Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp "Hoàn thiện tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xưởng may 7-5" được sinh viên Tô Thị Gấm (Lớp QTL 701K, Mã sinh viên: 1313401004) thực hiện tại Trường Đại học Dân lập Hải Phòng dưới sự hướng dẫn của ThS. Nguyễn Đức Kiên vào năm 2015.

Theo lập luận của tác giả trong lời mở đầu, trong cơ chế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp trong và ngoài nước, việc nâng cao chất lượng sản phẩm, thay đổi mẫu mã và hạ giá thành sản phẩm là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tồn tại, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và mở rộng thị trường tiêu thụ. Chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có mối quan hệ trực tiếp: giá thành cao hay thấp phụ thuộc vào lượng chi phí doanh nghiệp đã tiêu hao. Do đó, tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm là công cụ quản lý kinh tế quan trọng, hỗ trợ kiểm soát hao phí vật chất và lao động. Đối với Xưởng may 7-5, đơn vị đã và đang áp dụng cơ chế tự trang trải chi phí, việc chuẩn hóa và hoàn thiện quy trình kế toán chi phí là yêu cầu quản trị nội bộ thiết yếu.

Nhiệm vụ nghiên cứu được văn bản xác định cụ thể qua 3 nội dung:

  1. Nghiên cứu và hệ thống hóa lý luận chung về kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất.
  2. Mô tả và phân tích thực trạng công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xưởng may 7-5.
  3. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xưởng may 7-5.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xưởng may 7-5.
  • Phạm vi không gian: Xưởng may 7-5 (địa chỉ: số 275 Lạch Tray, quận Ngô Quyền, thành phố Hải Phòng).
  • Phạm vi thời gian và số liệu: Khóa luận khảo sát dữ liệu tổng hợp kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Xưởng may 7-5 trong giai đoạn 3 năm (2012, 2013, 2014); số liệu minh chứng quy trình hạch toán chi phí và sổ sách kế toán tập trung vào kỳ kế toán tháng 12 năm 2014.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận vận dụng hệ thống lý luận kế toán tài chính doanh nghiệp sản xuất được quy định theo Chế độ và Chuẩn mực Kế toán Việt Nam.

Khung lý thuyết và các khái niệm sử dụng:

  • Bản chất chi phí sản xuất: Biểu hiện bằng tiền của toàn bộ những hao phí về lao động sống (tiền công, tiền lương) và lao động vật hóa (khấu hao tài sản cố định, nguyên vật liệu, nhiên liệu) cùng các chi phí cần thiết mà doanh nghiệp bỏ ra để tiến hành hoạt động sản xuất trong một thời kỳ nhất định.
  • Bản chất và chức năng giá thành: Sự chuyển dịch giá trị của các yếu tố vật chất vào giá trị sản phẩm được sản xuất và tiêu thụ. Ba chức năng cơ bản của giá thành gồm: thước đo bù đắp chi phí, căn cứ lập giá, và đòn bẩy kinh tế.
  • Tiêu thức phân loại chi phí: Phân loại theo nội dung kinh tế (5 yếu tố: nguyên vật liệu, nhân công, khấu hao tài sản cố định, dịch vụ mua ngoài, chi phí khác bằng tiền); theo chức năng hoạt động (3 khoản mục: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung); theo mối quan hệ với khối lượng hoạt động (biến phí, định phí, chi phí hỗn hợp).
  • Phương pháp hạch toán và tính giá thành: Phương pháp tập hợp trực tiếp và phương pháp phân bổ gián tiếp; các phương pháp tính giá thành (phương pháp giản đơn/trực tiếp, phương pháp hệ số, phương pháp tỷ lệ, phương pháp đơn đặt hàng, phương pháp phân bước kết chuyển song song và kết chuyển tuần tự); các phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ (theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, theo sản lượng hoàn thành tương đương, theo 50% chi phí chế biến, theo định mức).

