mở đầu quan trọng trong quá trình hoạch định. Thực chất, hoạch định sứ mạng kinh doanh là xác định lĩnh vực kinh doanh. Sứ mạng có thể thay đổi tuỳ theo sự thay đổi của tổ chức, môi trường và các nhà lãnh đạo cấp cao trong tổ chức. Việc hoạch định sứ mạng đóng vai trò rất quan trọng cho sự thành công của tổ chức.
Trước hết, nó tạo cơ sở quan trọng cho việc lựa chọn đúng đắn các mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp. Mặt khác, nó có tác dụng tạo lập và củng cố hình ảnh của doanh nghiệp trước công chúng xã hội, đồng thời tạo ra sự hấp dẫn đối với các đối tượng hữu quan như cổ đông, nhà cung cấp, các tổ chức tài chính, khách hàng… Hoạch định tầm nhìn chiến lược Tầm nhìn là một hình ảnh, hình tượng độc đáo và lý tưởng trong tương lai, là những điều tổ chức nên đạt tới hoặc trở thành. Nó mô tả rõ ràng mong muốn của doanh nghiệp trong tương lai, cái đích mà tổ chức mong muốn vươn tới. Nó thiết lập khuôn khổ hoạt động của doanh nghiệp trong thời gian tồn tại.
Tầm nhìn được phổ biến tới các nhân viên, khách hàng, sẽ giúp khách hàng và chính doanh nghiệp tin tưởng và hành động đi theo con đường đã định. Hoạch định tầm nhìn là nhà quản trị doanh nghiệp đưa ra định hướng, mục tiêu trong tương lai mà doanh nghiệp muốn hướng tới. Khi tiến hành hoạch định tầm nhìn chiến lược, nhà quản trị cần chú ý, tầm nhìn chiến lược phải đảm bảo: - Đơn giản, rõ ràng và dễ hiểu. - Giữ một khoảng cách đủ xa về thời gian cho phép có những thay đổi khi cần thiết.
- Có khả năng tạo sự tập trung nguồn lực trong doanh nghiệp và lưu ý đến quy mô và thời gian. - Thường xuyên được kết nối bởi các nhà quản trị cấp cao. Thực tế cho thấy, tổ chức cẩn trọng trong việc phát triển bản tuyên bố tầm nhìn và sứ mạng thường có khả năng thành công hơn các tổ chức xem nhẹ vấn đề này.2 Hoạch định mục tiêu Mục tiêu là kết quả tương lai mà nhà quản trị mong muốn đạt được. Mục tiêu là nền tảng của hoạch định bởi các chức năng quản trị đều hướng đến thực hiện mục tiêu.
Mục tiêu xác định dựa trên cơ sở sứ mạng, nhiệm vụ và nhằm thực hiện sứ mạng, nhiệm vụ của tổ chức. Mỗi doanh nghiệp không chỉ có một mục tiêu là tìm kiếm lợi nhuận mà có rất nhiều mục tiêu khác như: mục tiêu tăng trưởng, mục tiêu tăng thị phần… Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp quá chú trọng vào một mục tiêu thì các mục tiêu khác sẽ bị lãng quên và sẽ ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, khi hoạch định mục tiêu, các nhà quản trị cần lựa chọn mục tiêu và đảm bảo các yêu cầu đặt ra cho mục tiêu phải cụ thể và khả thi. Ngoài ra, các nhà quản trị cần chú ý đến giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, đưa ra thời hạn cụ thể của từng mục tiêu và cần cụ thể hoá các mục tiêu để dễ dàng so sánh và phân tích.3 Hoạch định chiến lược Chiến lược là kế hoạch đồng bộ, toàn diện, được soạn thảo một cách chi tiết nhằm đảm bảo thực hiện sứ mạng và các mục tiêu của tổ chức.
