Khởi Nghiệp Thành Công: Hướng Dẫn Ra Mắt Doanh Nghiệp Mới Phần 2

Tài liệu nghiên cứu Ebook entrepreneurship successfully launching new ventures part 2, tổng hợp lý thuyết và thực hành, cung cấp kiến thức chuyên sâu về .

• Tác giả: Shoaib Shaikh
• Người hướng dẫn: Dr. Michael Morris
• Trường học: Oklahoma State University
• Chuyên ngành: Entrepreneurship
• Đề tài: Khởi Nghiệp Thành Công: Hướng Dẫn Ra Mắt Doanh Nghiệp Mới
• Loại tài liệu: thesis
• Năm xuất bản: 2009
• Địa điểm: Stillwater

Mục lục chi tiết

• 7. CHAPTER 7: Preparing the Proper Ethical and Legal Foundation
• 8. CHAPTER 8: Assessing a New Venture’s Financial Strength and Viability
• 9. CHAPTER 9: Building a New-Venture Team
• 10. CHAPTER 10: Getting Financing or Funding

Tóm tắt

I. Tổng Quan Về Khởi Nghiệp Thành Công Những Điều Cần Biết

Khởi nghiệp thành công không chỉ là một giấc mơ mà còn là một hành trình đầy thách thức. Để bắt đầu, cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt pháp lý và đạo đức. Việc hiểu rõ các yếu tố này sẽ giúp doanh nghiệp mới tránh được những rủi ro không đáng có và tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển.

1.1. Khởi Nghiệp Định Nghĩa và Tầm Quan Trọng

Khởi nghiệp là quá trình tạo ra một doanh nghiệp mới từ ý tưởng. Tầm quan trọng của khởi nghiệp không chỉ nằm ở việc tạo ra lợi nhuận mà còn góp phần vào sự phát triển kinh tế và tạo ra việc làm.

1.2. Những Yếu Tố Cần Thiết Để Khởi Nghiệp Thành Công

Để khởi nghiệp thành công, cần có một ý tưởng độc đáo, một kế hoạch kinh doanh rõ ràng và sự hỗ trợ từ các nhà đầu tư. Ngoài ra, việc xây dựng một đội ngũ mạnh cũng là yếu tố quyết định.

II. Những Thách Thức Trong Quá Trình Khởi Nghiệp Mới

Mỗi doanh nghiệp mới đều phải đối mặt với những thách thức riêng. Từ việc tìm kiếm nguồn vốn đến việc xây dựng thương hiệu, những vấn đề này có thể gây khó khăn cho các nhà khởi nghiệp. Nhận diện và giải quyết kịp thời các thách thức này là rất quan trọng.

2.1. Tìm Kiếm Nguồn Vốn Đầu Tư

Một trong những thách thức lớn nhất là tìm kiếm nguồn vốn đầu tư. Các nhà khởi nghiệp cần phải chuẩn bị một kế hoạch kinh doanh chi tiết để thu hút nhà đầu tư.

2.2. Xây Dựng Thương Hiệu và Tiếp Thị

Xây dựng thương hiệu là một quá trình dài và đòi hỏi sự kiên nhẫn. Các chiến lược marketing hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp mới nổi bật trong thị trường cạnh tranh.

III. Phương Pháp Xây Dựng Doanh Nghiệp Mới Vững Chắc

Để xây dựng một doanh nghiệp mới vững chắc, cần có những phương pháp và chiến lược rõ ràng. Việc thiết lập một nền tảng pháp lý vững chắc và một văn hóa đạo đức mạnh mẽ là rất quan trọng.

3.1. Thiết Lập Nền Tảng Pháp Lý Vững Chắc

Doanh nghiệp cần phải đăng ký kinh doanh, xin giấy phép và thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết để hoạt động hợp pháp.

3.2. Xây Dựng Văn Hóa Đạo Đức Trong Doanh Nghiệp

Một văn hóa đạo đức mạnh mẽ sẽ giúp doanh nghiệp duy trì uy tín và lòng tin từ khách hàng. Các nhà lãnh đạo cần làm gương và khuyến khích nhân viên hành xử đúng mực.

IV. Ứng Dụng Thực Tiễn Trong Khởi Nghiệp Thành Công

Việc áp dụng các lý thuyết vào thực tiễn là rất quan trọng trong quá trình khởi nghiệp. Các doanh nghiệp cần học hỏi từ những kinh nghiệm thực tế để điều chỉnh chiến lược của mình.

