Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp đại học ngành Thông tin – Thư viện của tác giả Cù Thị Điệp (Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia Hà Nội, năm 2012) nghiên cứu về hoạt động quản trị nguồn tài nguyên thông tin đặc thù tại một cơ sở giáo dục đại học khối kỹ thuật: Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Xây dựng Hà Nội.

Về bối cảnh thực tiễn, Trường Đại học Xây dựng là trung tâm đào tạo và nghiên cứu khoa học chuyên ngành xây dựng quy mô lớn tại Việt Nam. Trong quá trình đào tạo và nghiên cứu khoa học, nhà trường sản sinh ra một khối lượng lớn tài liệu nội sinh (tài liệu "xám") có giá trị khoa học và khả năng ứng dụng thực tiễn cao, bao gồm luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, đồ án tốt nghiệp, đề tài nghiên cứu khoa học các cấp, giáo trình nội bộ và các báo cáo chuyên đề. Nguồn tài liệu này có tính chuyên sâu, cập nhật nhanh và không phân phối qua các kênh thương mại xuất bản thông thường. Tuy nhiên, việc tổ chức quản lý, xử lý nghiệp vụ và cung cấp dịch vụ khai thác nguồn tài liệu này tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Xây dựng còn chịu nhiều tác động từ chính sách, hạ tầng kỹ thuật và công nghệ, đòi hỏi phải có một nghiên cứu khảo sát có hệ thống.

Mục đích nghiên cứu của khóa luận được xác định gồm 4 nội dung:

  1. Làm rõ vai trò nguồn tài liệu “xám” nói chung và đối với công tác nghiên cứu khoa học, giáo dục đào tạo của Trường Đại học Xây dựng Hà Nội nói riêng.
  2. Tìm hiểu các sản phẩm và dịch vụ thông tin (SP&DVTT) nguồn tài liệu “xám” đã và đang phục vụ người dùng tin tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội.
  3. Đánh giá những ưu điểm và hạn chế của các sản phẩm và dịch vụ thông tin tài liệu “xám” trong hoạt động của Trung tâm.
  4. Đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin tài liệu “xám” trong thời gian tới.

Nhiệm vụ nghiên cứu được phân định thành 3 nội dung:

  1. Nghiên cứu khái quát quá trình hình thành và phát triển, đặc điểm nguồn tài liệu “xám”, nhu cầu tin của người sử dụng tại trường.
  2. Khảo sát thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin tài liệu “xám” ở Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội.
  3. Đề xuất các kiến nghị và giải pháp có tính khả thi đối với việc phát triển nguồn thông tin này.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Nguồn tài liệu “xám” của Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Xây dựng Hà Nội.
  • Phương diện nghiên cứu: Các sản phẩm và dịch vụ thông tin hình thành từ nguồn tài liệu “xám”.
  • Không gian nghiên cứu: Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Xây dựng Hà Nội.
  • Thời gian nghiên cứu: Khảo sát thực trạng tài liệu và hoạt động phục vụ từ năm 2005 đến thời điểm năm 2012.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Cơ sở lý luận của đề tài dựa trên quan điểm của chủ nghĩa Mác – Lênin và tư tưởng Hồ Chí Minh về công tác thông tin – thư viện, kết hợp các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước về hoạt động thông tin khoa học trong hệ thống giáo dục đại học. Về mặt học thuật chuyên ngành, tác giả tiếp thu các hệ thống định nghĩa và mô hình phân loại:

