CHƯƠNG 05 KIỂM SOÁT DỰ ÁN MỤC TIÊU Hiểu sự cần thiết và phạm vi kiểm soát dự án Nắm quy trình kiểm soát và đánh giá dự án Biết các phương pháp kiểm soát chi phí của dự án 2 NỘI DUNG 1 3 Sự cần thiết kiểm soát dự án 2 Một số khái niệm 3 Phạm vi kiểm soát dự án 4 Quy trình kiểm soát dự án 5 3 Các phương pháp kiểm soát chi phí dự án 6 Các vấn đề thường gặp trong kiểm soát dự án 1. Sự cần thiết của việc kiểm soát dự án 4 1. Sự cần thiết của việc kiểm soát dự án Đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đề ra Thấy sớm những vấn đề nảy sinh → có thể có những hành động xử lý kịp thời. Trao đổi thông tin với các bên liên quan của dự án.
Khuyến khích/động viên nhân viên. Rút ra bài học kinh nghiệm cho những dự án khác (hiện tại và tương lai). Một số khái niệm Kiểm soát dự án (Project Control) là tiến trình thu thập, phân tích và sử dụng thông tin một cách liên tục và có hệ thống nhằm mục đích kiểm soát và ra quyết định quản lý 6 2. Một số khái niệm Kiểm soát dự án là quá trình gồm 3 bước: ⚫ Thu thập thông tin về việc thực hiện dự án và những thay đổi của môi trường: ✓ Tiến độ ✓ Chi phí ✓ Thành quả (các yêu cầu kỹ thuật) ⚫ So sánh các thông tin này với kế hoạch, tiêu chuẩn đã đề ra; bao gồm luôn cả dự báo kết quả dự án và đoán trước các vấn đề xảy ra ⚫ Thực hiện các biện pháp sửa đổi, hiệu chỉnh nhằm mục đích đạt được yêu cầu đã đề ra.
Một số khái niệm (tt) Giám sát dự án (Project Monitoring) là quá trình kiểm tra thường xuyên về tiến trình của dự án trong suốt thời gian thực hiện dự án cũng như trong các giai đoạn vận hành của dự án với mục tiêu cung cấp thông tin làm cơ sở cho các quyết định quản lý. Một số khái niệm (tt) ❑ Đánh giá dự án (Project Evaluation): là quá trình nhận định dự án 1 cách hệ thống và khách quan về: ⚫ Việc thực hiện dự án trên tổng thể ⚫ Tính hiệu quả và hợp lý liên tục của chiến lược và thiết kế dự án theo mục tiêu trước mắt và dài hạn. ⚫ Những ảnh hưởng và tính bền vững trong tương lai của kết quả dự án. ⚫ Những bài học và kinh nghiệm cần thiết.
10 VÒNG ĐỜI DA – CÁC GĐ KIỂM SÓAT, ĐÁNH GIÁ Đánh giá giữa kỳ Đánh giá Đánh giá phê Đánh giá, báo Đánh giá nhu cầu chuẩn Kiểm soát cáo cuối kỳ tiếp theo Xác định Hoạch Thực Kết thúc 2, 5, 10 định hiện năm sau -Mục đích - WBS -Các hoạt động và -Chuyển giao/bàn -Đánh giá -Mục tiêu -Lập KH tài chính kết quả giao tác động -Thiết kế DA -Thời gian biểu DA -ĐG tiến độ và việc -Khóa sổ -Bài học rút -Nhân sự & tổ chức thực hiện -Thanh toán ra -Kỹ thuật/hậu cần -Giải quyết vấn đề -Giám sát/kiểm tra -Giao tiếp 11 2. Một số khái niệm (tt) Việc đánh giá dự án (giữa và cuối kỳ) là nhằm mục đích: ⚫ Có cái nhìn toàn diện và hệ thống về hiện trạng nhằm đưa ra những quyết định quan trọng có tính chiến lược về dự án. ⚫ Có sự đánh giá độc lập và khách quan về việc thực hiện dự án. ⚫ Thêm vào những kinh nghiệm của dự án tương tự.
