Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế hội nhập cùng cuộc Cách mạng Công nghiệp 4.0, hoạt động xuất nhập khẩu của Việt Nam mở rộng nhanh chóng, thúc đẩy ngành dịch vụ logistics phát triển mạnh mẽ. Tuy nhiên, các doanh nghiệp logistics cũng phải đối mặt với nhiều biến động kinh tế và ảnh hưởng sau đại dịch Covid-19 như sự gián đoạn chuỗi cung ứng và gia tăng chi phí vận chuyển. Trong hoạt động kinh doanh, các chỉ tiêu về công nợ phải thu và phải trả phản ánh trực tiếp tình hình tài chính và luân chuyển vốn của doanh nghiệp. Đặc thù của kế toán ngành logistics đòi hỏi phải xử lý nhiều nghiệp vụ phức tạp liên quan đến ngoại tệ, chính sách thuế xuất nhập khẩu, các khoản thu - chi hộ, đồng thời phải theo dõi chi tiết giá thành và công nợ theo từng lô hàng, hợp đồng dịch vụ. Thực tế thời gian qua cho thấy tình trạng khách hàng chậm thanh toán diễn ra phổ biến, dẫn đến nguy cơ bị chiếm dụng vốn và ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả kinh doanh. Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn đó, tác giả Võ Thị Cẩm Tú đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Kế toán nợ phải thu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Viet Air Consol" dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Nguyễn Quỳnh Hoa tại Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh (năm 2023).

Khóa luận xác định mục tiêu nghiên cứu tổng quát là tìm hiểu, phân tích thực trạng công tác kế toán nợ phải thu tại Công ty TNHH Viet Air Consol (VAC), từ đó đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán nợ phải thu tại đơn vị. Để đạt được mục tiêu tổng quát, đề tài triển khai ba mục tiêu cụ thể gồm:

  1. Phân tích thực trạng công tác kế toán nợ phải thu tại Công ty TNHH Viet Air Consol.
  2. Phân tích các ưu điểm và hạn chế còn tồn tại trong công tác kế toán nợ phải thu tại công ty.
  3. Đưa ra các giải pháp khả thi góp phần hoàn thiện công tác kế toán nợ phải thu tại đơn vị.

Tương ứng với các mục tiêu trên, khóa luận giải quyết ba câu hỏi nghiên cứu:

  1. Tại Công ty TNHH Viet Air Consol, công tác kế toán nợ phải thu diễn ra như thế nào?
  2. Công tác kế toán nợ phải thu tại Công ty TNHH Viet Air Consol có những ưu điểm và nhược điểm gì?
  3. Có những giải pháp nào có thể hoàn thiện công tác kế toán nợ phải thu tại Công ty TNHH Viet Air Consol?

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác kế toán công nợ phải thu. Phạm vi nghiên cứu về không gian được thực hiện tại Công ty TNHH Viet Air Consol; phạm vi về thời gian căn cứ trên số liệu kế toán của năm 2022 và 6 tháng đầu năm 2023.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các quy định pháp lý hiện hành của Bộ Tài chính và tài liệu chuyên ngành kế toán tại Việt Nam, bao gồm:

  • Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính: Căn cứ quy định về nguyên tắc kế toán, chứng từ, kết cấu tài khoản và phương pháp hạch toán đối với Tài khoản 131 (Phải thu của khách hàng - Điều 17, 18), Tài khoản 133 (Thuế GTGT được khấu trừ - Điều 19), Tài khoản 138 (Phải thu khác - Điều 21) và Tài khoản 2293 (Dự phòng phải thu khó đòi - Điều 45).
  • Thông tư 78/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính: Quy định về điều kiện chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).
  • Giáo trình Kế toán tài chính 1 (Trường Đại học Ngân hàng TP.HCM): Khung chuẩn mực và sơ đồ hạch toán các nghiệp vụ công nợ, nguyên tắc xử lý chênh lệch tỷ giá ngoại tệ và cách trình bày thông tin trên Báo cáo tài chính.

