CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP. Khái quát về vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán. Một số khái niệm và đặc điểm chung của khoản mục vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán.
Vốn bằng tiền. Khái niệm: Vốn bằng tiền của doanh nghiệp là bộ phận tài sản lưu động làm chức năng vật ngang giá chung trong các mối quan hệ trao đổi mua bán giữa doanh nghiệp với các đơn vị, cá nhân khác. Vốn bằng tiền là một loại tài sản mà doanh nghiệp nào cũng sử dụng. Phân loại: - Theo hình thức tồn tại, vốn bằng tiền được phân chia thành: + Tiền Việt Nam: là loại giấy bạc và đồng xu do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
+ Ngoại tệ: là loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được cấp phép lưu hành trên thị trường Việt Nam như: đồng Đô la Mỹ (USD), đồng tiền chung Châu Âu (EURO), đồng yên Nhật (JPY),. + Vàng bạc, kim loại, đá quý (ở các doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh vàng bạc, đá quý): là loại tiền thực chất, tuy nhiên loại tiền này không có khả năng thanh khoản cao, nó được sử dụng chủ yếu vì mục đích cất trữ hơn là vì mục đích thanh toán trong kinh doanh. - Theo trạng thái tồn tại, vốn bằng tiền bao gồm các khoản sau: +Vốn bằng tiền được bảo quản tại quỹ của doanh nghiệp gọi là tiền mặt. +Tiền gửi tại các ngân hàng, các tổ chức tài chính, kho bạc nhà nước gọi chung là tiền gửi ngân hàng.
+Tiền đang chuyển: là tiền trong quá trình trao đổi mua bán với khách hàng và nhà cung cấp. Đặng Thùy Linh 5 K21KTDNG Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Nhữ Thị Hồng c. Đặc điểm chung: - Vốn bằng tiền được trình bày đầu tiên trên bảng cân đối kế toán và được liệt vào mục quan trọng trong Tài sản ngắn hạn, được dùng để phân tích khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Bởi vậy khoản mục này mang tính nhạy cảm và có thể bị gian lận.
- Khoản mục vốn bằng tiền vừa bị ảnh hưởng vừa có tính ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng khác trong bảng cân đối kế toán như: thu nhập, chi phí, công nợ và hầu hết các tài sản khác của doanh nghiệp. - Số lần phát sinh của tài khoản vốn bằng tiền thường lớn hơn số lần phát sinh của các loại tài sản khác, vì vậy cần có một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu để tránh xảy ra tình trạng sai phạm. - Vốn bằng tiền có tính thanh khoản cao, nên nó là đối tượng dễ có gian lận và sai sót. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lí hết sức chặt chẽ, việc sử dụng vốn bằng tiền phải tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lí thống nhất của Nhà nước.
Các khoản thanh toán a. Khái niệm: Nghiệp vụ thanh toán là quan hệ giữa DN với các khách hàng, với các đối tác và giữa DN với các nhà cung cấp về các khoản nợ phải thu, phải trả phát sinh trong quá trình kinh doanh của DN. Các khoản thanh toán phản ánh nghĩa vụ phải thu, phải trả của một khoản nợ hợp lý ước tính trong tương lai. Phân loại: Các khoản thanh toán được phân chia thành 2 nhóm chính: - Thanh toán với người mua (Khoản phải thu) là nghiệp vụ thanh toán phát sinh khi DN bán các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ nhưng chưa được khách hàng trả tiền.
Thanh toán với người mua có thể liên quan đến các nghiệp vụ chi tiêu tiền, hàng hóa, tài sản tương ứng với số tiền khách hàng phải trả, DN bán chịu hoặc nhận tiền đặt trước của khách hàng. - Thanh toán với người bán (Khoản phải trả) là nghiệp vụ thanh toán phát sinh giữa DN với các nhà cung cấp vật tư hàng hóa, dịch vụ, người nhận thầu xây lắp (chính hoặc phụ), người ủy thác xuất khẩu và người nhận ủy thác nhập khẩu theo các hợp đồng kinh tế đã ký kết,. Đặng Thùy Linh 6 K21KTDNG Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Nhữ Thị Hồng c. Đặc điểm chung: - Các khoản thanh toán có liên quan đến nhiều đối tượng, phát sinh nhiều và thường xuyên trong DN nên cần phải theo dõi chi tiết theo từng đối tượng thanh toán.
- Các khoản thanh toán là tài sản khá nhạy cảm đối với việc gian lận, khai khống và biển thủ dễ bị nhân viên chiếm đoạt hoặc tham ô. Do đó cần có bộ máy kế toán chặt chẽ trong quy trình thanh toán. - Việc thanh toán ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của DN nên thường có các quy định rất chặt chẽ trong thanh toán, vì vậy cần có sự giám sát, quản lý thường xuyên để các quy tắc được tuân thủ. Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền và các khoản thanh toán.Vốn bằng tiền.
Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Kế toán phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam (ký hiệu quốc gia là “đ", ký hiệu quốc tế là "VND") khi phản ánh, tổng hợp các loại vốn bằng tiền. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo quy định để thực hiện ghi sổ kế toán. Đồng thời phải theo dõi chi tiết riêng từng nguyên tệ các loại tiền đó. Trường hợp là DN liên doanh có thể sử dụng đơn vị ngoại tệ để ghi sổ nhưng phải được sự đồng ý bằng văn bản của Bộ Tài Chính.
Nguyên tắc cập nhật: Kế toán phải phản ánh kịp thời, chính xác số tiền hiện có và tình hình thu chi của tất cả các loại tiền; mở số chi tiết theo dõi từng loại ngoại tệ theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi, theo dõi từng loại vàng, bạc, đá quý theo số lượng, giá trị, phẩm chất, kích thước, quy cách, độ tuổi,. Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: Khi phát sinh các giao dịch, nghiệp vụ bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán. Đồng thời, kế toán theo dõi chi tiết riêng từng loại nguyên tệ trên TK 007 - Ngoại tệ các loại. Việc quy đổi đồng ngoại tệ ra VND phải căn cứ vào tỷ giá giao dịch và tỷ giá ghi sổ kế toán.
Tại các thời điểm lập BCTC theo quy định pháp luật, DN phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế (tỷ giá mua ngoại tệ của NHTM nơi DN thường xuyên có giao dịch). Vàng tiền tệ được đánh giá lại theo giá mua trên thị trường trong nước được công bố bởi NHNN tại thời điểm lập BCTC. Đặng Thùy Linh 7 K21KTDNG Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Nhữ Thị Hồng Trường hợp NHNN không công bố giá mua vàng thì tính theo giá mua công bố bởi các đơn vị được phép kinh doanh vàng theo luật định. Các khoản thanh toán.
Kế toán viên cần hạch toán một cách chính xác các khoản phải thu, chi của DN đồng thời kiểm soát và theo dõi sát sao để kịp thời phản ánh các khoản phát sinh của từng đối tượng phải thu, phải trả. Để đảm bảo công tác phản ánh các khoản phải thu, phải trả trong kỳ kế toán tuân theo các nguyên tắc sau: - Các khoản nợ phải thu và nợ phải trả phải được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng thanh toán đồng thời, kế toán cũng cần theo dõi về cả thời hạn thanh toán để đảm bảo tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc thu hồi nợ và thanh toán nợ kịp thời, đúng hạn. Kế toán cần thực hiện mở đủ sổ kế toán chi tiết thanh toán của từng đối tượng, căn cứ để mở số chi tiết là số lượng người mua, người bán, các chủ nợ. it hay nhiều, mật độ giao dịch của từng đối tượng là thường xuyên hay văng lai.
- Đối với các khoản nợ phải thu và nợ phải trả có gốc ngoại tệ thì kế toán cần theo dõi cả về nguyên tệ và thực hiện quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định của DN. Cuối kỳ, kế toán thực hiện điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế cuối kỳ, chênh lệch tỷ giá sẽ được kết chuyển vào tài khoản Chi phí hoạt động tài chính (TK 635) hoặc Doanh thu hoạt động tài chính (TK 515). - Đối với các khoản nợ phải thu và nợ phải trả bằng vàng, bạc, kim khí quý. kế toán cần chi tiết theo cả giá trị và số lượng; cuối kỳ thực hiện điều chỉnh số dư theo giá trị thực tế.
- Căn cứ và số dư chi tiết bên Nợ (hoặc bên Có) của tài khoản nợ phải thu, phải trả để ghi vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán và báo cáo công nợ cho từng nhà cung cấp, từng khách hàng, thực hiện theo nguyên tắc không được bù trừ số dư hai bên Nợ, Có của TK 131, 331 mà phải liệt kê chi tiết theo từng nhà cung cấp, khách hàng. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán. Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền. - Kế toán cần theo dõi, phản ánh chính xác, kịp thời các khoản thu, chi và mọi sự biến động tăng, giảm, thừa, thiếu của từng loại vốn bằng tiền.
Công tác đối chiếu, kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tiền mặt với sổ của thủ quỹ hoặc sổ kế toán tiền gửi Đặng Thùy Linh 8 K21KTDNG Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.s Nhữ Thị Hồng ngân hàng với sổ phụ ngân hàng cần tổ chức thực hiện thường xuyên để bảo đảm giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền, nếu có chênh lệch thì kế toán phải nhanh chóng tìm hiểu nguyên nhân và đưa ra các điều chỉnh kịp thời. - Kế toán phải có biện pháp để kiểm soát tính hợp lý, hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ đầu vào, tuân thủ các quy định về hóa đơn, chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền, thực hiện đúng nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kế toán vốn bằng tiền không nên kiêm luôn vai trò thủ quỹ. Thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện chế độ sử dụng và quản lý vốn bằng tiền, kỷ luật thanh toán, kỷ luật tín dụng. Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời các hiện tượng tham ô và lợi dụng tiền mặt trong kinh doanh.