Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện công tác chăm sóc khách hàng sử dụng dịch vụ internet tại Công ty Cổ phần Viễn thông FPT chi nhánh TP.HCM" do sinh viên Trần Quốc Bảo thực hiện năm 2015 tại Trường Đại học Công nghệ TP.HCM (HUTECH), chuyên ngành Quản trị Marketing, dưới sự hướng dẫn của TS. Lê Quang Hùng.

Bối cảnh nghiên cứu xuất phát từ đặc thù của ngành kinh doanh dịch vụ Internet: doanh nghiệp chỉ tạo ra doanh thu liên tục khi khách hàng duy trì việc sử dụng dịch vụ. Quá trình tiêu dùng dịch vụ diễn ra đồng thời với quá trình cung ứng; do đó, mọi sơ suất trong trải nghiệm của khách hàng đều có thể dẫn đến việc hủy hợp đồng hoặc chuyển sang nhà cung cấp khác. Tại thị trường TP.HCM, FPT Telecom triển khai dịch vụ sau các doanh nghiệp như VNPT và Viettel, đặt ra yêu cầu phải duy trì chất lượng chăm sóc khách hàng để giữ vững và mở rộng thị phần.

Tác giả xác định ba mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

  1. Đánh giá đúng thực trạng công tác chăm sóc khách hàng tại FPT Telecom TP.HCM.
  2. Căn cứ vào tình hình cạnh tranh dịch vụ internet để xác định điểm mạnh, điểm yếu của đơn vị cũng như đối thủ; chỉ ra các ưu điểm và hạn chế cần khắc phục trong công tác chăm sóc khách hàng.
  3. Đề xuất hệ thống giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác chăm sóc khách hàng của chi nhánh trong thời gian tới.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Sự hài lòng của khách hàng sử dụng dịch vụ internet của Công ty Cổ phần Viễn thông FPT chi nhánh TP.HCM.
  • Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Viễn thông FPT chi nhánh TP.HCM (địa chỉ: Lô 37-39A, đường số 19, Khu chế xuất Tân Thuận, Phường Tân Thuận Đông, Quận 7, TP.HCM).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thứ cấp về tổ chức, tài chính và nhân sự được thu thập trong giai đoạn 2008–2014; số liệu sơ cấp khảo sát khách hàng được tiến hành trong tháng 6 và tháng 7 năm 2015; số liệu giải quyết khiếu nại ghi nhận trong 6 tháng đầu năm 2015.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các khái niệm quản trị marketing và hành vi khách hàng:

  • Khái niệm và phân loại khách hàng: Phân biệt khách hàng bên ngoài (người trực tiếp tiêu dùng dịch vụ) và khách hàng nội bộ (nhân viên trong tổ chức). Tác giả ứng dụng sơ đồ dây chuyền khách hàng nội bộ – bên ngoài, mô hình tổng giá trị dành cho khách hàng (chênh lệch giữa tổng giá trị nhận được và tổng chi phí bỏ ra), cùng mô hình thang bậc phát triển quan hệ khách hàng (từ khách hàng tương lai, khách hàng quen, đến khách hàng trung thành).
  • Cấu trúc sản phẩm dịch vụ: Vận dụng mô hình 3 cấp độ sản phẩm (sản phẩm cốt lõi, sản phẩm hiện thực, sản phẩm hoàn chỉnh), trong đó hoạt động chăm sóc khách hàng được xác định là thành tố cấu thành nên sản phẩm hoàn chỉnh để tạo lợi thế cạnh tranh.
  • Đặc điểm dịch vụ internet: Hệ thống hóa 4 thuộc tính cơ bản gồm tính vô hình, tính không thể tách rời, tính không thể đồng nhất và tính không thể lưu trữ.
  • Mô hình nghiên cứu sự hài lòng: Kế thừa mô hình chất lượng dịch vụ của Parasuraman kết hợp đặc thù viễn thông, tác giả xây dựng mô hình nghiên cứu gồm 5 nhóm nhân tố tác động đến sự hài lòng: (1) Sự thuận tiện, (2) Sự hữu hình, (3) Phong cách phục vụ của nhân viên, (4) Sản phẩm, (5) Giá cả.

