Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Sau khi Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO), nền kinh tế đã ghi nhận những bước chuyển mình mạnh mẽ, đặc biệt là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Kim ngạch xuất khẩu liên tục gia tăng và thị trường được mở rộng không chỉ trong khối ASEAN mà còn vươn ra nhiều châu lục. Trong chuỗi giá trị thương mại quốc tế, dịch vụ logistics đóng vai trò then chốt khi cấu thành một tỷ trọng đáng kể trong giá thành sản phẩm thông qua các hoạt động vận tải nội địa, lưu kho bãi, xếp dỡ, vận tải đường biển, đường hàng không và quản lý chuỗi cung ứng.

Tuy nhiên, theo thống kê từ Hiệp hội Logistics Việt Nam được trích dẫn trong đề tài, thị trường có hơn 1.200 doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực điều phối logistics (bao gồm cả doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài). Trong đó, các công ty logistics nước ngoài nắm giữ khoảng 80% thị phần, trong khi phần lớn các doanh nghiệp trong nước chỉ hoạt động ở phân khúc nhỏ như đại lý giao nhận trung gian, cho thuê kho bãi, làm thủ tục hải quan và gom hàng lẻ (LCL). Trước bối cảnh cạnh tranh đó, đề tài "Thực trạng hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Uni – Global" được thực hiện nhằm phân tích thực tiễn tác nghiệp và tìm giải pháp nâng cao hiệu quả giao nhận ngoại thương cho doanh nghiệp.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận bao gồm:

  1. Hệ thống hóa các kiến thức lý luận liên quan đến hoạt động xuất khẩu hàng hóa và quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu.
  2. Khảo sát, tìm hiểu và phân tích thực trạng hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu (Uni – Global).
  3. Đánh giá những thành công, hạn chế, cơ hội và thách thức; từ đó đề xuất các nhóm giải pháp và kiến nghị thực tiễn nhằm hoàn thiện quy trình, phát triển dịch vụ xuất khẩu bằng đường biển của công ty.

Nhiệm vụ và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu bằng đường biển và chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận chuyên môn tại Công ty Uni – Global (Phòng Chứng từ, Phòng Sales & Marketing, Phòng Giao nhận, Phòng Dịch vụ khách hàng, Phòng Kế toán).
  • Phạm vi không gian: Tại Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu (Uni – Global), trụ sở tại Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh.
  • Phạm vi thời gian: Số liệu hoạt động sản xuất kinh doanh và dữ liệu giao nhận được khảo sát trong giai đoạn 5 năm (2012–2016) cùng thời gian thực tập thực tế 3 tháng của tác giả (hoàn thành vào tháng 07/2017).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các quy định pháp luật thương mại hàng hải, tập quán thương mại quốc tế và nghiệp vụ giao nhận vận tải biển:

  • Khung pháp lý và quản lý nhà nước về xuất nhập khẩu: Phân loại hàng hóa theo 3 mức độ quản lý (Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu/nhập khẩu do Thủ tướng Chính phủ quyết định; Hàng hóa xuất nhập khẩu theo giấy phép của Bộ Thương mại; Hàng hóa thuộc diện quản lý chuyên ngành). Quy định về thủ tục xin cấp giấy phép xuất khẩu và thời gian thụ lý hồ sơ.
  • Tập quán và quy tắc thương mại quốc tế: Các điều kiện thương mại theo Incoterms (trọng tâm là điều kiện FOB, CIF, CIP, CNF); quy tắc vận tải đường biển quốc tế và quy trình giao nhận hàng nguyên container (FCL), hàng lẻ (LCL).
  • Phương thức thanh toán quốc tế: Thanh toán tín dụng chứng từ (Documentary L/C), phương thức chuyển tiền (T/T trả trước, T/T trả sau), phương thức giao chứng từ nhận tiền (CAD, D/P, D/A).
  • Quy trình chứng từ và nghiệp vụ hải quan: Quy định về mở và kiểm tra L/C; lập bộ chứng từ hàng xuất khẩu (Commercial Invoice, Packing List, Certificate of Origin - C/O, B/L, Insurance Certificate, kiểm dịch); nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử qua hệ thống ECUS5 - VNACCS và quy trình phân luồng tờ khai (luồng xanh, luồng vàng, luồng đỏ).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả kết hợp đồng bộ:

  • Phương pháp quan sát thực tế: Trực tiếp tham gia hỗ trợ các nghiệp vụ giao nhận, lập và luân chuyển bộ chứng từ tại văn phòng công ty và tại cảng; quan sát quy trình phối hợp giữa các phòng ban; phỏng vấn trực tiếp nhân viên và cán bộ hướng dẫn thực tập để thu thập dữ liệu sơ cấp.
  • Phương pháp thống kê: Thu thập, phân loại và xử lý hệ thống số liệu tài chính nội bộ, báo cáo doanh thu, sản lượng giao nhận từ các phòng ban của Uni – Global và số liệu thứ cấp từ sách, báo chí chuyên ngành, tài liệu của Hiệp hội Logistics Việt Nam.
  • Phương pháp phân tích chỉ số: Tính toán, so sánh các chỉ tiêu tài chính, cơ cấu doanh thu theo loại hình giao nhận, theo mặt hàng, theo thị trường và theo nhóm khách hàng qua các năm từ 2012 đến 2016.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu chung

Chương này khái quát tính cấp thiết của đề tài trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và sự phát triển của ngành dịch vụ logistics tại Việt Nam. Tác giả xác định rõ mục đích nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu, phương pháp luận thực hiện, phạm vi không gian và thời gian của đề tài, cùng mục tiêu cụ thể của đợt thực tập tốt nghiệp tại doanh nghiệp.

Chương 2: Cơ sở lý luận

Tác giả hệ thống hóa toàn bộ chuỗi công việc chuẩn tắc để thực hiện một hợp đồng xuất khẩu:

  • Thủ tục pháp lý và giấy phép: Phân định thẩm quyền quản lý hàng cấm, hàng hạn ngạch và hàng quản lý chuyên ngành; quy định thời hạn cấp phép (3 ngày đối với hồ sơ cần sửa đổi, 7 ngày đối với hồ sơ hợp lệ).
  • Đôn đốc và kiểm tra L/C: Các nội dung kiểm tra tính chất thư tín dụng, số tiền, loại tiền, điều khoản chất lượng, thời gian bốc dỡ, hiệu lực L/C và tính đồng bộ của chứng từ.
  • Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu: Ba khâu trọng tâm gồm thu gom tập trung thành lô hàng xuất khẩu (thông qua hợp đồng kinh tế, gia công, ủy thác), đóng gói bao bì phù hợp phương thức chuyên chở và kẻ ký mã hiệu hàng hóa.
  • Thuê tàu, mua bảo hiểm và hải quan: Các tiêu chí lựa chọn hãng tàu (cước phí, an toàn, lịch trình); các trường hợp bắt buộc mua bảo hiểm (CIF, CIP); quy trình khai báo hải quan, đưa hàng đến địa điểm kiểm tra (cảng biển, cảng hàng không, điểm thông quan nội địa ICD) và nộp thuế.
  • Giao nhận và lập chứng từ thanh toán: Giao nhận hàng tàu chợ không dùng container và bằng container (FCL, LCL); lập bộ chứng từ thanh toán hoàn chỉnh theo yêu cầu của L/C; thủ tục xử lý khiếu nại và thanh lý hợp đồng.

Chương 3: Giới thiệu công ty

Chương 3 giới thiệu tổng thể về đơn vị thực tập:

  • Lịch sử hình thành và phát triển: Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu (UNI-GLOBAL LOGISTICS JSC) tiền thân là Công ty TNHH Giao nhận Dịch vụ Vân Long, thành lập ngày 08/07/2010 (bắt đầu hoạt động từ 01/07/2010) theo Giấy phép kinh doanh số 0310140222 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp; người đại diện pháp luật là ông Nguyễn Minh Tú; trụ sở đặt tại Lầu 3, Cao ốc Đinh Lễ, số 1 Đinh Lễ, Phường 12, Quận 4, TP.HCM. Ngày 31/05/2012, công ty mở chi nhánh tại Hải An - Hải Phòng; năm 2013 mở rộng đại lý sang Châu Âu, Châu Phi; năm 2015 mở rộng thị phần miền Trung, miền Tây và nhận làm hàng nguy hiểm (hóa chất, thuốc trừ sâu). Quy mô nhân sự từ 10 người ban đầu phát triển lên gần 40 nhân viên.
  • Cơ cấu tổ chức: Hoạt động theo chế độ thủ trưởng đứng đầu là Giám đốc, Phó Giám đốc và 5 phòng chức năng: Phòng Giao nhận, Phòng Chứng từ – Xuất nhập khẩu, Phòng Sales & Marketing, Phòng Tài chính Kế toán, Phòng Dịch vụ khách hàng (DVKH).
  • Hệ thống công nghệ: Sử dụng phần mềm quản lý xuất nhập khẩu Lapro Exim 3.4 giúp nâng cao tốc độ xử lý công việc gấp 3 lần, tăng tính bảo mật và chuẩn hóa hệ thống biểu mẫu.
  • Kết quả hoạt động kinh doanh: Khóa luận tổng hợp kết quả tài chính giai đoạn 2012–2016 như sau:
Chỉ tiêu 2012 2013 2014 2015 2016
Doanh thu (Triệu đồng) - - - - 30.783
Lợi nhuận trước thuế (Triệu đồng) - - - - 5.431
Lợi nhuận sau thuế (Triệu đồng) - - - - 3.987
Tỷ lệ Lợi nhuận / Doanh thu (%) 10,92% 11,88% 12,41% 12,74% 14,58%
Tỷ lệ Chi phí / Doanh thu (%) 82,58% 81,62% 80,79% 80,69% 78,31%

