CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP- CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN TOYODA 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH MTV TOYODA Giới thiệu sơ lược về công ty TNHH MTV TOYODA Giới thiệu sơ lược về công ty TNHH MTV TOYODA - Mã số doanh nghiệp: 3702439604 - Địa chỉ: Số 52A đường Chòm Sao, khu phố Hưng Lộc, Phường Hưng Định, Thành phố Thuận An, Bình Dương. - Tên doanh nghiệp viết bằng tiếng anh (Viết tắt): - Điện thoại: 0908941899 Fax: 06503 746899 - Email: ngovanthuy123@gmail.com - Cơ quan thuế quản lý: Chi cục Thuế TX Thuận An - Tên Công Ty viết bằng tiếng việt: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN TOYODA - Người đại diện theo pháp luật: Ngô Thi Văn Thuy - Loại hình doanh nghiệp: Trách nhiệm hữu hạn - Ngày bắt đầu thành lập: 24/02/2016 - Ngành nghề kinh doanh chính: Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác - Vốn điều lệ: 1. - Ngành nghề kinh doanh chính: Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác Lĩnh vực kinh doanh: -Bán buôn ô tô và xe có động cơ khác -Bảo dưỡng, sửa chữa ô tô và xe có động cơ khác -Bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác -Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa); và động vật sống -Bán buôn thực phẩm -Bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép 4 -Bán buôn đồ dùng khác cho gia đình -Bán buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu -Vận tải hàng hóa bằng đường bộ -Cho thuê xe có động cơ Đặc điểm, quy trình sản xuất kinh doanh của công ty TNHH MTV TOYODA Đặc điểm Công ty TNHH MTV Toyoda là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng, tư vấn kĩ thuật xe nâng chuyên nghiệp tại Bình dương và các tỉnh thành lân cân .các loại trọng tải từ 1 tấn đến 25 tấn với nhiều chủng loại xe hiện có tại Việt Nam như: Xe nâng Pallet, Xe nâng tay cao, Xe nâng cao bán tự động, Xe nâng thùng phuy, khung kẹp phuy,… Công ty TNHH MTV Toyoda có đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, từ thiết kế, kinh doanh và kỹ thuật xe nâng điện cho đến nhân viên lắp đặt sản phẩm phụ tùng xe nâng điện luôn luôn nâng cao ý thức và trình độ. Quy trình sản xuất kinh doanh Hàng hóa của công ty khi được nhập vào kho được kiểm kê rất rõ ràng từ nguồn gốc, xuất xứ, cho đến mẫu mã sản phẩm, cho đến khâu lưu kho và cả cho đến khi xuất bán đều được kế toán ghi nhận lại một cách cụ thể.
Mua vào Dự trữ Bán ra Sơ đồ 1.1: Quy trình kinh doanh của công ty Nguồn:Phòng kinh doanh công ty TNHH MTV Toyoda,2020 1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý( Sơ đồ tổ chức, chức năng của từng bộ phận) 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV Toyoda là một công ty có quy mô nhỏ nên việc tổ chức bộ máy hoạt động của công ty khá đơn giản. 5 Giám đốc Phó Giám Đốc Phòng Kinh Phòng Hành Phòng Kế Toán Phòng Kỹ Thuật Doanh Chính- Nhân Sự Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy quản lý công ty TNHH MTV Toyoda Nguồn: Phòng Hành chính- nhân sự công ty TNHH MTV Toyoda, 2020 1.2 Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban Chức năng: chức năng chủ yếu của công ty là hoạt động buôn bán phụ tùng và các bộ phận phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác, hoạt động theo cơ chế thị trường với mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận. Mặt khác công ty không ngừng nghiên cứu, nắm bắt kịp thời nhu cầu mới nảy sinh của thị trường và tìm cách thỏa mãn tốt nhất nhu cầu đó. Chức năng này được thể hiện như sau: -Phát hiện nhu cầu hàng hóa, dịch vụ trên thị trường và tìm cách thỏa mãn(xe) -Không ngừng nâng cao số lượng, chất lượng phục vụ nhu cầu khách hàng để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
-Giải quyết tốt các mối quan hệ bên trong lẫn bên ngoài để tạo dựng văn hóa và hình ảnh của công ty. Nhiệm vụ: nhiệm vụ của công ty TNHH MTV Toyoda đã được khẳng định trong lĩnh vực kinh doanh -Xây dựng và thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh theo đúng ngành nghề đăng kí kinh doanh -Xây dựng các phương án kinh doanh, phát triển kế hoạch và mục tiêu chiến lược của công ty. 6 - Thực hiện chăm lo và không ngừng cải thiện làm việc, đời sống vật chất tinh thần, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động. - Tuân thủ và chấp hành nghiêm chỉnh quy định của Nhà nước về luật kinh doanh và các luật có liên quan - Mở sổ sách kế toán, ghi chép sổ sách theo đúng quy định và chịu sự kiểm tra giám sát của các cơ quan chứ năng có thẩm quyền.
Tổ chức bộ máy của công ty theo kiểu mô hình trực tuyến, đây là mô hình phù hợp với quy mô của công ty nhờ sự thống nhất tập trung cao độ, chế độ trách nhiệm rõ ràng, thông tin trực tiếp, nhanh chóng và chính xác. Giám đốc: Là người đứng đầu công ty, cũng là người chỉ đạo điều hành chung và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty đối với các cơ quan cấp trên. Phó giám đốc: Là người tham mưu cho giám đốc trong việc xét duyệt các kế hoạch sản xuất kinh doanh ngoài ra còn là người thay thế giám đốc khi vắng mặt ở công ty, điều hành hoạt động thường xuyên của công ty theo quyền hành được giao phó. Phòng kế toán: Lập kế hoạch và tổ chức kế hoạch tài chính hàng năm.
