Khóa Luận Tốt Nghiệp Về Kiểm Soát Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Tại Công Ty Cổ Phần Gạch Ngói Cầu Họ

Luận văn tốt nghiệp nghiên cứu tốt nghiệp thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại công ty cổ phần, điều tra thực trạng, phân tích số liệu, đề xuất

• Tác giả: Hoàng Thị Lê
• Người hướng dẫn: ThS. Phạm Thị Hồng Quyên
• Trường học: Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kế toán – Kiểm toán
• Đề tài: Kiểm Soát Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Tại Công Ty Gạch Ngói Cầu Họ
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Huế

Mục lục chi tiết

• LỜI CÁM ƠN
• DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
• DANH MỤC KÝ HIỆU
• DANH MỤC BẢNG
• DANH MỤC BIỂU
• DANH MỤC HÌNH
• PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ
• 1. Lý do chọn đề tài
• 2. Mục tiêu nghiên cứu
• 3. Đối tượng nghiên cứu
• 4. Phạm vi nghiên cứu
• 5. Phương pháp nghiên cứu
• 6. Kết cấu đề tài
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
• 1.1. Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.1.1. Định nghĩa
• 1.1.2. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.1.3. Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
• 1.1.4. Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp
• 1.1.4.1. Môi trường kiểm soát
• 1.1.4.2. Đánh giá rủi ro
• 1.1.4.3. Hoạt động kiểm soát
• 1.1.4.4. Thông tin và truyền thông
• 1.1.4.5. Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp
• 1.2. Khái quát về chu trình bán hàng – thu tiền
• 1.2.1. Các chức năng cơ bản và mục tiêu trong chu trình bán hàng – thu tiền
• 1.2.2. Các chứng từ, tài liệu kế toán sử dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền
• 1.2.2.1. Chứng từ kế toán
• 1.2.3. Sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng – thu tiền
• 1.3. Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp
• 1.3.1. Những thủ tục kiểm soát chung
• 1.3.2. Những thủ tục kiểm soát cụ thể cho từng giai đoạn
• 1.3.3. Một số gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng – thu tiền và thủ tục kiểm soát
• 1.4. Cơ sở thực tiễn
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH NGÓI CẦU HỌ
• 2.1. Tổng quan về Công ty Cổ Phần gạch ngói Cầu Họ - Hà Tĩnh
• 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
• 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
• 2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
• 2.1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
• 2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ các phòng ban
• 2.1.4. Tổ chức công tác kế toán của công ty
• 2.1.4.1. Sơ đồ bộ máy kế toán
• 2.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
• 2.1.5. Hình thức tổ chức kế toán tại công ty
• 2.1.5.1. Hình thức tổ chức kế toán
• 2.1.5.2. Tổ chức hệ thống tài khoản
• 2.1.5.3. Hệ thống báo cáo kế toán
• 2.1.5.4. Các chính sách kế toán được áp dụng tại công ty
• 2.1.5.5. Hình thức sổ kế toán và hệ thống sổ kế toán
• 2.1.6. Tình hình tài sản nguồn vốn của công ty giai đoạn 2016-2018
• 2.1.7. Tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của công ty 2016-2018
• 2.1.8. Tình hình lao động
• 2.2. Đặc điểm hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty Cổ Phần Gạch ngói Cầu Họ
• 2.2.1. Mô tả các hoạt động của chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty
• 2.2.1.1. Nhận và xử lý đơn đặt hàng
• 2.2.2. Ví dụ về chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty
• 2.2.3. Kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty
• 2.2.3.1. Môi trường kiểm soát
• 2.2.3.2. Đánh giá rủi ro
• 2.2.3.3. Hoạt động kiểm soát
• 2.2.3.4. Thông tin và truyền thông
• 3. CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỀ XUẤT NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GẠCH NGÓI CẦU HỌ
• 3.1. Đánh giá hệ thống KSNB chu trình bán hàng – thu tiền của Công ty Cổ phần gạch ngói Cầu Họ
• 3.1.1. Đánh giá chung
• 3.2. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần gạch ngói Cầu Họ
• PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
• DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Kiểm Soát Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Tại Công Ty Gạch Ngói Cầu Họ

Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng là một yếu tố quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Tại Công ty Cổ Phần Gạch Ngói Cầu Họ, hệ thống này không chỉ giúp bảo vệ tài sản mà còn đảm bảo tính chính xác của thông tin tài chính. Việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh sẽ giúp công ty giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

1.1. Định Nghĩa Kiểm Soát Nội Bộ Trong Doanh Nghiệp

Kiểm soát nội bộ được định nghĩa là hệ thống các chính sách và thủ tục nhằm bảo vệ tài sản, đảm bảo độ tin cậy của thông tin và tuân thủ pháp luật. Điều này rất quan trọng trong bối cảnh cạnh tranh hiện nay.

1.2. Vai Trò Của Kiểm Soát Nội Bộ Trong Chu Trình Bán Hàng

Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp ngăn ngừa và phát hiện các sai sót trong chu trình bán hàng, từ đó đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra một cách hiệu quả và chính xác.

II. Những Thách Thức Trong Kiểm Soát Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng

Công ty Gạch Ngói Cầu Họ đang đối mặt với nhiều thách thức trong việc kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng. Những rủi ro này có thể dẫn đến sai sót trong báo cáo tài chính và ảnh hưởng đến uy tín của công ty. Việc nhận diện và đánh giá các rủi ro này là rất cần thiết.

