 khía cạnh nào của một hoặc nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ”. Với khái niệm này chuẩn mực kiểm toán lại tiếp cận theo hƣớng đánh giá rủi ro và cũng tƣơng đồng với quan điểm của COSO, các yếu tố cấu thành cũng bao gồm 5 yếu tố: Môi trƣờng kiểm soát; đánh giá rủi ro; hệ thống thông tin; hoạt động kiểm soát; giám sát các kiểm soát, coi KSNB không phải là hệ thống nhƣ trƣớc mà là qui trình. - Theo quan điểm của COSO (Committee of Sponsoring Organizations - Ủy ban các tổ chức tài trợ) thì: “KSNB là một quy trình chịu ảnh hƣởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của tổ chức, đƣợc thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc tổ chức thực hiện các mục tiêu sau: Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động, tính chất đáng tin cậy của Báo cáo tài chính, sự tuân thủ các luật lệ về pháp luật hiện hành”.
Cho đến nay định nghĩa này đƣợc chấp nhận khá rộng rãi và đƣợc IFAC thừa nhận bởi nó đáp ứng đƣợc yêu cầu minh bạch thông tin của các công ty, đặc biệt là các công ty niêm yết. Đặc điểm nổi bật của báo cáo COSO là một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó kiểm soát nội bộ không chỉ còn là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà đƣợc mở rộng ra cho các lĩnh vực hoạt động và tuân thủ khác nhau. Qua các quan điểm trên cho thấy, điểm chung là kiểm soát nội bộ đƣợc các nhà quản lý thiết lập để điều hành mọi nhân viên, mọi hoạt động nhằm thực hiện: + Thông tin đáng tin cậy của báo cáo tài chính: tức là đối với báo cáo tài chính, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính ngƣời quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. + Sự tuân thủ các luật lệ và quy định: KSNB trƣớc hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các qui định.
Bên cạnh đó, KSNB còn 9 phải hƣớng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, qui định nội bộ của đơn vị, qua đó đảm bảo đạt đƣợc những mục tiêu của đơn vị. + Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả: KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần thực hiện các chiến lƣợc kinh doanh của đơn vị … 1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ: Trong các tổ chức, đơn vị, HTKSNB là một hệ thống các chính sách, các biện pháp kiểm soát và thủ tục kiểm soát đƣợc xây dựng để thực hiện các mục tiêu sau: - Bảo vệ tài sản của đơn vị: tài sản của đơn vị có nhiều loại nhƣ tài sản cố định hữu hình, vô hình chúng có thể bị đánh cắp, bị lạm dụng vào nhiều mục đích khác nhau, bị hƣ hại nếu không đƣợc bảo vệ bằng hệ thống kiểm soát nội bộ thích hợp; - Bảo đảm độ tin cậy của thông tin: thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp, là căn cứ quan trọng của việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Thông tin cung cấp phải đảm bảo kịp thời, chính xác, tin cậy về thực trạng hoạt động của đơn vị, phản ánh đầy đủ, khách quan nội dung chủ yếu của hoạt động kinh tế tài chính; - Bảo đảm việc thực hiện chế độ pháp lý: duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến đơn vị. Ngăn chặn và phát hiện kịp thời, xử lý các sai phạm gian lận trong nội bộ đơn vị; - Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý: các quá trình kiểm soát trong một đơn vị đƣợc thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong đơn vị; 10 Trong các mục tiêu trên thì hai mục tiêu đầu quan tâm chủ yếu đến lĩnh vực kế toán và hai mục tiêu sau đặt trọng tâm vào lĩnh vực quản lý và điều hành đơn vị.
Nhƣ vậy, các mục tiêu của hệ thống KSNB rất rộng, chúng bao trùm lên mọi mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của đơn vị. - Các mục tiêu chi tiết của kiểm soát nội bộ (Theo Auditing - Alvin A.Locbbecke): + Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ hợp lý (tính có căn cứ hợp lý). Cơ cấu kiểm soát nội bộ không cho phép ghi những nghiệp vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả tạo vào sổ sách của đơn vị. + Các nghiệp vụ kinh tế phải đƣợc phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn).
Nghĩa là trƣớc khi thực hiện, mọi hoạt động nghiệp vụ đều phải đảm bảo rằng chúng đã đƣợc phê chuẩn hợp lệ nhằm tránh lãng phí hoặc phá hoại tài sản của đơn vị. + Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải đƣợc ghi sổ (tính đầy đủ). Các thủ tục kiểm soát phải ngăn ngừa việc loại bỏ, giấu bớt, để ngoài sổ sách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Các nghiệp vụ kinh tế phải đƣợc đánh giá đúng đắn (sự đánh giá): không để xảy ra những sai sót khi tính toán và ghi sổ các số tiền của nghiệp vụ đó ở các giai đoạn khác nhau của quá trình ghi sổ, trong việc áp dụng các chính sách kế toán.
+ Các nghiệp vụ kinh tế phải đƣợc phân loại đúng đắn (sự phân loại). Các nghiệp vụ kinh tế cần đƣợc phân loại đúng đắn, phù hợp với cơ cấu tài khoản của đơn vị, và đƣợc ghi vào các sổ sách có liên quan. 11 + Các nghiệp vụ kinh tế phải đƣợc phản ánh đúng lúc (thời hạn). Việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phải kịp thời ngay khi xảy ra, nhằm giảm khả năng bỏ sót nghiệp vụ cũng nhƣ tránh ghi sai số tiền vào sổ kế toán.
+ Các nghiệp vụ kinh tế phải đƣợc ghi vào sổ và đƣợc tổng hợp chính xác (quá trình chuyển sổ và tổng hợp).