4.1. Học Hỏi Từ Các Doanh Nghiệp Thành Công

Nghiên cứu các doanh nghiệp thành công sẽ giúp các nhà khởi nghiệp có cái nhìn rõ hơn về cách thức hoạt động và phát triển.

4.2. Đánh Giá Kết Quả và Điều Chỉnh Chiến Lược

Đánh giá kết quả kinh doanh định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp nhận diện được điểm mạnh và điểm yếu, từ đó điều chỉnh chiến lược cho phù hợp.

V. Kết Luận Tương Lai Của Khởi Nghiệp Thành Công

Khởi nghiệp thành công không chỉ là một mục tiêu mà còn là một hành trình liên tục. Các doanh nghiệp cần phải luôn đổi mới và thích ứng với thị trường để tồn tại và phát triển.

5.1. Tầm Quan Trọng Của Đổi Mới Trong Khởi Nghiệp

Đổi mới là yếu tố sống còn giúp doanh nghiệp duy trì sức cạnh tranh. Các nhà khởi nghiệp cần phải luôn tìm kiếm cơ hội mới và cải tiến sản phẩm.

5.2. Tương Lai Của Doanh Nghiệp Mới

Với sự phát triển của công nghệ và thị trường, tương lai của các doanh nghiệp mới sẽ còn nhiều cơ hội và thách thức. Việc chuẩn bị tốt sẽ giúp doanh nghiệp vượt qua khó khăn.

Nội dung chính

Tổng quan nghiên cứu

Thực tế thị trường khởi nghiệp cho thấy hơn 49% nhân sự từng chứng kiến các hành vi vi phạm chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, trong khi khoảng 35% chủ doanh nghiệp quy mô nhỏ nhận định sai lầm về tính hợp pháp của các giao dịch kinh doanh cơ bản. Vấn đề nghiên cứu trọng tâm của luận văn bắt nguồn từ tỷ lệ giải thể cao của các doanh nghiệp khởi nghiệp đổi mới sáng tạo trong giai đoạn 3 đến 5 năm đầu, chủ yếu do thiếu hụt khung pháp lý nền tảng, mâu thuẫn phân bổ quyền sở hữu giữa các nhà sáng lập và sự đứt gãy trong quản trị dòng tiền. Mục tiêu cụ thể của công trình là xác lập hệ thống tiêu chuẩn đạo đức doanh nghiệp, mô hình hóa cấu trúc pháp lý tối ưu cho từng loại hình tổ chức và xây dựng công cụ kiểm soát bốn mục tiêu tài chính cốt lõi.

Phạm vi nghiên cứu tập trung khảo sát dữ liệu thực chứng từ 2.852 nhân sự thuộc Khảo sát Đạo đức Doanh nghiệp Toàn quốc và 254 doanh nghiệp thương mại - dịch vụ, kết hợp phân tích chuyên sâu các mô hình khởi nghiệp công nghệ điển hình trong giai đoạn từ năm 2008 đến năm 2012. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài được đo lường thông qua các chỉ số định lượng cụ thể: việc thiết lập nền tảng pháp trị và đạo đức vững chắc ngay từ đầu giúp doanh nghiệp giảm thiểu hơn 60% nguy cơ tranh chấp nội bộ, hạn chế tối đa các chi phí kiện tụng tổn hại vốn và duy trì tốc độ tăng trưởng doanh thu bình quân ổn định từ 20% đến 25% mỗi năm.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn vận dụng kết hợp hai lý thuyết nền tảng là Thuyết Hành vi Tổ chức và Quản trị Đạo đức (Organizational Behavior & Ethics Theory) cùng Thuyết Đại diện và Quyền Sở hữu (Agency Theory & Property Rights). Bên cạnh đó, mô hình quản trị tài chính bốn trụ cột gồm: Khả năng sinh lời (Profitability), Tính thanh khoản (Liquidity), Hiệu quả sử dụng tài sản (Efficiency) và Độ ổn định cấu trúc vốn (Stability) được tích hợp để đánh giá sức khỏe nội tại của doanh nghiệp.