Về phương pháp nghiên cứu thực tế, tác giả kết hợp đồng bộ các phương pháp nghiên cứu định tính và thu thập dữ liệu chuyên môn:

  • Phương pháp quan sát và trao đổi: Trực tiếp quan sát quy trình làm việc tại Phòng Kế toán của Công ty TNHH Viet Air Consol, đồng thời trao đổi chuyên môn với các nhân viên kế toán phụ trách phần hành để nắm bắt thực tế luân chuyển chứng từ và xử lý công nợ.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu hệ thống văn bản pháp luật, chuẩn mực kế toán, sách giáo trình và tổng quan các công trình nghiên cứu trước đây liên quan đến quản lý công nợ (như nghiên cứu nước ngoài của Han-Hsing Yu, 2020; Francis Munene, 2018; và các nghiên cứu trong nước của Dương Thị Thùy Ngân, 2016; Nguyễn Thị Lan Hương, 2018; Trương Thị Thanh Thảo, 2018; Hồ Lê Trung Hiếu, 2021; Phan Thị Minh Anh, 2022).
  • Phương pháp thống kê, mô tả: Thu thập quy định nội bộ, sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý, bộ máy kế toán của công ty để mô tả lại cơ cấu vận hành thực tế.
  • Phương pháp thu thập và xử lý số liệu: Trích xuất số liệu trực tiếp từ phần mềm kế toán Bravo, sổ sách kế toán trên Excel cùng các chứng từ kế toán gốc (hóa đơn GTGT, giấy báo Có, hợp đồng vận chuyển) phát sinh trong năm 2022 và 6 tháng đầu năm 2023 tại công ty.
  • Phương pháp phân tích - tổng hợp: Tổng hợp các dữ liệu đã xử lý để đối chiếu với quy định lý thuyết, từ đó đánh giá ưu điểm, hạn chế và xây dựng giải pháp hoàn thiện.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán nợ phải thu

Chương 1 hệ thống hóa toàn bộ khung lý luận về kế toán nợ phải thu trong doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán Việt Nam:

  • Khái niệm và phân loại: Nợ phải thu là các khoản nợ doanh nghiệp cần thu hồi phát sinh từ các giao dịch chưa được thanh toán, được ghi nhận là tài sản trên Báo cáo tài chính. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, các khoản phải thu được phân loại và theo dõi chi tiết theo kỳ hạn (ngắn hạn, dài hạn), đối tượng phải thu, loại nguyên tệ và các yếu tố quản trị khác.
  • Kế toán nợ phải thu khách hàng (TK 131): Là tài khoản lưỡng tính, phản ánh số tiền phải thu khi cung cấp dịch vụ (ghi nhận bên Tài sản) hoặc số tiền khách hàng ứng trước (ghi nhận bên Nguồn vốn). Tác giả làm rõ nguyên tắc hạch toán chi tiết từng khách hàng, việc quy đổi tỷ giá giao dịch gốc ngoại tệ theo tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định giao dịch và đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ.
  • Kế toán thuế GTGT được khấu trừ (TK 133): Phản ánh thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mua vào dùng cho sản xuất kinh doanh chịu thuế theo phương pháp khấu trừ. Hạch toán chi tiết số thuế được khấu trừ và không được khấu trừ, bù trừ định kỳ với thuế GTGT đầu ra (TK 3331).
  • Kế toán các khoản phải thu khác (TK 138): Phản ánh các khoản nợ ngoài tính chất thương mại, gồm 3 tài khoản cấp 2: TK 1381 (Tài sản thiếu chờ xử lý), TK 1385 (Phải thu về cổ phần hóa) và TK 1388 (Phải thu khác như bồi thường, chi hộ, lãi cho vay, cổ tức).
  • Kế toán dự phòng phải thu khó đòi (TK 2293): Căn cứ trích lập dựa trên chứng từ gốc và thời gian quá hạn thanh toán của từng đối tượng khách hàng. Khóa luận tổng hợp khung tỷ lệ trích lập dự phòng theo quy định hiện hành:
Thời gian nợ phải thu khó đòi quá hạn Tỷ lệ trích lập dự phòng
Từ 06 tháng đến dưới 1 năm 30%
Từ 1 năm đến dưới 2 năm 50%
Từ 2 năm đến dưới 3 năm 70%
Từ 3 năm trở lên 100%
  • Trình bày thông tin trên Báo cáo tài chính: Hướng dẫn chi tiết các chỉ tiêu phản ánh trên Bảng cân đối kế toán (mục Các khoản phải thu ngắn hạn/dài hạn, Thuế GTGT được khấu trừ, Người mua trả tiền trước) và Thuyết minh Báo cáo tài chính (mục Phải thu khách hàng, Tài sản thiếu chờ xử lý, Nợ xấu).