2.1. Rủi Ro Trong Quy Trình Bán Hàng

Các rủi ro trong quy trình bán hàng bao gồm gian lận, sai sót trong ghi chép và quản lý hàng tồn kho. Những yếu tố này có thể gây thiệt hại lớn cho công ty nếu không được kiểm soát chặt chẽ.

2.2. Thách Thức Trong Quản Lý Thông Tin

Việc quản lý thông tin không chính xác có thể dẫn đến quyết định sai lầm trong kinh doanh. Công ty cần có hệ thống thông tin hiệu quả để đảm bảo tính chính xác và kịp thời của dữ liệu.

III. Phương Pháp Kiểm Soát Nội Bộ Hiệu Quả Tại Công Ty Gạch Ngói Cầu Họ

Để nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ, công ty cần áp dụng các phương pháp kiểm soát chặt chẽ. Những phương pháp này không chỉ giúp phát hiện sai sót mà còn cải thiện quy trình làm việc.

3.1. Thiết Lập Quy Trình Kiểm Soát Chặt Chẽ

Công ty cần xây dựng quy trình kiểm soát rõ ràng cho từng giai đoạn trong chu trình bán hàng, từ tiếp nhận đơn hàng đến giao hàng và thu tiền.

3.2. Đào Tạo Nhân Viên Về Kiểm Soát Nội Bộ

Đào tạo nhân viên về các quy trình kiểm soát nội bộ sẽ giúp nâng cao nhận thức và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện các biện pháp kiểm soát.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Của Kiểm Soát Nội Bộ Tại Công Ty Gạch Ngói Cầu Họ

Việc áp dụng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Gạch Ngói Cầu Họ đã mang lại nhiều lợi ích. Công ty đã giảm thiểu được các sai sót và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.

4.1. Kết Quả Đạt Được Từ Hệ Thống Kiểm Soát

Hệ thống kiểm soát nội bộ đã giúp công ty phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai phạm, từ đó bảo vệ tài sản và nâng cao uy tín trên thị trường.

4.2. Đánh Giá Hiệu Quả Hoạt Động Kinh Doanh

Công ty đã có những cải tiến đáng kể trong hoạt động kinh doanh nhờ vào việc áp dụng các biện pháp kiểm soát nội bộ hiệu quả.

V. Kết Luận Về Kiểm Soát Nội Bộ Chu Trình Bán Hàng Tại Công Ty Gạch Ngói Cầu Họ

Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng là một yếu tố không thể thiếu trong việc đảm bảo sự phát triển bền vững của Công ty Gạch Ngói Cầu Họ. Việc cải thiện hệ thống này sẽ giúp công ty đối phó tốt hơn với các thách thức trong tương lai.

5.1. Tương Lai Của Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ

Công ty cần tiếp tục cải tiến và cập nhật hệ thống kiểm soát nội bộ để đáp ứng với sự thay đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng.

5.2. Đề Xuất Giải Pháp Nâng Cao Chất Lượng Kiểm Soát

Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ giúp công ty phát triển bền vững và đạt được các mục tiêu kinh doanh.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong nền kinh tế thị trường mở cửa và hội nhập, các doanh nghiệp sản xuất và kinh doanh không chỉ cạnh tranh với các đối thủ trong nước mà còn phải đối mặt với áp lực từ các doanh nghiệp nước ngoài. Để tồn tại và khẳng định vị thế, các đơn vị cần xây dựng được chiến lược kinh doanh đúng đắn, đồng thời phải thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ vững chắc nhằm quản lý hiệu quả nguồn lực, ngăn chặn rủi ro và hạn chế thất thoát tài sản. Hệ thống kiểm soát nội bộ giữ vai trò nền tảng trong việc phát hiện, phòng ngừa các sai phạm, yếu kém và là tiêu chí quan trọng được các kiểm toán viên đặc biệt quan tâm khi đánh giá mức độ rủi ro kiểm soát tại đơn vị.

Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ (tiền thân là Xí nghiệp Gạch ngói Cầu Thành thành lập năm 1975) là doanh nghiệp có bề dày hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh vật liệu xây dựng từ đất sét nung tại tỉnh Hà Tĩnh. Doanh nghiệp có hai cơ sở sản xuất trên địa bàn huyện Cẩm Xuyên, mạng lưới tiêu thụ rộng khắp toàn tỉnh và giữ vị thế chiếm ưu thế trên địa bàn địa phương. Do khối lượng giao dịch mua bán gạch ngói phát sinh thường xuyên, liên tục giữa các cơ sở sản xuất và khách hàng, nguy cơ xảy ra sai sót, chậm thu hồi công nợ hoặc gian lận trong quá trình bán hàng và thanh toán là rất lớn. Xuất phát từ thực tiễn quản lý đó, tác giả lựa chọn đề tài nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ tại công ty.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định theo 4 nhiệm vụ cụ thể:

1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp.
2. Tìm hiểu và phản ánh thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ.
3. Đối chiếu giữa cơ sở lý luận với thực tiễn tại đơn vị để phân tích, đánh giá các điểm mạnh cũng như những điểm yếu, khiếm khuyết còn tồn tại trong hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty.
4. Đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại đơn vị, hướng tới mục tiêu ngăn ngừa rủi ro, phát hiện sai sót và hạn chế tối đa các gian lận tài chính.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ, bao gồm các chính sách, thủ tục kiểm soát áp dụng qua từng giai đoạn và công đoạn của chu trình.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu tập trung tại trụ sở chính của Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ (địa chỉ tại xã Cẩm Hưng, huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh).
• Phạm vi thời gian: Số liệu tài chính tổng hợp về tình hình tài sản, nguồn vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh được thu thập từ báo cáo tài chính của doanh nghiệp trong giai đoạn 3 năm (2016 – 2018); hệ thống chứng từ, sổ sách minh họa cho các quy trình kiểm soát được khảo sát từ các nghiệp vụ thực tế phát sinh trong năm 2019.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Về cơ sở lý luận, khóa luận tiếp cận các quan điểm và khuôn khổ kiểm soát nội bộ được thừa nhận rộng rãi trên thế giới và tại Việt Nam:

• Định nghĩa của Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC) nhấn mạnh bốn mục tiêu cốt lõi: bảo vệ tài sản, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, tuân thủ pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động, hiệu năng quản lý.
• Định nghĩa của Hiệp hội Kế toán viên Công chứng Hoa Kỳ (AICPA) tập trung vào kế hoạch tổ chức và các phương pháp phối hợp đo lường nhằm bảo vệ tài sản và tăng cường tính tin cậy của dữ liệu kế toán.
• Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế (ISA) 400 và Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam (VSA) 400 quy định hệ thống kiểm soát nội bộ là tổng thể các chính sách và thủ tục do đơn vị thiết lập nhằm ngăn ngừa, phát hiện sai sót, gian lận, bảo vệ tài sản và bảo đảm tính trung thực, hợp lý của báo cáo tài chính.
• Khuôn khổ COSO 2013 (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission): Đây là nền tảng lý thuyết chủ đạo xuyên suốt khóa luận. Theo COSO 2013, kiểm soát nội bộ là một quá trình do Hội đồng quản trị, ban giám đốc và toàn thể nhân viên chi phối, nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý để đạt ba nhóm mục tiêu: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo và mục tiêu tuân thủ. Hệ thống gồm 5 bộ phận cấu thành tương ứng với 17 nguyên tắc: Môi trường kiểm soát (nguyên tắc 1-5); Đánh giá rủi ro (nguyên tắc 6-9); Hoạt động kiểm soát (nguyên tắc 10-12); Thông tin và truyền thông (nguyên tắc 13-15); Giám sát (nguyên tắc 16-17).
• Về mặt pháp lý và hạch toán: Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC do Bộ Tài chính ban hành, tiến hành cổ phần hóa theo Nghị định số 64/2002/NĐ-CP của Chính phủ.

Phương pháp nghiên cứu thực tế được kết hợp giữa thu thập và phân tích dữ liệu:

• Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập tài liệu thứ cấp qua sách giáo trình, chế độ kế toán, chuẩn mực kiểm toán và các công trình khóa luận có liên quan; thực hiện quan sát thực tế và ghi chép quy trình bán hàng, xuất kho, thu tiền tại phòng kế toán và các kho bãi của công ty; phỏng vấn trực tiếp cán bộ nhân viên tham gia chu trình (kế toán trưởng, kế toán bán hàng, kế toán công nợ, thủ kho); thu thập chứng từ gốc phát sinh (đơn đặt hàng, phiếu xuất bán, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu thu).
• Phương pháp phân tích dữ liệu: Tổng hợp, chọn lọc thông tin thu thập; so sánh, đối chiếu giữa các nguyên tắc kiểm soát theo chuẩn mực COSO với thực tế vận hành tại Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ nhằm nhận diện các lỗ hổng kiểm soát và điểm khác biệt giữa lý thuyết với thực tiễn.
• Nguồn dữ liệu: Báo cáo tài chính doanh nghiệp giai đoạn 2016 – 2018 (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính) và các chứng từ nghiệp vụ, sổ sách kế toán trích xuất từ phần mềm máy tính năm 2019.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở khoa học về hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp

Chương 1 hệ thống hóa toàn bộ khung lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ và đặc thù của chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp. Chu trình bán hàng – thu tiền được xác định là quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa thành tiền hoặc quyền đòi tiền, bắt đầu từ khi nhận đơn đặt hàng của khách và kết thúc khi thu được tiền, là khâu cuối cùng hoàn tất vòng tuần hoàn vốn sản xuất kinh doanh.

Tác giả phân tích 8 chức năng cơ bản trong chu trình:

1. Xử lý đặt hàng của người mua.
2. Xét duyệt bán chịu.
3. Chuyển giao hàng hóa (xuất kho và vận chuyển).
4. Lập và kiểm tra hóa đơn bán hàng.
5. Xử lý và ghi sổ doanh thu.
6. Theo dõi và thu hồi công nợ thanh toán.
7. Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu (hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán).
8. Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xử lý xóa sổ nợ không thể thu hồi.

