CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM TOÁN KHOẢN MỤC CP QLDN TRONG KIỂM TOÁN BCTC 1. Khái quát về khoản mục CP QLDN 1. Khái niệm và vai trò khoản mục CP QLDN 1.
Khái niệm khoản mục CP QLDN Trước tiên, theo Điều 82 – Thông tư 200/2014/TT – BTC về Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, “Chi phí là những khoản làm giảm lợi ích kinh tế, được ghi nhận tại thời điểm giao dịch phát sinh hoặc khi có khả năng tương đối chắc chắn sẽ phát sinh trong tương lai không phân biệt đã chi tiền hay chưa”. Như vậy, chi phí khác với chi tiêu. Có thể thấy, chi tiêu chỉ là sự giảm đi đơn thuần của các loại vật tư tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp bất kể nó được dùng cho mục đích nào. Bên cạnh đó, chi phí và chi tiêu không những khác nhau về lượng mà còn khác nhau về thời gian.
Có những khoản chi tiêu kỳ này chưa được tính và chi phí (như mua vật liệu nhưng chưa sử dụng), và cũng có những khoản tính vào chi phí kỳ này nhưng chưa chi tiêu (như chi phí trích trước). Chi phí và chi tiêu có mối quan hệ nhất định. Chi tiêu là cơ sở phát sinh chi phí, không có chi tiêu thì cũng không có chi phí. Và theo điều 92 - Thông tư 200/2014/TT-BTC về Hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, “Chi phí quản lý doanh nghiệp dùng để phản ánh các chi phí liên quan đến việc quản lý và vận hành hoạt động kinh doanh chung hàng ngày của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,.); bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh ngiệp; chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi; dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…); chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng…)”.
Tóm lại, CP QLDN là khoản chi phí phát sinh chung trong quá trình vận hành của toàn doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định, là loại chi phí mà bất kì doanh nghiệp nào cũng có. 6 Đặc điểm chung của CP QLDN là: - Những chi phí này không liên quan đến một đơn vị kinh doanh hoặc chức năng cụ thể nào, chúng có thể phát sinh như một lợi ích chung cho toàn doanh nghiệp. - Một phần chi phí quản lý doanh nghiệp được xem là cố định, vì chúng phát sinh bất kể mức độ sản xuất hoặc bán hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Vai trò của CP QLDN trên BCTC - Ảnh hưởng đến lợi nhuận: CPQLDN là một khoản chi phí hoạt động, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận kế toán của doanh nghiệp.
Khi chi phí này tăng, lợi nhuận ròng sẽ giảm nếu doanh thu không tăng tương ứng. - Phản ánh hiệu quả quản lý doanh nghiệp: Chi phí này thể hiện mức độ sử dụng nguồn lực cho các hoạt động quản lý, điều hành doanh nghiệp. CPQLDN hợp lý cho thấy doanh nghiệp đang kiểm soát chi phí hiệu quả, trong khi mức chi phí quá cao có thể là dấu hiệu của việc quản lý kém. - Tác động đến dòng tiền và khả năng thanh toán: CPQLDN ảnh hưởng đến dòng tiền hoạt động, từ đó tác động đến khả năng thanh toán và tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Nếu chi phí quản lý quá lớn, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn về dòng tiền ngay cả khi có lợi nhuận trên sổ sách. - Cung cấp thông tin cho nhà đầu tư và các bên liên quan: Các nhà đầu tư, cổ đông và chủ nợ thường xem xét CPQLDN để đánh giá mức độ hiệu quả trong việc kiểm soát chi phí của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp có tỷ lệ CPQLDN cao so với doanh thu có thể bị đánh giá là hoạt động chưa hiệu quả. - Căn cứ để lập kế hoạch tài chính và chiến lược kinh doanh: Doanh nghiệp cần theo dõi và phân tích CPQLDN để điều chỉnh ngân sách, tối ưu hóa chi phí và đưa ra các chiến lược phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Kế toán CP QLDN 1. Nguyên tắc kế toán Theo Điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC, “Các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp không được coi là chi phí tính thuế TNDN theo quy định của Luật 7 thuế nhưng có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế TNDN để làm tăng số thuế TNDN phải nộp. Tài khoản 642 được mở chi tiết theo từng nội dung chi phí theo quy định. Tùy theo yêu cầu quản lý của từng ngành, từng doanh nghiệp, tài khoản 642 có thể được mở thêm các tài khoản cấp 2 để phản ánh các nội dung chi phí thuộc chi phí quản lý ở doanh nghiệp.
Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào bên Nợ tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”. Kết cấu và nội dung tài khoản Theo Điều 92 Thông tư 200/2014/TT-BTC, kết cấu và nội dung tài khoản 642 như sau: “ Kết cấu tài khoản Bên Nợ: - Các chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong kỳ; - Số dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (Chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này lớn hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết); Bên Có: - Các khoản được ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp; - Hoàn nhập dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả (chênh lệch giữa số dự phòng phải lập kỳ này nhỏ hơn số dự phòng đã lập kỳ trước chưa sử dụng hết); - Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp vào tài khoản 911 “Xác định kết quả kinh doanh”. Số dư: Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp không có số dư cuối kỳ. Nội dung tài khoản: Tài khoản 642 – chi phí quản lý doanh nghiệp có 8 tài khoản cấp 2.
Cụ thể: • Tài khoản 6421 - Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban 8 giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp. • Tài khoản 6422 – Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm,…vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định, công cụ, dụng cụ,…(giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT). • Tài khoản 6423 – Chi phí đồ dùng văn phòng: phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế, hoặc chưa có thuế GTGT). • Tài khoản 6424 – Chi phí khấu hao TSCĐ: Phản ánh chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật chất kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,… • Tài khoản 6425 – Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,… và các khoản phí, lệ phí khác.
• Tài khoản 6426 – Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. • Tài khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,… (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê TSCĐ, chi phí trả cho nhà thầu phụ. • Tài khoản 6428 – Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí đã kể trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,…” 1. Chứng từ sổ sách sử dụng - Sổ nhật ký chung, bảng kê chứng từ, sổ chi tiết TK 642, quy chế chi tiêu nội bộ và sổ chi tiết các tài khoản có liên quan.
- Các chứng từ liên quan đến lương và các khoản trích theo lương: Bảng tính lương, bảng chấm công hàng tháng, hợp đồng lao động, bảng tính BHXH, BHYT, BHTN, các quyết định tăng lương,… - Các chứng từ liên quan đến việc mua sắm các đồ dùng, vật liệu liên quan: 9 Hợp đồng mua bán, Biên bản nghiệm thu, Hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, Bảng kê mua hàng hóa, phiếu nhập kho,… - Các chứng từ liên quan đến tiền: Phiếu chi, ủy nhiệm chi, giấy báo nợ, sao kê ngân hàng,… - Các chứng từ liên quan đến TSCĐ: Bảng tính và phân bổ khấu hao, Biên bản giao nhận TSCĐ,… - Các chứng từ liên quan đến thuế, phí và lệ phí: Thông báo thuế, Bảng kê nộp thuế, Biên lai thu thuế - Các chứng từ liên quan đến khoản dự phòng: Bảng số dư chi tiết theo tuổi nợ - Các chứng từ liên quan đến dịch vụ mua ngoài: Hợp đồng kinh tế, hợp đồng nguyên tắc, Hóa đơn GTGT, biên bản nghiệm thu, phiếu nhập kho, xuất kho,… 1. Phương pháp hạch toán Hình 1. Sơ đồ kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp (Nguồn: https://amis.vn/5581/chi-phi-quan-ly-doanh-nghiep/) 10 1. Các sai phạm thường gặp đối với khoản mục CP QLDN Một số sai phạm mà KTV thường gặp đối với khoản mục CP QLDN: • Chi phí thực tế nhỏ hơn chi phí được phản ánh trên sổ sách, báo cáo kế toán: - Một số chi phí không có đầy đủ chứng từ hoặc trùng hóa đơn bị hạch toán vào khoản mục CP QLDN.
- Kế toán tính toán sai tăng giá trị nghiệp vụ dẫn đến chi phí được ghi nhận sai tăng hoặc sai tăng do cộng dồn sổ sách, chuyển số liệu sai. - Doanh nghiệp có thể ghi nhận những chi phí dự tính sẽ phát sinh trong tương lai nhưng chưa thực sự phát sinh trong kỳ kế toán hiện tại như trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ, chi phí lãi vay, …Hoặc các khoản chi phí thực tế đã chi nhưng có tính chất dài hạn (ví dụ như chi phí khấu hao, chi phí phân bổ bảo hiểm) có thể bị hạch toán vào toàn bộ chi phí trong kỳ, thay vì phải phân bổ chi phí này vào các kỳ kế toán tương ứng.