CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1. Khái niệm kế toán trách nhiệm Kế toán trách nhiệm là một hệ thống thừa nhận mỗi bộ phận (người) trong một tổ chức có quyền chỉ đạo và chịu trách nhiệm về những nghiệp vụ riêng biệt thuộc phạm vi quản lý của mình, họ phải xác định, đánh giá và báo cáo lên trong tổ chức, thông qua đó các cấp quản lý cao hơn sử dụng các thông tin này để đánh giá thành quả của các bộ phận trong tổ chức. Như vậy, thực chất của kế toán trách nhiệm trong một tổ chức chính là thiết lập những quyền hạn, trách nhiệm của mỗi bộ phận, thành viên và thiết lập hệ thống các chỉ tiêu để có thể ghi nhận, đo lường kết quả hoạt động của từng bộ phận trong tổ chức.
Trên cơ sở đó lập các báo cáo thực hiện nhằm phục vụ cho các nhà quản lý kiểm soát được hoạt động và chi phí của họ, xác định trách nhiệm đối với từng loại chi phí. Nói cách khác, kế toán trách nhiệm là một phương pháp thu thập và báo cáo các thông tin dự toán và thực tế về các đầu vào và đầu ra của các trung tâm trách nhiệm. Vai trò kế toán trách nhiệm - Kế toán trách nhiệm cung cấp thông tin cho việc thực hiện chức năng tổ chức và điều hành của doanh nghiệp - Kế toán trách nhiệm cung cấp thông tin cho việc thực hiện chức năng kiểm soát quản lý và kiểm soát tài chính - Kế toán trách nhiệm khuyến khích nhà quản lý hướng đến mục tiêu chung của tổ chức - .Kế toán trách nhiệm góp phần đánh giá thành quả của từng bộ phận Luan van 8 1. PHÂN CẤP QUẢN LÝ TÀI CHÍNH – CƠ SỞ HÌNH THÀNH KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM 1.
Khái niệm, ý nghĩa của phân cấp quản lý tài chính Phân cấp quản lý hay còn gọi là phân quyền được hiểu là sự phân quyền lực cấp dưới, quyền ra quyết định không còn của một người hay một nhóm nhỏ mà trải rộng trên toàn tổ chức. Do vậy, các cấp quản lý khác nhau được quyền ra quyết định liên quan đến phạm vi trách nhiệm của họ. Trong tổ chức kinh doanh bao gồm nhiều mặt hoạt động, do vậy phân quyền cũng chứa đựng nhiều nội dung thuộc nhiều lĩnh vực. Trong một doanh nghiệp, lĩnh vực cơ bản quan trọng có liên quan trực tiếp đến nội dung tổ chức kế toán trách nhiệm là sự phân quyền về quản lý tài chính từ cấp trên xuống cấp dưới hay nói cách khác là sự phân cấp quản lý tài chính.
Như vậy, phân cấp quản lý tài chính là sự phân tán quyền cho cấp dưới, dẫn đến sự phân định rõ ràng về quyền lợi và trách nhiệm trong quản lý tài chính cho cấp dưới dựa trên cơ sở cấu trúc phân quyền mà nhà quản trị đã lựa chọn. Ý nghĩa của sự phân cấp quản lý Sự phân cấp quản lý trải rộng việc quyết định cho nhiều cấp quản lý. Do vậy, ban quản lý cấp cao hơn không phải giải quyết các vấn đề xảy ra hàng ngày nên họ có thể tập trung vào việc lập các kế hoạch dài hạn và điều phối hoạt động của các bộ phận trong tổ chức, đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung. Sự phân cấp quản lý còn giúp nhà quản lý các cấp có sự độc lập trong điều hành công việc của mình, phát huy kỹ năng, nâng cao kiến thức chuyên môn và năng lực quản lý; thúc đẩy họ phát huy tính năng động, sáng tạo của mình trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh ở bộ phận.
Sự phân cấp quản lý giúp cho nhà quản lý các cấp có sự hài lòng trong công việc. Do đó động viên họ nỗ lực trong việc hoàn thành nhiệm vụ của mình. Luan van 9 Việc ra quyết định ở nơi trực tiếp phát sinh ra vấn đề được coi là thuận lợi nhất, vì những nhà quản lý cấp dưới tiếp xúc thường xuyên với các vấn đề nên họ nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục tốt hơn so với nhà quản lý cấp cao hơn. Phân cấp quản lý gắn liền với xác định nhiệm vụ ở các cấp quản lý, nên có cơ sở để đánh giá thành quản ở các cấp quản lý.
Môi trường hoạt động kinh doanh Đối phó với điều kiện không chắc chắn của môi trường kinh doanh đòi hỏi: - Nguồn lực của doanh nghiệp phải được kiểm soát chặt chẽ. - Khả năng phản ứng nhanh và hiệu quả trước cơ hội và thử thách. - Không ngừng phát triển chuyên môn. Qui mô hoạt động của doanh nghiệp Qui mô lớn khiến cho doanh nghiệp không thể phản ứng nhanh và linh hoạt với môi trường bên ngoài, do đó qui mô càng lớn việc phân quyền càng trở nên cấp thiết.
Đây chính là cơ sở hình thành và phát triển ứng dụng kế toán trách nhiệm trong kiểm soát và quản lý hoạt động của doanh nghiệp. Sự chuyên môn hoá thông tin Khi một vấn đề phát sinh sẽ bắt đầu từ việc nhận diện vấn đề, thu thập thông tin có liên quan và truyền những thông tin này từ nơi phát sinh đến nơi xử lý. Quá trình này nếu quá nhiều mắc xích sẽ dẫn đến việc ra quyết định chậm trễ. Mặt khác quyết định của nhà quản trị cấp cao chưa chắc đã tối ưu hơn nhà quản trị cấp tác nghiệp, bởi nhà quản trị tác nghiệp là người tiếp xúc trực tiếp với hoạt động kinh doanh, bằng khả năng quan sát và kinh nghiệm tích luỹ được họ có thể đưa ra quyết định nhanh hơn và phù hợp hơn.