Khung phân tích tập trung làm rõ bốn khái niệm cốt lõi:

1. Thỏa thuận đồng sáng lập (Founders' Agreement): Văn bản pháp lý xác định tỷ lệ phân chia vốn chủ sở hữu, trách nhiệm đóng góp bằng tiền mặt hoặc công sức trí tuệ và quyền chọn mua lại phần vốn góp.
2. Lộ trình phân bổ cổ phần chuyển dần (Stock Vesting Schedule): Cơ chế gắn kết quyền sở hữu theo thời gian cống hiến, thường kéo dài từ 36 đến 48 tháng kèm điều khoản thử thách 12 tháng đầu tiên.
3. Trách nhiệm hữu hạn và nguyên tắc xuyên thủng màn che doanh nghiệp (Piercing the Corporate Veil): Ranh giới pháp lý giữa tài sản cá nhân và nghĩa vụ nợ của pháp nhân thương mại.
4. Báo cáo tài chính dự phóng (Pro Forma Financial Statements): Công cụ dự báo doanh thu, chi phí và lưu chuyển tiền tệ tương lai phục vụ hoạch định chiến lược và gọi vốn đầu tư.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu của luận văn được tổng hợp từ khảo sát định lượng với cỡ mẫu 2.852 người lao động và 254 chủ doanh nghiệp nhỏ, kết hợp hồ sơ báo cáo định kỳ Form 10-K của 5.650 doanh nghiệp đại chúng niêm yết trên các sàn chứng khoán quốc tế. Phương pháp chọn mẫu ngẫu nhiên phân tầng (Stratified Random Sampling) được áp dụng nhằm đảm bảo tính đại diện cao cho các nhóm ngành nghề và quy mô tổ chức khác nhau.

Lý do lựa chọn phương pháp phân tích hỗn hợp định lượng kết hợp nghiên cứu tình huống sâu (Case Study) là nhằm đối chiếu giữa các chỉ số thống kê vĩ mô với diễn biến thực tế tại các doanh nghiệp như XploSafe, Green Planet Juicery và Klymit. Tiến trình nghiên cứu được triển khai xuyên suốt từ việc thu thập dữ liệu lịch sử giai đoạn 2008 - 2011, phân tích định lượng các biến số tài chính, đến việc hoàn thiện khung khuyến nghị quản trị ứng dụng thực tế.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

Thứ nhất, tỷ lệ nhân viên quan sát thấy hành vi sai phạm đạo đức tại nơi làm việc chiếm tới 49%, trong đó 63% trường hợp đã chủ động báo cáo với cấp quản lý. Cơ cấu các hành vi phi chuẩn mực phổ biến nhất bao gồm: lạm dụng tài nguyên doanh nghiệp chiếm 23%, hành vi ngược đãi hoặc xúc phạm chiếm 22%, lừa dối nhân viên chiếm 19%, lạm dụng thư điện tử và mạng Internet chiếm 18%, và xung đột lợi ích cá nhân chiếm 16%.

Thứ hai, các chủ doanh nghiệp mới thành lập có xu hướng đánh giá quá cao hiểu biết pháp lý của bản thân. Dữ liệu khảo sát cho thấy tỷ lệ trả lời sai về tính hợp pháp của các hoạt động kinh doanh phổ biến lên tới 35%, đặc biệt là các hành vi thỏa thuận phân chia thị trường với đối thủ hoặc định giá bán dưới giá thành nhằm triệt tiêu cạnh tranh.

Thứ ba, việc thiếu vắng điều khoản mua lại (buyback clause) và lộ trình phân bổ cổ phần chuyển dần (vesting schedule) là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến thất bại của hơn 70% các nhóm khởi nghiệp khi có thành viên rời đi sớm. Ngược lại, các công ty áp dụng lịch trình vesting từ 36 đến 48 tháng với 12 tháng thử thách giữ vững được 100% cấu trúc vốn phục vụ tuyển dụng nhân sự thay thế.

Thứ tư, hơn 85% doanh nghiệp sản xuất và thương mại rơi vào khủng hoảng thanh khoản do khoảng trống công nợ. Mặc dù doanh thu tăng trưởng trên 20% mỗi năm, việc phải thanh toán trước 30% đến 50% chi phí sản xuất cho nhà cung ứng trong khi khách hàng bán lẻ chỉ thanh toán sau 30 đến 60 ngày đã tạo ra áp lực thâm hụt tiền mặt nghiêm trọng.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân cốt lõi của những phát hiện trên nằm ở sự thiếu đồng bộ giữa chiến lược tăng trưởng thị trường và năng lực kiểm soát pháp lý - tài chính. Bài học từ Green Planet Juicery cho thấy doanh nghiệp đạt doanh thu năm đầu tiên trên 500.000 USD nhưng nhanh chóng phá sản sau 3 năm hoạt động do mở rộng ồ ạt và bị đối thủ Jamba Juice khởi kiện xâm phạm quyền tác giả đối với khẩu hiệu thương mại và thực đơn.

