Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Hoạt động ngoại thương và kinh tế đối ngoại của Việt Nam trong những năm qua duy trì đà tăng trưởng nhờ các chính sách đổi mới, mở cửa và hội nhập quốc tế. Đi cùng với sự gia tăng về quy mô thương mại, các cơ quan quản lý Nhà nước, đặc biệt là ngành Hải quan, đã đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính theo các tiêu chí "Đơn giản - Minh bạch - Thuận lợi". Trọng tâm của tiến trình hiện đại hóa hải quan là việc ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi sang phương thức thủ tục hải quan điện tử và vận hành hệ thống thông quan tự động VNACCS.

Trong bối cảnh đó, dịch vụ khai báo hải quan điện tử đã trở thành nghiệp vụ cốt lõi của các doanh nghiệp logistics và giao nhận vận tải (forwarder), hỗ trợ các doanh nghiệp xuất nhập khẩu tối ưu hóa chi phí, rút ngắn thời gian thông quan và hạn chế sai sót chứng từ. Theo số liệu của Hiệp hội Doanh nghiệp Dịch vụ Logistics Việt Nam (VLA) được trích dẫn trong công trình, tính đến năm 2020, Việt Nam có khoảng 3.000 doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ logistics (trong đó 89% là doanh nghiệp trong nước, 10% là doanh nghiệp liên doanh và 1% là doanh nghiệp nước ngoài), tốc độ tăng trưởng ngành đạt 14%–16%/năm với quy mô thị trường khoảng 40–42 tỷ USD/năm. Việt Nam xếp thứ 64/160 quốc gia về mức độ phát triển logistics và đứng thứ 4 trong khu vực ASEAN. Tuy nhiên, sự gia tăng nhanh chóng của các công ty giao nhận và tác động phức tạp của dịch bệnh tạo ra áp lực cạnh tranh gay gắt, đòi hỏi các đơn vị cung cấp dịch vụ phải nâng cao chất lượng khai báo.

Từ thực tiễn thực tập và khảo sát hoạt động tại Công ty TNHH Vận tải Quốc tế MTL, tác giả Trần Như Quỳnh đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm giải quyết các nhiệm vụ cụ thể:

  1. Mục tiêu nghiên cứu:
    • Hệ thống hóa cơ sở lý luận chung về hoạt động xuất nhập khẩu và dịch vụ khai báo hải quan điện tử.
    • Phân tích thực trạng cung cấp dịch vụ khai báo hải quan điện tử tại Công ty TNHH Vận tải Quốc tế MTL giai đoạn 2018–2020.
    • Rút ra các ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân tồn tại, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị nhằm đẩy mạnh chất lượng dịch vụ khai báo hải quan điện tử của công ty.
  2. Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động cung ứng dịch vụ khai báo hải quan điện tử của Công ty TNHH Vận tải Quốc tế MTL.
  3. Phạm vi nghiên cứu:
    • Phạm vi không gian: Trụ sở chính và các chi nhánh hoạt động của Công ty TNHH Vận tải Quốc tế MTL (Hà Nội, Hải Phòng, Nội Bài, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh, Đồng Nai).
    • Phạm vi thời gian: Thu thập, phân tích số liệu hoạt động kinh doanh và nghiệp vụ hải quan trong giai đoạn từ năm 2018 đến năm 2020.
    • Giới hạn nội dung: Tập trung vào quy trình thực hiện dịch vụ khai báo hải quan điện tử thông qua phần mềm ECUS do Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng nghiên cứu dựa trên hệ thống văn bản quy phạm pháp luật, giáo trình chuyên ngành kinh tế đối ngoại và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ hải quan chuyên ngành:

  • Khung lý thuyết và khái niệm:

    • Định nghĩa xuất khẩu, nhập khẩu căn cứ theo Giáo trình Kinh doanh quốc tế (Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân) và Điều 28 (Khoản 1 và Khoản 2) Luật Thương mại Việt Nam năm 2005.
    • Khái niệm thủ tục hải quan điện tử, hải quan điện tử và dịch vụ khai báo hải quan điện tử thông qua kết nối mạng Internet với hệ thống tiếp nhận, xử lý dữ liệu của cơ quan hải quan.
    • Hệ thống mã loại hình xuất khẩu, nhập khẩu trên Hệ thống thông quan hàng hóa tự động (VNACCS) theo Công văn số 2765/TCHQ-GSQL của Tổng cục Hải quan.
    • Các quy định hướng dẫn quản lý, kê khai hải quan theo Thông tư số 38/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính.
    • Cơ sở pháp lý chứng nhận phần mềm khai báo: Quyết định số 2869/2009/QĐ-TCHQ về chuẩn thông điệp dữ liệu điện tử và áp dụng chữ ký số đối với phần mềm ECUS (Công ty Thái Sơn); Văn bản số 143/CNTT-CNTT của Cục Công nghệ thông tin & Thống kê Hải quan chấp nhận phần mềm FPT.TQDT (Công ty FCS).

  • Phương pháp nghiên cứu:

    • Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Khai thác các nguồn dữ liệu thứ cấp từ cổng thông tin Tổng cục Hải quan, tài liệu Hiệp hội VLA, ấn phẩm học thuật, báo cáo tài chính nội bộ và dữ liệu chứng từ nghiệp vụ của Công ty TNHH Vận tải Quốc tế MTL.
    • Phương pháp thống kê, tổng hợp: Hệ thống hóa bảng biểu về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, số lượng tờ khai và các tiêu chí đo lường hiệu quả vận hành.
    • Phương pháp so sánh: Phân tích tốc độ tăng trưởng, biến động tỷ trọng các chỉ tiêu tài chính và nghiệp vụ theo chuỗi thời gian 2018–2019 và 2019–2020.
    • Phương pháp phân tích luồng quy trình: Mô hình hóa quy trình nghiệp vụ khai báo 8 bước từ khâu nhận chứng từ đến khâu thông quan thực tế.

  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu tài chính, nhân sự, quy trình nghiệp vụ được cung cấp từ Phòng Kế toán, Phòng Xuất nhập khẩu và Ban Giám đốc Công ty TNHH Vận tải Quốc tế MTL; kết hợp các số liệu thống kê vĩ mô về ngành logistics Việt Nam.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về dịch vụ khai báo hải quan điện tử

Chương 1 tổng hợp các vấn đề lý luận mang tính nền tảng của dịch vụ khai báo hải quan điện tử:

  1. Khái niệm và vai trò: Khẳng định khai báo hải quan điện tử là khâu bắt buộc trong chuỗi cung ứng xuất nhập khẩu, giúp lưu trữ dữ liệu tập trung, rút ngắn thời gian thông quan, đơn giản hóa kết nối giữa các chi cục hải quan và giảm áp lực làm việc trực tiếp tại cửa khẩu.
  2. Hệ thống mã loại hình xuất nhập khẩu: Văn bản hệ thống hóa chi tiết 22 mã loại hình nhập khẩu (như A11, A12, A21, A31, A41, A42, E11, E13, E15, E21, E23, E31, E33, E41, G11, G12, G13, G14, G51, C11, C21, H11) và 16 mã loại hình xuất khẩu (như B11, B12, B13, E42, E52, E54, E56, E62, E82, G21, G22, G23, G24, G61, C22, H21) theo chuẩn VNACCS.
  3. Quy trình và điều kiện khai báo: Phân tích nguyên tắc tự khai tự chịu trách nhiệm, thời hạn lưu trữ thông tin khai trước trên VNACCS (trong 07 ngày) và cơ chế phân luồng tự động (Luồng Xanh - thông quan/cấp phép VAS504 ngay; Luồng Vàng - kiểm tra chi tiết hồ sơ; Luồng Đỏ - kiểm tra hồ sơ kết hợp kiểm tra thực tế hàng hóa).
  4. Quy trình dịch vụ khai báo hải quan điện tử chuẩn: Gồm 8 bước: (1) Tiếp nhận yêu cầu; (2) Nhận và kiểm tra bộ chứng từ; (3) Khai tờ khai nháp trên phần mềm; (4) Gửi tờ khai nháp cho khách hàng xác nhận; (5) Đăng ký tờ khai chính thức và phân luồng; (6) Báo thuế cho khách hàng; (7) Thông quan và bàn giao bộ phận hiện trường lấy hàng; (8) Tư vấn, bổ sung hồ sơ.
  5. Các nhân tố ảnh hưởng và tiêu chí đánh giá: Xác định 3 nhân tố ảnh hưởng (khung pháp luật, cơ sở hạ tầng CNTT, năng lực nhân sự) và thiết lập hệ thống tiêu chí đánh giá chất lượng dịch vụ (thời gian xử lý, tính cạnh tranh về giá, độ chính xác của tờ khai, tính linh hoạt khi phát sinh sự cố, công tác chăm sóc khách hàng và kết quả kinh doanh).