Chương 4: Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Uni – Global

Chương này đi sâu vào thực tiễn quy trình nghiệp vụ và phân tích các chỉ tiêu kinh doanh:

  • Tác nghiệp thanh toán và Incoterms: Công ty chủ yếu áp dụng điều kiện giao hàng FOB do thuận tiện và phát huy tốt nguồn lực hiện tại, đồng thời từng bước nghiên cứu vận dụng Incoterms 2000 mở rộng sang CIF/CNF. Phương thức thanh toán ưu tiên sử dụng L/C (khách hàng mới) và T/T (khách hàng quen, đặt cọc, thanh toán mậu dịch giá trị nhỏ).
  • Quy trình chuẩn bị và thuê tàu: Trình bày chi tiết các bước tiếp nhận Booking Request, liên hệ tối thiểu 3 hãng tàu lớn (Wanhai, TS Line, KMTC, YML, Hyundai Line) để đàm phán giá cước và lịch trình; nhận Booking Confirmation (Lệnh cấp container rỗng); lập Booking Profile cho bộ phận chứng từ theo dõi.
  • Ví dụ tác nghiệp thực tế lô hàng ớt đỏ: Xuất khẩu từ Cảng TP.HCM đi Cảng Incheon (Hàn Quốc), trọng lượng tổng 20.850,00 kg, thể tích 2.058 thùng. Biểu phí chào cho khách hàng gồm: phí hải quan (2.000.000 VNĐ), phí xin C/O tại Phòng Quản lý XNK Khu vực TP.HCM - Bộ Công thương (200.000 VNĐ), cước vận chuyển biển (Ocean Freight: 40 USD/cont), phụ phí xếp dỡ (THC: 90 USD/cont), phụ phí xăng dầu (EBS: 37 USD/cont), phí niêm chì (Seal: 7 USD/cont), phí chứng từ (Doc fee: 35 USD/set), phí khai báo manifest cảng đến (AFS fee: 30 USD/set), phí điện giao hàng (Telex release: 35 USD/set). Quản lý Booking số SGSG382600 của tàu DONGJIN VOYAGER V.0005N, Closing time ngày 05/06/2017 lúc 24:00h; Shipper là Hanh Vinh Dien Co. Ltd, Consignee là Newgreen Co., Ltd.
  • Nghiệp vụ bảo hiểm: Phối hợp cùng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Bảo Minh để lập bản nháp, đối chiếu dữ liệu hóa đơn và phát hành chứng thư bảo hiểm gốc.
  • Nghiệp vụ thông quan hải quan điện tử: Khai báo qua phần mềm ECUS5 - VNACCS. Khóa luận phân tích chi tiết lô hàng xuất khẩu lều du lịch đi Nhật Bản của Công ty Mex Global Sài Gòn (Hợp đồng số 4050455956/..., Commercial Invoice và Packing List số YV170416(CM), B/L số HDMUHMWB0245587), xin cấp C/O Form AJ tại Bộ Công Thương trong vòng 3 ngày làm việc và được hệ thống phân vào Luồng xanh (thông quan tự động, miễn kiểm hóa).
  • Phân tích cơ cấu kinh doanh giai đoạn 2012–2016: Khảo sát chi tiết doanh thu theo loại hình giao nhận (FCL và LCL), theo mặt hàng (hàng tiêu dùng, nông sản, hàng nguy hiểm), theo thị trường (Đài Loan, Trung Quốc, Thái Lan, Nhật Bản, Singapore, Châu Âu) và theo nhóm khách hàng; chỉ ra điểm mạnh về chất lượng dịch vụ và những điểm yếu về chậm trễ chứng từ hoặc kiểm soát chi phí phụ bãi.