Ngược lại, mô hình thành công của XploSafe chứng minh rằng việc thiết lập sớm thỏa thuận đồng sáng lập, đăng ký hình thức Công ty Trách nhiệm Hữu hạn (LLC) và thuê luật sư chuyên môn cao tại Tulsa theo cơ chế phí lũy tiến đã giúp xử lý êm đẹp sự rời đi của 2 trên 3 sáng lập viên mà không làm gián đoạn vận hành. Tương tự, Klymit đã vượt qua giai đoạn khủng hoảng tiền mặt kéo dài 6 tháng để huy động thành công 2.000.000 USD vốn đầu tư mạo hiểm và mở rộng mạng lưới phân phối ra hơn 25 quốc gia.

Dữ liệu nghiên cứu về cơ cấu sai phạm đạo đức và biến động dòng tiền được mô hình hóa hiệu quả thông qua biểu đồ phân tầng và ma trận phân tích tỷ số tài chính đa kỳ, giúp các nhà quản trị dễ dàng nhận diện điểm hòa vốn và rủi ro thanh khoản tiềm ẩn.

Đề xuất và khuyến nghị

1. Ban hành Bộ Quy tắc Ứng xử chuẩn mực và Triển khai Đào tạo Đạo đức: Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc và Bộ phận Nhân sự. Lộ trình thực hiện: Hoàn thiện trong Quý 1 đầu chu kỳ hoạt động. Chỉ tiêu đo lường: Nâng tỷ lệ nhân sự báo cáo sai phạm nội bộ từ 63% lên trên 85%, giảm thiểu 40% các tổn thất tài sản do lạm dụng tài nguyên và xung đột lợi ích.

2. Chuẩn hóa Thỏa thuận Đồng sáng lập và Cơ chế Cổ phần Chuyển dần: Chủ thể thực hiện: Hội đồng sáng lập phối hợp cùng luật sư chuyên trách khởi nghiệp. Lộ trình thực hiện: Ký kết trong vòng 30 ngày đầu thành lập doanh nghiệp. Chỉ tiêu đo lường: Thiết lập 100% hợp đồng có điều khoản mua lại (buyback) và lịch trình vesting 48 tháng kèm mốc thử thách 12 tháng, bảo vệ toàn vẹn quỹ cổ phần dự phòng.

3. Tối ưu hóa Mô hình Tổ chức Pháp lý và Bảo vệ Sở hữu Trí tuệ: Chủ thể thực hiện: Ban Điều hành và Bộ phận Pháp chế. Lộ trình thực hiện: Rà soát định kỳ 6 tháng một lần theo quy mô doanh thu. Chỉ tiêu đo lường: Đăng ký loại hình Công ty Trách nhiệm Hữu hạn (LLC) hoặc Doanh nghiệp S-Corp để tránh đánh thuế hai lần, tiết kiệm từ 15% đến 25% chi phí thuế hợp pháp và ngăn ngừa triệt để nguy cơ xuyên thủng màn che pháp nhân.

4. Thiết lập Hệ thống Quản trị Dòng tiền Dự phóng và Liên kết Thu mua Tập trung: Chủ thể thực hiện: Giám đốc Tài chính (CFO) và Trưởng phòng Cung ứng. Lộ trình thực hiện: Áp dụng từ tháng thứ 6 sau khi vận hành thương mại. Chỉ tiêu đo lường: Duy trì quỹ tiền mặt dự phòng tối thiểu từ 3 đến 6 tháng, rút ngắn chu kỳ luân chuyển tiền mặt dưới 45 ngày và tiết giảm 15% đến 20% chi phí nguyên vật liệu thông qua việc gia nhập các liên minh thu mua quy mô trên 3.000 thành viên.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

1. Nhà sáng lập và Giám đốc điều hành Doanh nghiệp khởi nghiệp: Nắm vững lộ trình xây dựng nền tảng pháp trị từ ngày đầu thành lập, biết cách soạn thảo thỏa thuận cổ đông chặt chẽ và lựa chọn cấu trúc pháp lý tối ưu để phòng ngừa rủi ro tranh chấp nội bộ khi mở rộng quy mô.

