CHƯƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG 1.1 Đặc điểm vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Ứng Dụng Công Nghệ Môi Trường Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền đối với Công ty là loại vốn rất cần thiết không thể thiếu được, đặc biệt trong điều kiện đổi mới cơ chế quản lý và tự chủ về tài chính thì vốn bằng tiền càng có vị trí quan trọng, thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển và đạt hiệu quả kinh tế cao. Vốn bằng tiền là một loại vốn có tính lưu động nhanh chóng vào mọi khâu của quá trình sản xuất. Trong điều kiện hiện nay DN càng phải có kế hoạch hoá cao trong việc thu, chi tiền mặt, việc thanh toán qua ngân hàng để không những đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh trong DN mà còn tiết kiệm được vốn lưu động, tăng thu nhập cho hoạt động tài chính, góp phần quay vòng nhanh của vốn lưu động. Là một Công ty sản xuất thương mại, Công ty cổ TNHH Ứng Dụng Công Nghệ Môi Trường với nhiệm vụ chủ yếu là cung cấp, thi công lắp đặt máy điều hòa không khí,.do vậy, trong quá trình hoạt động kinh doanh, Công ty thường phát sinh các nghiệp vụ thanh toán giữa Công ty với các tổ chức, cá nhân cung ứng hàng hoá, dịch vụ, quan hệ kinh tế với ngân hàng và các đối tượng khác ngoài ngân hàng như các tổ chức kinh tế quốc doanh và tập thể, các khoản tiền vay và thanh toán tiền vay.
Tất cả các quan hệ thanh toán nói trên đều được thực hiện chủ yếu bằng tiền. Vốn bằng tiền ở Công ty nói chung đều được gửi tập trung ở ngân hàng, một phần nhỏ để lại ở đơn vị phục vụ cho các chi tiêu phát sinh trong quản lý sản xuất kinh doanh. Vốn bằng tiền ở Công ty bao gồm: - Tiền mặt tại quỹ Công ty (TK 111) - Các khoản tiền gửi ngân hàng (TK112) SV : Trịnh Hương Giang _K24-VB2 8 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.s Trần Quý Long Hiện nay Công ty không sử dụng các loại tiền đang chuyển. Tiền mặt của Công ty được tập trung tại quỹ.
Mọi nghiệp vụ thu – chi tiền mặt đều căn cứ vào chứng từ thu, chi hợp lệ chứng minh tất cả các khoản thu – chi tiền mặt thì đều được phản ánh vào tài khoản 111. Tiền gửi ngân hàng là một bộ phận chủ yếu của vốn bằng tiền mà Công ty ký gửi tại ngân hàng. Việc rút hoặc trích để chi trả bằng tiền gửi ngân hàng phải có chứng từ nộp, lĩnh hoặc có chứng từ thanh toán thích hợp với các thể thức thanh toán và phương thức thanh toán không dùng tiền mặt được phản ánh vào tài khoản 112. Tài khoản này phản ánh tình hình tăng, giảm và còn lại của tất cả các khoản tiền mà Công ty gửi tại các ngân hàng.
- Dòng chi tiền của Công ty bao gồm các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thanh toán với người bán; đặt trước tiền hàng cho người bán; thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên; chi tạm ứng; chi tiền nộp ngân hàng; thanh toán các hội nghị, tiếp khách. - Dòng thu tiền của Công ty bao gồm các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến thu tiền từ các tổ chức, cá nhân mua hàng hoá dịch vụ của Công ty; thu hồi tạm ứng thừa; thu tiền khách hàng đặt trước,.2 Tổ chức vốn bằng tiền tại Công ty TNHH Ứng Dụng Công Nghệ Môi Trường Công tác quản lý vốn bằng tiền có vai trò hết sức quan trọng đối với các Công ty trong hoạt động kinh doanh. Nếu công tác quản lý vốn kịp thời và đúng đắn sẽ là một trong những biện pháp hữu hiệu nhất góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng vốn cũng như kết quả kinh doanh của DN. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác đó, Công ty TNHH Ứng Dụng Công Nghệ Môi Trường đã xây dựng một bộ máy quản lý vốn bằng tiền với chức năng riêng của từng cá nhân, từng phòng ban trong hoạt động của Công ty.