Phương pháp nghiên cứu kết hợp giữa định tính và định lượng:

  • Nghiên cứu định tính: Thu thập, phân tích tài liệu nội bộ, điều chỉnh hệ thống chỉ tiêu và bảng câu hỏi khảo sát thử nghiệm.
  • Nghiên cứu định lượng: Thiết kế bảng câu hỏi sử dụng thang đo Likert 5 mức độ để thu thập dữ liệu sơ cấp từ khách hàng cá nhân và doanh nghiệp dùng internet tại TP.HCM.
  • Kỹ thuật phân tích dữ liệu: Sử dụng phần mềm SPSS 20 để thực hiện thống kê mô tả nhân khẩu học, kiểm định độ tin cậy của thang đo thông qua hệ số Cronbach's Alpha và phân tích nhân tố khám phá (Exploratory Factor Analysis - EFA).
  • Nguồn dữ liệu: Dữ liệu thứ cấp trích xuất từ Báo cáo thường niên năm 2014, Báo cáo sản xuất kinh doanh giai đoạn 2013–2014 của Ban Nhân sự, Phòng Dịch vụ khách hàng và Phòng Kế toán FPT Telecom TP.HCM; dữ liệu sơ cấp thu thập qua khảo sát thực tế tháng 6–7/2015.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về khách hàng và chăm sóc khách hàng

Chương này khái quát hóa lý luận về quản trị quan hệ khách hàng. Tác giả phân tích các nguyên tắc phân đoạn thị trường, các phương án tiếp thị (marketing không phân biệt, marketing có phân biệt, marketing tập trung) và quy trình nghiên cứu thị trường qua ba giai đoạn: trước khi bán, trong khi bán và sau khi bán hàng.

Về mặt tổ chức, tác giả phân tích ba mô hình bộ máy chăm sóc khách hàng: doanh nghiệp tự vận hành mạng lưới, thuê đơn vị bên ngoài, hoặc ủy quyền cho các đại lý phân phối. Chương 1 khẳng định vai trò của dịch vụ hậu mãi trong việc tạo dựng nhóm khách hàng trung thành, giảm chi phí xử lý sự cố và gia tăng giá trị thương hiệu trong lĩnh vực viễn thông.

Chương 2: Thực trạng công tác chăm sóc khách hàng sử dụng dịch vụ internet tại Công ty Cổ phần Viễn thông FPT chi nhánh TP. Hồ Chí Minh

Chương 2 trình bày tổng quan về tổ chức, tình hình sản xuất kinh doanh và các chính sách chăm sóc khách hàng thực tế tại đơn vị.

Về cơ cấu tổ chức, chi nhánh FPT Telecom TP.HCM chịu sự quản lý trực tiếp của Ban Giám đốc, gồm các ban chức năng (Trung tâm Điều hành mạng, Ban Đảm bảo chất lượng, Trung tâm Nghiên cứu phát triển, Trung tâm Hệ thống thông tin, Ban Tài chính, Ban Nhân sự, Ban Truyền thông, Văn phòng) và 6 phòng kinh doanh trực thuộc (IBB1 đến IBB6).

Về nhân sự, tính đến cuối năm 2014, tổng số cán bộ công nhân viên toàn chi nhánh đạt 5.607 người (tăng 9,6% so với năm 2013). Đội ngũ có độ tuổi trung bình là 27,21 tuổi, thâm niên bình quân 2,5 năm, tỷ lệ Nam/Nữ là 1,85. Về trình độ học vấn: trình độ Trên đại học chiếm 0,85% (34 người), trình độ Đại học chiếm 54,30% (2.323 người), và trình độ Dưới đại học chiếm 44,85% (2.143 người).

Về kết quả tài chính năm 2014, doanh thu chi nhánh đạt 4.825 tỷ đồng (tăng 12,2% so với 2013), lợi nhuận trước thuế đạt 930 tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế đạt 763 tỷ đồng. Mảng internet băng thông rộng đóng góp 2.800 tỷ đồng (chiếm 58% doanh thu); dịch vụ kênh thuê riêng, thoại và máy chủ đạt 1.054 tỷ đồng (chiếm 22%); mảng nội dung số đạt gần 950 tỷ đồng (giảm 9%).