Phương pháp nghiên cứu thực tế:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Hệ thống hóa văn bản pháp quy, giáo trình kế toán doanh nghiệp và các nghiên cứu lý luận liên quan đến hạch toán chi phí.
  • Các phương pháp kế toán: Phương pháp chứng từ kế toán, phương pháp tài khoản kế toán (sử dụng tài khoản kế toán doanh nghiệp theo phương pháp kê khai thường xuyên: TK 621, TK 622, TK 627, TK 154, TK 155), phương pháp tính giá và phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán.
  • Phương pháp thống kê và so sánh: Thu thập, đối chiếu số liệu báo cáo kết quả kinh doanh 3 năm (2012–2014) và các dòng số liệu phát sinh trên sổ kế toán chi tiết, sổ cái nhằm phân tích thực trạng hạch toán.

Nguồn dữ liệu: Dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thu thập trực tiếp tại Phòng Kế toán, Phòng Kế hoạch Vật tư, Phòng Kinh doanh và Phòng Hành chính Tổng hợp của Xưởng may 7-5, bao gồm hệ thống chứng từ gốc (hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương), bảng phân bổ chi phí, sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản tháng 12/2014.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Lý luận chung về kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất

Chương này trình bày toàn diện các nguyên lý hạch toán chi phí và tính giá thành theo quy định của chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành:

  • Làm rõ bản chất kinh tế của chi phí sản xuất gắn liền với sự hao phí của ba yếu tố sản xuất (tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động). Trình bày ba chức năng cốt lõi của giá thành sản phẩm: thước đo bù đắp chi phí, lập giá và đòn bẩy kinh tế thúc đẩy tiết kiệm chi phí.
  • Phân tích chi tiết các tiêu thức phân loại chi phí và phân loại giá thành sản phẩm (giá thành kế hoạch, giá thành định mức, giá thành thực tế; giá thành sản xuất và giá thành toàn bộ).
  • Xác định nguyên tắc lựa chọn đối tượng tập hợp chi phí sản xuất (nơi phát sinh chi phí: phân xưởng, tổ đội, đơn hàng) và đối tượng tính giá thành (sản phẩm, bán thành phẩm, chi tiết sản phẩm).
  • Trình bày kỹ thuật tính toán của 5 phương pháp tính giá thành chủ yếu (giản đơn, hệ số, tỷ lệ, đơn vị đặt hàng, phân bước) và 4 phương pháp đánh giá sản phẩm dở dang cuối kỳ.
  • Hệ thống hóa sơ đồ hạch toán kế toán chi phí theo phương pháp kê khai thường xuyên (sử dụng các TK 621, 622, 627, 154, 155, 632) và kiểm kê định kỳ (sử dụng TK 611, 631). Nêu rõ nguyên tắc hạch toán các khoản thiệt hại trong sản xuất gồm sản phẩm hỏng (sửa chữa được và không sửa chữa được) và thiệt hại do ngừng sản xuất (ngừng việc theo kế hoạch sử dụng TK 335, ngừng việc bất thường hạch toán vào TK 811/821).
  • Trình bày đặc điểm tổ chức ghi sổ kế toán chi phí sản xuất theo 5 hình thức sổ: Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ cái, Nhật ký - Chứng từ, Chứng từ ghi sổ và Kế toán máy.

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xưởng may 7 - 5

Chương này tập trung mô tả bối cảnh tổ chức sản xuất và quy trình kế toán tại đơn vị thực tập:

  • Lịch sử hình thành: Xưởng may 7-5 tiền thân trực thuộc Phòng Quân lương - Quân trang, Cục Hậu cần - Bộ Tư lệnh Hải quân, thành lập ngày 07/05/1983 theo Quyết định số 350/QĐ-BTLHQ. Trụ sở đặt tại 275 Lạch Tray, Ngô Quyền, Hải Phòng với diện tích hơn 3.000 m2. Ban đầu xưởng có trên 100 cán bộ công nhân viên (lao động nữ chiếm 60%). Giai đoạn 1989–1990 chuyển sang cơ chế hạch toán nội bộ tự trang trải; từ năm 1991–1994 mở rộng nhận hợp đồng may mặc gia công xuất khẩu sang thị trường Châu Âu và Đài Loan. Xưởng tổ chức theo mô hình Doanh nghiệp Quốc phòng loại 2, kết hợp sản xuất kinh doanh với nhiệm vụ sẵn sàng chiến đấu.
  • Đặc điểm tổ chức sản xuất: Quy trình công nghệ khép kín gồm: Kho nguyên vật liệu phân loại theo đơn hàng -> 2 Phân xưởng Cắt -> 4 Phân xưởng May (lắp ráp chi tiết và lắp ráp toàn bộ) -> Phân xưởng Hoàn thiện (cắt chỉ, thùa khuy, đính cúc) -> Bộ phận KCS kiểm tra chất lượng -> Đóng gói nhập kho thành phẩm.
  • Số liệu hoạt động kinh doanh 3 năm (2012–2014): Phản ánh qua Biểu số 2.1 với các chỉ tiêu doanh thu thuần, giá vốn hàng bán, lợi nhuận gộp, lợi nhuận trước thuế (năm 2012: 139.xxx nghìn đồng), thu nhập bình quân 1 lao động đạt mức 3.000.000 đồng/tháng, thuế và các khoản phải nộp ngân sách nhà nước năm 2014 đạt 718.195 nghìn đồng.
  • Thực trạng hạch toán chi phí: Xưởng áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, phương pháp kê khai thường xuyên. Khóa luận mô tả quy trình luân chuyển chứng từ và trích xuất số liệu thực tế tháng 12/2014 qua hệ thống 27 bảng biểu:
    • Hạch toán Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (TK 621): Dựa trên Hóa đơn GTGT số 0001896, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, Sổ chi tiết vật liệu, Bảng phân bổ nguyên vật liệu, trích Sổ nhật ký chung và Sổ cái TK 621.
    • Hạch toán Chi phí nhân công trực tiếp (TK 622): Căn cứ Bảng chấm công, Bảng tính và thanh toán lương, Bảng tổng hợp lương toàn doanh nghiệp, Bảng trích các khoản theo lương (BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ), Bảng phân bổ tiền lương và BHXH, trích Sổ nhật ký chung và Sổ cái TK 622.
    • Hạch toán Chi phí sản xuất chung (TK 627): Phản ánh chi phí nhân viên phân xưởng, vật liệu, khấu hao TSCĐ, chi phí trả trước dài hạn (TK 242) qua Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Bảng phân bổ chi phí trả trước, Bảng phân bổ chi phí sản xuất chung, trích Sổ cái TK 627.
    • Tập hợp chi phí và tính giá thành (TK 154): Tổng hợp chi phí trên Sổ chi phí sản xuất kinh doanh, Phiếu kế toán, Bảng tính giá thành sản phẩm, Phiếu nhập kho thành phẩm và trích Sổ cái TK 154.
Hạng mục kế toán Thực tế áp dụng tại Xưởng may 7-5 (Tháng 12/2014)
Hình thức sổ kế toán Nhật ký chung
Phương pháp kế toán tồn kho Kê khai thường xuyên
Tài khoản hạch toán chi phí TK 621, TK 622, TK 627 (6271, 6272, 6273, 6274, 6277, 6278)
Tài khoản tổng hợp giá thành TK 154
Bộ máy phân xưởng sản xuất 02 phân xưởng cắt, 04 phân xưởng may, 01 phân xưởng hoàn thiện
Căn cứ ghi nhận lao động Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương công nhân sản xuất

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại Xưởng may 7 - 5

Dựa trên việc đánh giá thực trạng công tác hạch toán tại Xưởng may 7-5, tác giả khẳng định tính tất yếu phải hoàn thiện và đề xuất 5 giải pháp cụ thể:

  1. Kiến nghị 1 - Hiện đại hóa công tác kế toán: Chuyển đổi quy trình ghi sổ từ phương pháp thủ công kết hợp bảng tính đơn giản sang ứng dụng phần mềm kế toán chuyên dụng để giảm thiểu thời gian ghi sổ, hạn chế sai sót và cung cấp báo cáo chi phí kịp thời cho ban lãnh đạo.
  2. Kiến nghị 2 - Trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất: Thực tế đơn vị chưa thực hiện trích trước khoản lương nghỉ phép, dẫn đến chi phí nhân công tăng đột biến vào những tháng người lao động tập trung nghỉ phép. Tác giả kiến nghị trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất trực tiếp thông qua tài khoản 335 (ghi Nợ TK 622 / Có TK 335) để ổn định giá thành giữa các kỳ.
  3. Kiến nghị 3 - Hạch toán chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định: Đề xuất phương án lập dự toán và trích trước hoặc phân bổ chi phí sửa chữa lớn máy móc thiết bị may vào chi phí sản xuất chung (TK 627) qua TK 335 hoặc TK 242 thay vì ghi nhận dồn một lần làm sai lệch giá thành kỳ phát sinh sửa chữa.
  4. Kiến nghị 4 - Hạch toán thiệt hại về sản phẩm hỏng: Trong ngành may mặc luôn phát sinh tỷ lệ sản phẩm lỗi hỏng. Tác giả kiến nghị đơn vị không nên phân bổ gộp toàn bộ chi phí sửa chữa hỏng vào chi phí chung mà cần mở tài khoản theo dõi riêng thiệt hại sản phẩm hỏng sửa chữa được và không sửa chữa được (sử dụng TK 1388, TK 154, TK 811) nhằm quy trách nhiệm vật chất và kiểm soát định mức kinh tế kỹ thuật.
  5. Kiến nghị 5 - Tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Đề xuất thắt chặt khâu giác sơ đồ mẫu cắt vải tại các phân xưởng cắt, ban hành định mức tiêu hao nguyên vật liệu chặt chẽ và thưởng phạt đối với tổ cắt may để hạ thấp tỷ trọng chi phí TK 621.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận hoàn thành các mục tiêu nghiên cứu đặt ra và đạt được các kết quả cụ thể:

  • Làm rõ đặc thù sản xuất của Xưởng may 7-5 là đơn vị may mặc quốc phòng loại 2 kết hợp gia công dân dụng và xuất khẩu, vận hành quy trình công nghệ 3 giai đoạn (Cắt -> May -> Hoàn thiện) với cơ cấu gồm 2 phân xưởng cắt, 4 phân xưởng may và 1 phân xưởng hoàn thiện.
  • Tổng hợp đầy đủ dòng số liệu kế toán thực tế thông qua hệ thống 27 bảng biểu chứng từ kế toán trong tháng 12/2014, phản ánh quá trình luân chuyển chi phí từ chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT số 0001896, phiếu xuất kho vật liệu, bảng tính lương) qua các tài khoản chi phí (TK 621, TK 622, TK 627) sang tài khoản tổng hợp giá thành (TK 154) và nhập kho thành phẩm (TK 155).
  • Tự chỉ ra các điểm bất cập trong công tác kế toán tại đơn vị: chưa trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất; chưa theo dõi riêng biệt thiệt hại về sản phẩm hỏng; phương pháp quản trị chi phí sửa chữa lớn TSCĐ còn dồn cục; công tác ghi chép kế toán chưa hiện đại hóa triệt để.
  • Đưa ra 5 nhóm giải pháp hoàn thiện có sơ đồ hạch toán điều chỉnh chi tiết (sử dụng TK 335, TK 1388, TK 811), đáp ứng đồng thời yêu cầu tuân thủ chế độ kế toán và tính khả thi trong quản lý tại xưởng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận thể hiện một số giới hạn nghiên cứu xuất phát từ phạm vi tiếp cận dữ liệu:

  • Dữ liệu hạch toán chi tiết chi phí và tính giá thành thành phẩm chỉ mới được trích lục trong phạm vi 01 tháng (tháng 12/2014) tại Xưởng may 7-5, chưa phân tích chuỗi biến động giá thành đầy đủ qua tất cả các quý trong năm tài chính.
  • Các giải pháp đề xuất mới dừng lại ở mức độ kiến nghị quy trình hạch toán và điều kiện áp dụng tại đơn vị thực tập, chưa triển khai thử nghiệm thực tế hoặc đối chiếu hiệu quả thực tế sau khi áp dụng phần mềm kế toán.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát công tác kế toán quản trị chi phí, xây dựng hệ thống định mức chi phí chuẩn (standard costing) và phân tích sâu mối quan hệ Chi phí - Khối lượng - Lợi nhuận (CVP) đối với từng dòng sản phẩm may mặc riêng biệt (quân trang so với hàng gia công xuất khẩu).