Chương 5: Giải pháp và kết luận

Tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp xuất phát từ thực trạng tác nghiệp:

  1. Khắc phục những chậm trễ trong việc tiếp nhận và xử lý bộ chứng từ: Phân tích nguyên nhân sai sót, xây dựng quy trình kiểm tra chéo giữa phòng chứng từ và phòng kinh doanh nhằm hạn chế việc tu chỉnh chứng từ nhiều lần.
  2. Hoàn thiện công tác vận chuyển hàng cho chủ hàng: Nghiên cứu kỹ đặc tính riêng biệt của từng loại hàng hóa; chuẩn bị nhân công, kho bãi, xe kéo container và thiết bị bốc xếp chuyên dụng; tối ưu hóa lịch trình vận chuyển nội địa và giao hàng an toàn.
  3. Hoàn thiện công tác khai báo hải quan: Đào tạo nghiệp vụ hải quan điện tử VNACCS/VCIS cho nhân viên hiện trường, hạn chế phân luồng vàng/đỏ do sai sót mã HS.
  4. Tối thiểu hóa các chi phí: Tinh giản các chi phí lưu kho bãi, phí nâng hạ container và tối ưu hóa việc ghép hàng lẻ LCL.
  5. Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Mở rộng dịch vụ tư vấn thủ tục ngoại thương, giải quyết nhanh các khiếu nại phát sinh trong quá trình vận chuyển.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể dựa trên số liệu thực tế tại doanh nghiệp:

  • Kết quả kinh doanh: Chứng minh sự tăng trưởng liên tục của Công ty Uni – Global giai đoạn 2012–2016. Doanh thu năm 2016 đạt 30.783 triệu đồng, lợi nhuận sau thuế đạt 3.987 triệu đồng. Tỷ lệ Lợi nhuận/Doanh thu tăng từ 10,92% (năm 2012) lên 14,58% (năm 2016), đồng thời tỷ lệ Chi phí/Doanh thu được kiểm soát giảm từ 82,58% xuống 78,31%.
  • Chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ: Khóa luận hệ thống hóa và làm rõ từng bước thao tác thực tế tại doanh nghiệp giao nhận: từ khâu nhận Booking Request, đàm phán giá với các hãng tàu (Wanhai, TS Line, KMTC, Hyundai Line), phát hành Lệnh cấp vỏ container, lập Booking Profile, khai báo hải quan điện tử qua phần mềm ECUS5 - VNACCS, xin cấp C/O Form AJ đến khâu mua bảo hiểm hàng hải qua Bảo Minh.
  • Hệ thống giải pháp ứng dụng: Đưa ra 5 nhóm giải pháp đồng bộ từ khâu quản lý chứng từ, nâng cao năng lực đội xe/kho bãi, tối ưu hóa chi phí vận hành đến việc mở rộng áp dụng Incoterms 2000 (từ FOB sang CIF/CNF) nhằm tăng tỷ suất lợi nhuận và nâng cao vị thế đàm phán cho doanh nghiệp logistics trong nước.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài: Phạm vi khảo sát thực tế bị giới hạn trong khuôn khổ thời gian thực tập 3 tháng tại một doanh nghiệp cụ thể (Công ty Uni – Global tại TP.HCM). Các ví dụ tác nghiệp chuyên sâu chủ yếu tập trung vào phương thức vận tải đường biển đối với một số nhóm hàng điển hình (nông sản ớt đỏ, mặt hàng lều du lịch) và số liệu kết quả kinh doanh dừng lại ở mốc năm 2016.
  • Hướng nghiên cứu mở rộng: Nghiên cứu mở rộng việc áp dụng các điều kiện thương mại quốc tế đa dạng theo Incoterms (như CIF, CIP, DDP) trong các doanh nghiệp giao nhận vừa và nhỏ; khảo sát phát triển mô hình dịch vụ vận tải đa phương thức kết hợp (SEA – AIR) và chiến lược xây dựng mạng lưới đại lý logistics tại các thị trường xa như Châu Âu, Châu Phi và Châu Mỹ.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận mang lại giá trị tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành: Sinh viên ngành Kinh tế đối ngoại, Kinh doanh quốc tế, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng có thể tham khảo quy trình luân chuyển chứng từ thực tế, mẫu biểu giao nhận và quy trình làm việc giữa các phòng ban trong một công ty forwarder.
  • Người làm thực tế và nghiên cứu đề tài tương tự: Cung cấp tài liệu tham khảo chi tiết về biểu phí cước tàu biển (Ocean Freight, THC, EBS, Seal, Doc fee, AFS fee, Telex), quy trình chuẩn bị hồ sơ xin cấp C/O Mẫu AJ tại Bộ Công Thương và các bước thao tác trên phần mềm hải quan điện tử ECUS5 - VNACCS.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Uni – Global được thành lập vào thời gian nào và hiện có quy mô mạng lưới ra sao?
Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu (UNI-GLOBAL LOGISTICS JSC) tiền thân là Công ty TNHH Giao nhận Dịch vụ Vân Long, được thành lập theo giấy phép kinh doanh ngày 08/07/2010 (bắt đầu hoạt động từ 01/07/2010). Đến năm 2012, công ty mở chi nhánh tại Hải An - Hải Phòng; năm 2013 mở rộng đại lý tại Châu Âu, Châu Phi; năm 2015 mở rộng mạng lưới khách hàng miền Trung, Tây Nam Bộ. Quy mô nhân sự từ 10 người ban đầu đã phát triển lên gần 40 nhân viên.