Chỉ tiêu tài chính 2010 2011 2012 2013 2014
Tỷ lệ Lãi gộp / Doanh thu (%) 50,05 45,03 39,12 49,27 46,17
Tỷ lệ Lợi nhuận thuần / Doanh thu (%) 24,46 22,96 19,60 22,51 19,06
Tỷ lệ Lãi ròng / Doanh thu (%) 21,04 19,11 16,22 17,89 15,81
Tỷ suất sinh lời trên tổng tài sản - ROA (%) 22,27 24,07 26,29 22,34 14,32
Tỷ suất sinh lời trên vốn chủ sở hữu - ROE (%) 39,54 53,47 49,97 47,18 33,36
Hệ số thanh toán hiện thời (lần) 1,16 1,14 1,16 1,00 1,24
Hệ số thanh toán nhanh (lần) 1,02 1,08 1,06 0,90 1,11

Về chính sách hỗ trợ khách hàng, tác giả thống kê quy định phí chuyển đổi và thiết bị:

  • Phí chuyển đổi địa điểm: Khách hàng sử dụng dưới 12 tháng đóng 100.000 VNĐ (với ADSL/VDSL) hoặc 1.500.000 VNĐ (với FTTH); khách hàng sử dụng trên 12 tháng được miễn phí.
  • Phí chuyển đổi gói cước: Miễn phí khi nâng lên gói cước cao hơn; thu phí 100.000 VNĐ (ADSL/VDSL) hoặc 300.000 VNĐ (FTTH) khi hạ xuống gói cước thấp hơn. Mỗi khách hàng được chuyển đổi tối đa 2 lần/năm và được khấu trừ khuyến mãi 50.000 VNĐ/tháng vào cước sử dụng.
  • Chính sách thiết bị: Niêm yết giá bán modem ADSL (1 cổng: 400.000 VNĐ; 1 cổng Wifi: 600.000 VNĐ), modem VDSL (4 cổng: 1.000.000 VNĐ), đầu thu Settop box (1.000.000 VNĐ). Đồng thời áp dụng bảng giá ưu đãi đổi thiết bị cũ và chính sách bảo hành 12 tháng.

Về quy trình vận hành và xử lý khiếu nại, đơn vị áp dụng quy trình 14 bước phối hợp giữa bộ phận tiếp nhận và các phòng ban kỹ thuật/thu cước. Số liệu xử lý khiếu nại trong 6 tháng đầu năm 2015 được tác giả tổng hợp cụ thể:

Loại hình dịch vụ Tổng số đơn khiếu nại Số đơn xử lý đúng hạn Tỷ lệ đúng hạn (%) Số đơn xử lý chưa đúng hạn Tỷ lệ chưa đúng hạn (%)
Dịch vụ ADSL (Cáp đồng) 367 359 97,82 8 2,18
Dịch vụ FTTx (Cáp quang) 128 122 95,31 6 4,69

Tốc độ tăng trưởng thuê bao của chi nhánh đạt 106,14% năm 2013 và tăng lên 119,23% năm 2014. Kết quả kiểm định thang đo Cronbach's Alpha và phân tích nhân tố EFA cho thấy các biến quan sát thuộc 5 nhóm nhân tố (Sự thuận tiện, Sự hữu hình, Phong cách phục vụ của nhân viên, Sản phẩm, Giá cả) đạt độ tin cậy và hội tụ để giải thích mức độ hài lòng của khách hàng.

Chương 3: Đề xuất giải pháp hoàn thiện công tác chăm sóc khách hàng sử dụng dịch vụ internet tại Công ty Cổ phần Viễn thông FPT chi nhánh TP. Hồ Chí Minh

Trên cơ sở định hướng quang hóa 100% hạ tầng mạng tại TP.HCM vào cuối năm 2015 và kế hoạch kinh doanh năm 2015 (mục tiêu doanh thu 5.134 tỷ đồng, lợi nhuận trước thuế 1.005 tỷ đồng, lãi cơ bản trên cổ phiếu 5.610 đồng/cổ phần), tác giả đề xuất 3 nhóm giải pháp:

  1. Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ năng giao tiếp, nghiệp vụ xử lý khiếu nại và kỹ thuật mạng cho nhân viên CSKH và kỹ thuật viên; lập bảng dự toán chi phí đào tạo định kỳ (Bảng 3.1).
  2. Đẩy mạnh chương trình chiêu thị dịch vụ: Xây dựng kế hoạch khuyến mãi dự thưởng theo từng thời điểm trong năm (Bảng 3.2); phân bổ ngân sách cho hoạt động quảng cáo trực tiếp và trực tuyến (Bảng 3.3); lập dự toán kinh phí cho các chương trình quan hệ công chúng - PR nhằm gia tăng độ nhận diện thương hiệu (Bảng 3.4).
  3. Hoàn thiện phong cách phục vụ: Thiết lập bộ tiêu chuẩn đánh giá, phân loại nhân viên CSKH theo kết quả xử lý công việc và thái độ phục vụ khách hàng (Bảng 3.5); chuẩn hóa thời gian giải quyết sự cố kỹ thuật tại nhà khách hàng.