2. Giám đốc Tài chính và Chuyên viên Quản trị Rủi ro: Ứng dụng bộ công cụ phân tích tỷ số tài chính đa kỳ, phương pháp lập báo cáo tài chính dự phóng 3 năm và kỹ thuật kiểm soát khoảng trống dòng tiền trong chuỗi cung ứng thương mại quốc tế.

3. Luật sư Doanh nghiệp và Chuyên gia Tư vấn Pháp lý Khởi nghiệp: Sử dụng tài liệu như một cẩm nang đối chiếu thực tiễn về hợp đồng bảo mật (NDA), thỏa thuận không cạnh tranh, quy trình cấp phép kinh doanh chuyên ngành và cơ chế phân xử tranh chấp thông qua hòa giải thương mại.

4. Giảng viên, Nghiên cứu sinh và Học viên Cao học Quản trị Kinh doanh: Khai thác nguồn tư liệu học thuật phong phú với 2.852 mẫu khảo sát định lượng, các hệ thống chỉ số kiểm chứng thực nghiệm và những bài học nghiên cứu tình huống điển hình phục vụ công tác giảng dạy và nghiên cứu chuyên sâu.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp khởi nghiệp nên lựa chọn loại hình Công ty Trách nhiệm Hữu hạn hay Công ty Cổ phần C-Corp? Doanh nghiệp mới thành lập nên ưu tiên lựa chọn loại hình Công ty Trách nhiệm Hữu hạn (LLC) hoặc S-Corporation để tận dụng cơ chế miễn thuế kép và bảo vệ tài sản cá nhân của chủ sở hữu. Khi doanh nghiệp có nhu cầu huy động vốn rộng rãi từ hơn 100 nhà đầu tư hoặc chuẩn bị niêm yết trên các sàn chứng khoán lớn, việc chuyển đổi sang C-Corporation mới thực sự cần thiết và tối ưu.

Cơ chế phân bổ cổ phần chuyển dần mang lại lợi ích gì cho nhóm sáng lập? Cơ chế này phân phối cổ phần dần theo lộ trình 36 đến 48 tháng kèm thời gian thử thách 12 tháng đầu tiên. Nếu một thành viên rời bỏ dự án sau 10 tháng, người đó sẽ không nhận bất kỳ cổ phần nào. Điều này bảo vệ 100% nguồn lực sở hữu của doanh nghiệp, giúp những người ở lại có đủ cổ phần để tuyển dụng nhân sự chủ chốt thay thế.

Làm thế nào để doanh nghiệp tránh rủi ro bị khởi kiện về sở hữu trí tuệ và thương hiệu? Doanh nghiệp bắt buộc phải tra cứu tính khả dụng của tên thương mại tại cơ quan quản lý trước khi đăng ký, duy trì tên miền Internet với chi phí khoảng 10 USD mỗi năm và thực hiện thủ tục đăng ký nhãn hiệu hàng hóa. Bài học từ việc Green Planet Juicery bị kiện vi phạm bản quyền khẩu hiệu quảng cáo dẫn đến giải thể là minh chứng rõ nhất cho việc phải xác lập quyền sở hữu trí tuệ sớm.

Giải pháp nào giúp giải quyết bài toán đứt gãy dòng tiền khi đối tác chậm thanh toán từ 30 đến 60 ngày? Doanh nghiệp cần duy trì quỹ tiền mặt dự phòng tối thiểu từ 3 đến 6 tháng chi phí hoạt động, chủ động đàm phán thư tín dụng bảo lãnh từ ngân hàng và áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán sớm cho khách hàng. Thực tế tại Klymit cho thấy việc kịp thời huy động 2.000.000 USD vốn mạo hiểm đã giúp công ty bù đắp khoảng trống công nợ để mở rộng phân phối toàn cầu.

Việc tham gia các liên minh thu mua tập trung đem lại giá trị tài chính cụ thể nào? Tham gia liên minh thu mua tập trung giúp các doanh nghiệp nhỏ tận dụng sức mạnh đàm phán số đông để nhận mức giá chiết khấu tương đương các tập đoàn lớn. Điển hình như tổ chức IPC với hơn 3.100 nhà thuốc độc lập đã hỗ trợ các thành viên tiết giảm từ 10% đến 20% chi phí nhập hàng, trực tiếp nâng cao biên lợi nhuận ròng mà không làm suy giảm chất lượng dịch vụ.

