CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm cơ bản 1. Hàng tồn kho Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam 02 – Hàng tồn kho, quy định “Hàng tồn kho là tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang; nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ”. Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn và chiếm tỉ trọng lớn có vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Theo giáo trình Hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp, PGS.TS Nguyễn Anh Tuấn, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân: “Hàng tồn kho là các tài sản ngắn hạn tồn tại dưới hình thái vật chất có thể cân, đo, đong, đếm được như: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã mua nhưng chưa đưa vào sử dụng, thành phần sản xuất xong nhưng chưa bán, hàng hóa thu mua nhưng còn tồn kho, hàng hóa đang trong quá trình sản xuất dở dang…” Như vậy: Hàng tồn kho trong doanh nghiệp là 1 bộ phận của tài sản ngắn hạn dự trữ cho sản xuất, lưu thông hoặc đang trong quá trình sản xuất chế tạo ở doanh nghiệp. Quản trị hàng tồn kho Theo Giáo trình Quản trị sản xuất và tác nghiệp, TS.Trần Đức Lộc và TS.Trần Văn Phùng, NXB Tài chính Hà Nội, 2008): “Quản trị hàng tồn kho là việc tổ chức quản lý tất cả các công việc, các dữ liệu liên quan đến công tác tồn kho nhằm duy trì mức dự trữ tối ưu, giảm chi phí tồn kho cho doanh nghiệp. Nguyễn Thu Thủy (2011), Giáo trình quản trị tài chính doanh nghiệp, NXB Lao Động, Hà Nội: “Quản lý hàng tồn kho là việc kiểm soát các hoạt động như lập kế hoạch sử dụng, thu mua, tiếp nhận, cất trữ, vận chuyển và phân phối hàng tồn kho đáp ứng nhu cầu sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp”. Luan van 4 Quản trị hàng tồn kho là một công tác quản trị nhằm: - Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu, không làm cho quá trình bán ra bị gián đoạn, góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh bị ứ đọng hàng hóa.
- Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng, góp phần làm giảm hư hỏng, mất mát hàng hóa gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp. - Đảm bảo cho lượng vốn doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần làm giảm chi phí bảo quản hàng hóa. Quản trị hàng tồn kho là một trong những nội dung quan trọng của quản trị tài chính doanh nghiệp. Nội dung lí thuyết liên quan đến hàng tồn kho 1.
Hàng tồn kho 1. Đặc điểm hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường gồm nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Do đó, đòi hỏi công tác tổ chức, quản lý và hạch toán hàng tồn kho cũng có những nét đặc thù riêng. Nhìn chung, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản sau: - Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh nghiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp.
- Hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Theo chuẩn mực kế toán VAS 02 hàng tồn kho được tính theo giá gốc, trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. - Hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó có các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần suất lớn, qua đó hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hoá thành những tài sản ngán hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm.
Luan van 5 - Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm, có điều kiện tự nhiên hay nhân tạo không đồng nhất với nhiều người quản lý. - Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp. Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác định giá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí quý,.
Vai trò, chức năng của hàng tồn kho - Giảm tổng chi phí logistic: + Logistic có thể được định nghĩa là việc quản lý dòng chung chuyển và lưu kho nguyên vật liệu, quá trình sản xuất, thành phẩm và xử lý các thông tin liên quan…từ nơi xuất xứ đến nơi tiêu thụ cuối cùng theo yêu cầu của khách hàng. Hiểu một cách rộng hơn nó còn bao gồm cả việc thu hồi và xử lý rác thải. (Nguồn: UNESCAP) + Chi phí logistic là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình hoạch định, thực hiện và kiểm soát lưu thông và tích trữ một cách hiệu quả các loại hàng hóa, nguyên vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm dịch vụ, thông tin đi kèm từ điểm khởi đầu và điểm kết thúc nhằm thỏa mãn các yêu cầu của khách hàng. - Đáp ứng các đơn đột xuất: + Hàng hóa được công ty sản xuất hoặc nhận bán được bán ngay cho khách hàng tại các cửa hàng của công ty hoặc các đại lí phân phối nếu số lượng hàng nhỏ hoặc đã đặt trước.
Tuy nhiên doanh nghiệp đôi khi sẽ phải tiếp nhận một vài đơn hàng đột xuất, số lượng đặt mua lớn mà doanh nghiệp không thể sản xuất kịp thời trong thời gian ngắn. Hàng tồn kho giúp doanh nghiệp giải quyết được vấn đề về các đơn hàng đột xuất này. - Bán mặt hàng có tính mùa vụ trong cả năm: + Mặt hàng có tính mùa vụ là những hàng hóa, thành phẩm có thời gian sử dụng ngắn (dưới 3 tháng) như: lương thực, thực phẩm, chế phẩm từ động vật (như sữa, mỡ…) Tại khoảng thời gian nhất định trong năm, doanh nghiệp thu về số Luan van 6 lượng lớn hàng có tính mùa vụ, chưa tìm được điểm tiêu thụ và áp lực từ thời gian sử dụng ngắn của sản phẩm đòi hỏi doanh nghiệp cần có cách xử lý kịp thời. - Đầu cơ chờ giá: + Đầu cơ là hành vi của chủ thể, tận dụng cơ hội thị trường đi xuống để tích lũy sản phẩm, hàng hóa và thu lợi sau khi thị trường ổn định lại.
Hoạt động đầu cơ chủ yếu là trong ngắn hạn và thu lợi nhờ chênh lệch giá. + Hàng hóa doanh nghiệp đầu cơ có thể là sản phẩm doanh nghiệp sản xuất ra hoặc thu mua từ thị trường. Hành động này làm lượng cung ứng hàng hóa đó trên thị trường giảm đi trong khi lượng cầu không thay đổi, dẫn tới cầu tăng tương đối so với cung, làm tăng mức khách hàng chấp nhận chịu để có được hàng hóa đó. - Giải quyết thiếu hụt trong hệ thống: + Thông thường trong quy trình sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp trích ra một số lượng nhỏ sản phẩm, hàng hóa chuyên dùng vào dùng trong các phòng ban (cho quá trình sản xuất, quản lý doanh nghiệp, bán hàng) hoặc biếu tặng cán bộ nhân viên, khách hàng… + Trong trường hợp thiếu hụt, doanh nghiệp có thể lấy hàng từ kho, đảm bảo sự vận hành, lưu thông qua hệ thống sản xuất, bán hàng hoặc quản lí doanh nghiệp.
Phân loại hàng tồn kho. Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, nguồn hình thành có vai trò công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để quản lý tốt hàng tồn kho, tính đúng và tính đủ giá gốc hàng tồn kho cần phân loại và sắp xếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định. - Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng: + Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: Toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang.
+ Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hoá, thành phẩm,. Luan van 7 - Phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành + Hàng tồn kho được mua vào bao gồm: Hàng mua từ bên ngoài: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. Hàng mua nội bộ: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp thuộc hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp như mua hàng giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một Công ty, Tổng Công ty……. + Hàng tồn kho tự gia công: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo thành.
+ Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: Như hàng tồn kho được nhập từ liên doanh, liên kết, hàng tồn kho được biếu tặng v.v… - Phân loại hàng tồn kho theo yêu cầu sử dụng Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành: + Hàng tồn kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh: phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường. + Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ cao hơn mức dự trữ hợp lý. + Hàng tồn kho không cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất.