CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái quát về vốn bằng tiền trong doanh nghiệp 1. Khái niệm vốn bằng tiền Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC: “Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất, bao gồm tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi ở các ngân hàng, Kho bạc Nhà nước và các khoản tiền đang chuyển.” Tiền của doanh nghiệp là tài sản tồn tại dưới hình thức giá trị bao gồm tiền mặt tại quỹ, tiền gửi (tại ngân hàng hoặc các tổ chức tài chính) và các khoản tiền đang chuyển (kể cả tiền Việt Nam, vàng bạc, kim khí quý, đá quý). Trong quá trình sản xuất kinh doanh, vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu thanh toán các khoản nợ hoặc mua sắm vật tư, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị… phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vừa là kết quả của tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ hoặc thu hồi các khoản nợ.
Phân loại vốn bằng tiền Dựa theo những tiêu chí khác nhau về vốn bằng tiền, chúng ta có những cách phân loại khác nhau. Có 2 cách phân loại sau: Theo trạng thái tồn tại của vốn bằng tiền: Vốn bằng tiền được phân thành 3 loại, bao gồm: - Tiền tại quỹ: gồm giấy bạc Việt Nam, ngoại tệ, bạc vàng, kim khí quý, đá quý, ngân phiếu hiện đang được giữ tại két của doanh nghiệp để phục vụ nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. - Tiền gửi ngân hàng: Đây là các khoản tiền gửi của doanh nghiệp tại ngân hàng bao gồm: tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý đá quý… trên các khoản mục tiền gửi chính, tiền gửi chuyên dùng… - Tiền đang chuyển: là tiền đang trong quá trình vần động để hoàn thành chức năng phương tiện thanh toán hoặc đang trong quá trình vận động từ trạng thái này sang trạng thái khác. Cụ thể đó là các khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân sách, các khoản thanh toán cho người bán thông qua ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ, các khoản khách hàng thanh toán thông qua ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có… 5 Theo hình thức tồn tại vốn bằng tiền của doanh nghiệp được chia thành: - Tiền Việt Nam: là loại tiền phù hiệu.
Đây là các loại giấy bạc do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành và được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức đối với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Ngoại tệ: Là loại tiền phù hiệu. Đây là các loại giấy bạc không phải do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành nhưng được phép lưu hành chính thức trên thị trưòng Việt nam như các đồng: đô là Mỹ (USD), bảng Anh (GBP), phrăng Pháp (FFr), yên Nhật (JPY), đô là Hồng Kông (HKD), mác Đức (DM). - Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: là tiền thực chất, tuy nhiên được lưu trữ chủ yếu là vì mục tiêu an toàn hoặc một mục đích bất thường khác chứ không phải vì mục đích thanh toán trong kinh doanh.
Đặc điểm vốn bằng tiền Trong quá trình sản xuất kinh doanh vốn bằng tiền vừa được sử dụng để đáp ứng nhu cầu về thanh toán các khoản nợ của doanh nghiệp hoặc mua sắm vật tư, hàng hoá sản xuất kinh doanh, vừa là kết quả của việc mua bán hoặc thu hồi các khoản nợ. Chính vì vậy, quy mô vốn bằng tiền là loại vốn đói hỏi doanh nghiệp phải quản lý hết sức chặt chẽ vì vốn bằng tiền có tính luân chuyển cao nên nó là đối tượng của sự gian lận và ăn cắp. Vì thế trong quá trình hạch toán vốn bằng tiền, các thủ tục nhằm bảo vệ vốn bằng tiền khỏi sự ăn cắp hoặc lạm dụng là rất quan trọng, nó đòi hỏi việc sử dụng vốn bằng tiền cần phải tuân thủ các nguyên tắc chế độ quản lý tiền tệ thống nhất của Nhà nước. Chẳng hạn tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp dùng để chi tiêu hàng ngày không được vượt quá mức tồn quỹ mà doanh nghiệp và Ngân hàng đã thoả thuận theo hợp dồng thương mại, khi có tiền thu bán hàng phải nộp ngay cho Ngân hàng.
Vốn bằng tiền là nhóm được đưa lên Bảng báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền - Phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu, chi tiền và tình hình biến động các loại vốn bằng tiền của doanh nghiệp. Thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thường xuyên với thủ quỹ để bảo đảm giám sát chặt chẽ vốn bằng tiền. 6 - Tổ chức thực hiện đầy đủ, thống nhất các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán vốn bằng tiền nhằm thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện kịp thời các trường hợp chi tiêu lãng phí.
- So sánh, đối chiếu kịp thời và thường xuyên số liệu giữa quỹ tiền mặt, sổ kế toán tiền mặt với sổ kiểm kê thực tế nhằm kiểm tra, phát hiện kịp thời các trường hợp sai lệch để kiến nghị các biện pháp xử lý. - Tuân thủ các nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ của nhà nước. Nguyên tắc hạch toán kế toán vốn bằng tiền - Nguyên tắc tiền tệ thống nhất: Hạch toán kế toán phải sử dụng thống nhất một đơn vị tiền tệ là “đồng Việt Nam (VNĐ)” để tổng hợp các loại vốn bằng tiền. Nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” theo quy định để ghi sổ kế toán.