⚫ Đánh giá hiệu quả của Ban quản lý dự án và hệ thống giám sát dự án. ⚫ Có các bài học trao đổi. 12 So với kiểm soát, việc đánh giá dự án được thực hiện không thường xuyên bằng nhưng toàn diện hơn, và thông thường có sự tham gia của các chuyên gia bên ngoài. Phạm vi kiểm soát Quản lý Thu mua Quản lý phạm vi Quản lý thời gian Quản lý môi trường PHẠM VI Quản lý chi phí KIỂM SOÁT Quản lý truyền đạt thông tin Hỗ trợ kỹ thuật Quản lý nguồn lực Kiểm soát thay đổi Quản lý nhân lực 14 3.
Phạm vi kiểm soát (tt) Có 3 thành phần chính rất được quan tâm trong kiểm soát dự án: ⚫ Kiểm soát phạm vi và chất lượng ⚫ Kiểm soát thời gian ⚫ Kiểm soát chi phí 15 16 17 18 19 Kiểm soát chi phí 180 160 140 120 Chi phí tích luỹ 100 Ngân sách tích luỹ 80 Giới hạn kiểm soát dưới 60 Giới hạn kiểm soát trên 40 20 0 1 2 3 4 5 Kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí theo thời kỳ 50 40 Chi phí 30 giới hạn trên 20 Giới hạn dưới 10 0 1 2 3 4 5 Kiểm soát chất lượng và phạm vi Kiểm soát Phát hiện sai khác so với chất lượng các chỉ tiêu kỹ thuật, các tiêu chuẩn Kiểm soát Nhận diện, kiểm soát các phạm vi thay đổi về phạm vi công việc Các loại kiểm soát Có 2 loại kiểm soát: ⚫ Kiểm soát bên trong (Internal Control): hệ thống và quy trình giám sát do phía thực hiện dự án (nhà thầu) thực hiện. ⚫ Kiểm soát bên ngoài (External Control): các qui trình và tiêu chuẩn kiểm soát được ấn định bởi khách hàng hoặc 1 đối tác độc lập. 23 Kiểm soát cho ai??? Kiểm soát cho ai? ⚫ Chính ban QLDA ⚫ Cơ quan thực hiện (chủ dự án) ⚫ UBND và các bộ phận chức năng liên quan ⚫ Bộ chủ quản, bộ đầu tư, và các cơ quan có liên quan trong chính phủ ⚫ Các nhà tài trợ ⚫ Tư vấn, nhà thầu, nhà cung cấp ⚫ Các cơ quan truyền thông, tổ chức xã hội, nhân dân địa phương và các nhóm quan tâm khác Họ cần biết điều gì? Vì mục đích gì? Mức thường xuyên như thế nào? Cần cung cấp những thông tin được giám sát dưới dạng nào? 24 4. Quy trình kiểm soát-đánh giá DA Bắt đầu B1: Công bố kế hoạch đầu tiên B2: Thu thập thông tin về dự án B5: Thực hiện hành động hiệu chỉnh B3: So sánh tiến triển và mục tiêu Không B4: Công bố kế Thỏa mãn? hoạch hiệu chỉnh Có Không Dự án được hoàn thành? Có Kết thúc dự án B6: Đánh giá dự án 25 B7: Kết luận Kết thúc Bước 4.2: Thu thập thông tin Sau khi công bố kế hoạch đầu tiên, các thông tin cần thu thập thường là: ⚫ Khối lượng công việc đã hoàn thành, chất lượng công trình ⚫ Thời gian và nguồn lực đã sử dụng ⚫ Rủi ro làm dự án không đúng theo kế hoạch • Trễ tiến độ • Vượt chi phí • Nguồn lực thay đổi ⚫ Những khó khăn có thể xảy ra 26 27 28 Bước 4.3: So sánh tiến triển và mục tiêu dự án Yêu cầu kỹ thuật: giữa yêu cầu kỹ thuật đưa ra và thực tế đạt được Tiến độ dự án: giữa thời gian dự kiến và thời gian thực tế Chi phí thực hiện: giữa chi phí, ngân sách theo dự