Chiến lược cụ thể hoá thành các chiến thuật, kế hoạch tác nghiệp để thực hiện nó. Hoạch định chiến lược là quá trình xác định nhiệm vụ của doanh nghiệp, đề ra những mục tiêu và xây dựng những chiến lược. Trong nền kinh tế thị trường, đứng trước sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp trong ngành, đòi hỏi các nhà quản trị của doanh nghiệp phải triển khai nghiêm túc việc phân tích, đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, xác định đâu là thời cơ cho phép doanh nghiệp sử dụng lợi thế cạnh tranh của mình, đâu là mối đe doạ để doanh nghiệp có biện pháp phòng tránh. Từ đó, rút ra được sơ đồ quy trình hoạch định chiến lược như sau: 16 Sơ đồ 1.1 Quy trình hoạch định chiến lược trong doanh nghiệp Xác định mục tiêu Phân tích và đánh Đánh giá điểm giá môi trường mạnh, điểm yếu Lựa chọn chiến Phân tích, đánh giá lược phương án chiến lược 1.4 Hoạch định chính sách Chính sách là quyết sách cơ bản chỉ dẫn hoạt động, là hướng dẫn chung đối với hành động và ra quyết định nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Chính sách được hình thành bởi những nhà quản trị cấp cao trong thời gian dài. Nó phản ánh mục tiêu cơ bản và quy định phương hướng hành động để nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ đặt ra của tổ chức. Chính sách cần phải dễ điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tiễn đồng thời phải dễ truyền đạt và dễ hiểu đối với công nhân viên. Có hai loại chính sách đó là chính sách cụ thể và chính sách tổng quát.
Chính sách cụ thể có thể được thể bằng văn bản hay lời nói, có tác dụng cung cấp cho người ra quyết định các thông tin cần thiết về các vấn đề cụ thể để họ có cơ sở lựa chọn phương án phù hợp. Chính sách tổng quát nằm trong khuôn mẫu đã định sẵn của tổ chức, có tính chất khái quát và liên quan đến tất cả các lĩnh vực hoạt động của tổ chức. Chính sách có phạm vi co dãn nhất định, có thể trở thành những nguyên tắc cứng. Một số khác lại có phạm vi co dãn rộng rãi nhưng có thể cũng lại chật hẹp.5 Hoạch định thủ tục Thủ tục là những việc cụ thể phải làm theo một trật tự nhất định để tiến hành công việc có tính chất chính thức, đó là thiết lập các kế hoạch cần thiết cho việc điều hành các hoạt động tương lai.
Thủ tục mô tả chuỗi hành động cần thiết được thực hiện theo một trình tự thời gian trong một tình huống cụ thể. Thủ tục cung cấp những hướng dẫn chi tiết để xử lý những việc thường xảy ra. Thủ tục giúp người thực hiện nó biết cách hành động và hành động nhất quán trong mọi tình huống. Khi thực hiện các hoạt động này nhà quản trị ít được tự do lựa chọn hành động và phương án hành động.
Các thủ tục tồn tại ở tất cả các bộ phận của tổ chức và tồn tại ở tất cả các cấp quản trị. Các thủ tục cần có sự chính xác và chi tiết để công việc được thực hiện một cách có hiệu quả nhất.6 Hoạch định quy tắc Quy tắc là quy định chung bắt buộc mọi người phải tuân theo, không để cho người thực hành làm theo ý riêng của họ. Trong kinh doanh, nhà quản trị đưa ra các quy tắc nhằm hướng CBCNV làm việc theo mục tiêu chung, làm việc có nguyên tắc, có trật tự, làm việc theo nội quy của doanh nghiệp. Như vậy, hoạch định quy tắc là đưa ra giải thích rõ ràng những hành động nào nên làm, những hành động nào không nên làm nhằm mang lại môi trường làm việc chuyên nghiệp và xây dựng văn hoá doanh nghiệp mang đậm bản sắc.
