CHƯƠNG 1: Cơ SỞ LÝ LUẬN • VÈ KÉ TOÁN THANH TOÁN l.Các khái niệm liên quan đến kế toán thanh toán Thanh toán là sự chuyển giao tài sản của một bên (người hoặc công ty, tổ chức) cho bên kia, thường được sử dụng khi trao đoi sản phẩm hoặc dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. về phương thức thanh toán, có hai phương thức chủ yếu Phương thức thanh toán trả ngay: Sau khi nhận được hàng hóa, chứng từ từ nhà cung cấp doanh nghiệp thanh toán ngay cho người bán bằng tiền mặt hoặc chuyến khoản. Phương thức thanh toán chậm: Doanh nghiệp nhận được hàng nhưng chưa thanh toán ngay cho nhà cung cấp về hình thức thanh toán thông thường có hai hình thức cơ bản Hình thức thanh toán bằng tiền mặt: là hình thức bán hàng thu tiền ngay, bên mua sẽ xuất tiền mặt ra khỏi quỳ để thanh toán trực tiếp cho nhà cung cấp khi nhận được hàng hóa, chứng từ đầy đủ. Trường họp này áp dụng với giao dịch phát sinh so tiền nhỏ (không quá 20 triệu đong).
Nghiệp vụ đơn giản. Hình thức thanh toán không tiền mặt là cách thức thanh toán trong đó không có sự xuất hiện của tiền mặt mà dùng tiền trên các tài khoản cùa doanh nghiệp. Còn dược định nghĩa là thanh toán không dùng tiền mặt mà dựa vào các chứng từ họp pháp như ùy nhiệm chi, see,. Hình thức thanh toán ủy nhiệm chi: là phương thức người thanh toán lập lệnh thanh toán theo mầu do ngân hàng quy định, gửi cho ngân hàng nơi mình mở tài khoản yêu cầu trích số tiền nhất định trên tài khoản của mình để thanh toán cho ngưòã bán.
Hình thức nhờ thu kèm chứng từ là hình thức thanh toán, trong đó người bán sau khi giao hàng, ký phát hối phiếu và gửi kèm bộ chứng từ bán hàng đe nhờ ngân hàng thu hộ tiền từ người mua với điều kiện là ngân hàng chỉ trao bộ chứng từ cho người mua sau khi người này trả tiền hối phiếu, hoặc ký chấp nhận thanh toán hối phiếu có kỳ hạn. 1 Hình thức nhờ thu phiếu trơn là hình thức nhờ thu trong đó người xuất khuẩn ủy thác cho ngân hàng thu tiền hộ từ người nhập khẩu căn cứ vào hối phiếu do mình lập ra còn chứng từ hàng hóa thì gửi thắng cho người nhập khẩu, không gửi cho ngân hàng. Ke toán thanh toán được khái quát là thực hiện việc lập các chứng từ thu, chi. Đồng thời trực tiếp theo dõi, quản lý, hạch toán ke toán các giao dịch, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Liên quan đến việc sử dụng dòng tiền để thanh toán các đối tượng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp Tiền mặt hay hiện kim là tiền dưới hình thức vật chất của tiền tệ, chẳng hạn như tiền giấy và tiền kim loại. Trong số sách kế toán và tài chính, tiền mặt là tài sản hiện tại bao gồm tiền tệ hoặc thứ tương đương với tiền tệ có thể được lấy ra ngay lập tức hoặc gần như ngay lập tức (như trong trường hợp tài khoản thị trường tiền tệ). Tiền mặt được coi là một khoản dự trưc cho các khoản thanh toán, trong trường hợp dòng tiền âm có tổ chức hoặc ngẫu nhiên hoặc là một cách đe tránh sự suy thoái trên thị trường tài chính. Tiền gửi ngân hàng là tiền được gửi trong các tài khoản ở ngân hàng (theo nghĩa đơn giản).
Trên thực tế, nó chính là số liệu về khoản nợ của một ngân hàng đoi với người gửi tiền. Loại tiền này phát sinh từ vai trò trung gian tài chính của ngân hàng. Tiền gửi được giữ trong nhiều tài khoản khác nhau ở điều kiện sử dụng hay rút tiền ra. Tạm ứng là việc cán bộ, công nhân viên trong doanh nghiệp ứng trước một khoản tiền hoặc vật tư đe thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hoặc giải quyết một công việc đã được phê duyệt.
Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc đe thanh toán tạm ứng. Theo định nghĩa của Chuẩn mực kế toán Việt Nam VAS 01: Nợ phải trả là nghía vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các sự kiện và giao dịch đã qua mà doanh nghiệp phải thanh toán từ các nguồn lực của mình.2 Nhiệm vụ của kế toán thanh toán Quản lý, theo dõi các khoản thu trong doanh nghiệp : 2 Thực hiện công việc thu tiền các đối tượng trong và ngoài DN như: thu tiền góp vốn của các nhà đầu tư, các cổ đông, thu tiền của thu ngân vào mỗi ngày, thu hồi công nợ phải thu đối với khách hàng Theo dõi tiền gửi ngân hàng Theo dõi công nợ của các nhà đầu tư, các cổ đông, khách hàng, nhân viên; đồng thời có trách nhiệm đôn đốc thu hoi nợ Theo dõi việc thanh toán bằng thẻ cùa khách hàng Quản lý, theo dõi các khoản chi trong doanh nghiệp Lập kế hoạch thanh toán các khoản công nợ với nhà cung cấp hàng tuần, tháng Chủ động trực tiếp liên hệ với nhà cung cấp trong trường hợp kế hoạch thanh toán không đảm bảo Trực tiếp thực hiện công việc thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng tiền gửi ngân hàng cho các nhà cung cấp như: đối chiếu công nọ, nhận hóa đơn, xem xét phiếu đề nghị thanh toán, lập phiếu chi,. Thực hiện các công việc thanh toán các khoản chi nội bộ như: thanh toán lương, thanh toán tạm ứng, thưởng và các khoản phụ cấp cho nhân viên, thanh toán mua hàng ngoài. Theo dõi việc tạm ứng Theo dõi, kiểm sát hoạt động của thu ngân Trực tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lí, hợp lệ của các chứng từ liên quan từ bộ phận thu ngân Theo dõi, kiếm soát các chứng từ của thu ngân Theo dõi, quản lý chung về quỳ tiền mặt Ket hợp với thủ quỳ trong việc thực hiện công việc thu - chi theo quy định; đối chiếu, kiểm tra tồn quỳ cuối ngày Theo dõi, lập các báo cáo tồn quỳ, tiền mặt hàng ngày cho cấp trên 3 Công việc khác Thường xuyên theo dõi và báo cáo lên cấp trên những khoản thu - chi không rõ ràng Tham gia đầy đù các cuộc họp bộ phận, khóa đào tạo nghiệp vụ theo chỉ định Lập các báo cáo, in chứng từ, so sách có liên quan trình cấp trên định kỳ hoặc đột xuất Thực hiện các công việc khác theo phân công cùa cấp trên 1.3 Phưong pháp kế toán thanh toán 1.1 Các thủ tục chứng từ liên quan đen kế toán thanh toán Theo thông tư 200/2014/TT-BTC, nhiệm vụ của kế toán thanh toán trong doanh nghiệp là theo dõi, quản lý số liệu liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, cụ thể như sau: Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến thu, chi tiền mặt Hằng ngày, căn cứ vào các chứng từ thanh toán của các bộ phận gửi về, kế toán thanh toán thực hiện: Tiếp nhận thủ tục thanh toán Kiểm tra bộ chứng từ thanh toán: đầy đủ hóa đơn, chứng từ chưa? Hóa đơn họp lệ, họp pháp chưa? Nội dung thanh toán có đúng quy chế tài chính của công ty không? Xét duyệt hồ sơ thanh toán Lập phiếu chi Trình kế toán trưởng, giám đốc Chuyến chứng từ cho thủ quỳ chi tiền Hạch toán nghiệp vụ Hằng ngày, căn cứ các nghiệp vụ phát sinh thu tiền mặt (thu bán hàng, thu rút ngân hàng nhập quỹ.) kế toán thanh toán thực hiện: Tiếp nhận, kiếm tra các chứng từ liên quan đến việc thu tiền 4 Lập phiếu thu Trình ke toán trưởng, goán đốc.
Chuyến chứng từ cho thủ quỳ thu tiền Cuối ngày, kế toán thanh toán đối chiếu giữa sổ quỳ của kế toán với sổ của thủ quỳ. Thực hiện kiểm kê quỳ tiền mặt. Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến thu-chi tiền gửi ngân hàng Hằng ngày, căn cứ các yêu cầu thanh toán qua ngân hàng, kế toán thanh toán thực hiện: Lập ủy nhiệm chi (chuyển tiền đi), Séc (rút tiền mặt) Trình ký kế toán trưởng, giám đốc Chuyến chứng từ ra ngân hàng thực hiện giao dịch Hạch toán nghiệp vụ Hằng ngày, căn cứ giấy báo có của ngân hàng, kế toán thanh toán thực hiện hạch toán các nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng. Định kỳ hằng ngày, hằng tuần hoặc cuối tháng (tùy theo quản lý của doanh nghiệp), kế toán thanh toán đối chiếu số quỳ tiền gửi ngân hàng với so phụ tài khoản (sao kê tài khoản).2 Tài khoản sử dụng kế toán thanh toán Theo thông tư 200/2014/TT-BTC Tài khoản 111 Tiền mặt: dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỳ tại quỳ doanh nghiệp, bao gồm các loại tiền như: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ (không phải qua ngân hàng).
Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỳ tiền mặt cùa doanh nghiệp) thì không ghi vào bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”. Còn các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền cùa doanh nghiệp. 5 Tài khoản 112 Tiền gửi ngân hàng: dùng đế phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại Ngân hàng cùa doanh nghiệp. Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 “tiền gửi Ngân hàng” là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bản sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi,.
Tài khoản 131 Phải thu của khách hàng: dùng để phản ánh các khoản nọ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phấm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng đe phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu xây dựng co bản với người giao thầu về khối lượng công tác xây dựng co bản đã hoàn thành. Tài khoản 141 Tạm ứng dùng đe phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó Tài khoản 331 Phải trả cho người bán: dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cùa doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán tài sản cố định, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ.
Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua trả tiền ngay.
