CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG VÀ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Lý luận chung về kế toán khoản phải thu và khoản phải trả trong doanh nghiệp Trong hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) của các doanh nghiệp hiện nay, mối quan hệ trao đổi mua bán giữa doanh nghiệp (DN) đối với người mua hay người bán là việc phát sinh thường xuyên, liên tục. Vì vậy, để theo dõi các khoản thanh toán đối với người mua hay người bán là một phần quan trọng trong công tác kế toán công nợ và công việc của các kế toán viên. Các khoản phải thu hay phải trả đều phát sinh, diễn ra liên tục trong quá trình thực hiện hoạt động SXKD của doanh nghiệp.1 Lý luận chung về các khoản phải thu và dự phòng phải thu khó đòi 1.1 Khái quát về các khoản phải thu Theo giáo trình Kế toán tài chính, Học viện Ngân hàng: “Các khoản phải thu là khoản nợ của các cá nhân, các tổ chức đơn vị bên trong và bên ngoài doanh nghiệp về số tiền mua sản phẩm, hàng hóa, vật tư và các khoản dịch vụ khác chưa thanh toán cho doanh nghiệp”. Các khoản phải thu được ghi nhận là tài sản của doanh nghiệp trên bảng cân đối kế toán, phản ánh số tiền từ các cá nhân, đơn vị hay tổ chức kinh tế đang tạm thời sử dụng và chiếm dụng cần thu hồi để đảm bảo nguồn vốn cũng như hoạt động tài chính hiệu quả.
Trong doanh nghiệp, công tác kế toán các khoản phải thu là vô cùng cần thiết, tùy thuộc vào nhu cầu của mỗi DN mà các tiêu chí phân loại khác nhau. Thông thường, các doanh nghiệp sẽ phân loại các khoản phải thu theo đối tượng hay theo thời gian (Kì hạn thu hồi nợ). Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 của Bộ Tài chính: “Các khoản phải thu được phân loại theo đối tượng bao gồm: Mai Lan Hương 7 K24KTDNA Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng - Phải thu khách hàng: là những khoản phải thu từ tiền hoặc tương đương tiền phát sinh từ việc bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nhưng khách hàng chưa thanh toán tiền. - Phải thu nội bộ: là các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên với đơn vị cấp dưới hoặc giữa các đơn vị cấp dưới với nhau trong nội bộ.
- Phải thu khác: là các khoản ngoài khoản phải thu khách hàng và phải thu nội bộ. Các khoản phải thu được phân loại theo thời gian hay kì hạn thu hồi nợ là: - Phải thu ngắn hạn: Là các khoản phải thu ngắn hạn có kỳ hạn thu hồi không quá 12 tháng hoặc 1 chu kì kinh doanh thông thường của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo (sau khi trừ đi dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi). - Phải thu dài hạn: Là các khoản phải thu có kỳ hạn thu hồi trên 12 tháng hay 1 chu kì kinh doanh tại thời điểm báo cáo.2 Các khoản dự phòng phải thu khó đòi Trong hoạt động sản xuất kinh doanh và cung cấp dịch vụ, mỗi DN đều có các chính sách ưu đãi để khuyến khích khách hàng của mình mua hàng. Do đó, việc phát sinh từ trao đổi mua bán tạo ra khoản nợ phải thu từ khách hàng là việc phát sinh không thể tránh khỏi và chiếm tỷ trọng lớn.
Khoản nợ phải thu khó đòi là các khoản nợ phải thu mà người nợ gặp khó khăn hay không có khả năng thanh toán nợ đúng hạn. Mà đặc biệt khoản nợ này nếu không được thu hồi sẽ gây ra tổn thất lớn cho doanh nghiệp. Vì vậy để tuân thủ nguyên tắc thận trọng và nguyên tắc phù hợp thì với các khoản phải thu khó có khả năng thu hồi đòi hỏi kế toán viên phải thực hiện trích lập dự phòng cho khoản phải thu khó đòi. Để xác định khoản phải thu là khoản phải thu khó đòi thì căn cứ vào: - Thời gian thanh toán các khoản nợ phải thu đã vượt quá thời gian trên hợp đồng kinh tế, cam kết vay nợ hay khế ước vay nợ giữa hai bên.
Mai Lan Hương 8 K24KTDNA Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng - Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đó đang lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang thực hiện thủ tục giải thể; người bỏ trốn, mất tích, đang bị cơ quan pháp luật bắt giữ, tạm giam, điều tra hay đã chết. dù chưa đến thời hạn thanh toán. Số nợ phải thu khó đòi, Công ty có trách nhiệm xử lý bằng cách bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi. Nếu còn thiếu, hạch toán vào chi phí kinh doanh của Công ty.
Nợ phải thu không có khả năng thu hồi sau khi xử lý thì vẫn phải theo dõi trên tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán và tổ chức thu hồi. Nếu số tiền được thu hồi lại sẽ được hạch toán vào thu nhập của Công ty.2 Lý luận chung về các khoản phải trả (Nợ phải trả) Theo định nghĩa về nợ phải trả của chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 01 tại Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ Tài chính: “Nợ phải trả là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các sự kiện và giao dịch đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình”. Vì vậy, khoản nợ phải trả được coi là khoản nợ phát sinh trong quá trình mua hàng hóa, dịch vụ mà doanh nghiệp cần phải thanh toán theo thời hạn nợ dựa trên hợp đồng kinh tế. Giống như các khoản nợ phải thu, khoản nợ phải trả cũng được phân loại theo đối tượng và theo thời gian.