Cụ thể: SV : Trịnh Hương Giang _K24-VB2 9 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.s Trần Quý Long Công ty TNHH Ứng Dụng Công Nghệ Môi Trường tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức tập chung đứng đầu là Giám đốc.1 Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty TNHH Ứng Dụng Công Nghệ Môi Trường GI¸M §èC Phßng tµi Phßng kü Phßng tæ chÝnh kÕ thuËt chøc hµnh Phßng kÕ to¸n chÝnh ho¹ch Kinh §éi thi c«ng trùc tiÕp trªn c«ng tr×nh 1.1 Giám đốc Chịu trách nhiệm chính trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của công ty, trực tiếp điều hành mợi hoạt động của công ty.2 Phòng tài chính – kế toán Tham mưu cho Giám đốc về lĩnh vực tài chính kế toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty, bao gồm: - Công tác tài chính: Lập kế hoạch tài chính của công ty, báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch tài chính, huy động vốn, tổ chức hướng dẫn xây dựng kế hoạch, chiến lược đầu tư dài hạn,… SV : Trịnh Hương Giang _K24-VB2 10 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.s Trần Quý Long - Công tác tín dụng: Xây dựng kế hoạch huy động vốn trung hạn và dài hạn, kế hoạc vốn lưu động dưới các hình thức, xây dựng mức lãi suất huy động, cho vay vốn trong nội bộ công ty và ngoài công ty, thực hiện đàm phán, dự thảo các hợp đồng tín dụ. - Công tác kế toán: Tổ chức thực hiện công tác kế toán, thực hiện quản lý chi tiêu theo dự toán và một số giao dịch khác, kiểm tra tài chính, theo dõi, quản lý hợp đồng và thu hồi nợ, công tác nộp ngân sách nhà nước, phục vụ các đoàn thanh tra, kiểm tra, kiểm toán của Nhà nước,… 1.3 Phòng kỹ thuật Quản lý tiến độ tư vấn thiết kế: phối hợp với các đơn vị khác trong Công ty để lập, theo dõi, và xử lý tiến độ hàng tháng, quý, năm; báo cáo tình hình thực hiện tiến độ tư vấn để tham mưu cho lãnh đạo Công ty… - Công tác quản lý chất lượng và nghiệm thu sản phẩm: Kiểm tra hồ sơ năng lực của các cá nhân, tổ chức liên quan; tập hợp các văn bản quy phạm, quy chuẩn trong lĩnh vực hoạt động của công ty; kiểm tra, nghiệm thu bản ve, hồ sơ thiết kế của các công trình do công ty thực hiện; xây dựng, ban hành và theo dõi việc thực hiện quy trình quản lý chất lượng sản phẩm trong phạm vi toàn công ty; nghiên cứu, đề xuất các giải pháp cải thiện chất lượng sản phẩm. - Công tác bảo hộ lao động: Tham mưu cho giám đốc đưa ra các quyết định chung về công tác an toàn lao động, cải thiện điều kiện lao động, lập kế hoạch huấn luyện bảo hộ lao động; kiểm tra và báo cáo về tình hình thực hiện công tác bảo hộ lao động. - Công tác quản lý công tác nghiên cứu và ứng dụng khoa học kỹ thuật và công nghệ: nghiên cứu cải tiến công nghệ, sáng kiến cải tiến kỹ thuật; quản lý hệ thống thông tin trong toàn công ty… SV : Trịnh Hương Giang _K24-VB2 11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.s Trần Quý Long 1.
Phòng tổ chức hành chính Tham mưu, giúp việc cho giám đốc và tổ chức thực hiện các công việc trong quản lý lao động, quản lý bố trí nhân sự, bảo hộ lao động, chế độ chính sách. Kiểm tra, đôn đốc các bộ phận thực hiện nội quy, quy chế công ty. Thực hiện việc chấp hành kỷ luật, khen thưởng Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của giám đốc. Phòng kế hoạch kinh doanh Tham mưu cho giám đốc ở các lĩnh vực: - Công tác xây dựng kế hoạch, chiến lược.
- Công tác thống kê tổng hợp sản xuất - Công tác điều độ sản xuất kinh doanh - Công tác lập dự toán - Công tác quản lý hợp đồng kinh tế - Công tác đấu thầu - Đảm bảo cho quá trình kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn vốn, tiết kiệm chi phí và đem lại lợi ích cho công ty.6 Đội thi công Là đơn vị chức năng cơ sở, tổ chức quản lý, sản xuất, sử dụng và khai thác các nguồn lực để thực hiện các công việc cụ thể tại công trường. Nghiên cứu hồ sơ thiết kế kỹ thuật, triển khai xây dựng kế hoạch, biện pháp tổ chức thi công và tổ chức thực hiện nhiệm vụ sản xuất do công ty giao. Nắm vững, phân bổ các nguồn lực hiện có: vật tư kỹ thuật, vật tư thi công và nhân lực của công ty giao chi để tổ chức sản xuất đạt hiệu quả cao nhất. SV : Trịnh Hương Giang _K24-VB2 12 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.s Trần Quý Long Chỉ đạo thi công các công trình, chịu trách nhiệm về chất lượng và mĩ thuật công trình.
Quản lý, theo dõi, chỉ đạo giám sát sửa chữa và bảo dưỡng các phương tiện, thiết bị thi công của công ty. Tổ chức quản lý, tổ chức lao động, đảm bảo công bằng về quyền và nghĩa vụ của người lao động, giải quyết đầy đủ các chế độ cho lực lượng các cán bộ công nhân viên thuộc đơn vị mình quản lý. Thực hiện các công tác, biện pháp an toàn lao động.2 Sơ đồ bộ máy kế toán công ty TNHH Ứng Dụng Công Nghệ Môi Trường Chức năng và nhiệm vụ cụ thể: Kế toán trưởng: Bà Phạm Thị Hồng Quyên Phụ trách chung bộ máy kế toán của công ty, có nhiệm vụ chỉ đạo, tổ chức hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác kế toán trong công ty. Tổ chức lập báo cáo theo yêu cầu của tổ chức quản lý, tổ chức nhân viên phân công trách nhiệm cho từng người.
Giúp ban giám đốc chấp hành các chính sách, chế độ về quản lý và sử dụng tài sản, chấp hành kỷ luật và các chính sách tài chính. Tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu kế toán theo chế độ lưu trữ. SV : Trịnh Hương Giang _K24-VB2 13 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.s Trần Quý Long Kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: Bà Hoàng Thị Minh Phương Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản, tình hình nhập, xuất và tồn kho vật liệu.