Mục tiêu kiểm soát cụ thể cho từng giai đoạn của chu trình được tác giả tổng hợp tại Bảng 1.1 trong văn bản:

Giai đoạn	Mục tiêu kiểm soát
Xử lý đơn đặt hàng	Các đơn đặt hàng được xử lý kịp thời, chính xác, không bị bỏ sót; phê duyệt đúng thẩm quyền.
Xét duyệt bán chịu	Nghiệp vụ bán chịu được thẩm định và phê chuẩn dựa trên khả năng trả nợ và hạn mức nợ của từng khách hàng.
Giao hàng	Xuất giao đúng chủng loại, quy cách, số lượng, thời gian, địa điểm; bảo quản hàng hóa tránh hư hỏng, mất mát.
Lập hóa đơn và thu tiền	Tuân thủ quy định pháp luật về hóa đơn; ghi nhận doanh thu và nợ phải thu chính xác, kịp thời; thu đúng, thu đủ.
Quản lý nợ phải thu	Theo dõi chi tiết theo từng đối tượng khách hàng; thu nợ đúng hạn; trích lập dự phòng nợ khó đòi kịp thời và phù hợp.

Chương này cũng nhận diện chi tiết các sai phạm tiềm ẩn và các hình thức gian lận điển hình trong chu trình: nhân viên tự ý giảm giá niêm yết hoặc nâng hạn mức tín dụng để hưởng lợi riêng; chiếm đoạt tiền thu của khách hàng không ghi sổ; thủ thuật gối đầu nợ (lapping - lấy tiền thu nợ của khách hàng sau bù đắp cho khoản đã chiếm đoạt của khách hàng trước); tạo số dư cân bằng giả bằng cách ghi khống nợ phải thu; làm giả hoặc sửa đổi thư nhắc nợ; xóa sổ nợ phải thu không đúng thẩm quyền hoặc giả mạo khoản chiết khấu thanh toán để hợp thức hóa số tiền biển thủ.

Để đối phó với các sai phạm, tác giả trình bày hệ thống thủ tục kiểm soát chung (nguyên tắc bất kiêm nhiệm giữa xét duyệt bán chịu - bán hàng - thu tiền - ghi sổ kế toán; kiểm soát truy cập hệ thống và phân quyền dữ liệu; đánh số thứ tự liên tục các ấn chỉ quan trọng như hóa đơn, phiếu xuất kho) và thủ tục kiểm soát cụ thể cho từng khâu vận hành. Đồng thời, tác giả tổng thuật các nghiên cứu thực tiễn trước đây của Hoàng Thục Uyên (2016) tại Nhà máy gạch Tuynen 1-5, Nguyễn Thị Dương Khanh (2017) tại Công ty Cổ phần Dệt may Huế và Nguyễn Hồng Hoàng Nhi (2015) tại Công ty TNHH Kế toán và Kiểm toán Phương Nam để làm tiền đề so sánh.

Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần gạch ngói Cầu Họ

Chương 2 phản ánh toàn diện bức tranh hoạt động và thực trạng công tác kiểm soát nội bộ tại đơn vị nghiên cứu:

• Thông tin doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ, Giám đốc đại diện là ông Hoàng Văn Long; mã số thuế: 3000319842; tài khoản số 0201000000244 tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Tĩnh; vốn điều lệ 2.000 triệu đồng. Trụ sở chính tại xã Cẩm Hưng có diện tích đất sử dụng 9,7 ha; năm 2007 công ty mở thêm cơ sở 2 tại xã Cẩm Quang, huyện Cẩm Xuyên (cách trụ sở 7 km). Năng lực sản xuất gạch các loại đạt khoảng 20 triệu viên/năm.
• Cơ cấu tổ chức bộ máy: Mô hình quản trị gồm Hội đồng quản trị, Giám đốc điều hành, Phó Giám đốc phụ trách kế hoạch; hai phòng chức năng tham mưu là Phòng Tổ chức hành chính – Lao động tiền lương và Phòng Kế toán tài vụ; hai nhà máy sản xuất (cơ sở 1 và cơ sở 2) với các tổ sản xuất chuyên biệt (tổ tạo hình, tổ xếp goòng gạch, tổ xếp goòng than, tổ lò nung, tổ điện cơ, bộ phận bảo dưỡng).
• Tổ chức công tác kế toán: Áp dụng mô hình tổ chức tập trung tại Phòng Kế toán tài vụ dưới sự chỉ đạo của Kế toán trưởng. Các nhân sự kế toán chuyên trách gồm: Kế toán thanh toán vật tư, Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, Kế toán công nợ, Kế toán bán hàng, Bộ phận kho quỹ và nhân viên Thống kê phân xưởng theo dõi số liệu nhập - xuất - tồn hàng ngày.
• Chính sách và chế độ kế toán: Áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ ghi sổ là Đồng Việt Nam (VNĐ); phương pháp khấu hao tài sản cố định theo đường thẳng; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, giá trị hàng tồn kho xác định theo phương pháp giá bình quân gia quyền. Công ty áp dụng hình thức kế toán máy trên nền tảng Nhật ký chung, sử dụng phần mềm kế toán OPEN ACCOUNTING do Công ty TNHH Tin học Hùng Cường (địa chỉ khối 8, phường Nam Hà, thành phố Hà Tĩnh) cung cấp.
• Vận hành chu trình bán hàng – thu tiền thực tế: Văn bản mô tả chi tiết quy trình luân chuyển chứng từ thông qua các nghiệp vụ cụ thể phát sinh trong năm 2019 với các biểu mẫu thực tế: Đơn đặt hàng của Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Thành An (Biểu 2.1), Phiếu xuất bán sản phẩm (Biểu 2.2), Hóa đơn GTGT (Biểu 2.3) và Phiếu thu tiền mặt (Biểu 2.4).
• Phân tích 5 bộ phận kiểm soát nội bộ tại đơn vị:
  • Môi trường kiểm soát: Ban giám đốc quan tâm đến việc điều hành sản xuất và duy trì kỷ luật lao động, ban hành chuẩn mực đạo đức nội bộ, tuy nhiên cơ cấu kiêm nhiệm còn xuất hiện ở một số vị trí nghiệp vụ.
  • Đánh giá rủi ro: Đơn vị chưa có quy trình nhận diện rủi ro bài bản theo chuẩn mực COSO, việc đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng mua chịu chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và sự quen biết của nhân viên kinh doanh.
  • Hoạt động kiểm soát: Đã thiết lập các thủ tục kiểm soát vật chất tại kho gạch, xuất kho dựa trên phiếu xuất bán và lập hóa đơn GTGT; tuy nhiên việc phân tách trách nhiệm giữa theo dõi công nợ, thu tiền và đôn đốc nợ còn chưa triệt để.
  • Thông tin và truyền thông: Hệ thống truyền thông nội bộ sử dụng báo cáo trực tiếp và trao đổi văn bản giấy, kết hợp phần mềm Open Accounting; việc chia sẻ dữ liệu công nợ giữa kế toán và bộ phận bán hàng đôi khi còn độ trễ.
  • Giám sát: Kiểm soát chủ yếu do Kế toán trưởng và Ban Giám đốc thực hiện trực tiếp trong quá trình phê duyệt chứng từ, doanh nghiệp chưa thành lập bộ phận kiểm toán nội bộ độc lập.