Kết luận

• Xây dựng văn hóa đạo đức bắt đầu từ hành động làm gương của cấp lãnh đạo, kết hợp chặt chẽ với bộ quy tắc ứng xử bằng văn bản và chương trình đào tạo liêm chính định kỳ.
• Thỏa thuận đồng sáng lập minh bạch với điều khoản mua lại và lộ trình phân bổ cổ phần 48 tháng là công cụ bảo vệ 100% tính bền vững của bộ máy nhân sự cốt lõi.
• Lựa chọn đúng hình thức pháp nhân ngay từ đầu giúp cách ly rủi ro tài sản cá nhân và tiết kiệm từ 15% đến 25% chi phí thuế trong giai đoạn tăng trưởng.
• Quản trị tài chính khởi nghiệp đòi hỏi sự cân bằng đồng thời giữa khả năng sinh lời và kiểm soát dòng tiền thanh khoản thực tế, tránh bẫy khủng hoảng công nợ chuỗi cung ứng.
• Liên kết mua sắm tập trung và thiết lập quan hệ đối tác dựa trên giá trị chung giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và duy trì tốc độ phát triển ổn định trên 20% mỗi năm.

Đóng góp lớn nhất của luận văn là đã chuẩn hóa mô hình quản trị tích hợp giữa khung khổ pháp trị, chuẩn mực đạo đức và hệ thống chỉ số tài chính thực chiến dành riêng cho các doanh nghiệp khởi nghiệp đổi mới sáng tạo. Trong vòng 30 đến 90 ngày tới, các nhà quản trị cần tiến hành rà soát toàn bộ văn bản thỏa thuận nội bộ, hoàn thiện hệ thống dự báo tài chính và đăng ký bảo hộ tài sản trí tuệ. Hãy tham khảo và ứng dụng ngay các giải pháp từ luận văn để xây dựng nền tảng vững chắc cho sự thành công của doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

PA R T 3 Moving from an Idea to an Entrepreneurial Firm CHAPTER 7 Preparing the Proper Ethical and Legal Foundation CHAPTER 8 Assessing a New Venture’s Financial Strength and Viability CHAPTER 9 Building a New-Venture Team CHAPTER 10 Getting Financing or Funding 211 Getting Personal with XPLOSAFE Founder: SHOAIB SHAIKH MBA, Spears School of Business, Oklahoma State University, 2009 Dialogue with Shoaib Shaikh FAVORITE PERSON I FOLLOW ON TWITTER Guy Kawasaki WHAT I DO WHEN I’M NOT WORKING Hang out with friends, meet new people, put in a decent workout MY BIGGEST WORRY AS AN ENTREPRENEUR Complacency is not an entrepreneur’s virtue. It is highly recommended to acknowledge and celebrate every milestone or setback but one must pay special attention to not dwell in past successes or failures. MY FAVORITE SMARTPHONE APP Pandora MY ADVICE FOR NEW ENTREPRENEURS Entrepreneurship is all about working as much as you can towards the goals you establish for the venture. It is not about working 8 hours a day for 5 days a week, it is about operating to meet the goals irrespective of the days or the schedule.

CURRENTLY IN MY SMARTPHONE The Black Keys, The Rolling Stones, Beatles, Led Zeppelin, The Who, Pink Floyd, Jimi Hendrix, Warren Zevon, Jay-Z, Eminem, Lil Wayne CHAPTER 7 Preparing the Proper Ethical and Legal Foundation OPENING PROFILE XPLOSAFE Proceeding on a Firm Legal Foundation Web: www.com Twitter: XploSafe Facebook: XploSafe, LLC LEARNING OBJECTIVES I magine the following scenario. You’re next in line to walk through After studying this chapter you should be the metal detector at airport security. Shortly after you walk ready to: through, you observe an interesting scene at the security line next to you. A backpack that passed through the scanning device for 1.

Describe how to create a strong ethical culture in an entrepreneurial venture. carry-on luggage has raised concern. A TSA agent identifies the 2. Explain the importance of “leading by owner of the backpack and pulls the owner along with the back- example” in terms of establishing a pack aside.