Quy tắc hướng dẫn hoạt động nhưng không ấn định trình tự thời gian và đề cập đến một vấn đề cụ thể trong một giới hạn nhất định.7 Hoạch định chương trình Chương trình là tổ hợp các mục tiêu, chính sách, thủ tục và quy tắc, các nhiệm vụ và các bước phải tiến hành, các nguồn lực cần sử dụng và các yếu tố khác cần thiết để nhằm thực hiện một mục đích nhất định của tổ chức. Chương trình có thể lớn và dài hạn hoặc nhỏ và ngắn hạn. Chương trình cũng giống như dự án là kế hoạch chỉ dùng một lần. Doanh nghiệp có thể có những chướng trình lớn như chương trình phát triển sản phẩm, phát triển đội ngũ quản trị… hay là các chương trình nhỏ như phổ cập tin học 18 cho CBCNV, chương trình quảng cáo một sản phẩm hoạch một dịch vụ mới của doanh nghiệp.
Chương trình phải được hỗ trợ bằng các ngân quỹ cần thiết, cần có kế hoạch tài chính cho việc thực hiện. Mỗi chương trình quan trọng thường có các chương trình hỗ trợ. Vì vậy, việc lập chương trình đòi hỏi một kỹ năng quản trị đặc biệt chính xác , áp dụng một hệ thống tư duy và hành động chính xác.8 Hoạch định ngân sách Ngân sách là phương pháp phân bổ các nguồn lực được huy động biểu thị dưới dạng tiền tệ để đạt được các mục tiêu đã đặt ra. Ngân sách có chức năng như một kế hoạch hành động, nó được coi là nội dung quan trọng trong công tác hoạch định của doanh nghiệp.
Hoạch định ngân sách là quá trình xác lập các mục tiêu tài chính của doanh nghiệp. Ngân sách giúp điều phối các hoạt động của những nhà quản trị và những bộ phận khác nhau, đồng thời đảm bảo cho tổ chức đạt được mục tiêu mong muốn. Ngân sách có thể trở thành thước đo để giám sát các hoạt động thực tế. Như vậy, hoạch định ngân sách có vai trò rất quan trọng trong công tác hoạch định của doanh nghiệp.2 Quy trình hoạch định Sơ đồ 1.2 Quy trình hoạch định Nhận thức điểm mạnh, Tìm ra các So sánh và lựa điểm yếu, cơ hội và phương án chọn phương án thách thức Quyết định và chuẩn bị kế hoạch Bước 1: Nhận thức điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức Bước này đòi hỏi các nhà quản trị phải nhận thức, phân tích toàn cảnh môi trường một cách chính xác.
Sử dụng các mô thức, phương pháp phân tích khoa học 19 nhằm phát hiện ra các cơ hội mà môi trường đem lại đồng thời cũng phát hiện các rủi ro để chủ động né tránh, phòng ngừa. Bước 2: Tìm ra các phương án Sau khi tiến hành bước chẩn đoán, các nhà quản trị cần tìm ra phương án ứng với những điều kiện nhất định. Thường các nhà quản trị dùng ma trận SWOT để tìm ra phương án phù hợp. Bước 3: So sánh và lựa chọn phương án Từ ma trận SWOT các nhà quản trị tiến hành nghiên cứu các phương án sau đó tiến hành so sánh các phương án về nhiều mặt.
Sau đó tiến hành đánh giá và lựa chọn phương án phù hợp nhất. Bước 4: Quyết định và chuẩn bị kế hoạch Sau khi các nhà quản trị lựa chọn được phương án phù hợp thì bước tiếp theo là chuẩn bị các kế hoạch từ chiến lược đến tác nghiệp, từ tổng quát đến cụ thể.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác hoạch định 1.Yếu tố bên ngoài 1.1 Môi trường vĩ mô Môi trường vĩ mô là nhóm môi trường có tác động lâu dài, nằm bên ngoài doanh nghiệp và có tác động trực tiếp đến lợi nhuận của doanh nghiệp.