Chương 3: Một số giải pháp đề xuất nhằm nâng cao chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần gạch ngói Cầu Họ

Trên cơ sở đánh giá thực trạng ở Chương 2, Chương 3 tập trung đưa ra các giải pháp cụ thể nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ:

• Đánh giá tổng quát: Hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty đã vận hành được các khâu căn bản của chu trình bán hàng, bảo vệ được tài sản thành phẩm tại hai cơ sở sản xuất và bảo đảm ghi chép doanh thu trên phần mềm Open Accounting. Tuy nhiên, công tác xét duyệt bán chịu chưa chặt chẽ, chính sách tín dụng thương mại thiếu văn bản quy định rõ ràng về hạn mức nợ cho từng đối tượng khách hàng; việc kiểm tra độc lập và đối chiếu công nợ định kỳ chưa được thực hiện nghiêm ngặt, tiềm ẩn rủi ro phát sinh nợ khó đòi và chiếm dụng vốn.
• Đề xuất các giải pháp:
  1. Hoàn thiện chính sách bán chịu và quy trình xét duyệt tín dụng: Ban hành quy định phân loại khách hàng, xác định hạn mức bán chịu tối đa và thời hạn nợ cụ thể; bắt buộc thẩm định khả năng thanh toán trước khi cấp hàng cho các khách hàng mới hoặc hợp đồng giá trị lớn.
  2. Tăng cường phân định trách nhiệm và nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Tách bạch rõ ràng giữa nhân viên bán hàng, thủ quỹ thu tiền và kế toán theo dõi công nợ; không để nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền mặt mà không có sự kiểm soát của thủ quỹ hoặc phiếu thu hợp lệ.
  3. Cải tiến quy trình kiểm soát chứng từ và đối chiếu dữ liệu: Thực hiện đánh số thứ tự liên tục đối với các phiếu xuất kho, phiếu xuất bán; định kỳ hàng tháng/hàng quý lập biên bản đối chiếu công nợ có chữ ký xác nhận của khách hàng; đối chiếu chặt chẽ số liệu thẻ kho của thủ kho với sổ chi tiết hàng tồn kho của kế toán.
  4. Nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin: Khai thác triệt để các tính năng cảnh báo nợ quá hạn và phân quyền bảo mật trên phần mềm Open Accounting, sao lưu dữ liệu kế toán định kỳ để tránh rủi ro mất mát dữ liệu.
  5. Thiết lập cơ chế kiểm tra độc lập và tự đánh giá: Tăng cường vai trò kiểm tra đột xuất của Ban Giám đốc và Kế toán trưởng đối với các nghiệp vụ giảm giá, xóa nợ hoặc bán thanh lý gạch vỡ, gạch phế phẩm.

Kết quả và đóng góp

Kết quả phân tích trong khóa luận đã làm rõ toàn bộ thực trạng quản lý và công tác kế toán - kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền tại Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ với các dữ liệu cụ thể:

• Phản ánh trung thực quy mô nguồn lực của doanh nghiệp: diện tích mặt bằng 9,7 ha, công suất sản xuất 20 triệu viên gạch/năm, vốn điều lệ 2.000 triệu đồng với hai địa điểm sản xuất tại xã Cẩm Hưng và xã Cẩm Quang.
• Minh họa chi tiết quy trình xử lý đơn hàng và ghi nhận kế toán qua hệ thống chứng từ thực tế của công ty trong năm 2019: Đơn đặt hàng từ Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Thành An, Phiếu xuất bán sản phẩm, Hóa đơn GTGT và Phiếu thu tiền mặt.
• Chỉ ra cụ thể các điểm hạn chế trong hệ thống KSNB: quy trình bán chịu thiếu hệ thống kiểm tra tín dụng độc lập; rủi ro ghi nhận sai lệch công nợ do thiếu sự kiểm tra độc lập giữa phát sinh Có tài khoản 131 và số tiền thực thu trong ngày; việc giám sát mang tính kiêm nhiệm hành chính, thiếu vắng chức năng kiểm toán nội bộ chuyên biệt.