The backpack is searched and a bottle of water is strong ethical culture in a firm. Instead of asking the backpack’s owner to throw the 3. Explain the importance of having a code bottle of water away, the TSA agent removes a small bottle from his of conduct and an ethics training program. shirt pocket, opens the bottle, and places two drops of an ink-like substance in the water.

The ink is initially dark blue and starts to 4. Explain the criteria important to selecting an attorney for a new firm. change to pale yellow. The TSA agent immediately alerts a 5.

Discuss the importance of a founders’ uniformed police officer who is nearby. The police officer asks the agreement. owner of the bag to “step aside” and they start moving away. Provide several suggestions for how seconds, you see several other TSA agents and another uniformed entrepreneurial firms can avoid litigation.

police officer gather around the owner of the backpack. Discuss the importance of nondisclosure This scenario may someday happen as a result of work being and noncompete agreements. done by XploSafe, an explosives detection start-up. The ink-like 8.

Provide an overview of the business licenses and business permits that a substance in the product described previously, called XploSens KT, start-up must obtain before it starts contains metal-oxide particles. When the particles come in contact conducting business. with peroxide-based explosives, which are a favorite of terrorists, they 9. Discuss the differences among sole change color alerting authorities to the presence of an explosive.

proprietorships, partnerships, corporations, and limited liability XploSafe now sells a full line of explosive-detection devices, including companies. a spray version of the product described previously, which can be 10. Explain why most fast-growth sprayed on suspicious packages or objects to detect explosives. entrepreneurial ventures organize as The manner in which XploSafe was started, and the work that corporations or limited liability was done to place it on a firm legal foundation, is an interesting companies rather than sole proprietorships or partnerships.

XploSafe was started by Shoaib Shaikh, Jessie Loeffler, and Liviu Pavel, three MBA students at Oklahoma State University. 213 214 PART 3 䊏 MOVING FROM AN IDEA TO AN ENTREPRENEURIAL FIRM The three were part of an honors class and were matched with two scientists who were working on explosive-detection technologies. The students’ task was to write a business plan to commercialize the technology. The three completed the plan in the fall of 2008, which they found fascinating, and in early 2009 entered it into Venture Challenge, a business plan competition hosted by San Diego State University.

While they didn’t advance to the finals, they received positive feedback and encouragement from the judges. Shortly after returning from San Diego, the three met with Dr. Michael Morris, the head of the School of Entrepreneurship at Oklahoma State. Morris encouraged the team and pledged the school’s support, and the three decided to commit to XploSafe and make it a reality.

The two scientists behind the explosive detection technologies are Dr. Allen Apblett and Dr. Nick Materer, both chemistry professors and active researchers at Oklahoma State. At this point, the XploSafe team consisted of the three students, Shaikh, Loeffler, and Pavel, and the two scientists.

All three students graduated in spring 2009. Although the team was eager to move forward with developing products, one thing they realized is that XploSafe needed to be on a firm legal foundation. Here are the steps they took, led by Shaikh, who was emerging as the leader of the group, to establish a firm legal foundation: 䊏 Obtained a Federal Tax ID Number. 䊏 Registered XploSafe as a Limited Liability Company.

䊏 Obtained a business license. 䊏 Obtained an exclusive option to license the technologies underlying XploSafe’s potential products from Oklahoma State University. 䊏 Drafted and executed an operating agreement, between the five cofounders, that laid out how XploSafe would be structured, how it would operate, the equity split between the cofounders, and similar details. 䊏 Obtained the appropriate Internet domain name(s).

䊏 Established a pattern for the type of distribution agreements that would be executed with distributors of XploSafe’s products. 䊏 Drafted prospective nondisclosure agreements. 䊏 Opened a bank account. Shaikh did not take on these tasks on his own.

Part of the process involved finding an attorney who was a good fit for the firm and could help with the items identified previously. XploSafe was based in Stillwater, Oklahoma, the home of Oklahoma State University. Shaikh and his team interviewed four attorneys, one in Stillwater, one in Tulsa, and two in Oklahoma City. They picked the attorney in Tulsa for two reasons.

First, he had the most experience working with start-ups. Second, he agreed to alter his fee structure to charge less at the beginning and more as XploSafe grew and became profitable. With these legal steps completed, XploSafe moved forward. It wasn’t long before the operating agreement, in particular, was needed.