Khi phân loại theo đối tượng thì khoản phải trả sẽ bao gồm: - Phải trả người bán: Đây được coi là khoản nợ phải trả chiếm tỷ trọng lớn nhất trong các khoản phải trả của doanh nghiệp. Khoản phải trả người bán là khoản phải trả mà doanh nghiệp phải trả đối với nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, dịch vụ hay những nhà thầu xây lắp phụ. - Phải trả nội bộ được định nghĩa là các khoản phải trả giữa đơn vị cấp trên với đơn vị cấp dưới hoặc giữa các đơn vị cấp dưới với nhau trong nội bộ công ty đó. - Phải trả khác: là các khoản ngoài khoản phải trả người bán và khoản phải trả nội bộ.
Căn cứ theo thời hạn nợ của một doanh nghiệp, khoản mục nợ phải trả được trình bày trên bảng cân đối kế toán bao gồm: Mai Lan Hương 9 K24KTDNA Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng Nợ ngắn hạn: Là các khoản nợ phải trả có kỳ hạn trong vòng 1 năm hoặc 1 chu kỳ kinh doanh của DN. Đây là các khoản nợ phát sinh trong quá trình hoạt động SXKD thường ngày của doanh nghiệp như: nợ phải trả người bán, nợ phải trả công nhân viên, thuế và các khoản phải nộp nhà nước, ứng trước của khách hàng, chi phí phải trả,… Nợ dài hạn: Là các khoản nợ phải trả có kỳ hạn trên 1 năm hoặc trên 1 chu kỳ kinh doanh. Nợ dài hạn của doanh nghiệp thường bao gồm: vay dài hạn ngân hàng, trái phiếu phát hành và nợ thuê tài sản tài chính.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến nợ phải thu, nợ phải trả của doanh nghiệp Các nhân tố ảnh hưởng tới các khoản phải thu khách hàng hay khoản phải trả người bán tại doanh nghiệp được chia làm hai nhân tố chính là nhân tố khách quan và nhân tố chủ quan. Nhân tố khách quan: là các nhân tố từ bên ngoài mà bản thân doanh nghiệp không thể kiểm soát được.
Các nhân tố này có thể bị ảnh hưởng từ việc sản xuất kinh doanh hay nền kinh tế hiện nay lên các doanh nghiệp một cách trực tiếp hay gián tiếp khác nhau do việc vận hành và kinh doanh của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Vì vậy, doanh nghiệp cần nắm bắt kịp thời và đáp ứng tốt các nhân tố khách quan này để có thể phát triển hơn. - Ảnh hưởng từ môi trường pháp lý: Môi trường pháp lý là cơ sở pháp lý để các kế toán viên căn cứ vào đó để áp dụng các công tác kế toán của doanh nghiệp mình sao cho phù hợp và tuân thủ theo các quy định của pháp luật đưa ra. Hiện nay, với xu hướng hội nhập và phát triển thì các chuẩn mực kế toán quốc tế đang dần được đưa vào áp dụng tại Việt Nam.
Vì vậy, việc cập nhật thông tin và kiến thức từ Luật Kế toán, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán hay luật thuế là vô cùng quan trọng với các kế toán viên, doanh nghiệp. Ví dụ: Hiện nay Quốc hội đề xuất, sửa đổi và bổ sung Luật Kế toán để thực hiện lộ trình áp dụng Chuẩn mực kế toán quốc tế IFRS tại Việt Nam giúp thu hút vốn đầu tư từ nước ngoài và giúp các doanh nghiệp Việt Nam dễ dàng niêm yết trên thị trường chứng khoán nước ngoài. Hay sau dịch bệnh Covid 19, Nhà nước đã đưa ra các chính sách để giúp các doanh nghiệp giảm Mai Lan Hương 10 K24KTDNA Khóa luận tốt nghiệp Học viện Ngân hàng bớt các khoản nợ phải trả về thuế khi giảm thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với một số loại mặt hàng hay điều chỉnh lãi suất đi vay. - Ảnh hưởng từ môi trường kinh doanh: Những yếu tố ảnh hưởng từ môi trường kinh doanh mà doanh nghiệp có thể nắm bắt và không thể kiểm soát hoàn toàn như ảnh hưởng về giá cả của sản phẩm, tiền thuế hay lãi suất.
Ngoài việc nền kinh tế có ổn định hay không cũng ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Trong thời đại công nghệ số 4.0 thì việc áp dụng các kỹ thuật công nghệ vào sản xuất kinh doanh cũng là sự cạnh tranh lớn đối với sự tồn tại và phát triển của DN. Sự phát triển của khoa học kỹ thuật và công nghệ đòi hỏi các doanh nghiệp cũng phải thích ứng và áp dụng sao cho phù hợp với doanh nghiệp của mình. Việc áp dụng công nghệ thông tin vào kế toán cũng giúp kế toán viên kiểm soát được công việc của mình tốt hơn như những chứng từ điện tử, phần mềm kế toán… Nhân tố chủ quan: Là các nhân tố mà doanh nghiệp có thể kiểm soát được vì nó là nhân tố nằm ở chính bản thân của doanh nghiệp.
Vì vậy, doanh nghiệp có thể kiểm soát và điều chỉnh các nhân tố này sao cho có lợi nhất cho doanh nghiệp của mình. Các nhân tố này có thể kể đến như: - Trình độ nguồn nhân lực: Trình độ của đội ngũ cán bộ nhân viên quyết định đến kết quả hoạt động của Công ty.