Lập sổ sách ghi chép, phản ánh chính xác kịp thời liên tục về tài sản và vốn. Thực hiện các chế độ báo cáo kế toán theo đúng các pháp lệnh kế toán thống kê và nghiên cứu tạo nguồn và sử dụng hợp lý. Tổ chức hệ thống sổ sách chứng từ công tác kế toán phù hợp với đặc điểm công ty, phân tích đánh giá các tổng hợp chỉ tiêu tài chính phục vụ cho công tác điều hành quản lý công ty. Phòng kinh doanh: Được ủy nhiệm chuyên trách về hoạt động kinh doanh của công ty, tham mưu đề xuất trong kinh doanh như mở rộng mạng lưới kinh doanh, xúc tiến mua bán hàng hóa cả trong và ngoài nước.
Nắm bắt thăm dò thị trường giá cả, đối thủ cạnh tranh, thị hiếu, thực hiện ký kết hợp đồng sản xuất kinh doanh theo quyết định của ban giám đốc. Phòng hành chính-nhân sự: 7 Tham mưu cho giám đốc về công tác cán bộ công nhân viên. Chỉ đạo và xây dựng, xét mức lao động, tiền lương, thi đua, khen thưởng chỉ đạo tổ chức hướng dẫn, đề xuất, miễn nhiệm, tiếp nhận, tổ chức công ty hành chính, văn thư lưu trữ, công tác quản trị công ty, đảm bảo cho điều kiện làm việc để bộ máy công ty làm việc hiệu quả. Phòng kỹ thuật: Nhận hồ sơ trúng thầu và luôn luôn chuẩn bị thiết kế mặt hàng trong và ngoài nước thi công lắp đặt bảo hành, bảo trì.
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán 1.1 Cơ cấu nhân sự Để phù hợp với điều kiện kinh doanh, công ty TNHH Toyoda mô hình tổ chức bộ máy kế toán. Công ty chỉ gồm có hai kế toán phụ trách công việc kế toán. Bộ phận kế toán có nhiệm vụ chủ yếu là tổng hợp số liệu kế toán đồng thời thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kế toán có liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty.Trình độ kế toán đều đạt trình độ đại học.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán có vai trò cực kỳ quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của bất kỳ doanh nghiệp nào. Nhiệm vụ chính là thu thập, phản ánh đầy đủ, kịp thời cá nghiệp vụ kinh tế, phải chịu trách nhiệm xây dựng kế hoạch giá thành và giám sát việc thực hiện, kế hoạch đó đảm bảo tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh cho công ty.
Ngoài ra, phòng kế toán phải có nhiệm vụ lưu trữ, quản lý hồ sơ, chứng từcủa công ty một cách đầy đủ hợp lý. Cơ cấu tổ chức và phân công lao động trong phòng kế toán đóng vai trò vô cùng quan trọng, quyết định đến chất lượng của công tác kế toán. Dựa vào đặc điểm sản xuất và yêu cầu quản lý của công ty, bộ máy kế toán được tổ chức theo hình thức tập trung có quy mô tổ chức sau: 8 Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán tiền mặt Kế toán ngân Thủ quỹ Kế toán thuế hàng Sơ đồ 1.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán Nguồn: Phòng kế toán của công ty TNHH MTV Toyoda,2020 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận Kế toán trưởng: Chịu sự lãnh đạo trực tiếp về hành chính của ban giám đốc công ty, đồng thời chịu sự lãnh đạo kiểm tra về mặt nghiệp vụ của cơ quan có thẩm quyền. Có trách nhiệm tạo điều kiện thuận lợi và giải trình chính xác số liệu, tư liệu có liên quan trong thanh tra.
Có trách nhiệm theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng, theo dõi công nợ bằng cách căn cứ vào hóa đơn, hợp đồng đã ký. Hàng tháng phải nộp báo cáo chi tiết công nợ, phản hồi việc thanh toán chậm của khách hàng và báo cáo các khoản nợ khó đòi. Kế toán tổng hợp: Đối chiếu số liệu giữa các đơn vị, dữ liệu tổng hợp và chi tiết. Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán tổng hợp và chi tiết Hạch toán doanh thu, chi phí, thuế giá trị gia tăng, công nợ, khấu hao, tài sản cố định,…và báo cáo thuế, lập quyết toán thuế.
In sổ kế toán tổng hợp và chi tiết cho công ty Tham gia công tác kiểm kê, kiểm tra Thống kê và tổng hợp dữ liệu kế toán khi có yêu cầu Cung cấp số liệu cho bạn lãnh đạo hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu 9 Kế toán tiền mặt: Lập phiếu thu chi tiền mặt, theo dõi thực chi với sổ sách, báo cáo thu chi hàng ngày. Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của chứng từ gốc thu-chi theo đúng quy trình, quy định, kế hoạch thanh toán trước khi trình ban lãnh đạo phê duyệt. Hạch toán kế toán vào phần mềm kế toán hoạt động thu-chi tiền mặt. Lưu trữ các chứng từ kế toán liên quan đến phần hành công việc hợp lý, theo qui định công ty, đảm bảo an toàn và dễ tìm kiếm.