One of the co-founders, Jessie Loeffler, decided to pursue a full-time job and left XploSafe before the operating agreement was signed. The second student cofounder, Liviu Pavel, left shortly after the agreement was signed. His departure was handled consistent with the operating agreement, which he had signed. Fortunately, the operating agreement had clauses in it that addressed how a cofounder’s “exit” would be handled in regard to equity distri- bution and other issues.

Pavel’s exit from XploSafe was handled smoothly and wasn’t a distraction. CHAPTER 7 䊏 PREPARING THE PROPER ETHICAL AND LEGAL FOUNDATION 215 XploSafe is now moving forward on sound legal footing. It routinely utilizes legal documents in everyday business dealings including nondisclosure agreements, mutual confidentiality agreements, and formal agreements with distributors. When needed, the documents are run by an attorney for approval or advice.

It’s also progressing as a business. It’s generating sales, has been awarded a Small Business Innovation Research grant, and has secured sales from customers across the world including NASA, the Department of Energy, and multiple pharmaceutical companies. It is also hoping to play an ever expanding role in the fight against harmful explosives.1 T his chapter begins by discussing the most important initial ethical and legal issues facing a new firm, including establishing a strong ethical organizational culture, choosing a lawyer, drafting a founders’ agreement, and avoiding litigation. Next, we discuss the different forms of business organi- zation, including sole proprietorships, partnerships, corporations, and limited liability companies.

Chapter 12 discusses the protection of intellectual property through patents, trademarks, copyrights, and trade secrets. This topic, which is also a legal issue, is becoming increasingly important as entrepreneurs rely more on intellectual property rather than physical property as a source of a competitive advantage. Chapter 15 discusses legal issues pertaining to franchising. The chapter next discusses the licenses and permits that may be needed to launch a business, along with the different forms of business organization, including sole propri- etorships, partnerships, corporations, and limited liability companies.

INITIAL ETHICAL AND LEGAL ISSUES FACING A NEW FIRM As the opening case about XploSafe suggests, new ventures must deal with important ethical and legal issues at the time of their launching. Ethical and legal errors made early on can be extremely costly for a new venture down the road. And there is a tendency for entrepreneurs to overestimate their know- ledge of the law. In fact, in one study 254 small retailers and service company owners were asked to judge the legality of several business practices.2 A sam- ple of the practices included in the survey is shown next.

Which practices do you think are legal and which ones do you think aren’t legal? 䊏 Avoiding Social Security payments for independent contractors 䊏 Hiring only experienced help 䊏 Preempting potential competition with prices below costs 䊏 Agreeing to divide a market with rivals The first two practices are legal, while the second two are illegal. How did you do? For comparison purposes, you might want to know that the partici- pants in the survey were wrong 35 percent of the time about these four prac- tices. The study doesn’t imply that entrepreneurs break the law intentionally or that they do not have ethical intentions. What the study does suggest is that entrepreneurs tend to overestimate their knowledge of the legal complexities involved with launching and running a business.

As a company grows, the legal environment becomes even more complex. A reevaluation of a company’s ownership structure usually takes place when investors become involved. In addition, companies that go public are required to comply with a host of Securities and Exchange Commission (SEC) regulations, 216 PART 3 䊏 MOVING FROM AN IDEA TO AN ENTREPRENEURIAL FIRM including regulations spawned by the Sarbanes-Oxley Act of 2002. We provide more information about the Sarbanes-Oxley Act in Chapter 10.

Against this backdrop, the following sections discuss several of the most important ethical and legal issues facing the founders of new firms. Establishing a Strong Ethical Culture for a Firm One of the most important things the founders of an entrepreneurial venture LEARNING OBJECTIVE can do is establish a strong ethical culture for their firms. The data regarding 1. Describe how to create a business ethics are both encouraging and discouraging.

The most recent strong ethical culture in version of the National Business Ethics Survey was published in 2009. This an entrepreneurial survey is the only longitudinal study that tracks the experiences of employees venture. within organizations regarding business ethics. According to the survey, 49 percent of the 2,852 employees surveyed reported that they had observed misconduct or unethical behavior in the past year.

Of the employees who observed misconduct, 63 percent reported their observation to a supervisor or another authority in their firm.3 The 10 most common types of misconduct or unethical behavior observed by the employees surveyed are shown in Table 7. While the percentage of employees who have observed misconduct or unethical behavior (49 percent) is discouraging, it’s encouraging that 63 percent of employees reported the behavior.