  • Định nghĩa tài liệu "xám" (Grey literature) từ Nhóm công tác liên cơ quan về tài liệu xám (1995), Hội nghị quốc tế lần thứ 4 về tài liệu xám (Mỹ, 1999), Thư viện Đại học New England và định nghĩa tài liệu nội sinh của tác giả Nguyễn Thị Minh Ngọc (2009).
  • Khung phân loại tài liệu "xám" trong trường đại học theo PGS.TS. Trần Mạnh Tuấn, chia tài liệu nội sinh thành 3 nhóm: nguồn tin phản ánh kết quả hoạt động đào tạo; nguồn tin phản ánh kết quả nghiên cứu khoa học; nguồn tin phản ánh tiềm lực đào tạo và nghiên cứu khoa học.
  • Lý thuyết về dịch vụ thông tin – thư viện của PGS.TS. Trần Mạnh Tuấn, xác định 4 đặc trưng cơ bản của dịch vụ thư viện: tính vô hình, tính không xác định, tính không thể chia cắt và tính tổn thất do tồn kho.

Phương pháp nghiên cứu thực tế bao gồm:

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu: Thu thập, hệ thống hóa văn bản pháp quy, tài liệu lý thuyết và báo cáo chuyên môn.
  • Phương pháp thống kê, xử lý số liệu: Thu thập số liệu đăng ký, số lượng biểu ghi, lượt bạn đọc và số lượng tài liệu bổ sung qua các năm.
  • Phương pháp quan sát trực tiếp: Quan sát dây chuyền xử lý nghiệp vụ, cách sắp xếp kho tài liệu và hoạt động tại các phòng phục vụ.
  • Phương pháp trao đổi: Phỏng vấn trực tiếp cán bộ quản lý và nhân viên nghiệp vụ tại các bộ phận của Trung tâm.

Nguồn dữ liệu sử dụng trong nghiên cứu:

  • Dữ liệu thứ cấp: Hồ sơ hành chính, sổ đăng ký tổng quát, sổ đăng ký cá biệt, báo cáo tổng kết năm học của nhà trường và thư viện, biểu mẫu nghiệp vụ bổ sung – xử lý.
  • Dữ liệu thực nghiệm: Thống kê số lượng kho tài liệu năm 2011, số liệu bổ sung tài liệu giai đoạn 2008 – 2011, số liệu bạn đọc sử dụng phòng đọc Quốc văn quý IV năm 2011.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Khái quát về Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội

Chương 1 trình bày lịch sử phát triển của trường, cơ cấu của thư viện, đặc điểm tài nguyên và người dùng tin. Trường Đại học Xây dựng được thành lập theo Quyết định số 144/CP ngày 08/08/1966 của Hội đồng Chính phủ, tiền thân là Khoa Xây dựng (1956 – 1966) thuộc Trường Đại học Bách khoa Hà Nội. Đến năm 2012, trường đã đào tạo trên 35.000 kỹ sư và kiến trúc sư, 1.242 thạc sĩ, 138 tiến sĩ, bồi dưỡng sau đại học trên 2.500 kỹ sư và hơn 5.000 lượt cán bộ nghiệp vụ giám sát thi công. Quy mô đào tạo của trường thời điểm khảo sát là trên 25.000 người học (hệ đại học dài hạn tập trung trên 14.900 sinh viên, văn bằng hai trên 1.700, cử tuyển 210, liên thông trên 270, cao học trên 700 và gần 60 nghiên cứu sinh). Tổng số cán bộ, giảng viên là 875 người, gồm 661 cán bộ giảng dạy và 214 nhân viên (với 4 tiến sĩ khoa học, 144 tiến sĩ, 2 giáo sư, 67 phó giáo sư, 317 thạc sĩ; giảng viên có trình độ sau đại học chiếm 76,7%, trong đó tiến sĩ chiếm 25,56%).

Thư viện trường thành lập cùng thời điểm năm 1966, từng sơ tán về Hương Canh (Vĩnh Phú) giai đoạn 1969 – 1970 và chuyển lại về Hà Nội năm 1976. Đến năm 2001, Thư viện được nâng cấp thành Trung tâm Thông tin – Thư viện. Trung tâm thực hiện 4 chức năng: thông tin, giáo dục, nghiên cứu và quản lý văn hóa (trong đó chức năng giáo dục đóng vai trò chủ đạo).

