Tài liệu học Excel 2016 phần 2 - Vũ Thu Uyên: Hướng dẫn toàn diện bảng tính điện tử

Tài liệu học tập tin học văn phòng phần 2 Vũ Thu Uyên hướng dẫn chi tiết về Microsoft Excel 2016. Nội dung bao gồm giao diện, định dạng bảng tính, công thức cơ

• Chuyên ngành: Tin học ứng dụng
• Đề tài: Tài liệu học Excel 2016: Hướng dẫn chi tiết từ cơ bản đến nâng cao
• Loại tài liệu: Tài liệu hướng dẫn

Tóm tắt

I. Tổng quan về tài liệu học Excel 2016 từ cơ bản

Microsoft Excel 2016 là phần mềm bảng tính điện tử nằm trong bộ công cụ văn phòng Office của Microsoft. Phiên bản này mang đến nhiều cải tiến vượt trội so với các phiên bản trước. Giao diện Ribbon được tối ưu hóa giúp người dùng truy cập nhanh các công cụ. Tính năng Tell me cho phép tìm kiếm lệnh bằng từ khóa tự nhiên. Chức năng chia sẻ tài liệu trực tuyến qua OneDrive hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả. Excel 2016 tương thích tốt với Windows 10 và hỗ trợ thao tác cảm ứng. Chương trình cung cấp đầy đủ công cụ từ nhập liệu, định dạng, tính toán đến phân tích dữ liệu. Người học cần nắm vững cấu trúc workbook, worksheet và cách quản lý các ô tính. Hệ thống hàm phong phú từ hàm toán học, thống kê đến hàm logic và tham chiếu. Tài liệu học tập được trình bày theo trình tự từ cơ bản đến nâng cao giúp người mới bắt đầu tiếp cận dễ dàng.

1.1. Giao diện và tính năng mới của Excel 2016

Giao diện Excel 2016 có một số thay đổi so với phiên bản 2013. Biểu tượng công cụ ở góc trái được đơn giản hóa chỉ còn ba tính năng Save, Undo và Redo. Góc phải được bổ sung nút Share giúp chia sẻ tài liệu nhanh chóng. Biểu tượng Editing chuyển từ ống nhòm sang kính lúp. Tính năng Tell me là điểm nổi bật nhất, cho phép nhập câu hỏi để tìm kiếm lệnh liên quan bằng phím tắt Alt+Q. Thanh Ribbon vẫn giữ vai trò chính trong điều hướng công cụ. Hỗ trợ màn hình cảm ứng được cải thiện đáng kể cho thiết bị di động.

1.2. Vai trò của bảng tính điện tử trong công việc

Bảng tính điện tử đóng vai trò thiết yếu trong môi trường văn phòng hiện đại. Excel 2016 hỗ trợ quản lý dữ liệu số lượng lớn một cách có hệ thống. Các hàm tính toán tự động giúp giảm sai sót và tiết kiệm thời gian. Chức năng tạo đồ thị và biểu đồ trực quan hóa dữ liệu hiệu quả. Tính năng lọc và sắp xếp hỗ trợ phân tích dữ liệu chuyên sâu. Khả năng liên kết với cơ sở dữ liệu mở rộng phạm vi ứng dụng. Excel phục vụ đa dạng ngành nghề từ kế toán, tài chính đến khoa học và giáo dục.

II. Phân tích các vấn đề thường gặp học Excel 2016

Người học Excel 2016 thường đối mặt với nhiều thách thức trong quá trình tiếp cận. Quản lý nhiều sheet trong cùng một workbook gây khó khăn cho người mới. Việc ghi nhớ cú pháp các hàm đòi hỏi thời gian luyện tập thường xuyên. Thao tác định dạng bảng tính phức tạp khi xử lý dữ liệu lớn. Người dùng hay gặp lỗi khi sử dụng tham chiếu tương đối và tuyệt đối. Việc kết hợp nhiều hàm trong một công thức yêu cầu tư duy logic. Xử lý dữ liệu dạng text và số đôi khi gây nhầm lẫn. Tìm kiếm và thay thế dữ liệu cần hiểu rõ các tùy chọn nâng cao. Tạo đồ thị chuyên nghiệp đòi hỏi kiến thức về loại biểu đồ phù hợp. In ấn bảng tính cần căn chỉnh trang và vùng in chính xác. Các lỗi phổ biến bao gồm circular reference, lỗi giá trị và lỗi tham chiếu. Hiểu rõ nguyên nhân giúp người học khắc phục nhanh chóng và tiến bộ hơn.

