CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Định nghĩa KSNB đóng vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó khái niệm về kiểm soát nội bộ đã trở thành một hệ thống lý luận và rất đa dạng. Sau đây là một vài định nghĩa nổi bật. Theo Liên Đoàn Kế Toán Quốc tế (IFAC –The International Federation of Accountant): “Hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; bảo đảm độ tin cậy của thông tin; bảo đảm tuân thủ luật pháp; đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý.” Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA - American Institute of Certified Public Accountants): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận rong doanh nghiệp để đảm bảo an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài.” Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Quốc Tế (ISA) 400: Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể.
Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn. Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Việt Nam (VSA) 400 : Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng 4 nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sửdụng có hiệu quảtài sản của đơn vị Định nghĩa được chấp nhận rộng rãi nhất về hệ thống KSNB hiện nay là định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính, là Ủy ban của các tổ chức tài trợ của Ủy ban Treadway được thành lập vào năm 1985. Theo COSO 2013: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo định nghĩa trên, Báo cáo COSO xác định ba nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng tới, bao gồm: + Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. + Nhóm mục tiêu về báo cáo, gồm báo cáo tài chính và cả báo cáo phi tài chính cho bên ngoài và bên trong: Nhóm mục tiêu này nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài.
+ Nhóm mục tiêu về tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Sứ tồn tại và phát triển của tổ chức là một quá trình đối phó không ngừng với các rủi ro đối với việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Để đối phó với các rủi ro, tổ chức cần thiết lập các hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm soát nội bộ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp. Một doanh nghiệp nếu như không có hệ thống kiểm soát nội bộ hay hệ thống kiểm soát nội bộ lỏng lẻo, yếu kém sẽ dễ dẫn đến các gian lận và rủi ro làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
5 Các yếu kém trong hệ thống KSNB sẽ gây ra những tổn thất to lớn đối với doanh nghiệp và gây cản trở đối với việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu cung cấp đảm bảo hợp lý cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Nói cách khác hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu sẽ giảm thiểu rủi ro công việc không đạt được một, hai hay cả ba nhóm mục tiêu xuống mức thấp nhất có thể chấp nhận được.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Theo báo cáo của COSO 2013, hệ thống KSNB gồm 5 bộ phận, đó là môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và cuối cùng là giám sát.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc làm nền tảng cho việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ trong một đơn vị. Theo Báo cáo COSO 2013, môi trường kiểm soát được đánh giá là hữu hiệu nếu đảm bảo được 5 nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức.
+ Quan điểm của lãnh đạo cao cấp nhất trong đơn vị. Nó chính là nhân tố quan trọng trong việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ. Nếu không có quan điểm đúng đắn và rõ ràng từ cấp cao nhất, không thể xây dựng văn hóa lành mạnh về kiểm soát, vì vậy nhà lanh đạo cao cấp nhất có thể được xem là người là người thúc đẩy nhưng cũng đồng thời là người gây trở ngại đối với hệ thống kiểm soát nội bộ. + Các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn ứng xử được thiết lập nằm hướng dẫn nhân viên trong các hành vi, các hoạt động hàng ngày và khi đưa ra các quyết định để đạt được mục tiêu của đơn vi.
+ Đánh giá sự tuân thủ các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn về ứng xử đã được xây dựng phải là nền tảng cho việc đánh giá sự tuân thủ tính trung thực và các giá trị 6 đọa đức của mọi cá nhân trong đơn vị và cả các nhà cung cấp dịch vụ. Việc đánh giá sự tuân thủ các quy tắc ứng xử có thể được thực hiện bởi người quản lý hoặc bởi một bộ phận độc lập. Các nhân viên cũng có thể tham gia vào quá trình đánh giá và báo cáo về các vi phạm thông qua các kênh chính thức và không chính thức. Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị.
Để đảm bảo sự độc lập và nâng cao vai trò giám sát của HĐQT cần lưu ý các điểm quan trọng sau: + Quyền hạn và trách nhiệm của HĐQT: HĐQT có quyền tuyển dụng, sa thải Giám đốc điều hành hay các chức vụ tương đương. HĐQT có trách nhiệm giám sát và chất vấn nhà quản lý về các quyết định và hành động của họ, gồm cả trách nhiệm liên quan đến việc thiết kế và vận hành một hệ thống KSNB hữu hiệu tại đơn vị. + Độc lập và có chuyên môn phù hợp: HĐQT phải độc lập với nhà quản lý và các thành viên HĐQT cần có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện chức năng giám sát. HĐQT cần có các thành viên độc lập ngoài các thành viên kiêm nhiệm điều hành để đánh giá khách quan cũng như có thái độ hoài nghi mang tính xây dựng.
+ Giám sát của HĐQT: Chức năng giám sát của HĐQT trong thiết kế và vận hành HTKSNB liên quan đến cả năm bộ phận của HTKSNB. Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Để thực hiện nguyên tắc này, cần chú ý các điểm quan trọng sau: + Xác định cơ cấu tổ chức và cấp bậc báo cáo: Nhà quản lý cấp cao và HĐQT thiết lập cơ cấu tổ chức và các cấp bậc báo cáo cần thiết để giúp lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá định kỳ các hoạt động của doanh nghiệp. + Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm người trong 7 việc đề xuất và giải quyết các vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan.
+ Giới hạn việc ủy quyền: Ủy quyền đem lại quyền lực cần thiết cho một người để thực hiện một vai trò nào đó. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu quả của việc ủy quyền, cần xác định giới hạn của việc ủy quyền. Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện cam kết sử dụng nhân lực thông qua thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Để thể hiện các cam kết này, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau: + Chính sách nguồn nhân lực và việc áp dụng trong thực tế: Chính sách và thực tế về nguồn nhân lực là các hướng dẫn, quy định về tuyển dụng, đãi ngộ để giữ chân các nhân viên có năng lực và việc áp dụng các các hướng dẫn, quy định này vào thực tế.
Và là nền tảng để xác định năng lực cần thiết cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Nó là cơ sở để giúp đơn vị đạt được mục tiêu, cũng như có phản ứng phù hợp với các thay đổi trong môi trường kinh doanh. + Thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực: Chính sách và nguồn nhân lực thể hiện thông qua việc thu hút, phát triển, đánh giá và giữ chân các nhà quản lý, các nhân viên và các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài phù hợp với việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Thông qua quá trinh tuyển dụng đào tạo, định hướng và đánh giá.
+ Lên kế hoạch và chuẩn bị cho việc kế nhiệm: Nhà quản lý cần xác định và đánh giá vị trí (chức năng) nào là chính yếu, quan trọng nhất giúp đạt được mục tiêu của đơn vị.