Cơ cấu tổ chức của Trung tâm gồm Ban Giám đốc và các phòng chức năng: Phòng Bổ sung và xử lý nghiệp vụ; Phòng Phục vụ (gồm phòng mượn, phòng quốc văn, phòng ngoại văn); Phòng Phục vụ tra cứu tin; Phòng Máy tính. Tổng biên chế gồm 15 cán bộ: Phòng Giám đốc (1 người), Phòng Giáo trình (4 người), Phòng Quốc văn (3 người), Phòng Ngoại văn (1 người), Phòng Tin học (3 người), Phòng Xử lý nghiệp vụ (2 người). Đa số cán bộ được đào tạo chuyên ngành thông tin – thư viện; một số thuộc chuyên ngành khác như kiến trúc, toán – tin, văn thư lưu trữ, quản trị tin, quan hệ quốc tế.

Nguồn lực thông tin của Trung tâm (thống kê năm 2011) được cơ cấu theo các phòng phục vụ:

  • Phòng Giáo trình: 118.878 cuốn.
  • Phòng Quốc văn: Tổng cộng 20.390 cuốn và tài liệu kèm đĩa CD.
  • Phòng Ngoại văn: 38.614 cuốn.
  • Báo và tạp chí: 71 loại tạp chí tiếng Việt và một số tạp chí nước ngoài.
Loại hình tài liệu tại Phòng đọc Quốc văn Số lượng (năm 2011)
Đề tài NCKH + Luận văn thạc sĩ 4.660 cuốn + CD
Luận án tiến sĩ 160 cuốn + CD
Sách tham khảo khổ lớn 8.998 cuốn
Sách tham khảo khổ vừa 1.866 cuốn
Sách tham khảo khổ nhỏ 4.386 cuốn
Đồ án sinh viên Khoa Kiến trúc (kèm CD) 320 cuốn
Ngôn ngữ tài liệu tại Phòng đọc Ngoại văn Số lượng (năm 2011)
Tiếng Nga 33.012 cuốn
Tiếng Anh 3.319 cuốn
Tiếng Đức 1.151 cuốn
Tiếng Pháp 426 cuốn
Các ngôn ngữ khác 59 cuốn
Từ điển 637 cuốn

Người dùng tin của Trung tâm được chia làm 4 nhóm với đặc điểm nhu cầu khác nhau:

  1. Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý: Cần thông tin định hướng, đề tài nghiên cứu bao quát phục vụ ra quyết định quản lý.
  2. Nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng viên: Cần tài liệu tham khảo chuyên ngành sâu, tài liệu nước ngoài để phục vụ biên soạn bài giảng và thực hiện đề tài.
  3. Nhóm sinh viên: Chiếm số lượng đông đảo nhất, nhu cầu chủ yếu là giáo trình, tài liệu tham khảo cơ sở ngành, đồ án tốt nghiệp khóa trước.
  4. Nhóm học viên cao học và nghiên cứu sinh: Nhu cầu trọng tâm là luận văn, luận án, kết quả đề tài nghiên cứu khoa học chuyên sâu thuộc lĩnh vực kỹ thuật xây dựng.

Chương 2: Hiện trạng những sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu "xám" tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại học Xây dựng Hà Nội

Chương 2 là nội dung trọng tâm của khóa luận, phân tích chi tiết thực trạng các sản phẩm, quy trình xử lý kỹ thuật và các dịch vụ thông tin tài liệu "xám".