Giá trị tham khảo

Tài liệu này hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán đang thực hiện khóa luận, chuyên đề tốt nghiệp về đề tài tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành tại doanh nghiệp may mặc hoặc các đơn vị sản xuất cơ khí, tiểu thủ công nghiệp có quy trình phân xưởng nhiều bước.
  • Cán bộ kế toán và nhà quản lý tại các xí nghiệp may vừa và nhỏ, doanh nghiệp quốc phòng làm kinh tế: tham khảo cách xây dựng chứng từ ban đầu, bảng phân bổ chi phí nhân công, phân bổ chi phí sản xuất chung và phương pháp định khoản các khoản trích trước lương nghỉ phép (TK 335) và hạch toán xử lý sản phẩm hỏng.

Câu hỏi thường gặp

1. Xưởng may 7-5 trực thuộc cơ quan nào và được thành lập vào thời gian nào?
Xưởng may 7-5 tiền thân do Phòng Quân lương - Quân trang quản lý thuộc Cục Hậu cần - Bộ Tư lệnh Hải quân, được thành lập vào ngày 07/05/1983 theo Quyết định số 350/QĐ-BTLHQ của Bộ Tư lệnh Hải quân. Trụ sở tại số 275 Lạch Tray, Ngô Quyền, Hải Phòng.

2. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm may mặc tại Xưởng may 7-5 diễn ra qua những công đoạn nào?
Quy trình gồm 5 khâu liên hoàn: Kho nguyên vật liệu phân loại theo đơn hàng -> Phân xưởng Cắt (cắt chi tiết) -> Phân xưởng May (lắp ráp chi tiết từng bộ phận và lắp ráp toàn bộ sản phẩm) -> Phân xưởng Hoàn thiện (cắt chỉ, thùa khuy, đính cúc) -> KCS kiểm tra chất lượng -> Đóng gói nhập kho thành phẩm.

3. Tại Xưởng may 7-5, những tài khoản kế toán tập hợp chi phí nào được sử dụng?
Đơn vị áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên, sử dụng: TK 621 (Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp), TK 622 (Chi phí nhân công trực tiếp), TK 627 (Chi phí sản xuất chung, mở chi tiết các tiểu khoản từ 6271 đến 6278) và TK 154 (Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang).

4. Khóa luận chỉ ra nhược điểm lớn nào trong việc tính lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất tại xưởng?
Đơn vị chưa tiến hành trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất trực tiếp vào chi phí sản xuất trong kỳ. Điều này làm cho chi phí nhân công và giá thành sản phẩm tăng cao đột biến vào các tháng có nhiều công nhân nghỉ phép, gây sai lệch tính ổn định của giá thành sản phẩm.

5. Tác giả đề xuất giải pháp gì đối với việc theo dõi thiệt hại sản phẩm hỏng trong phân xưởng may?
Tác giả đề xuất không hòa tan chi phí sửa chữa hỏng vào chi phí chung mà phải hạch toán riêng theo từng trường hợp hỏng sửa chữa được và không sửa chữa được bằng việc mở tài khoản theo dõi (TK 154, TK 1388, TK 811), kết hợp xử lý quy trách nhiệm vật chất và thu hồi phế liệu.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Tô Thị Gấm đã hoàn thành việc hệ thống hóa lý luận cơ bản về chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp sản xuất, đồng thời phản ánh chân thực thực trạng hạch toán tại Xưởng may 7-5 qua số liệu kế toán tháng 12 năm 2014. Tác giả đã chỉ rõ các điểm bất cập trong công tác trích trước chi phí nghỉ phép, chi phí sửa chữa lớn và quản lý thiệt hại sản phẩm hỏng tại đơn vị. Trên cơ sở đó, 5 giải pháp hoàn thiện được đề xuất mang tính đồng bộ và bám sát nguyên tắc kế toán tài chính, đóng góp tài liệu tham khảo thiết thực cho công tác kế toán tại các doanh nghiệp may mặc có cơ cấu tổ chức tương tự.