Tài liệu: Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án

Chuyên khảo phân tích Khái niệm dự án và quy trình quản lý dự án, đánh giá các khía cạnh quan trọng, đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo.

• Tác giả: Hồ Hoàng Minh Tuyết
• Người hướng dẫn: Thầy Nguyễn Văn Thọ
• Trường học: Trường Đại Học Ngân Hàng Tp. Hcm
• Chuyên ngành: Tin học ứng dụng
• Đề tài: Ứng Dụng Phần Mềm Ms Project Trong Dự Án Xây Dựng Quán Cafe Sách
• Loại tài liệu: Bài thực hành
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Tp. Hồ Chí Minh

Tóm tắt

I. Khái niệm dự án và các đặc điểm cơ bản

Dự án là một quá trình gồm các công tác và nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu cụ thể trong một khoảng thời gian xác định. Mỗi dự án đều có những đặc điểm riêng biệt như phạm vi rõ ràng, ngân sách xác định, và lịch trình cụ thể. Quản lý dự án là công việc chỉ đạo, điều phối các hoạt động để đạt được mục tiêu dự án một cách hiệu quả. Trong thời đại cách mạng công nghiệp 4.0, việc sử dụng các phần mềm quản lý dự án như MS Project giúp giảm thiểu lực lượng nhân công, tiết kiệm thời gian thực hiện và cung cấp cái nhìn tổng quan về kế hoạch. Dự án có tính chất tạm thời, không lặp lại, với mục tiêu sản phẩm cuối cùng là duy nhất.

1.1. Định nghĩa dự án

Dự án là tập hợp các hoạt động được tổ chức có mục đích, được thực hiện trong một khoảng thời gian giới hạn với nguồn lực xác định. Mỗi dự án có mục tiêu cụ thể và kết quả cuối cùng là duy nhất. Dự án khác biệt với các hoạt động thường xuyên vì nó có tính chất tạm thời và không lặp lại.

1.2. Các đặc điểm chính của dự án

Dự án có những đặc điểm nổi bật như: phạm vi công việc rõ ràng, ngân sách xác định trước, lịch trình cụ thể với ngày bắt đầu và kết thúc, đội ngũ nhân lực được phân công, và mục tiêu sản phẩm cuối cùng là rõ ràng. Những đặc điểm này giúp trong quản lý dự án hiệu quả.

II. Quy trình quản lý dự án chuyên nghiệp

Quy trình quản lý dự án bao gồm năm giai đoạn chính: khởi động, lập kế hoạch, thực thi, giám sát kiểm soát, và đóng dự án. Giai đoạn khởi động dự án xác định mục tiêu, stakeholder, và các yêu cầu cơ bản. Lập kế hoạch là quá trình chi tiết hóa phạm vi công việc, lịch trình, ngân sách và phân bổ tài nguyên. Giai đoạn thực thi là khi các công việc được tiến hành theo kế hoạch. Giám sát kiểm soát đảm bảo dự án diễn ra đúng kế hoạch và xử lý các vấn đề phát sinh. Cuối cùng, đóng dự án là hoàn thiện tất cả công việc, bàn giao sản phẩm và rút kinh nghiệm.

2.1. Giai đoạn khởi động dự án

Khởi động dự án là bước đầu tiên trong quy trình quản lý dự án, nơi xác định mục tiêu, lợi ích, các bên liên quan (stakeholder) và yêu cầu chung. Cần thành lập ban quản lý, xác định tài nguyên ban đầu và lập phương án khả thi.

2.2. Lập kế hoạch và thực thi

Lập kế hoạch dự án chi tiết hóa công việc thành các công tác nhỏ, xác định thứ tự ưu tiên, ước tính thời gian, ngân sách và phân bổ tài nguyên. Giai đoạn thực thi thực hiện các công việc theo kế hoạch, quản lý tài nguyên và giải quyết các vấn đề phát sinh.

III. Phần mềm quản lý dự án MS Project

MS Project là phần mềm quản lý dự án được phát triển bởi Microsoft, được sử dụng rộng rãi trong các tổ chức để quản lý thời gian và nguồn lực một cách hiệu quả. MS Project cung cấp các công cụ mạnh mẽ để lập lịch trình, phân bổ tài nguyên, theo dõi tiến độ và tạo báo cáo. Giao diện của MS Project thân thiện với người dùng, cho phép nhập liệu các công việc, xác định mối quan hệ giữa chúng và tự động tính toán lịch trình. Phần mềm này hỗ trợ tìm đường găng (critical path), giúp xác định các công việc quan trọng ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành dự án.

3.1. Tính năng chính của MS Project

MS Project có nhiều tính năng như lập lịch trình dự án, quản lý tài nguyên, phân bổ công việc, theo dõi tiến độ, tìm đường găng (critical path) và tạo báo cáo chi tiết. Phần mềm hỗ trợ biểu đồ Gantt, biểu đồ mạng và nhiều chế độ xem khác để trực quan hóa dữ liệu dự án.

3.2. Ứng dụng thực tiễn của MS Project

MS Project được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực như xây dựng, công nghệ thông tin, sự kiện, và phát triển sản phẩm. Phần mềm giúp các nhà quản lý dự án có cái nhìn tổng quan, cải thiện hiệu quả công việc, giảm thiểu rủi ro và đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn.

IV. Các bước thực hiện quản lý dự án với MS Project

Quản lý dự án với MS Project bao gồm các bước cơ bản: tạo dự án mới, thiết lập thông tin dự án, lập danh sách công việc chi tiết, xác định mối quan hệ giữa các công việc, phân bổ tài nguyên, lập lịch trình dự án, tìm đường găng, cập nhật tiến độ và cân đối tài nguyên. Mỗi bước có vai trò quan trọng trong quản lý dự án hiệu quả. Việc nhập dữ liệu chính xác, kiểm tra mối quan hệ công việc và theo dõi tiến độ thường xuyên giúp đảm bảo dự án diễn ra theo kế hoạch và có thể điều chỉnh kịp thời khi gặp sự cố.

4.1. Thiết lập và lập kế hoạch

Bước đầu tiên là tạo dự án mới trong MS Project, thiết lập thông tin cơ bản như tên dự án, ngày bắt đầu, ngân sách. Tiếp đó là lập danh sách công việc chi tiết (WBS), xác định thứ tự thực hiện và mối quan hệ phụ thuộc giữa các công tác để tạo lịch trình hợp lý.

4.2. Giám sát và điều chỉnh dự án

Sau khi lập kế hoạch, cần phân bổ tài nguyên cho các công việc và lập lịch trình chính thức. Giai đoạn thực thi yêu cầu cập nhật tiến độ thường xuyên, so sánh với kế hoạch ban đầu và điều chỉnh để đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn, đúng ngân sách.

Trích đoạn nội dung tài liệu

=== SK eS NGAN HANG NHA NUOC VIET NAM BO GIAO DUC VA DAO TAO TRUONG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP. HCM KHOA HE THONG THONG TIN QUAN LÝ GAN HA _ Xe. o x 2) > ) @ 4, T RƯờy ani % My % “” Ng Univers’ < > + ý Ỳ UNG DUNG PHAN MEM MS PROJECT ụ TRONG DỤ AN XAY DUNG QUAN CA PHE SACH ; A A Môn học: Tin học ứng dụng Giảng viên: Thầy Nguyễn Văn Thọ Lớp: CN03 Nhóm thực hiện: Nhóm 1 TP. Hồ Chí Minh, 2019 ——————>-z>«>*1¿»—=_©=————— DANH SÁCH NHÓM STT HO VA TEN MSSV 1 Hồ Hoàng Minh Tuyết 2 Đào Ngọc Trâm 3 Vòng Ngọc My 4 Huỳnh Thanh Trâm 5 Hồ Thị Thanh Thúy MO DAU Ngày nay, khi cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 phát triên rầm rộ đã có không ít các phần mềm giúp cho cong người chúng ta có thé giảm thiểu 4p lực công viện và thời gian thực hiện, cũng như cho chúng ta cái nhìn tổng quan để quản lí những kế hoạch, dự án ngày một hiệu quả hơn.

Một trong những phần mềm được sử dụng phô biến nhất đó là phần mềm Quản lý dự án MS Project được phát triển bởi Microsoft. Giúp chúng ta có thê quả lý dự án về mặt thời gian và nguồn lực một cách hiệu quả. Đề hiểu thêm về giao diện, cách thực hiện việc quan lý trên phần mềm quản lý MS Project nhóm sẽ thực hành ứng dụng phâm mềm MS Project vào dự án mô phỏng “xây dựng của hàng café sách” để có thê hiểu thêm về quy trình thực hiện thao tác trên phần mềm, ứng dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn giải quyết vấn đề. Từ đó có thêm kinh nghiệm cho cá nhân các thành viên nhóm.

Dự án xây dựng cửa hàng café sách ra đời nhằm giúp cho sinh viên có một nơi thoáng mát, rộng rãi để thưởng thức thức uống ngon và thư giãn bên những cuốn sách mình yêu thích. Đặc biệt với thiết kế của quán dành riêng cho việc teamwork sẽ giúp cho sinh viên có nơi thật thoải mái để có thể làm viêc nhóm một cách hiệu quả hơn. Bài thực hành ứng dựng phần mềm MS Project vào việc quản lý dự án xây dựng của hàng caf sách được thực hiện trong khoản thời gian hạn chế, và thành viên nhóm chưa có được sự trãi nghiệm đủ để thực hiện thật tốt bài này, khó tránh khỏi những sai sót. Hy vọng những sai sót của nhóm trong quá trình thực hiện sẽ được sự thông cảm của các bạn cũng như thây có thể bỏ qua.

Xin trân thành cảm ơn! NHẠN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN MỤC LỤC DANH SÁCH HÌNH. G0001 1111112311111 Enn TS 111kg 111kg 3xx k4 6 DANH SÁCH BẰNG .2 nS TS 9511113 1kg xnxx k4 8 1. KHÁI NIỆM DỰ ÁN VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ DỰ ÁN:. Giới thiệu về quản lý dự án:.

PHAN MEM QUAN LÍ DỰ ÁN:.c TS ng ng rrry 11 1. Phần mềm quản lý dự án miễn phí. Phần mầm quản lí dự án bản quyền:. 13 CHƯƠNG 2: PHẦN MỀM QUẢN LÍ DỰ AN MS PROJECT 2013.

GIỚI THIỆU TỔNG QUAN. 1 Q0 HH ng ngưxy 2. GIAO DIỆN PHẦN MỀM.LLLQ TQ H HT HH ng. MỘT SỐ THAO TÁC CƠ BẢN.

Tạo một dự án mới. Thiết lập thông tin dự án. Ta0 VCH oe.4 Tạo danh sách công viỆC.-- uc nh nen 2.5 Thiết lập quan hệ giữa các công việc " 2.6 Tài nguyên dự án:. cu nn nen 22 2.6 Tài nguyên dự án:.

cu nn nen 23 2.7 Phân bổ tài nguyên cho các công việc 2.8 Lập lịch trình cho dự án. nh nen - Lịch cho tài nguyên .- cọ nh ng ng mm 2.9 Tìm đường găng cho dự án.10_ Cập nhật tiến độ dự án.- cu nh khen 2.11 Cân đối tài nguyên 2.12: Lập và in dự án. CHƯƠNG 3: MINH HỌA- ỨNG DỤNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TRONG VIỆC XÂY DỰNG MÔ HÌNH CỦA HÀNG CAFÉ SÁCH.LL TT HnH SH ng ng nen ket 3. KHỞI ĐỘNG DỰ ÁN.

2Q S SH vn ng ket 3.2 LẬP KẾ HOẠCH CHO DỰ ÁN. - cu KT ki Kkt 3.2 NIM VU! oo. cece eee cece eee eee terse Ki TK Ki kh Khkt 41 Ea e0 =5.4 ĐIỀU KHIỂN, KIỂM SOÁT 3. kh: ve eo can ““-13ä.

DANH SÁCH HÌNH Hinh 2. Ms Project 15 Hình 2. Giao điện phần mễn Ms. Error! Bookmark not defined.

Giao diện tạo lập du dn moi 17 Hình 2. Hộp thoại Project information ƒOF SP THOỈ. ccăcxkhehihekirsree 78 Hình 2. Thiết lập thong tin cơ bản cho đự ÁP.àăccc Si, 16 Hình 2.

Hộp thoại Change Working Time. Error! Bookmark not defined. Thiết lập lại lịch cho dự án 20 Hình 2. Tạo danh sách công việc 20 Hình 2.

Hộp thoại Task IHÍOPIHHGĂÍOHH. Sàn HH KH Hàn 21 Hinh 2. Error! Bookmark not defined. Phân bô tai nguyén bang cita 86 Assign Ñ©€SOUFC€S.

Phan bé tài nguyên bằng cửa số Task IH[OFHAFÏOH. Biểu đ tài nguyên sắt 25 Hình 2. Ghỉ chú cho tài nguyên 25 Hình 2. Lập lịch trình cho du dn 26 Hình 2.

Lập lịch của dự án trong hộp hoại Change Working TimeError! Bookmark not defi Hình 2. Lập lịch cho tài nguyên trong hộp thoại Change Working Time. Cách hiển thị đường găng (Critical path) trong Ms Project Hình 2. Hộp thoại GanttChartWIzard Hình 2.

Hộp thoại Update Project Hình 2. Cách thể hiện tiến độ của Ì công tÁC. Hộp thoại Update Tasks 30 Hình 2. Sơ đồ GanH của dự án 44 Hình 3.

Sơ đề mạng công việc của dự án 45 DANH SACH BANG Bang 3. Bang dang kí dự án 38 Bảng 3. Mô hình cho điểm có trọng số cho các thanh vién trong nhém du dn — Weighted Scoring Model 40 Bảng 3. Bảng WPS đự án 43 Bang 3.

Bang rui ro dự án 46 Bảng 3. Bảng WPS của die dn sau điều chỉnh 49 GIGI THIEU TONG QUAT CHUONG 1: GIOI THIEU TONG QUAN 1. KHAI NIEM DU AN VA QUY TRINH QUAN LY DU AN: 1. Khái niệm, đặc điểm của dự án: a) Du dn là gì? Là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã dé ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách.

b) Đặc điểm của dự án: Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng. Thông thường người ta cé gang lượng hoá mục tiêu thành ra các chỉ tiêu cụ thé. Mỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thể. Nếu chỉ có kết quả cuối cùng mà kết quả đó không phải là kết quả của một tiễn trình thì kết quả đó không được gọi là dự án.

Mỗi dự án đều có một thời hạn nhất định (thường < 3 năm), nghĩa là phải có thời diém bat dau và thời di¢m kêt thúc. Dự án được xem là một chuối các hoạt động nhất thời. Tổ chức của dự án mang tính chất tạm thời, được tạo dựng lên trong một thời hạn nhật định để đạt được mục tiêu đề ra, sau đó tô chức này sẽ giải tấn hay thay đổi cơ cầu tô chức cho phù hợp với mục tiêu mới.Nghĩa là moi dy an déu có một chu kỳ hoạt động. Chu kỳ hoạt động của dự án gôm nhiêu giai đoạn khác nhau: - _ Khởi đầu dự án - — Triển khai dự án -_ Kết thúc dự án Giai đoạn khởi dau (Initiation phase) - Khai niém (Conception): - Dinh nghia dy 4n 1A gi ? (Definition) - Thiết kế (Design) - Tham dinh (Appraisal) - Lya chon (Selection) - Bat dau triển khai Triển khai (Implementation phase) - Hoach dinh (Planning) - _ Lập tiễn d6 (Scheduling) - Tổ chức công việc (Organizing)+ Giám sát (Monitoring) - Kiểm soát (Controlling) - Kếtthúc (Termination phase) - _ Chuyến giao (Handover) - Đánh gia (Evaluation) GIGI THIEU TONG QUAT Chu kỳ hoạt động dự án xảy ra theo tiễn trình chậm — nhanh — chậm Nễ lực thực hiện dự án trong các giai đoạn cũng khác nhau Có những dự án không tồn tại qua giai đoạn khái niệm và định nghĩa.

Có những dự án khi gần kết thúc sẽ chuyên sang dự án mới nên nỗ lực của dự án ở giai đoạn cuối sẽ không bằng không. Chi phi cua dy An (Cost of project) Ở giai đoạn khởi đầu —> chí phí thấp Ở giai đoạn triển khai —> chỉ phí tăng Càng về sau thì chỉ phí càng tăng -_ Việc rút ngắn tiễn độ làm chi phí tăng lên rất nhiều. - Theo thời gian tính chất bất định của chỉ phí sẽ tăng dần lên Mỗi dự án đều sử dụng nguồn lực và nguồn lực này bị hạn chế. Nguồn lực gồm: nhân lực, nguyên vật liệu, ngân sách.

Thế giới của dự án là thế giới của các mâu thuẫn. Bất kỳ một dự án nào cũng tồn tại trong một thế giới đầy mâu thuẫn (The World of Conflicts) Mau thuan 6 dau ra? - Gitta cdc b6 phận trong dự án - GIữa các dự án trong tô chức mẹ - Gitta dự án và khách hàng Mỗi dự án đều mang tính độc đáo (Unique) đối với mục tiêu và việc phương thức thực hiện dự án. Không có sự lặp lại hoàn toàn giữa các dự án. Giới thiệu về quản lý dự án: ad) Khái niệm: Quản lý dự án là một quá trình hoạch định (Planning), tổ chức (Organizing), lãnh đạo (Leading/Directing) và kiêm tra (Controlling) các công việc và nguôn lực đê hoàn thành các mục tiêu đã định.

Quy trình quản lý dự án gồm năm bước: thiết lập dự án, lập kế hoạch dự án, thực thi dự án, kiểm soát dự án, kết thúc dự án. Vai trò của quy trình là thực hiện và kiểm soát nhiều công việc. Quy trình giúp nhân viên hình dung được trong mỗi nghiệp vụ họ phải. tiễn hành những bước công việc nào, cách thức ra sao và phải cần đạt kết quả gì? Đối với cấp quản lý có thể giám sát tiễn độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.

b) Quy trình quản lí dự án: - Thiết lập dự án Gồm 2 hoạt động chính: + Xây dựng bản tuyên bố đự án: bản tuyên bố tự án thé hiện mục tiêu dự án, yếu tố tác động đến dự án, các ràng buộc, tô chức dự án, quyền hạn, vai trò — trách nhiệm những vị trí quan trọng, các rủi ro,. ở mức độ tổng quát. Tat cả các dự án đều phải có bản tuyên bố dự án. Bởi tài liệu này định hướng hoạt động, là cơ sở để xác định và công nhận kết quả cuối cùng của dự án.

GIGI THIEU TONG QUAT + Xác định những người liên quan: nhằm thu thập đầy đủ các thông tin có liên quan đến dự án. Xây dựng sơ bộ bộ máy nhân sự. Mục tiêu của quản lý dự án chính là cân bằng lợi ích, đưa ra tiếng nói chung của các bên liên quan.