Về sản phẩm tài liệu "xám" do Trung tâm quản lý:

  • Luận án tiến sĩ: 160 bản (kèm đĩa CD), thu nhận từ năm 2004 và tiếp nhận các bản trước đó từ các khoa, thuộc các chuyên ngành: Xây dựng công trình dân dụng và công nghiệp; Địa kỹ thuật xây dựng; Kiến trúc công trình; Quy hoạch đô thị và nông thôn; Vật liệu và công nghệ vật liệu xây dựng; Xây dựng đường ô tô và đường thành phố; Xây dựng công trình biển; Cấp thoát nước; Xây dựng công trình ngầm và mỏ; Xây dựng công trình thủy; Xây dựng cầu, hầm.
  • Luận văn thạc sĩ: 4.660 bản (kèm đĩa CD) tiếp nhận từ năm 2002 và các giai đoạn trước đó, phục vụ việc tham khảo hướng nghiên cứu kỹ thuật và giải pháp thi công.
  • Đồ án tốt nghiệp Khoa Kiến trúc: 320 đồ án (kèm đĩa CD), là sản phẩm đặc thù mang tính sáng tạo thẩm mỹ và khảo sát hiện trường các công trình công cộng, nhà ở, cảnh quan.
  • Giáo trình và sách tham khảo nội bộ: 404 đầu sách do cán bộ trong trường biên soạn (tính riêng giai đoạn 2006 – 2011 có 114 đầu sách do 57 giảng viên biên soạn xuất bản).
  • Đề tài nghiên cứu khoa học: 347 đề tài cấp Bộ lưu chiểu từ năm 2002.
  • Niên lịch khoa học công nghệ: 5 quyển, ghi nhận bộ máy, nhân sự, quy định và tóm lược các đề tài.
  • Tuyển tập công trình khoa học: 52 quyển, xuất bản theo năm tóm tắt công trình tiêu biểu của cán bộ và sinh viên.
  • Xuất bản phẩm tiếp tục: 2 loại gồm Tạp chí Khoa học công nghệ xây dựng và Bản tin Đại học Xây dựng.

Về quy trình thu nhận và xử lý nghiệp vụ tài liệu "xám":

  • Quy trình bổ sung và lưu chiểu: Luận án tiến sĩ bắt buộc nộp 01 bản in khổ A4 bìa cứng cùng 01 đĩa CD; luận văn thạc sĩ nộp 01 bản in có chữ ký của hội đồng chấm luận văn kèm tệp điện tử (.PDF) và minh họa; đề tài NCKH cấp Bộ và đồ án Khoa Kiến trúc nộp sau khi bảo vệ/nghiệm thu và được cấp giấy biên nhận.
  • Đăng ký tài liệu: Ghi sổ Đăng ký tổng quát (ĐKTQ) theo từng lô chứng từ và vào sổ Đăng ký cá biệt (ĐKCB) theo số thứ tự tiếp nhận hàng năm. Tài liệu được đóng dấu xác nhận sở hữu tại trang tên sách và trang 17. Nhãn tài liệu dán cách mép dưới gáy sách 1,5 cm (với tài liệu dày) hoặc góc trái bìa (với tài liệu mỏng), phản ánh chỉ số phân loại, cutter, năm xuất bản, ký hiệu loại hình và số ĐKCB. Ví dụ nhãn tài liệu: 690 / LU-B / 2011 / TH.S 4539.
  • Xử lý hình thức: Sử dụng khung biên mục Marc 21 (với các trường chính: 001, 082, 090, 100, 245, 260, 300, 520, 653, 700, 927, 928, 930) và áp dụng quy tắc mô tả AACR2.
  • Xử lý nội dung: Phân loại theo Khung phân loại thập phân Dewey (DDC), chủ yếu tập trung ở lớp 600 (Khoa học kỹ thuật), đặc biệt là phân lớp 624 (Công trình xây dựng). Điểm truy cập chủ đề được xây dựng dựa trên việc định từ khóa tự do rút ra từ nhan đề, mục lục và nội dung công trình.
  • Bộ máy tra cứu: Từng triển khai phần mềm quản trị Libol 5.0 từ năm 2002 để xây dựng cơ sở dữ liệu điện tử. Tuy nhiên, tại thời điểm tác giả khảo sát, hệ thống máy tính máy chủ và mạng nội bộ gặp trục trặc kỹ thuật không được bảo trì, cơ sở dữ liệu điện tử tạm ngừng hoạt động. Trung tâm phải vận hành hoàn toàn bằng bộ máy tra cứu truyền thống là hệ thống tủ mục lục phân loại (hộp phiếu mô tả).
  • Tổ chức kho và bảo quản: Áp dụng hình thức kho đóng. Sắp xếp kết hợp theo số ĐKCB và khổ cỡ (khổ lớn TKL, khổ vừa TKV, khổ nhỏ TKN). Công tác bảo quản áp dụng các giải pháp phòng ngừa cháy nổ, thông gió giữ nhiệt độ phòng 20 – 26°C cho tài liệu giấy (16°C cho băng từ) và dùng hóa chất chống côn trùng.
Năm bổ sung Giáo trình (cuốn) Luận văn, luận án, đề tài NCKH (bản)
2008 429 497
2010 635 635
2011 627 527

Về dịch vụ thông tin nguồn tài liệu "xám":

  • Dịch vụ đọc tại chỗ: Phục vụ tại phòng đọc Quốc văn theo quy trình khép kín, người dùng tra phiếu mục lục, viết phiếu yêu cầu; mỗi lượt mượn tối đa 1 cuốn, không được tự ý sao chụp, phục vụ từ thứ Hai đến thứ Sáu.
  • Dịch vụ sao chép tài liệu: Thực hiện có thu phí theo biểu giá; đối với đồ án kiến trúc xuất sắc, thư viện đóng khung khổ lớn trưng bày tại phòng tự học cho sinh viên xem trực tiếp.
  • Dịch vụ mượn về nhà: Áp dụng riêng cho giáo trình tại phòng Giáo trình (tối đa 10 cuốn/kỳ học).
  • Dịch vụ phổ biến thông tin hiện tại (CAS) và phổ biến thông tin có chọn lọc (SDI): Cán bộ thư viện chọn lọc thông tin về tài liệu mới bổ sung để thông báo cho đối tượng có yêu cầu bằng văn bản hoặc thư điện tử.
  • Dịch vụ cung cấp thông tin theo yêu cầu và dịch vụ hỏi đáp: Tiếp nhận yêu cầu thư mục, chuyên đề, dữ kiện qua hình thức trực tiếp, điện thoại, bưu điện và email.
  • Dịch vụ tư vấn thông tin: Áp dụng giải đáp câu hỏi thường gặp (FAQ), điện thoại, thư điện tử và tư vấn trực tiếp; hệ thống tham khảo giao tiếp trực tuyến (chat reference) bị hạn chế bởi khung giờ và hạ tầng.
  • Dịch vụ tra cứu CSDL điện tử/CD-ROM: Tạm ngừng hoạt động do hệ thống máy tính phòng máy ngừng vận hành.
Tháng thống kê Số lượt bạn đọc phục vụ tại chỗ (Phòng Quốc văn)
Tháng 10/2011 660
Tháng 11/2011 447
Tháng 12/2011 761

Đánh giá chung: Trung tâm đã thu thập được khối lượng tài liệu nội sinh lớn, mang tính chuyên ngành sâu sắc, đáp ứng trực tiếp nhiệm vụ đào tạo của trường. Tuy nhiên, tồn tại nhược điểm lớn: quy trình phục vụ vẫn nặng tính thủ công, hạ tầng CNTT bị gián đoạn, dịch vụ tra cứu trực tuyến tê liệt, chưa tiến hành số hóa tài liệu diện rộng và kho đóng gây hạn chế tiếp cận.

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ thông tin nguồn tài liệu "xám" tại Trung tâm trong thời gian tới

Dựa trên thực trạng khảo sát, tác giả đề xuất 8 giải pháp mang tính nghiệp vụ và quản lý:

  1. Xây dựng chiến lược phát triển nguồn tin về nguồn tài liệu “xám”: Hoàn thiện khung chính sách pháp lý nội bộ, quy định rõ trách nhiệm nộp lưu chiểu của các khoa, viện, phòng ban và đề xuất ngân sách bổ sung định kỳ.
  2. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ thông tin – thư viện: Tổ chức đào tạo lại nghiệp vụ xử lý tài liệu theo chuẩn hiện đại (MARC 21, DDC chuyên sâu ngành xây dựng), nâng cao trình độ tin học và ngoại ngữ (Anh, Nga).
  3. Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin tài liệu “xám”: Biên soạn các thư mục chuyên đề, bản tin tóm tắt công trình khoa học mới, phát triển các gói dịch vụ phân tích thông tin chuyên sâu.
  4. Xây dựng và củng cố hạ tầng cơ sở thông tin: Đầu tư thay thế hệ thống máy chủ, máy trạm, khôi phục mạng nội bộ và nâng cấp phần mềm quản trị thư viện tích hợp để đưa cơ sở dữ liệu tra cứu trở lại hoạt động.
  5. Hướng dẫn người dùng tin khai thác tài liệu “xám”: Tổ chức các lớp tập huấn kỹ năng tìm tin, giới thiệu cấu trúc tủ mục lục và hướng dẫn phương pháp khai thác báo cáo khoa học, đồ án cho sinh viên mới.
  6. Liên kết, phối hợp chia sẻ nguồn tin “xám” với các cơ quan thông tin – thư viện trong và ngoài nước: Thiết lập mạng lưới trao đổi xuất bản phẩm, luận án, kỷ yếu hội thảo với thư viện các trường đại học khối kỹ thuật và hệ thống thông tin khoa học công nghệ quốc gia.
  7. Hoàn thiện điểm truy cập thông tin: Chuẩn hóa hệ thống từ khóa tự do sang bảng từ vựng có kiểm soát chuyên ngành xây dựng, chuẩn hóa biểu ghi mô tả để phục vụ việc liên kết cơ sở dữ liệu.
  8. Đẩy mạnh số hóa tài liệu “xám”: Lập kế hoạch quét (scan), chuyển đổi các luận án, luận văn, đề tài nghiên cứu từ dạng bản in sang dạng số (.PDF), xây dựng kho tài liệu số phục vụ bạn đọc qua mạng nội bộ.

Kết quả và đóng góp

Về kết quả định lượng và mô tả thực tiễn:

  • Khóa luận đã hệ thống hóa và lượng hóa được toàn bộ tài nguyên tài liệu "xám" của Trường Đại học Xây dựng tính đến năm 2011, gồm 160 luận án tiến sĩ, 4.660 luận văn thạc sĩ, 320 đồ án kiến trúc kèm đĩa CD, 347 đề tài nghiên cứu cấp Bộ, 404 đầu sách/giáo trình do cán bộ trường biên soạn, 52 quyển tuyển tập công trình khoa học, 5 quyển niên lịch khoa học và 2 xuất bản phẩm tiếp tục.
  • Ghi nhận đầy đủ quy trình xử lý kỹ thuật tài liệu xám theo các chuẩn nghiệp vụ thư viện: biên mục theo khung Marc 21, mô tả theo quy tắc AACR2, phân loại theo khung thập phân DDC và định từ khóa tự do.
  • Phản ánh trung thực tình trạng suy giảm hạ tầng CNTT tại cơ sở nghiên cứu (hệ thống phần mềm Libol 5.0 và phòng máy tính tạm ngừng hoạt động), làm rõ sự phụ thuộc của người dùng tin vào bộ máy tra cứu mục lục truyền thống và phương thức mượn đọc tại chỗ.

Về giải pháp và đóng góp khoa học:

  • Tác giả đề xuất hệ thống 8 giải pháp đồng bộ từ xây dựng chính sách, kiện toàn cơ cấu nhân sự, nâng cấp hạ tầng mạng máy tính đến định hướng số hóa tài liệu.
  • Đóng góp so với nghiên cứu trước: Đây là công trình đầu tiên đi sâu khảo sát toàn diện các sản phẩm và dịch vụ thông tin tài liệu "xám" tại Trường Đại học Xây dựng Hà Nội – một trường đại học kỹ thuật đặc thù, lấp khoảng trống nghiên cứu vốn trước đó chỉ tập trung vào các thư viện đa ngành (Đại học Quốc gia Hà Nội), thư viện sư phạm (Trường Đại học Sư phạm Hà Nội I) hoặc Thư viện Quân đội.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận có những điểm hạn chế xuất phát từ điều kiện thực tiễn:

  • Phạm vi không gian và đối tượng khảo sát gói gọn trong một đơn vị thông tin – thư viện đơn lẻ (Trường Đại học Xây dựng) trong giai đoạn 2005 – 2012, chưa mở rộng so sánh đối sánh với các trường đại học kỹ thuật khác cùng thời kỳ.
  • Về mặt số liệu, do hệ thống cơ sở dữ liệu máy tính của đơn vị khảo sát đang bị gián đoạn hoạt động, khóa luận chưa thể thu thập và phân tích dữ liệu nhật ký tra cứu trực tuyến (log files) mà phải dựa vào thống kê thủ công trên sổ sách đăng ký và phiếu yêu cầu bạn đọc.
  • Nghiên cứu chưa triển khai khảo sát xã hội học diện rộng (bằng phiếu hỏi Anket) đối với toàn thể sinh viên và giảng viên để đánh giá mức độ hài lòng về từng sản phẩm cụ thể.

Hướng nghiên cứu tiếp:

  • Khảo sát, đánh giá hiệu quả hoạt động sau khi Trung tâm khôi phục hạ tầng CNTT và triển khai phần mềm quản trị thư viện mới.
  • Nghiên cứu xây dựng mô hình kho tài nguyên số nội sinh (Institutional Repository) và đánh giá tác động của công nghệ số hóa toàn văn đối với việc chia sẻ nguồn tin tài liệu xám kỹ thuật xây dựng.

Giá trị tham khảo

Khóa luận có giá trị tham khảo rõ rệt đối với các nhóm đối tượng:

  • Sinh viên và học viên cao học ngành Thông tin – Thư viện, Khoa học Thông tin: Tài liệu là một trường hợp nghiên cứu (case study) về việc điều tra, đánh giá thực trạng xử lý nghiệp vụ truyền thống và hiện đại đối với tài liệu nội sinh tại một thư viện đại học kỹ thuật.
  • Cán bộ quản lý và nhân viên nghiệp vụ tại các thư viện chuyên ngành, thư viện đại học: Tham khảo được quy trình tổ chức, các trường biên mục Marc 21 cụ thể, cách làm sổ đăng ký cá biệt, dán nhãn phân loại DDC và kinh nghiệm quản lý các dạng tài liệu đặc thù như đồ án kiến trúc và luận văn kèm CD.
  • Nhà nghiên cứu chính sách thông tin khoa học: Cung cấp bằng chứng thực tế về những rủi ro kỹ thuật (hỏng hóc hệ thống phần mềm, cơ sở dữ liệu) dẫn đến sự đứt gãy dịch vụ tra cứu hiện đại, làm cơ sở để hoạch định kế hoạch duy tu, bảo trì hạ tầng CNTT thư viện bền vững.

Câu hỏi thường gặp

Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Xây dựng quản lý những loại hình sản phẩm tài liệu "xám" nào? Tài liệu xám tại Trung tâm bao gồm: 160 luận án tiến sĩ, 4.660 luận văn thạc sĩ, 320 đồ án tốt nghiệp của Khoa Kiến trúc (đều có đĩa CD kèm theo), 347 đề tài NCKH cấp Bộ lưu chiểu từ năm 2002, 404 đầu sách giáo trình/sách tham khảo do giảng viên trường biên soạn, 5 quyển niên lịch khoa học công nghệ, 52 quyển tuyển tập công trình khoa học và 2 xuất bản phẩm tiếp tục (Tạp chí Khoa học công nghệ xây dựng, Bản tin Đại học Xây dựng).