Như vậy sự phân quyền có hiệu quả khi nơi ra quyết định là nơi vấn đề phát sinh và thông tin có liên quan được tiếp nhận, xử lý và lưu trữ. Thời gian của nhà quản trị cấp cao Thời gian và tinh lực của nhà quản trị cấp cao là một tài nguyên quí giá của doanh nghiệp. Việc ra quyết định tập trung đối với những vấn đề đơn giản và sức ảnh hưởng không lớn gây ra việc sử dụng lãng phí nguồn tài nguyên hiếm có này của doanh nghiệp. Việc phân quyền làm giảm bớt khối lượng công việc mà họ phải trực tiếp tiến hành, cho phép nhà quản trị cấp cao tập trung thời gian cho việc thiết lập mục tiêu và chiến lược chung cho toàn bộ doanh nghiệp.
Động lực cho các nhà quản trị tác nghiệp Một nhà quản trị tốt là người có tham vọng và đặt hết tâm huyết vào công việc. Nếu vai trò của nhà quản trị bị giới hạn để giải quyết những vấn đề mang tính cấu trúc được thiết kế bởi cấp trên, họ sẽ đánh mất hứng thú với nhiệm vụ được giao. Đồng nghĩa với doanh nghiệp mất đi tính sáng tạo, linh hoạt của nhà quản trị trong xử lý tình huống. Nhà quản trị sẽ có động lực và đam mê hơn trong công việc khi họ được tự chủ trong công việc.
Hơn thế nữa, phân quyền khuyến khích nhà quản trị chủ động, mạnh dạn tìm hiểu, thu thập thông tin, tìm ra hướng giải quyết thật tối ưu cho vấn đề. Năm yếu tố trên cho thấy phân cấp hợp lý là một yếu tố quan trọng quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên một khi quyền lực được phân tán trong tay nhiều người thì những tiêu cực rất dễ xảy ra, vì thế khi giao quyền trong bộ máy quản lý doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Đảm bảo phù hợp với chức trách đã quy định cho nhà quản trị trung tâm - Đảm bảo tương xứng với trách nhiệm. - Đảm bảo thuận biến với trình độ, độ tin cậy của người được giao quyền.
- Đảm bảo đi đôi, tương xứng với thông tin, sự giám sát kiểm tra, đánh giá và khen thưởng. Luan van 11 - Đảm bảo sự công bố chính thức. Sự phân cấp quản lý trải rộng việc quyết định cho nhiều cấp quản lý. Do vậy, ban quản lý cấp cao hơn không phải giải quyết các vấn đề xảy ra hàng ngày nên họ có thể tập trung vào việc lập các kế hoạch dài hạn và điều phối hoạt động của các bộ phận trong tổ chức, đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung.
Sự phân cấp quản lý còn giúp nhà quản lý các cấp có sự độc lập trong điều hành công việc của mình, phát huy kỹ năng, nâng cao kiến thức chuyên môn và năng lực quản lý; thúc đẩy họ phát huy tính năng động, sáng tạo của mình trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh ở bộ phận. Sự phân cấp quản lý giúp cho nhà quản lý các cấp có sự hài lòng trong công việc. Do đó động viên họ nỗ lực trong việc hoàn thành nhiệm vụ của mình. Việc ra quyết định ở nơi trực tiếp phát sinh ra vấn đề được coi là thuận lợi nhất, vì những nàh quản lý cấp dưới tiếp xúc thường xuyên với các vấn đề nên họ nhanh chóng tìm ra nguyên nhân và đề ra biện pháp khắc phục tốt hơn so với nhà quản lý cấp cao hơn.
Phân cấp quản lý gắn liền với xác định nhiệm vụ ở các cấp quản lý, nên có cơ sở để đánh giá thành quản ở các cấp quản lý. Các nguyên tắc của phân cấp quản lý tài chính trong doanh nghiệp Để thực hiện việc phân cấp quản lý tài chính một cách khoa học, phân cấp quản lý tài chính phải đảm bảo một số nguyên tắc sau: Đảm bảo quản lý và sử dụng vốn và tài sản của doanh nghiệp đúng quy định và chế độ của nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn tại cơ sở và của toàn doanh nghiệp. Đảm bảo quyền tự chủ và năng động cho đơn vị cấp dưới trong việc quản lý điều hành hoạt động kinh doanh. Luan van 12 Đảm bảo toàn doanh nghiệp thực hiện tốt nhiệm vụ chiến lược kinh doanh và đạt hiệu quả cao.
Đó cũng là thực hiện nguyên tắc ''tập trung dân chủ" trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Những tác động của phân cấp quản lý tài chính đến kế toán trách nhiệm a.Tác động tích cực Sự phân cấp quản lý trải rộng quyền lực và trách nhiệm trên toàn tổ chức. Sự phân cấp quản lý tài chính còn giúp cho nhà quản lý ở các cấp có sự độc lập tương đối trong điều hành công việc của mình, phát triển kỹ năng, nâng cao kiến thức chuyên môn, tăng nhanh khả năng ứng xử các tình huống để tăng tốc độ hoạt động của mỗi bộ phận, toàn tổ chức và tập dợt về kỹ năng quản lý khi được thăng tiến trong tổ chức.