2.1. Khó khăn trong quản lý Worksheet và Workbook

Quản lý worksheet là vấn đề đầu tiên người học cần giải quyết. Mỗi workbook chứa nhiều sheet riêng biệt, việc di chuyển giữa các sheet cần thao tác thành thạo. Đặt tên sheet theo nội dung giúp dễ dàng tìm kiếm và quản lý. Sao chép, di chuyển và ẩn sheet là thao tác cần thiết khi làm việc phức tạp. Liên kết dữ liệu giữa các sheet đòi hỏi hiểu biết về tham chiếu. Người học thường quên lưu file định kỳ dẫn đến mất dữ liệu. Định dạng file Excel có nhiều loại như xlsx, xlsm, csv với đặc điểm riêng biệt.

2.2. Vấn đề với công thức và hàm trong Excel

III. Giải pháp và phương pháp học Excel 2016 hiệu quả

Học Excel 2016 hiệu quả đòi hỏi phương pháp tiếp cận có hệ thống. Bắt đầu từ làm quen giao diện và các thao tác cơ bản với ô tính. Thực hành nhập dữ liệu, định dạng và căn chỉnh trong bảng tính. Luyện tập các hàm thông dụng từ đơn giản đến phức tạp dần. Sử dụng tính năng Tell me để tìm kiếm lệnh khi quên vị trí menu. Áp dụng kiến thức vào bài tập thực tế giúp ghi nhớ lâu dài. Học cách sử dụng phím tắt tăng tốc độ thao tác đáng kể. Tham khảo tài liệu hướng dẫn chi tiết và video tutorial minh họa. Thực hành thường xuyên với dữ liệu mẫu đa dạng chủ đề. Tham gia cộng đồng học Excel để trao đổi kinh nghiệm và giải đáp thắc mắc. Xây dựng thói quen khám phá các tính năng nâng cao sau khi nắm vững nền tảng. Kiên trì luyện tập mỗi ngày là yếu tố quyết định thành công.

3.1. Hướng dẫn thao tác cơ bản với ô tính và bảng tính

Thao tác với ô tính là nền tảng quan trọng nhất khi học Excel. Nhập dữ liệu bằng cách click chuột vào ô và gõ nội dung. Sử dụng phím Tab để di chuyển sang ô bên phải và Enter để xuống dòng. Định dạng ô bao gồm thay đổi font, cỡ chữ, màu sắc và viền. Căn chỉnh nội dung theo chiều ngang và chiều dọc trong ô. Gộp ô bằng Merge & Center khi cần tạo tiêu đề lớn. Sử dụng Format Painter để sao chép định dạng nhanh chóng. Tạo bảng tính có cấu trúc rõ ràng với tiêu đề cột và hàng dữ liệu phân loại logic.

3.2. Sử dụng hàm và công thức để xử lý dữ liệu chuyên nghiệp

Công thức và hàm là công cụ mạnh mẽ nhất của Excel. Bắt đầu viết công thức bằng dấu bằng theo sau là biểu thức toán học. Nhóm hàm toán học gồm SUM, ABS, ROUND phục vụ tính toán số học. Nhóm hàm thống kê gồm AVERAGE, MAX, MIN, COUNT phân tích dữ liệu. Hàm IF kết hợp với AND, OR xử lý nhiều điều kiện phức tạp. Hàm VLOOKUP tra cứu dữ liệu trong bảng lớn theo cột khóa. Sử dụng Function Wizard bằng phím tắt Shift+F3 để xem hướng dẫn hàm. Thực hành với dữ liệu mẫu để hiểu rõ cách hoạt động từng hàm.