Chương này kết thúc bằng các kiến nghị gửi đến Ban lãnh đạo FPT Telecom TP.HCM (về chính sách đãi ngộ, đầu tư thiết bị) và Ủy ban nhân dân TP.HCM (về việc tạo điều kiện cấp phép thi công hạ tầng cáp ngầm viễn thông).


Kết quả và đóng góp

Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể dựa trên số liệu thực tế tại FPT Telecom TP.HCM:

  • Hệ thống hóa toàn diện các dữ liệu hoạt động giai đoạn 2010–2014: quy mô nhân sự tăng trưởng từ 3.390 người (2010) lên 5.607 người (2014); doanh thu năm 2014 đạt 4.825 tỷ đồng với tỷ trọng dịch vụ băng rộng chiếm 58%; tỷ suất sinh lời ROE đạt 33,36% và ROA đạt 14,32%.
  • Đo lường hiệu quả vận hành dịch vụ khách hàng: ghi nhận tốc độ tăng trưởng thuê bao năm 2014 đạt 119,23%; xác định tỷ lệ giải quyết khiếu nại đúng hạn đạt 97,82% đối với thuê bao ADSL và 95,31% đối với thuê bao cáp quang FTTx trong 6 tháng đầu năm 2015.
  • Đề xuất hệ thống giải pháp kèm dự toán ngân sách chi tiết: xây dựng kế hoạch phân bổ kinh phí cho đào tạo nhân sự, chương trình xúc tiến chiêu thị, hoạt động PR và ban hành bảng tiêu chí xếp loại nhân viên CSKH.
  • Đóng góp về mặt học thuật và thực tiễn: Khóa luận vận dụng mô hình chất lượng dịch vụ vào môi trường doanh nghiệp viễn thông thực tế tại TP.HCM trong giai đoạn chuyển đổi công nghệ từ cáp đồng sang cáp quang, cung cấp khung phân tích từ lý luận đến thực trạng và giải pháp quản trị.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số giới hạn được xác định từ phạm vi nghiên cứu:

  • Giới hạn không gian và thời gian: Dữ liệu sơ cấp chỉ được thu thập trong phạm vi TP.HCM vào tháng 6 và tháng 7 năm 2015, chưa bao quát được sự thay đổi hành vi người tiêu dùng ở các thời điểm khác nhau trong năm hoặc trên các địa bàn tỉnh thành khác.
  • Giới hạn bối cảnh hạ tầng: Nghiên cứu được thực hiện tại thời điểm FPT Telecom đang trong giai đoạn triển khai dự án quang hóa hạ tầng dở dang (dự kiến hoàn tất cuối năm 2015), do đó các phản hồi của khách hàng cáp đồng có thể bị tác động bởi quá trình chuyển đổi kỹ thuật.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Khảo sát diện rộng sau khi đơn vị hoàn tất 100% chuyển đổi cáp quang trên địa bàn TP.HCM; mở rộng mô hình phân tích so sánh đối sánh (benchmarking) trực tiếp với mức độ hài lòng của khách hàng sử dụng dịch vụ của VNPT và Viettel.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo phù hợp cho:

  • Sinh viên, học viên chuyên ngành Quản trị Kinh doanh, Quản trị Marketing, Quản trị Dịch vụ thực hiện các đề tài về chất lượng dịch vụ viễn thông, sự hài lòng của khách hàng và giải pháp chăm sóc khách hàng.
  • Chuyên viên marketing và quản lý dịch vụ khách hàng tại các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hạ tầng mạng, truyền hình và viễn thông.
  • Các phần có giá trị tham khảo cao trong văn bản:
    • Hệ thống bảng biểu thống kê chi tiết về cơ cấu nhân sự, chỉ số tài chính, biểu phí dịch vụ và giá bán/đổi thiết bị modem, settop box tại Chương 2.
    • Sơ đồ quy trình 14 bước tiếp nhận và xử lý khiếu nại khách hàng (ngược chiều và xuôi chiều) tại Hình 2.7.
    • Bảng tổng hợp dự toán ngân sách đào tạo, kế hoạch chiêu thị và bảng tiêu chí đánh giá xếp loại nhân viên tại Chương 3.