Chương 2: Thực trạng dịch vụ khai báo hải quan điện tử của Công ty TNHH Vận tải Quốc tế MTL

Chương 2 tập trung phân tích hồ sơ doanh nghiệp và thực tế triển khai nghiệp vụ tại đơn vị nghiên cứu:

  1. Tổng quan doanh nghiệp: Công ty TNHH Vận tải Quốc tế MTL thành lập ngày 09/01/2017 (MST: 0107697506). Ngày 10/07/2018, Tổng cục Hải quan ra quyết định công nhận công ty đủ điều kiện hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan. Mạng lưới gồm trụ sở chính tại Hà Nội và 5 văn phòng đại diện tại Hải Phòng, Sân bay Nội Bài, Đà Nẵng, TP. Hồ Chí Minh, Đồng Nai.
  2. Cơ cấu tổ chức: Mô hình quản lý gồm Giám đốc, Phó Giám đốc và 4 phòng chức năng: Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh (Sales Logistics), Phòng Xuất nhập khẩu (chịu trách nhiệm trực tiếp làm chứng từ, truyền tờ khai ECUS, làm Bill, Debit Note, AN), Phòng Dịch vụ khách hàng (CUS).
  3. Kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2018–2020:
Chỉ tiêu tài chính Năm 2018 (VNĐ) Năm 2019 (VNĐ) Tăng trưởng 2019/2018 (%) Năm 2020 (VNĐ) Tăng trưởng 2020/2019 (%)
Doanh thu thuần 70.274.051 108.051.201 +53,76% 137.445.000 +27,14%
Tổng chi phí 60.692.000 94.796.000 +56,19% 125.909.000 +32,84%
Lợi nhuận kế toán trước thuế 9.566.000 13.256.000 +38,57% 11.536.000 -13,03%
Lợi nhuận sau thuế TNDN 7.614.000 10.571.000 +38,83% 9.612.000 -6,36%

Ghi chú số liệu: Năm 2019 ghi nhận sự tăng trưởng mạnh cả về doanh thu và lợi nhuận nhờ mở rộng khách hàng. Sang năm 2020, do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19, doanh thu tăng chậm lại (+27,14%) trong khi tốc độ tăng chi phí (+32,84%) cao hơn doanh thu, dẫn đến lợi nhuận trước thuế giảm 13,03% và lợi nhuận sau thuế giảm 6,36%.

  1. Thực trạng cung cấp dịch vụ khai báo hải quan:
    • Tác giả phân tích cơ cấu doanh thu dịch vụ khai báo hải quan: năm 2018, doanh thu từ tờ khai nhập khẩu chiếm 61% (3.567.000 đồng/đơn vị tính phân tích), doanh thu từ tờ khai xuất khẩu chiếm 39% (1.546.000 đồng/đơn vị tính phân tích).
    • Đánh giá quy trình thực tế bằng phần mềm ECUS: công ty duy trì tỷ lệ truyền tờ khai đúng tiến độ, tuy nhiên vẫn còn tồn tại các rủi ro phát sinh sai sót thông tin mã HS, chậm trễ do đường truyền mạng hoặc chậm cập nhật văn bản chính sách mặt hàng.

