Chương 1: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Công ty cô phần Thành Đô tại Hà Nội Chương 3: Đánh giá và đề xuất giải pháp cải thiện kiểm soát nội bộ tại Chi nhánh Công ty cô phan Thanh Đô tại Hà Nội G2 CHUONG 1 LY LUAN CHUNG VE KIEM SOAT NOI BO 1. Ban chất của kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm kiểm soát nội bộ - Theo Chuẩn mực Kiểm toán Quốc tế 315 (ISA 315) : kiểm soát nội bộ được hiéu là quá trình do Ban quản trị, Ban giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vi thiết kế và thực hiện nhằm cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu sau: e Độ tin cậy của báo cáo tài chính; e Tính hiệu quả và hiệu nang trong hoạt động cua đơn vi; e Tuân thủ các luật lệ và quy định. - Chuan mực kiểm toán AICPA( Hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ ) định nghĩa KSNB như sau: “Kiểm soát nội bộ gồm kế hoạch tổ chức và tat cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh đề bảo vệ tài sản của tô chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán, thúc day hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra”.
Với khái niệm nay kiểm soát nội bộ thiên về kiểm soát kế toán, tài chính, kiểm soát sự tuân thủ các chế độ kế toán. Quan điểm cho rằng kiểm soát kế toán nằm trong phạm vi nghiên cứu và đánh giá của kiểm soát nội bộ, có vai trò chủ yếu trong ngăn ngừa sai phạm, thất thoát tài sản, đảm bảo việc thực thi pháp luật cua don vi. - Theo INTOSAI GOV (Tô chức tự chủ, bảo trợ cho cộng đồng các cơ quan kiểm toán tối cao (SAI) trên thế giới) 9100 định nghĩa: “KSNB là một quá trình xử lý toàn bộ được thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tô chức, quá trình này được thiết kế dé phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý dé đạt được nhiệm vụ của tô chức. Sau đây là những mục tiêu cần đạt được: Thực hiện các hoạt động một cách có kỷ cương, có đạo đức,có tính kinh tế và hiệu quả; Thực hiện đúng trách nhiệm; Tuân thủ theo luật pháp và quy định hiện hành; Bảo vệ các nguồn lực chống thất thoát, sử dụng sai mục đích và ton that”.
- Theo COSO (Uy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính) định nghĩa : “Kiểm soát nội bộ là quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: Đảm bảo sự tin cậy của của báo cáo tài chính; Đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật lệ; Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả”. Như vậy, các quan điểm trên đã đưa ra những nhận định đầy đủ, toàn diện về KSNB, trong đó mục tiêu của KSNB ngày càng được bổ sung, mở rộng. Tuy nhiên , quan điểm của COSO nhìn nhận kiểm soát nội bộ toàn diện hon và cũng là khái niệm về KSNB được chấp nhận rộng rãi trên thế giới. Vì vậy , trong bài em xin phân tích và đánh giá kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp dựa trên quan điểm của COSO.
Mục tiêu và vai trò của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp - Kiểm soát nội bộ phải đảm bảo về tính trung thực, hợp lý của Báo cáo tài chính. Các thông tin kinh tế, tài chính được cung cấp thông qua hệ thống Báo cáo tài chính là căn cứ cho việc ra các quyết định của nhà quản lý. Đề đảm bảo tính đúng đắn, phù hợp của các quyết định quản lý thông tin đó phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính đầy đủ, khách quan, trung thực và đáng tin cậy về thực trạng tình hình tài chính, tình hình kinh doanh của doanh nghiệp; phải đảm bao tính rõ ràng, dé hiểu và có thé so sánh được.
Với mục tiêu trên hệ thống các qui định, chính sách, các thủ tục và bước kiểm soát của hệ thông kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp phải đảm bảo: + Các nghiệp vụ kinh tế được ghi số phải có căn cứ hợp lý (tính có căn cứ hợp lý). Có nghĩa là hệ thống kiểm soát nội bộ phải được thiết kế và vận hành sao cho không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả vào các số kế toán. + Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (sự phê chuẩn). Để kiểm soát, bảo vệ được tài sản thì mỗi nghiệp vụ kinh tế muốn được xảy ra phải được phê chuân đúng đăn của người có trách nhiệm.
Nêu một nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra có thé dẫn đến một sự lừa đảo và ảnh hưởng làm tôn thất tài sản. + Các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, các tài sản hiện có phải được ghi số day đủ (tính đầy đủ). Hệ thống kiểm soát nội bộ phải được thiết kế và vận hành nhằm không dé bat cứ một nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, hay một tài sản hiện có nào nằm ngoài số kế toán. Chúng phải được ghi đầy đủ vào các số kế toán kế toán và được tổng hợp trên các Báo cáo tài chính.