trù với chi tiêu thực tế Phương pháp kiểm soát: ➢ Kiểm soát chi phí dự án theo truyền thống ➢ Kiểm soát chi phí dự án theo giá trị làm ra (kết hợp thời gian và chi phí) → LÝ DO DA KHÔNG THỰC HIỆN ĐÚNG KH 29 Lý do dự án không đúng kế hoạch Lý do dự án không đúng kế hoạch 31 Lý do dự án không đúng kế hoạch 32 Lý do dự án không đúng kế hoạch 33 Bước 4.6: Đánh giá dự án Đánh giá giữa kỳ Đánh giá Đánh giá Đánh giá, báo Đánh giá nhu cầu phê chuẩn Kiểm soát cáo cuối kỳ tiếp theo Xác Hoạch Thực Kết 2, 5, 10 định định hiện thúc năm sau -Mục đích -WBS -Các hoạt động -Chuyển giao/bàn -Đánh giá -Mục tiêu -Lập KH tài chính và kết quả giao tác động -Thiết kế DA -Thời gian biểu DA -ĐG tiến độ và -Khóa sổ -Bài học rút -Nhân sự & tổ chức việc thực hiện -Thanh toán ra -Kỹ thuật/hậu cần -Giải quyết vấn đề -Giám sát/kiểm tra -Giao tiếp 34 Bước 4.6: Đánh giá dự án Khung đánh giá cơ bản Việc thiết kế và lập kế hoạch dự án ⚫ Mục tiêu dự án còn phù hợp không? ⚫ Các giả định trong thiết kế dự án còn đúng không? Việc thực hiện dự án ⚫ Dự án có đạt được các mục tiêu đề ra không? Ảnh hưởng của dự án? ⚫ Dự án có bảo đảm các yêu cầu về chất lượng hay kỹ thuật không? ⚫ Hiệu quả kinh tế và xã hội của dự án? So sánh lợi ích và chi phí? 35 Bước 4.6: Đánh giá dự án Khả năng bền vững của dự án Tính hiệu quả của hệ htống giám sát dự án đang thực hiện Những ảnh hưởng và tác động hiện có và có thể có của dự án Những bài học kinh nghiệm 36 5.
CÁC PHƯƠNG PHÁP KIỂM SOÁT CHI PHÍ DỰ ÁN 37 5.1 Kiểm soát chi phí dự án theo phương pháp truyền thống Sử dụng các báo cáo chi phí được giám sát 1 cách riêng rẽ cho mỗi công việc (hoặc 1 nhóm công việc) Mỗi báo cáo gồm: ⚫ Mô tả công việc ⚫ Tiến độ theo thời gian ⚫ Người chịu trách nhiệm ⚫ Ngân sách theo thời gian ⚫ Nguồn lực (nhân lực, trang thiết bị, vật liệu) yêu cầu là gi? o Đối với mỗi báo cáo chi phí thường người ta phân tích sự khác biệt để xem số tiền chi ra nhiều hơn hay ít hơn ngân sách đã dự trù 38 5.1 Kiểm soát chi phí dự án truyền thống (tt) Thí dụ: Báo cáo hàng tuần về 1 dự án xây dựng như sau: 39 5.1 Kiểm soát chi phí dự án truyền thống (tt) Mỗi báo cáo chi phí sẽ được phân tích sự khác biệt để xem số tiền chi ra nhiều hơn hay ít hơn ngân sách đã dự trù. Nhược điểm: ⚫ Chỉ phân tích sự khác biệt về chi phí mà chưa cho biết khối lượng công việc đã được hoàn thành ⚫ Chưa cho biết chi phí trong tương lai sẽ là bao nhiêu nếu muốn hoàn thành dự án 40 5.2 Kiểm soát chi phí dự án theo phương pháp giá trị làm ra (EVM) (tổng hợp cả chi phí và tiến độ) PV (BCWS) EV (BCWP) AC (ACWP) 41 00.000 USD Thí dụ Một dự án làm 1000m đường có tổng i ngày 18 USD chi phí là 200. Theo kế hoạch cứ 1 ngày làm được 25m/ngày ? và chi phí phải làm là 200USD/1m. ày = 450m Giả sử đến cuối ngày 18 đã làm được USD/m = 400m và thực chi là 80.