Câu hỏi thường gặp

1. Tỷ lệ giải quyết khiếu nại đúng hạn tại FPT Telecom TP.HCM trong 6 tháng đầu năm 2015 đạt kết quả như thế nào?
Theo số liệu từ Phòng Dịch vụ khách hàng được tác giả trích dẫn tại Bảng 2.16, đối với dịch vụ ADSL (cáp đồng), đơn vị tiếp nhận 367 đơn khiếu nại, trong đó xử lý đúng hạn 359 đơn (đạt tỷ lệ 97,82%) và chưa đúng hạn 8 đơn (chiếm 2,18%). Đối với dịch vụ FTTx (cáp quang), đơn vị tiếp nhận 128 đơn khiếu nại, xử lý đúng hạn 122 đơn (đạt tỷ lệ 95,31%) và chưa đúng hạn 6 đơn (chiếm 4,69%).

2. Cơ cấu trình độ học vấn và thâm niên của cán bộ nhân viên FPT Telecom năm 2014 được ghi nhận ra sao?
Số liệu Ban Nhân sự tại Bảng 2.1 và Hình 2.4–2.5 cho thấy tổng nhân sự là 5.607 người, thâm niên trung bình 2,5 năm và độ tuổi bình quân là 27,21 tuổi. Về trình độ: 0,85% có trình độ Trên đại học (34 người), 54,30% có trình độ Đại học (2.323 người), và 44,85% có trình độ Dưới đại học (2.143 người).

3. Quy định về chi phí chuyển đổi địa điểm sử dụng dịch vụ internet của FPT Telecom TP.HCM phân biệt thế nào giữa các mốc thời gian sử dụng?
Theo Bảng 2.6 trong khóa luận, khách hàng sử dụng dịch vụ liên tục dưới 12 tháng phải nộp phí chuyển đổi là 100.000 VNĐ đối với ADSL/VDSL và 1.500.000 VNĐ đối với cáp quang FTTH. Khách hàng đã sử dụng dịch vụ liên tục trên 12 tháng được miễn toàn bộ phí chuyển đổi địa điểm (chưa bao gồm VAT).

4. Kết quả hoạt động kinh doanh của FPT Telecom TP.HCM trong năm 2014 đạt được các chỉ tiêu tài chính cơ bản nào?
Theo Báo cáo thường niên 2014 tại Chương 2, doanh thu của chi nhánh đạt 4.825 tỷ đồng (tăng trưởng 12,2% so với năm 2013). Lợi nhuận trước thuế đạt 930 tỷ đồng, lợi nhuận sau thuế đạt 763 tỷ đồng. Mảng internet băng thông rộng chiếm tỷ trọng lớn nhất với 58% doanh thu (đạt trên 2.800 tỷ đồng), mảng dịch vụ kênh thuê riêng/thoại/máy chủ chiếm 22% (đạt 1.054 tỷ đồng).

5. Mục tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2015 của FPT Telecom TP.HCM được đề ra như thế nào?
Văn bản nêu rõ trong năm 2015, công ty đặt mục tiêu doanh thu đạt 5.134 tỷ đồng (tăng trưởng 6,4%), kế hoạch lợi nhuận trước thuế đạt 1.005 tỷ đồng (tăng trưởng 8%), và lãi cơ bản trên cổ phiếu thực tế dự kiến đạt 5.610 đồng/cổ phần, song song với việc hoàn tất chuyển đổi hạ tầng quang hóa 100% tại TP.HCM.


Kết luận

Khóa luận của tác giả Trần Quốc Bảo đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị dịch vụ khách hàng và phản ánh chi tiết thực trạng hoạt động chăm sóc khách hàng tại Công ty Cổ phần Viễn thông FPT chi nhánh TP.HCM giai đoạn 2014–2015. Thông qua sự kết hợp giữa phân tích dữ liệu tài chính - vận hành thứ cấp và khảo sát định lượng sự hài lòng của khách hàng, tác giả đã chỉ ra các ưu thế về quy trình xử lý khiếu nại cũng như các điểm cần khắc phục trong chính sách giá và phong cách phục vụ. Đề tài cung cấp hệ thống giải pháp gắn liền với kế hoạch đào tạo nhân lực, chương trình chiêu thị và dự toán kinh phí cụ thể, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi công nghệ quang hóa của doanh nghiệp viễn thông.