Chương 3: Các giải pháp đẩy mạnh dịch vụ khai báo hải quan điện tử của Công ty TNHH Vận tải Quốc tế MTL

Dựa trên mục tiêu chiến lược phát triển ngành logistics đến năm 2025 và dự báo lợi nhuận của công ty giai đoạn 2022–2025, tác giả đề xuất các nhóm giải pháp:

  1. Giải pháp hoàn thiện cơ sở hạ tầng kỹ thuật: Nâng cấp hệ thống máy tính, trang bị đường truyền mạng tốc độ cao chuyên dụng, thường xuyên cập nhật các phiên bản mới nhất của phần mềm ECUS và các bản vá lỗi của Tổng cục Hải quan nhằm đảm bảo kết nối thông suốt với hệ thống VNACCS.
  2. Giải pháp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực: Tổ chức đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ ngoại thương, tra cứu biểu thuế, xác định xuất xứ hàng hóa (C/O) và mã HS cho nhân viên phòng Xuất nhập khẩu; rèn luyện kỹ năng làm việc dưới áp lực thời gian và hạn chế sai sót chứng từ.
  3. Hoàn thiện cơ chế quản lý và phối hợp nội bộ: Xây dựng quy chế luân chuyển chứng từ chặt chẽ giữa bộ phận Sales, Docs, CUS và nhân viên hiện trường (OPS) tại các cảng/cửa khẩu; thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát chéo tờ khai nháp trước khi truyền chính thức.
  4. Kiến nghị với cơ quan quản lý:
    • Kiến nghị với Nhà nước: Hoàn thiện hành lang pháp lý thương mại điện tử và logistics, đảm bảo tính đồng bộ, minh bạch và ổn định của các quy định quản lý chuyên ngành.
    • Kiến nghị với cơ quan Hải quan: Nâng cấp băng thông và tính ổn định của hệ thống VNACCS; đẩy mạnh công tác hỗ trợ giải đáp vướng mắc điện tử; tổ chức các khóa tập huấn chính sách thuế và mã loại hình mới cho các đại lý hải quan.

Kết quả và đóng góp

  • Kết quả nghiên cứu chính:

    • Phản ánh trung thực bức tranh kinh doanh của Công ty TNHH Vận tải Quốc tế MTL giai đoạn 2018–2020: doanh thu tăng trưởng liên tục từ 70,27 triệu đồng (2018) lên 108,05 triệu đồng (2019) và 137,45 triệu đồng (2020). Lợi nhuận sau thuế đạt đỉnh năm 2019 (10,57 triệu đồng) trước khi giảm xuống 9,61 triệu đồng năm 2020 dưới áp lực chi phí mùa dịch.
    • Phân tích chi tiết quy trình 8 bước triển khai dịch vụ khai thuê hải quan thực tế bằng phần mềm ECUS, chỉ ra mối quan hệ phối hợp giữa phòng Sales, Docs, Kế toán và CUS.
    • Xác định cơ cấu tờ khai tại doanh nghiệp với tỷ trọng khai báo hàng nhập khẩu luôn chiếm ưu thế (chiếm 61% doanh thu dịch vụ khai báo năm 2018).

  • Hệ thống giải pháp đề xuất: Đưa ra 3 nhóm giải pháp quản trị nội bộ (hạ tầng CNTT, đào tạo nhân sự, quy chế điều hành) và 2 nhóm kiến nghị vĩ mô (với Nhà nước và Tổng cục Hải quan), bám sát định hướng hiện đại hóa ngành hải quan và mục tiêu phát triển logistics đến năm 2025.

  • Đóng góp của công trình: Cung cấp tài liệu mô tả thực tế về nghiệp vụ đại lý hải quan tại một doanh nghiệp logistics quy mô vừa và nhỏ tại Việt Nam trong giai đoạn chuyển đổi số và thích ứng với biến động dịch bệnh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của đề tài:
    • Dữ liệu nghiên cứu tập trung tại một doanh nghiệp duy nhất (Công ty TNHH Vận tải Quốc tế MTL) trong giai đoạn 2018–2020, chưa có sự so sánh đối chuẩn quy mô lớn với các đại lý hải quan khác.
    • Phạm vi khảo sát kỹ thuật chủ yếu giới hạn trên phần mềm ECUS của Công ty Thái Sơn, chưa phân tích thực nghiệm so sánh với phần mềm FPT.TQDT của FCS.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo:
    • Mở rộng phạm vi đánh giá tác động của việc số hóa hải quan đối với các phương thức vận tải đa phương thức.
    • Nghiên cứu mô hình kiểm soát rủi ro và quản lý sai sót tờ khai tự động trên các nền tảng phần mềm hải quan thế hệ mới.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho sinh viên các ngành Kinh tế quốc tế, Kinh tế đối ngoại, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Thương mại quốc tế.