Đóng góp của khóa luận:

• So với các nghiên cứu trước của Hoàng Thục Uyên (tại đơn vị sản xuất gạch TUYNEN 1-5 theo mô hình chi nhánh) hay Nguyễn Thị Dương Khanh (tại Công ty Cổ phần Dệt may Huế có quy mô công nghiệp dệt may lớn), khóa luận của Hoàng Thị Lê đã đi sâu phân tích một doanh nghiệp cổ phần hóa sản xuất gạch ngói đất sét nung có đặc thù phân tán 2 nhà máy sản xuất nhưng áp dụng mô hình hạch toán kế toán tập trung tại văn phòng chính.
• Khóa luận đã vận dụng khung lý thuyết hiện đại COSO 2013 với đầy đủ 5 bộ phận và 17 nguyên tắc để mổ xẻ thực trạng của một doanh nghiệp vừa và nhỏ tại địa bàn huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh, cung cấp hệ thống giải pháp gắn liền với phần mềm kế toán OPEN ACCOUNTING mà công ty đang sử dụng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số hạn chế do chính tác giả tự nhận định và giới hạn bởi phạm vi thực hiện:

• Hạn chế về thời gian thực tập và nguồn lực kiến thức: Tác giả tự thừa nhận thời gian nghiên cứu thực tế tại doanh nghiệp còn eo hẹp và năng lực lý luận chuyên môn của bản thân còn nhất định, do đó một số phân tích về đánh giá rủi ro chuyên sâu chưa được lượng hóa chi tiết bằng các mô hình định lượng rủi ro tín dụng.
• Hạn chế về phạm vi khảo sát: Dữ liệu quan sát thực tế và chứng từ phân tích tập trung chủ yếu tại trụ sở chính (xã Cẩm Hưng) và Phòng Kế toán tài vụ, chưa đi sâu khảo sát toàn diện cơ chế kiểm soát nội bộ trong khâu giao nhận, quản lý kho bãi tại cơ sở 2 (xã Cẩm Quang).
• Hạn chế về chuỗi dữ liệu: Số liệu tài chính tổng hợp dừng lại ở giai đoạn 2016 – 2018 và chứng từ nghiệp vụ năm 2019, chưa bao quát được các biến động kinh tế sau giai đoạn này.

Hướng nghiên cứu mở rộng:

• Mở rộng phạm vi khảo sát kiểm soát nội bộ trên toàn bộ cả hai cơ sở sản xuất, tăng cường đánh giá liên kết kiểm soát chuỗi cung ứng từ khâu khai thác đất sét, tạo hình, nung lò đến tiêu thụ thành phẩm.
• Nghiên cứu tích hợp kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền với các chu trình nghiệp vụ liên quan mật thiết khác như chu trình mua hàng – thanh toán và chu trình sản xuất – tính giá thành sản phẩm tại đơn vị.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho các nhóm đối tượng:

• Đối với sinh viên, học viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán: Tài liệu là mẫu hình nghiên cứu tình huống điển hình về việc ứng dụng khung lý thuyết COSO 2013 vào phân tích một chu trình nghiệp vụ trọng yếu tại doanh nghiệp sản xuất thực tế. Các nội dung phân tích về rủi ro gian lận (thủ thuật lapping, tạo cân bằng giả, kiểm soát nợ phải thu) ở Chương 1 là nguồn tài liệu học tập hữu ích.
• Đối với cán bộ kế toán và ban quản lý Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ: Khóa luận chỉ rõ những khiếm khuyết trong khâu phê duyệt bán chịu và đối chiếu công nợ, giúp doanh nghiệp rà soát, tái cơ cấu các chốt kiểm soát trên phần mềm Open Accounting nhằm giảm thiểu nợ xấu và thất thoát tiền mặt.
• Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng vừa và nhỏ: Cung cấp khung tham chiếu về tổ chức bộ máy kế toán tập trung, quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng - xuất kho và các giải pháp quản lý công nợ khách hàng phù hợp với điều kiện thực tế tại địa phương.

Câu hỏi thường gặp

1. Khung lý thuyết kiểm soát nội bộ chính mà khóa luận áp dụng là gì?
Khóa luận sử dụng Báo cáo COSO 2013 làm nền tảng lý thuyết chủ đạo, phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua 5 bộ phận cấu thành (Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, Giám sát) gắn liền với 17 nguyên tắc kiểm soát và 3 nhóm mục tiêu (hoạt động, báo cáo, tuân thủ).

2. Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ áp dụng chế độ kế toán và phần mềm quản trị nào?
Doanh nghiệp áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, tổ chức theo hình thức Nhật ký chung trên máy vi tính và vận hành phần mềm quản lý tài chính kế toán OPEN ACCOUNTING do Công ty TNHH Tin học Hùng Cường cung cấp.