Tại sao Trung tâm phải sử dụng hệ thống tra cứu tủ phiếu mục lục truyền thống thay vì máy tính tại thời điểm khảo sát (2011 – 2012)? Trước đó năm 2002, Trung tâm đã ứng dụng phần mềm Libol 5.0 để xây dựng cơ sở dữ liệu tra cứu trên máy tính. Tuy nhiên, đến giai đoạn khảo sát, hệ thống máy chủ và máy trạm không được bảo trì dẫn đến hỏng hóc, toàn bộ cơ sở dữ liệu điện tử tạm ngừng hoạt động. Do đó, cán bộ và bạn đọc bắt buộc phải quay trở lại sử dụng hoàn toàn bộ máy tra cứu thủ công bằng tủ phiếu mục lục phân loại.

Đồ án tốt nghiệp của sinh viên được thu nhận và tổ chức phục vụ như thế nào? Trung tâm chỉ thu nhận đồ án tốt nghiệp của sinh viên Khoa Kiến trúc sau khi bảo vệ. Đồ án được phân loại, gán số ĐKCB và chuyển xuống phục vụ đọc tại chỗ tại phòng đọc Quốc văn (không đưa vào phiếu mục lục mà lập danh mục phân loại theo chủ đề). Riêng các đồ án xuất sắc được phóng to, đóng khung và trưng bày trực tiếp tại phòng tự học để sinh viên tham khảo tự do.

Quy định nộp lưu chiểu luận văn thạc sĩ và luận án tiến sĩ tại trường được thực hiện ra sao? Đối với luận án tiến sĩ, tác giả phải nộp 01 bản in khổ A4 đóng bìa cứng (ghi rõ tên đề tài, tác giả, năm hoàn thành) kèm 01 đĩa CD. Đối với luận văn thạc sĩ, học viên nộp 01 bản in có chữ ký xác nhận của hội đồng chấm luận văn theo quy định của Phòng Sau đại học, kèm 01 tệp điện tử định dạng PDF và các tệp minh họa trên đĩa CD. Cán bộ phòng xử lý nghiệp vụ tiếp nhận và cấp giấy biên nhận theo mẫu.

Trung tâm áp dụng các tiêu chuẩn thư viện nào để xử lý kỹ thuật nguồn tài liệu "xám"? Trung tâm áp dụng khổ mẫu biên mục Marc 21 (với hệ thống trường kiểm soát và mô tả chi tiết), quy tắc mô tả thư mục AACR2, Bảng phân loại thập phân Dewey (DDC) tập trung ở phân lớp 624 (công trình xây dựng), và sử dụng phương pháp định từ khóa tự do để tạo điểm truy cập chủ đề.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Cù Thị Điệp đã khảo sát và phân tích có hệ thống thực trạng quản trị, xử lý nghiệp vụ và cung cấp dịch vụ thông tin nguồn tài liệu "xám" tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Xây dựng Hà Nội giai đoạn 2005 – 2012. Công trình phản ánh chân thực giá trị chuyên sâu của nguồn tài liệu nội sinh kỹ thuật xây dựng, đồng thời chỉ rõ sự đứt gãy công nghệ khi hệ thống tra cứu tự động hóa bị gián đoạn và thư viện phải dựa vào phương thức thủ công truyền thống. Hệ thống giải pháp được đề xuất trong khóa luận mang tính thực tiễn cao, đóng góp tài liệu tham khảo có giá trị cho công tác tổ chức và khai thác tài nguyên thông tin nội sinh tại các trường đại học chuyên ngành kỹ thuật ở Việt Nam.