IV. Ứng dụng thực tế và nâng cao kỹ năng Excel 2016

Excel 2016 cung cấp nhiều tính năng nâng cao phục vụ công việc chuyên nghiệp. Tạo đồ thị và biểu đồ trực quan hóa dữ liệu từ bảng tính. Các loại đồ thị phổ biến gồm cột, đường, tròn và vùng. Sparklines là đồ thị mini nhúng trong ô tính, hiển thị xu hướng dữ liệu. Tính năng lọc và sắp xếp giúp phân tích dữ liệu theo nhiều tiêu chí. Hàm xử lý tham chiếu như VLOOKUP và HLOOKUP tra cứu dữ liệu phức tạp. Xử lý cơ sở dữ liệu với các phép tính có điều kiện. Định dạng bảng tính chuyên nghiệp trước khi in ấn. Tùy chỉnh vùng in, tiêu đề trang và đánh số trang. Chia sẻ tài liệu trực tuyến qua OneDrive hỗ trợ cộng tác nhóm. Xuất dữ liệu sang các định dạng khác như PDF hoặc CSV. Thành thạo Excel 2016 mở ra cơ hội nghề nghiệp rộng lớn trong nhiều lĩnh vực. Tiếp tục học các phiên bản mới để cập nhật tính năng hiện đại.

4.1. Tạo đồ thị và phân tích dữ liệu bằng Sparklines

Đồ thị giúp trực quan hóa dữ liệu số một cách sinh động và dễ hiểu. Excel 2016 hỗ trợ nhiều loại đồ thị gồm cột, đường, tròn, vùng và kết hợp. Chọn dữ liệu nguồn rồi vào Insert, chọn loại đồ thị phù hợp. Hiệu chỉnh đồ thị bằng cách click chuột phải và chọn Format Chart Area. Sparklines là đồ thị mini đặt ngay trong ô tính, rất tiện lợi cho phân tích nhanh. Ba loại Sparklines gồm Column, Line và Win/Loss. Dùng Sparklines để theo dõi xu hướng tiêu dùng, doanh thu hay biến động dữ liệu theo thời gian.

4.2. Định dạng và in ấn bảng tính Excel chuyên nghiệp

Định dạng bảng tính trước khi in giúp tài liệu trông chuyên nghiệp và dễ đọc. Sử dụng Page Layout để tùy chỉnh lề trang, hướng giấy ngang hoặc dọc. Đặt tiêu đề đầu trang và chân trang với thông tin cần thiết. Chọn vùng in chính xác bằng Set Print Area trong Page Layout. Xem trước bản in bằng Print Preview để kiểm tra trước khi in. Thêm số trang tự động vào tiêu đề hoặc chân trang. Tùy chỉnh tỷ lệ in để vừa trang giấy hoặc in nhiều trang trên một tờ. Áp dụng bảng định dạng có sẵn để tăng tính thẩm mỹ cho báo cáo.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1 - Cách khởi động và thoát khỏi Microsoft Word). Người dùng có thể kích hoạt chương trình Microsoft Excel 2016 thông qua biểu tượng chương trình. Lựa chọn một template đã được định dạng sẵn hoặc chọn Blank workbook để mở ra một giao diện mới chưa định dạng. Để thoát khỏi môi trường làm việc của Excel, Chọn Ribbon File  Close, hoặc chọn biểu tượng đóng cửa sổ ở góc trên bên phải màn hình giao diện Excel.