+ Các nghiệp vụ kinh tế, các tài sản hiện có phải được đánh giá và tính toán đúng đắn (sự đánh giá và tính toán). Hệ thống kiểm soát nội bộ phải có các quá trình kiểm soát để đảm bảo là không để xảy ra sai sót trong khi đánh giá, tính toán và ghi số số tiền của nghiệp vụ đó ở các giai đoạn khác nhau của quá trình ghi so. + Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (sự phân loại). Các quá trình kiểm soát phải bao gồm một hệ thống các tài khoản thích hợp, được qui định rõ ràng về nội dung và quan hệ đối ứng để phân loại các nghiệp vụ kinh tế một cách đúng dan.
+ Các nghiệp vụ kinh tế phải được phan anh kip thời, đúng kỳ (tính đúng kỳ và kịp thời). Nếu các nghiệp vụ kinh tế được ghi trước hoặc sau khi chúng say ra sẽ làm tăng kha năng sai sót trong việc bỏ quên hoặc ghi trùng, nếu khác kỳ chúng sẽ làm sai lệch thông tin trên các Báo cáo tài chính. Hệ thống kiểm soát nội bộ phải được thiết kế để đảm bảo rằng các nghiệp vụ kinh tế phat sinh phải được ghi kịp thời, đúng kỳ vào các số kế toán. + Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi chép đúng đắn vào các sô chi tiết và phải được tổng hợp chính xác (quá trình chuyền số và tổng hợp).
Trong nhiều trường hợp, các nghiệp vụ kinh tế riêng lẻ phải được ghi số chỉ tiết dé theo dõi riêng, sau đó được tổng hop và dùng dé đối chiếu với ghi chép tổng hợp trên số cái. Hoặc nhiều trường hợp khác, các nghiệp vụ riêng lẻ được tong hợp chung trước khi vào số nhật ký, sau đó từ số nhật ký chuyền qua các số cái tong hop và được tong hợp trình bày trên các Báo cáo tài chính. Doanh nghiệp có thể dùng các phương pháp thích hợp khác nhau để ghi số các nghiệp vụ kinh tê nhưng cân phải có các thủ tục kiêm soát đề đảm bảo răng việc tong hợp, ghi số và chuyên số các nghiệp vụ đó là đúng dan và chính xác. Muốn các mục tiêu đều được đảm bảo thì toàn bộ quá trình thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin trên Báo cáo tài chính là phải tuân thủ các qui định của Luật, của chuẩn mực, chế độ kế toán.
- Kiểm soát nội bộ phải đảm bảo việc chấp hành luật pháp và các qui định. Kiểm soát nội bộ không những đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp tuân thủ các qui định của pháp luật mà còn hướng mọi thành viên trong doanh nghiệp vào việc tuân thủ các chính sách, các qui định trong nội bộ doanh nghiệp, qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của doanh nghiệp. Nói cách khác, kiểm soát nội bộ phải: + Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp. + Ngan chặn và phát hiện kip thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong các khâu hoạt động của doanh nghiệp.
+ Đảm bảo việc phi chép kế toán đây đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. - _ Kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo tính hiệu lực, hiệu qua và tính kinh tế của các hoạt động. Để tiến hành các hoạt động của minh đơn vị cần phải huy động và sử dụng một cách có hiệu quả các nguồn nhân lực ,vật lực, tài lực, công nghệ thông tin. Kiểm soát nội bộ có mặt ở mọi nơi, mọi cấp giúp doanh nghiệp bảo vệ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của mình, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh cả doanh nghiệp.
Kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp còn được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp đi lặp lại không cần thiết của các tác nghiệp, các sai phạm trong quá trình hoạt động tránh lãng phí trong hoạt động. Ngoài ra, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp. - Kiém soát nội bộ phải đảm bảo các tài sản và thông tin của doanh nghiệp được bảo vệ. Đề tiến hành hoạt động các doanh nghiệp phải có một lượng tài sản và thông tin nhất định như tiền vốn, nguyên vật liệu , công cụ dụng cụ, hàng hoá, thành phẩm, tài sản có định, bang phát minh sáng chế, công nghệ sản xuất, thông tin và tài liệu quan trọng.
Chúng đều tham gia vào các khâu trong mọi hoạt động của doanh nghiệp va rủi ro có thé say ra là chúng có thé bị đánh cắp, bị lạm dụng vào các mục đích khác, bị hư hại và dẫn đến lợi ích kinh tế mà đơn vị thu được từ tài sản bị giảm sút thậm chí không thu được lợi ích kinh tế. Kiểm soát nội bộ sẽ giúp don vi ngăn chặn các rủi ro trên đối với tài sản để đảm bảo tính hiệu quả trong việc sử dụng tài sản.