3. Khóa luận mô tả thủ thuật gian lận gối đầu (lapping) trong chu trình thu tiền như thế nào?
Văn bản nêu rõ thủ thuật gối đầu (lapping) được thực hiện bằng cách lấy số tiền trả nợ của khách hàng thanh toán sau để ghi Có vào tài khoản Nợ phải thu của khách hàng đã trả tiền trước đó (nhưng tiền đã bị người gian lận chiếm đoạt). Tiến trình này được lặp đi lặp lại liên tục nhằm che giấu số tiền công nợ đã bị biển thủ.

4. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của đơn vị được thiết kế như thế nào?
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo mô hình tập trung tại Phòng Kế toán tài vụ, đứng đầu là Kế toán trưởng, trực tiếp phụ trách các vị trí: Kế toán thanh toán vật tư, Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương, Kế toán công nợ, Kế toán bán hàng, Bộ phận kho quỹ và nhân viên Thống kê phân xưởng.

5. Phạm vi nghiên cứu về không gian và thời gian của khóa luận được xác định ra sao?
Về không gian, nghiên cứu giới hạn tại trụ sở chính của công ty tại xã Cẩm Hưng, huyện Cẩm Xuyên, tỉnh Hà Tĩnh (không bao quát sâu cơ sở 2 tại xã Cẩm Quang). Về thời gian, khóa luận sử dụng số liệu báo cáo tài chính trong 3 năm từ 2016 đến 2018 và trích lục chứng từ, sổ sách kế toán phát sinh thực tế trong năm 2019.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Hoàng Thị Lê đã hoàn thành mục tiêu hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng – thu tiền theo khung chuẩn mực COSO 2013 và phản ánh chi tiết thực trạng áp dụng tại Công ty Cổ phần Gạch ngói Cầu Họ. Thông qua việc phân tích quy trình luân chuyển chứng từ và cơ cấu tổ chức kế toán tập trung, nghiên cứu đã chỉ rõ các điểm mạnh trong kiểm soát hiện vật tại bãi gạch cũng như những kẽ hở trong khâu xét duyệt bán chịu và theo dõi công nợ. Các giải pháp đề xuất về hoàn thiện chính sách bán chịu, phân định trách nhiệm kiểm soát và khai thác tính năng bảo mật trên phần mềm Open Accounting mang tính thực tiễn cao, đóng góp thiết thực cho công tác hoàn thiện hệ thống quản trị nội bộ tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1 Định nghĩa KSNB đóng vai trò thiết yếu đối với sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó khái niệm về kiểm soát nội bộ đã trở thành một hệ thống lý luận và rất đa dạng. Sau đây là một vài định nghĩa nổi bật. Theo Liên Đoàn Kế Toán Quốc tế (IFAC –The International Federation of Accountant): “Hệ thống KSNB là hệ thống các chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu: bảo vệ tài sản của doanh nghiệp; bảo đảm độ tin cậy của thông tin; bảo đảm tuân thủ luật pháp; đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý.” Theo Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA - American Institute of Certified Public Accountants): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận rong doanh nghiệp để đảm bảo an toàn tài sản có của họ, kiểm tra sự phù hợp và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài.” Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Quốc Tế (ISA) 400: Hệ thống KSNB là toàn bộ những chính sách và thủ tục do Ban giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể.

Các thủ tục này đòi hỏi việc tuân thủ các chính sách quản lý, bảo quản tài sản, ngăn ngừa và phát hiện các sai sót hay gian lận, tính chính xác và đầy đủ của các ghi chép kế toán và đảm bảo lập các báo cáo trong thời gian mong muốn. Theo Chuẩn Mực Kiểm Toán Việt Nam (VSA) 400 : Hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng 4 nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sửdụng có hiệu quảtài sản của đơn vị Định nghĩa được chấp nhận rộng rãi nhất về hệ thống KSNB hiện nay là định nghĩa của COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission), một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính, là Ủy ban của các tổ chức tài trợ của Ủy ban Treadway được thành lập vào năm 1985. Theo COSO 2013: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi Hội đồng quản trị, người quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo định nghĩa trên, Báo cáo COSO xác định ba nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng tới, bao gồm: + Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. + Nhóm mục tiêu về báo cáo, gồm báo cáo tài chính và cả báo cáo phi tài chính cho bên ngoài và bên trong: Nhóm mục tiêu này nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài.

+ Nhóm mục tiêu về tuân thủ: Nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định.3 Ý nghĩa của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Sứ tồn tại và phát triển của tổ chức là một quá trình đối phó không ngừng với các rủi ro đối với việc thực hiện các mục tiêu của tổ chức. Để đối phó với các rủi ro, tổ chức cần thiết lập các hệ thống kiểm soát nội bộ. Kiểm soát nội bộ có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp. Một doanh nghiệp nếu như không có hệ thống kiểm soát nội bộ hay hệ thống kiểm soát nội bộ lỏng lẻo, yếu kém sẽ dễ dẫn đến các gian lận và rủi ro làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

5 Các yếu kém trong hệ thống KSNB sẽ gây ra những tổn thất to lớn đối với doanh nghiệp và gây cản trở đối với việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Xây dựng một hệ thống KSNB hữu hiệu cung cấp đảm bảo hợp lý cho việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Nói cách khác hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu sẽ giảm thiểu rủi ro công việc không đạt được một, hai hay cả ba nhóm mục tiêu xuống mức thấp nhất có thể chấp nhận được.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp Theo báo cáo của COSO 2013, hệ thống KSNB gồm 5 bộ phận, đó là môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông và cuối cùng là giám sát.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc làm nền tảng cho việc thiết kế và vận hành kiểm soát nội bộ trong một đơn vị. Theo Báo cáo COSO 2013, môi trường kiểm soát được đánh giá là hữu hiệu nếu đảm bảo được 5 nguyên tắc sau: Nguyên tắc 1: Đơn vị thể hiện sự cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức.