Màn hình khởi động Excel 2.2 Màn hình Excel 2016 Hình 2.2 Giao diện cửa sổ Microsoft Excel 2016 - 96 - Ribbon menu: Ribbon là một thay đổi lớn trong các phiên bản từ Excel 2003 đến nay. Ribbon chứa tất cả các lệnh liên quan đến quản lý và làm việc với bảng tính (Spreadsheets). Ribbon được thiết kế để giúp người dùng nhanh chóng tìm kiếm các lệnh cần để thực hiện một nhiệm vụ nào đó. Các lệnh được tổ chức theo các nhóm logic, được tập hợp lại dưới các Tab.

Mỗi Tab liên quan đến một loại hoạt động, chẳng hạn như định dạng hoặc hiển thị một trang. Để giảm sự lộn xộn, một số Tab chỉ được hiển thị khi cần. Ví dụ: tab Picture Tool chỉ được hiển thị khi hình ảnh được chọn. Ngoài ra có thể có thể tùy chỉnh chế độ hiển thị của Ribbon, các lệnh và các Tab.

Tab Home: là tab được người dùng sử dụng nhiều nhất. Tab bao gồm các lệnh đặc trưng về định dạng ô (cell) và định dạng kí tự (text), ví dụ như thay đổi phông chữ cho đoạn văn bản, …Tab Home cũng bao gồm những định dạng bảng tính cơ bản, như: wrap text, merging cell, và style cell. Tab Insert: Cung cấp khá đa dạng các mục mà người dùng có thể chèn vào trong một workbook, như: pictures, clip art, header and footer, đặc biệt là thao tác chèn các biểu đồ vào trong bảng tính … Tab Page Layout: Tab bao gồm các lệnh dùng để căn chỉnh trang như: chỉnh lề (margin), hướng in (orientation),… Tab Formulas: Tab có các lệnh sử dụng khi tạo Công thức. Tab này chứa một thư viện hàm lớn có thể hỗ trợ khi tạo bất kỳ công thức hoặc hàm nào trong bảng tính.

- 97 - Tab Data: Tab cho phép người dùng chỉnh sửa một lượng lớn dữ liệu trong bảng tính, bằng cách sắp xếp, lọc dữ liệu, cũng như nhóm và phân tích dữ liệu. Tab Review: Tab cho phép người dùng sửa chính tả, ngữ pháp cũng như thiết lập các chế độ bảo mật. Đồng thời cung cấp khả năng ghi chú (note) lại các đặc trưng và theo dõi những thay đổi trong bảng tính của người dùng. Tab View: Cho phép người dùng thay đổi chế độ xem cửa sổ làm việc, như: freezing hoặc splitting panes, viewing gridlines và hide cells.3 Thao tác với bảng tính 2.1 Cấu trúc của một Workbook Workbook Một tập tin của Excel 2016 được gọi là một Workbook và có phần định dạng file mặc định là.

Một Workbook được xem như một tài liệu gồm nhiều trang gọi là sheet, một workbook có tối đa 255 sheet. Worksheet Mỗi sheet là một bảng tính gồm các hàng và cột. - Hàng: được đánh số thứ tự từ 1,2,3, … - Cột: được đánh số từ A, B, C, … - Ô: Là giao của cột và hàng, dữ liệu được chứa trong các ô, giữa các ô có lưới phân cách. - Mỗi ô có một địa chỉ được xác định bằng tên của cột và số thứ tự hàng <Tên cột> <Chỉ số hàng> - Con trỏ ô: là một khung nét đôi, ô chứa con trỏ ô được gọi là ô hiện hành.

- 98 - - Vùng: gồm nhiều ô liên tiếp nhau, mỗi vùng có một địa chỉ được gọi là địa chỉ vùng. Địa chỉ vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải. Giữa địa chỉ của 2 ô là dấu hai chấm (:)  Ví dụ: Địa chỉ vùng A1:B3 Gridline: Trong bảng tính có các lưới (Gridline) dùng để phân cách giữa các ô, các ô lưới này sẽ không xuất hiện khi in ấn. Muốn bật/ tắt Gridline, chọn lệnh View  (Group Show)  Gridlines.2 Các thao tác trên WorkSheet - Chọn Sheet làm việc: Click vào tên Sheet.