Các nội dung có giá trị ứng dụng cao bao gồm:

  • Bảng tổng hợp chi tiết mã loại hình xuất khẩu, nhập khẩu chuẩn VNACCS theo Công văn 2765/TCHQ-GSQL.
  • Sơ đồ và bản mô tả quy trình 8 bước lập tờ khai hải quan điện tử bằng phần mềm ECUS.
  • Mô tả bảng phân công công việc thực tế của nhân viên chứng từ xuất nhập khẩu (Docs) và bộ phận dịch vụ khách hàng (CUS) trong một công ty forwarder.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Vận tải Quốc tế MTL được thành lập khi nào và được công nhận làm đại lý hải quan vào thời điểm nào?
Công ty được thành lập vào ngày 09/01/2017 với mã số thuế 0107697506. Ngày 10/07/2018, Tổng cục Hải quan Việt Nam đã ra quyết định công nhận công ty đủ điều kiện hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan.

2. Tại Việt Nam có những phần mềm khai báo hải quan điện tử nào được Tổng cục Hải quan công nhận?
Văn bản nêu rõ 2 phần mềm duy nhất được công nhận là: phần mềm ECUS của Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn (chuẩn hóa theo Quyết định 2869/2009/QĐ-TCHQ) và phần mềm FPT.TQDT của Công ty TNHH Dịch vụ E-Customs FCS (theo Văn bản số 143/CNTT-CNTT). Khóa luận tập trung nghiên cứu trên phần mềm ECUS.

3. Quy trình thực hiện dịch vụ khai báo hải quan điện tử tại Công ty MTL gồm những bước nào?
Quy trình gồm 8 bước tuần tự: (1) Tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng; (2) Nhận và kiểm tra bộ chứng từ; (3) Khai tờ khai nháp trên phần mềm ECUS; (4) Gửi tờ khai nháp cho khách hàng xác nhận; (5) Đăng ký tờ khai chính thức và chờ phân luồng; (6) Báo thuế cho khách hàng; (7) Thông quan tờ khai và bàn giao hiện trường lấy hàng; (8) Tư vấn, bổ sung hồ sơ còn thiếu sau thông quan.

4. Kết quả kinh doanh của Công ty MTL trong năm 2020 biến động như thế nào so với năm 2019?
Năm 2020, doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ đạt 137,45 triệu đồng (tăng 27,14% so với năm 2019). Tuy nhiên, tổng chi phí tăng 32,84% (đạt 125,91 triệu đồng) khiến lợi nhuận kế toán trước thuế giảm 13,03% (đạt 11,54 triệu đồng) và lợi nhuận sau thuế TNDN giảm 6,36% (đạt 9,61 triệu đồng). Nguyên nhân chủ yếu do tác động của đại dịch Covid-19 làm gia tăng chi phí vận hành.

5. Cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH Vận tải Quốc tế MTL gồm những phòng ban nào?
Cơ cấu tổ chức của công ty bao gồm: Ban Giám đốc, Phó Giám đốc, Phòng Kế toán, Phòng Kinh doanh (Sale Logistics), Phòng Xuất nhập khẩu (X-NK) và Phòng Dịch vụ khách hàng (CUS).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trần Như Quỳnh đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận về thủ tục hải quan điện tử và hệ thống mã loại hình xuất nhập khẩu theo chuẩn VNACCS. Công trình đã phản ánh chi tiết thực trạng vận hành dịch vụ khai thuê hải quan trên phần mềm ECUS cùng kết quả tài chính của Công ty TNHH Vận tải Quốc tế MTL giai đoạn 2018–2020. Các giải pháp và kiến nghị được xây dựng có tính gắn kết với thực tiễn doanh nghiệp logistics, đáp ứng mục tiêu nâng cao chất lượng dịch vụ và phục vụ hiệu quả cho hoạt động ngoại thương.