Đồng thời phải theo dõi chi tiết riêng từng nguyên tệ các loại tiền đó. - Nguyên tắc cập nhật: Kế toán phải phản ánh kịp thời, chính xác số tiền hiện có và tình hình thi chi toàn bộ các loại tiền, mở sổ theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ theo nguyên tệ và theo đồng Việt Nam quy đổi, từng loại vàng, bạc, đá quý theo số lượng, giá trị, quy cách, độ tuổi, phẩm chất, kích thước. - Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: Nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ phải quy đổi ra “đồng Việt Nam” để ghi sổ kế toán. Đồng thời phải theo dõi chi tiết riêng từng nguyên tệ trên TK 1112 “Ngoại tệ các loại”.
Tỷ giá quy đổi là tỷ giá mua bán thực tế bình quân trên thị trường liên Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố chính thức tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ. Với những ngoại tệ không công bố tỷ giá quy đổi ra đồng Việt Nam thì thống nhất quy đổi ra đồng đô la Mỹ(USD). - Với vàng bạc, kim khí quý, đá quý phải được đánh giá bằng tiền tại thời điểm phát sinh theo giá thực tế, còn giá xuất trong kỳ tính theo phương pháp sau: + Phương pháp thực tế bình quân gia quyền giữa giá đầu kỳ và giá các lần nhập trong kỳ + Phương pháp thực tế nhập trước - xuất trước + Phương pháp thực tế nhập sau - xuất trước + Phương pháp thực tế đích danh + Phương pháp giá bình quân sau mỗi lần nhập Thực hiện đúng các nguyên tắc trên thì việc hạch toán vốn bằng tiền sẽ giúp công ty quản lý tốt về các loại vốn bằng tiền của mình. Đồng thời công ty còn chủ động trong kế hoạch thu chi, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra thường xuyên liên tục.
Kế toán vốn bằng tiền 1. Kế toán tiền mặt Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt tại quỹ để phục vụ cho nhu cầu chi tiêu trực tiếp hàng ngày trong sản xuất kinh doanh. Thông thường tiền giữ tại doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, các loại ngoại tệ và vàng tiền tệ. Để hạch toán chính xác tiền mặt, tiền mặt của doanh nghiệp được tập trung tại quỹ.
Mọi nghiệp vụ có liên quan đến quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt đều do thủ quỹ chịu trách nhiệm thực hiện. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. Pháp lệnh kế toán, thống kê nghiêm cấm thủ quỹ không được trực tiếp mua, bán hàng hoá, vật tư, thực hiện công việc kế toán.
Chứng từ kế toán Đối với các nghiệp vụ về tiền mặt chứng từ thường sử dụng bao gồm: + Phiếu thu (MS 01-TT) + Phiếu chi (MS 02-TT) Ngoài các chứng từ trên, các nghiệp vụ liên quan đến thu chi tiền mặt tại quỹ trong những trường hợp cụ thể còn cần các chứng từ gốc có liên quan khác kèm theo như: + Giấy đề nghị tạm ứng (MS 03-TT) + Giấy thanh toán tạm ứng (MS 04-TT) +Giấy đề nghị thanh toán (MS 05-TT) + Biên lai thu tiền (MS 06-TT) + Bảng kê vàng tiền tệ (MS 07-TT) + Bảng kiểm kê quỹ cho VNĐ (MS 08a-TT) + Bảng kiểm kê quỹ cho ngoại tệ (MS 08b-TT) + Hóa đơn bán hàng… 8 Tài khoản sử dụng: Tài khoản để sử dụng để hạch toán tiền mặt tại quỹ là TK 111 “Tiền mặt”. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản này bao gồm: Nợ TK 111 Có + Các khoản tiền mặt, ngân + Các khoản tiền mặt ngân phiếu, ngoại phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí tệ, kim khí quý, đá quý, vàng, bạc hiện quý, đá quý nhập quỹ, nhập kho. + Số thừa quỹ phát hiện khi + Số thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kiểm kê. + Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ + Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ giảm khi tăng khi điều chỉnh.
- Dư nợ: Các khoản tiền, ngân phiếu, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn tồn quỹ. Tài khoản 111 gồm 3 tài khoản cấp 2.1 “Tiền Việt Nam” phản ánh tình hình thu, chi, thừa, thiếu, tồn quỹ tiền Việt Nam, ngân phiếu tại doanh nghiệp.2 “Tiền ngoại tệ” phản ánh tình hình thu chi, thừa, thiếu, điều chỉnh tỷ giá, tồn qũy ngoại tệ tại doanh nghiệp quy đổi ra đồng Việt Nam.3 “Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý” phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất thừa, thiếu, tồn quỹ theo giá mua thực tế. 9 TK 112 TK 1111 TK 112 (1) (11) TK 121, 221, 515 TK 635 TK 152, 153, 156 (12) (3) TK 133 (2) (13) TK 515 TK 154, 635, 6421, (4) 6422, 811.