2. Kết quả hoạt động kinh doanh của Uni – Global trong giai đoạn 2012–2016 đạt được những chỉ tiêu tài chính nào?
Năm 2016, công ty đạt doanh thu 30.783 triệu đồng, lợi nhuận trước thuế đạt 5.431 triệu đồng và lợi nhuận sau thuế đạt 3.987 triệu đồng. Tỷ lệ Lợi nhuận/Doanh thu tăng trưởng đều qua các năm: 10,92% (2012), 11,88% (2013), 12,41% (2014), 12,74% (2015) và đạt 14,58% (2016); trong khi tỷ lệ Chi phí/Doanh thu giảm từ 82,58% (2012) xuống 78,31% (2016).

3. Cơ cấu tổ chức nhân sự của Uni – Global gồm những phòng ban nào và sử dụng phần mềm nghiệp vụ gì?
Công ty tổ chức theo chế độ thủ trưởng do Giám đốc điều hành, Phó Giám đốc phụ trách tài chính - kỹ thuật cùng 5 phòng ban: Phòng Giao nhận, Phòng Chứng từ – Xuất nhập khẩu, Phòng Sales & Marketing, Phòng Tài chính Kế toán và Phòng DVKH. Doanh nghiệp áp dụng phần mềm quản lý xuất nhập khẩu Lapro Exim 3.4 và phần mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5 - VNACCS.

4. Trong ví dụ thực tế xuất khẩu lô hàng ớt đỏ đi Incheon (Hàn Quốc), các khoản mục chi phí được công ty chào giá cụ thể là gì?
Lô hàng có trọng lượng 20.850,00 kg (2.058 thùng), biểu phí chào gồm: Phí thủ tục hải quan (2.000.000 VNĐ), Phí xin C/O (200.000 VNĐ), Ocean Freight (40 USD/cont), THC (90 USD/cont), EBS (37 USD/cont), Seal (7 USD/cont), Doc fee (35 USD/set), AFS fee (30 USD/set) và Telex fee (35 USD/set).

5. Bộ hồ sơ đề nghị cấp Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) Mẫu AJ cho lô hàng lều du lịch đi Nhật Bản gồm các giấy tờ nào?
Hồ sơ gồm: Đơn đề nghị cấp C/O Mẫu AJ đã kê khai hợp lệ; Bộ C/O Mẫu AJ (01 bản chính, 02 bản sao); Tờ khai hải quan đã làm thủ tục (bản sao y có dấu đỏ); Commercial Invoice (01 bản gốc); Hóa đơn GTGT mua hàng trong nước (1 gốc, 1 sao y hoặc bảng kê thu mua); Packing List (01 bản gốc); Bill of Lading (vận đơn số HDMUHMWB0245587); Hợp đồng mua bán và hồ sơ thương nhân. Thời hạn cấp C/O tối đa là 3 ngày làm việc.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trang Võ Minh Trang đã phản ánh toàn diện và có hệ thống về thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển tại Công ty Cổ phần Giao nhận Thế Giới Toàn Cầu (Uni – Global). Nghiên cứu kết hợp chặt chẽ giữa lý luận ngoại thương với số liệu tài chính giai đoạn 2012–2016 và quy trình tác nghiệp thực tế trên các bộ chứng từ hải quan, vận tải biển cụ thể. Hệ thống 5 nhóm giải pháp được đề xuất mang tính khả thi, giúp doanh nghiệp khắc phục điểm yếu về chậm trễ chứng từ, tiết giảm chi phí vận hành và nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận trong bối cảnh ngành logistics Việt Nam đang cạnh tranh gay gắt.