- Đổi tên Sheet: Double_Click ngay tên Sheet cần đổi tên, sau đó nhập tên mới cần đổi. Hoặc, chọn Sheet cần đổi tên Right Click  chọn Rename  Đặt lại tên cho Sheet mới. - Chèn thêm Sheet: Chọn lệnh Insert  WorkSheet. Hoặc, chọn biểu tượng dấu cộng (+) để thêm Sheet mới.

- Xóa Sheet: Chọn Sheet cần xóa, Right_Click  Delete.2 Xử lý dữ liệu trong bảng tính 2.1 Các kiểu dữ liệu Kiểu dữ liệu số Khi nhập vào số bao gồm 0, …, 9; +, -, *, /, (, ), E, %, $, ngày và giờ, thì số theo đúng quy ước trong môi trường Windows sẽ mặc định được căn lề phải trong ô. Để đặt quy định về cách nhập và hiển thị số trong Windows (Hình 2.2): chọn lệnh Start  Control Panel  Region and Language Format  Additional Settings  Number. Kiểu dữ liệu dạng số (Number) - Decimal symbol: Quy ước dấu phân cách phần thập phân. of digits after decimal: Số chữ số thập phân.

- Digits grouping symbol: Dấu phân cách hàng nghìn. - Digits grouping: Số số hạng trong group. - Negative number format: Định dạng số âm - List separator: Quy ước dấu phân cách nghìn. Thiết lập cách nhập và hiển thị số trong Windows Dữ liệu tiền tệ (Currency) Excel cho phép người dùng định dạng cách hiển thị các loại tiền tệ khác nhau.

Dấu chấm phân cách giữa các phần theo quy định của hệ thống như kiểu Number. Kiểu dữ liệu tiền tệ đúng sẽ được tự động căn phải. Dữ liệu dạng ngày (Date) Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Date khi ta nhập vào đúng theo quy định của Windows, dữ liệu sẽ căn phải trong ô. Ngược lại, Excel sẽ hiểu là kiểu chuỗi.

Để kiểm tra và thay đổi quy định khi nhập dữ liệu kiểu Date cho Windown: chọn Start  Control Panel  Regional and Language Format  Additional Settings  Date. Dữ liệu dạng giờ (Time) Excel sẽ hiểu dữ liệu kiểu Time khi ta nhập đúng theo quy định của Windows, mặc định là giờ: phút: giây (hh: mm: ss AM/PM). Dữ liệu sẽ canh phải trong ô. - 100 - Dữ liệu kiểu chuỗi (Text) Dữ liệu chuỗi bao gồm ký tự chữ và số.

Khi nhập thì mặc định được căn thẳng trái trong ô. Công thức (Formula) Công thức bắt đầu bởi dấu bằng (=), giá trị hiển thị trong ô là kết quả của công thức, có thể là một trị số, một ngày tháng, một giờ, một chuỗi hay một thông báo lỗi.2 Các toán tử trong Excel Công thức trong Excel là sự kết hợp giữa các toán tử và toán hạng - Các toán tử như: +, -, *, /, &, ^, >, <, >=, <=, =, <>, :, … - Các toán hạng như: hằng, hàm, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, … 2.3 Định dạng dữ liệu 2.1 Định dạng dữ liệu số.  Chọn vùng dữ liệu cần định dạng  Chọn Home  (Group Cells)  Format  Format Cells, chọn thẻ Number Hình 2. Hộp thoại Format Cells Dữ liệu số khi nhập vào một ô trên bảng tính phụ thuộc vào 2 thành phần: Loại (Category) và mã định dạng (Format code).