+ Quan điểm của lãnh đạo cao cấp nhất trong đơn vị. Nó chính là nhân tố quan trọng trong việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ. Nếu không có quan điểm đúng đắn và rõ ràng từ cấp cao nhất, không thể xây dựng văn hóa lành mạnh về kiểm soát, vì vậy nhà lanh đạo cao cấp nhất có thể được xem là người là người thúc đẩy nhưng cũng đồng thời là người gây trở ngại đối với hệ thống kiểm soát nội bộ. + Các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn ứng xử được thiết lập nằm hướng dẫn nhân viên trong các hành vi, các hoạt động hàng ngày và khi đưa ra các quyết định để đạt được mục tiêu của đơn vi.

+ Đánh giá sự tuân thủ các tiêu chuẩn ứng xử: Các tiêu chuẩn về ứng xử đã được xây dựng phải là nền tảng cho việc đánh giá sự tuân thủ tính trung thực và các giá trị 6 đọa đức của mọi cá nhân trong đơn vị và cả các nhà cung cấp dịch vụ. Việc đánh giá sự tuân thủ các quy tắc ứng xử có thể được thực hiện bởi người quản lý hoặc bởi một bộ phận độc lập. Các nhân viên cũng có thể tham gia vào quá trình đánh giá và báo cáo về các vi phạm thông qua các kênh chính thức và không chính thức. Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị.

Để đảm bảo sự độc lập và nâng cao vai trò giám sát của HĐQT cần lưu ý các điểm quan trọng sau: + Quyền hạn và trách nhiệm của HĐQT: HĐQT có quyền tuyển dụng, sa thải Giám đốc điều hành hay các chức vụ tương đương. HĐQT có trách nhiệm giám sát và chất vấn nhà quản lý về các quyết định và hành động của họ, gồm cả trách nhiệm liên quan đến việc thiết kế và vận hành một hệ thống KSNB hữu hiệu tại đơn vị. + Độc lập và có chuyên môn phù hợp: HĐQT phải độc lập với nhà quản lý và các thành viên HĐQT cần có kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện chức năng giám sát. HĐQT cần có các thành viên độc lập ngoài các thành viên kiêm nhiệm điều hành để đánh giá khách quan cũng như có thái độ hoài nghi mang tính xây dựng.

+ Giám sát của HĐQT: Chức năng giám sát của HĐQT trong thiết kế và vận hành HTKSNB liên quan đến cả năm bộ phận của HTKSNB. Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các cấp bậc báo cáo, cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp cho việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Để thực hiện nguyên tắc này, cần chú ý các điểm quan trọng sau: + Xác định cơ cấu tổ chức và cấp bậc báo cáo: Nhà quản lý cấp cao và HĐQT thiết lập cơ cấu tổ chức và các cấp bậc báo cáo cần thiết để giúp lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và đánh giá định kỳ các hoạt động của doanh nghiệp. + Phân định quyền hạn và trách nhiệm: Phân định quyền hạn và trách nhiệm là việc xác định mức độ tự chủ, quyền hạn của từng cá nhân hay từng nhóm người trong 7 việc đề xuất và giải quyết các vấn đề, trách nhiệm báo cáo đối với các cấp có liên quan.

+ Giới hạn việc ủy quyền: Ủy quyền đem lại quyền lực cần thiết cho một người để thực hiện một vai trò nào đó. Tuy nhiên, để đảm bảo tính hiệu quả của việc ủy quyền, cần xác định giới hạn của việc ủy quyền. Nguyên tắc 4: Đơn vị thể hiện cam kết sử dụng nhân lực thông qua thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị. Để thể hiện các cam kết này, đơn vị cần lưu ý các điểm quan trọng sau: + Chính sách nguồn nhân lực và việc áp dụng trong thực tế: Chính sách và thực tế về nguồn nhân lực là các hướng dẫn, quy định về tuyển dụng, đãi ngộ để giữ chân các nhân viên có năng lực và việc áp dụng các các hướng dẫn, quy định này vào thực tế.

Và là nền tảng để xác định năng lực cần thiết cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp. Nó là cơ sở để giúp đơn vị đạt được mục tiêu, cũng như có phản ứng phù hợp với các thay đổi trong môi trường kinh doanh. + Thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực: Chính sách và nguồn nhân lực thể hiện thông qua việc thu hút, phát triển, đánh giá và giữ chân các nhà quản lý, các nhân viên và các nhà cung cấp dịch vụ bên ngoài phù hợp với việc đạt được mục tiêu của đơn vị. Thông qua quá trinh tuyển dụng đào tạo, định hướng và đánh giá.

+ Lên kế hoạch và chuẩn bị cho việc kế nhiệm: Nhà quản lý cần xác định và đánh giá vị trí (chức năng) nào là chính yếu, quan trọng nhất giúp đạt được mục tiêu của đơn vị.