Một số có thể hiển thị theo nhiều loại như Number, Date, Percentage, … mỗi loại có nhiều cách chọn mã định dạng Chọn loại thể hiện trong khung Category - 101 - LOẠI CÔNG DỤNG VÍ DỤ General Định dạng số mặc định, canh phải, giữ 15.75 nguyên định dạng ban đầu như khi nhập vào 15234 Number Định dạng số với dấu chấm động có thể hỗ trợ 3.123456 bằng các dấu phẩy, số chữ số thập phân tùy ý.57) Currency Định dạng đơn vị tiền tệ $12.345 1234VNĐ Accounting Định dạng tiền tệ được thiết kế để canh các $75.50 cột theo dấu thập phân của giá trị tiền tệ.50 Date Định dạng ngày tháng nói chung. Ngày tháng 05/09/2019 được hiển thị theo một số kiểu tiêu chuẩn Sep-12-19 Time Định dạng giờ chung, giờ được hiển thị theo 2:30 PM một số kiểu tiêu chuẩn 15:09:30 Percentage Một cách định dạng mà các giá trị trong các ô 100% được chọn, nhân với 100 và kết quả hiển thị 59.9% với biểu tượng % Praction Định dạng dưới dạng phân số 1/3 Scientific Định dạng số khoa học, sử dụng số mũ cho 1.25E+3 các số có quá nhiều chữ số.3E-2 Text Định dạng số như văn bản 123 Special Các dạng đặc biệt Zip Code, Phone Number 9810-12345-35-56 Custom Danh sách các dạng tiêu chuẩn hoặc các dạng 15/09/2019 tùy chọn Bảng 2-1 Các mẫu thể hiện dữ liệu Ngoài ra có thể định dạng nhanh cách hiển thị số bằng cách dùng công cụ trên thanh Formatting. Định dạng hiển thị số bằng công cụ Formatting - 102 - - Currency: Định dạng kiểu tiền tệ - Percent Style: Định dạng kiểu phần trăm (%) - Comma Style: Định dạng có dấu (,) phân cách - Decrease Decimal: Giảm bớt một sô sler phần thập phân 2.2 Định dạng đơn vị tiền tệ Để kiểm tra, thay đổi định dạng cách hiển thị tiền tệ trong môi trường Windows, Chon Start  Control Panel  Regional and Language  Additional Settings  Currency. - Currency symbol: Nhập dạng ký hiệu tiền tệ - Positive currency format: Chọn vị trí đặt ký hiệu tiền tệ.4 Thao tác với khối  Đặt tên cho vùng Để thuận tiện cho việc thao tác trên dữ liệu, ta có thể đặt tên cho một vùng dữ liệu được chọn như sau: - Chọn vùng dữ liệu cần đặt tên.

- Nhập tên vùng dữ liệu vào vùng Name box. Khi một vùng dữ liệu được đặt tên, người dùng có thể sử dụng tên vùng dữ liệu thay cho địa chỉ vùng dữ liệu.  Sao chép dữ liệu từ ô này sang ô khác và điền dữ liệu (Sử dụng chức năng Copy và Paste) - Chọn vùng dữ liệu nguồn cần sao chép - Chọn Home  (Group Clipboard)  Copy hoặc ấn Ctrl+C - Di chuyển con trỏ ô đến ô đầu tiên của vùng đích - Chọn Home  (Group Clipboard)  Paste hoặc nhấn Ctrl+C  Tự động điền dữ liệu (Auto Fill) - Sử dụng tính năng AutoFill: Khi Drag tại Fill handle xuống phía dưới hoặc sang phải. Auto Fill sẽ tạo ra dãy các giá trị tăng dần dựa theo mẫu trong dãy ô đã được chọn - 103 - - Sử dụng tính năng Fill từ Ribbon: Ngoài tính năng AutoFill, còn có thể sử dụng lệnh Fill từ Group Editing để thực hiện những sao chép đơn giản.

+ Đặt con trỏ tại ô muốn sao chép và Drag đến những ô muốn điền giá trị  + Chọn Home  (Group Editing)  Fill, sau đó chọn lệnh Down, Right, Up, Left thích hợp với hướng muốn sao chép - Sử dụng chức năng Copy và Paste Special Chức năng Paste Special giúp người dùng có thể sao chép một thành phần nào đó của dữ liệu.