Chương 2: Thực trạng công tác kế toán các khoản nợ phải thu tại Công ty TNHH Viet Air Consol

Chương 2 tập trung phân tích mô hình tổ chức và thực tế hạch toán công nợ tại doanh nghiệp khảo sát:

  • Tổng quan về đơn vị: Công ty TNHH Viet Air Consol (VAC) là đơn vị trực thuộc Công ty Cổ phần Giao nhận và Vận chuyển Indo Trần (ITL Corp - thành lập năm 1999, vốn điều lệ 35.000.000.000 VND). VAC được thành lập ngày 16/02/2017, mã số thuế 0314232322. Công ty chuyên cung cấp các dịch vụ vận tải đường bộ, logistics tổng hợp, giao nhận kho bãi và logistics phục vụ thương mại điện tử cho thị trường nội địa và quốc tế.
  • Cơ cấu tổ chức bộ máy:
    • Bộ máy quản lý: Gồm Ban Giám đốc điều hành chung và 5 bộ phận trực thuộc: Bộ phận Hành chính - Nhân sự, Bộ phận Công nghệ thông tin, Bộ phận Hải quan (OPS), Bộ phận Kinh doanh và Bộ phận Tài chính - Kế toán.
    • Bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung, đứng đầu là Kế toán trưởng, tiếp đến là Phó phòng Kế toán và các kế toán viên phụ trách từng phần hành: Kế toán Doanh thu, Kế toán Chi phí, Kế toán Thu hồi công nợ và Kế toán Tổng hợp.
  • Chính sách và chế độ kế toán áp dụng: Công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; niên độ kế toán từ ngày 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ ghi sổ là Đồng Việt Nam (VND); kê khai thuế GTGT theo tháng bằng phương pháp khấu trừ; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá theo phương pháp bình quân cuối kỳ; trích khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng; Báo cáo tài chính lập định kỳ vào cuối năm.
  • Ứng dụng công nghệ: VAC sử dụng kết hợp phần mềm kế toán Bravo và bảng tính Excel. Hình thức kế toán là ghi sổ trên máy vi tính. Hằng ngày kế toán nhập liệu chứng từ đã kiểm duyệt vào Bravo để phần mềm tự động kết chuyển sổ tổng hợp, sổ chi tiết và đối chiếu số liệu lập BCTC.
  • Thực trạng hạch toán nợ phải thu khách hàng (TK 131):
    • Chứng từ sử dụng: Hợp đồng mua bán/dịch vụ, Phiếu xuất kho, Giấy báo Nợ/Có, Biên bản giao nhận hàng, Hóa đơn bán hàng/GTGT, Phiếu thu/chi, Biên bản bù trừ công nợ và chứng từ ngân hàng.
    • Quy trình theo dõi và thu hồi nợ: Kế toán công nợ kết hợp theo dõi trên file Excel và Bravo theo từng đối tượng khách hàng; định kỳ lập biên bản xác nhận công nợ. Khi quá hạn trả tiền ghi trên hóa đơn, công ty thực hiện gửi email nhắc nhở, sau đó liên hệ qua điện thoại để kiểm tra và xem xét gia hạn. Với các khách hàng lớn, công ty linh hoạt theo chu kỳ thanh toán của đối tác để duy trì hợp tác dài hạn.
    • Hạch toán thực tế: Tác giả minh họa qua nghiệp vụ ngày 19/12/2022, VAC cung cấp dịch vụ vận chuyển lô hàng quốc tế cho Chi nhánh Công ty TNHH Expeditors Việt Nam – Chi nhánh Hà Nội. Khi đối tác xác nhận chấp nhận thanh toán, kế toán xuất Hóa đơn GTGT số 00001010 với số tiền cước 6.265.000 VND, áp dụng thuế suất GTGT 0% cho dịch vụ xuất khẩu và ghi nhận: Nợ TK 131 / Có TK 511, Có TK 333. Khi nhận Giấy báo Có từ ngân hàng, kế toán tiến hành đối chiếu và xóa nợ trên phần mềm Bravo.

Chương 3: Giải pháp giúp hoàn thiện công tác kế toán nợ phải thu tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Viet Air Consol

Chương 3 tổng kết các đánh giá thực tế và đề xuất giải pháp hoàn thiện:

  • Đánh giá ưu điểm: Công ty tuân thủ tốt Chế độ kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC; bộ máy kế toán được phân công nhiệm vụ rõ ràng; ứng dụng phần mềm Bravo hỗ trợ tốt việc nhập liệu, theo dõi công nợ chi tiết và lập báo cáo tài chính; quy trình luân chuyển chứng từ chặt chẽ dưới sự kiểm duyệt của Kế toán trưởng.
  • Đánh giá hạn chế: Việc theo dõi công nợ vẫn phụ thuộc vào việc đối chiếu song song thủ công giữa Bravo và Excel; công tác phân loại tuổi nợ và theo dõi hạn mức tín dụng khách hàng chưa thực sự chặt chẽ; việc xử lý nợ quá hạn đôi khi còn bị động do phải phụ thuộc vào chu kỳ thanh toán riêng của các khách hàng lớn.
  • Giải pháp đề xuất:
    • Hoàn thiện mẫu sổ chi tiết theo dõi công nợ phải thu khách hàng (đề xuất mẫu sổ bổ sung cột theo dõi hạn thanh toán và phân loại tuổi nợ chi tiết).
    • Tăng cường phối hợp giữa Bộ phận Kinh doanh và Kế toán thu hồi công nợ trong việc đánh giá xếp hạng tín nhiệm và khả năng thanh toán của khách hàng trước khi ký kết hợp đồng.
    • Tối ưu hóa tính năng quản lý công nợ tự động trên phần mềm kế toán Bravo nhằm giảm thiểu các thao tác thủ công ngoài bảng tính Excel.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã đạt được các kết quả cụ thể gắn liền với số liệu và thực tiễn hoạt động tại doanh nghiệp:

  • Hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và quy định pháp lý về kế toán nợ phải thu theo Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 78/2014/TT-BTC.
  • Phản ánh trung thực thực trạng tổ chức kế toán nợ phải thu tại Công ty TNHH Viet Air Consol trong giai đoạn 2022 – 6 tháng đầu năm 2023, từ quy trình luân chuyển chứng từ, phương pháp ghi sổ kế toán máy trên phần mềm Bravo đến hạch toán các nghiệp vụ đặc thù ngành logistics (như hóa đơn cước vận chuyển quốc tế chịu thuế suất 0%).
  • Đề xuất các giải pháp kỹ thuật cụ thể, trong đó có việc cải tiến biểu mẫu Sổ chi tiết công nợ phải thu khách hàng có tích hợp phân loại tuổi nợ nhằm nâng cao năng lực kiểm soát công nợ.
  • Đóng góp của đề tài thể hiện qua giá trị ứng dụng thực tiễn: kết quả nghiên cứu là tài liệu tham khảo trực tiếp cho Ban Giám đốc và Phòng Kế toán Công ty TNHH Viet Air Consol trong việc nâng cao hiệu quả quản trị khoản phải thu, hạn chế rủi ro bị chiếm dụng vốn và đảm bảo tính minh bạch cho Báo cáo tài chính.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Nghiên cứu được giới hạn thực hiện tại một doanh nghiệp cụ thể là Công ty TNHH Viet Air Consol với phạm vi số liệu kế toán tập trung trong năm 2022 và 6 tháng đầu năm 2023; nội dung chỉ đi sâu vào các khoản mục nợ phải thu trọng yếu (TK 131, TK 133, TK 138, TK 2293) mà chưa mở rộng sang toàn bộ các chỉ tiêu công nợ và luồng tiền khác.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu sang mảng kế toán các khoản nợ phải trả hoặc kết hợp phân tích chuyên sâu các chỉ số tài chính (vòng quay khoản phải thu, kỳ thu tiền bình quân, khả năng thanh toán) để đánh giá toàn diện sức khỏe tài chính của doanh nghiệp logistics trong mối quan hệ với chuỗi cung ứng.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo chuyên môn hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Kế toán - Kiểm toán và Logistics: Cung cấp ví dụ thực tế về công tác kế toán nợ phải thu trong doanh nghiệp dịch vụ giao nhận vận tải, quy trình hạch toán trên phần mềm kế toán máy (Bravo) và phương pháp xử lý chứng từ vận tải quốc tế.
  • Kế toán viên tại các doanh nghiệp logistics vừa và nhỏ: Tham khảo quy trình kiểm soát công nợ khách hàng, phương pháp quản lý hóa đơn cước vận chuyển, quy định thuế GTGT 0% đối với hàng xuất khẩu và mẫu sổ chi tiết theo dõi tuổi nợ.

Phần nội dung đáng tham khảo nhất trong khóa luận là hệ thống sơ đồ hạch toán chuẩn hóa theo Thông tư 200/2014/TT-BTC tại Chương 1 và quy trình luân chuyển chứng từ, hạch toán nghiệp vụ thực tế tại Chương 2.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH Viet Air Consol áp dụng chế độ và chính sách kế toán nào?
Công ty áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính; niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; đơn vị tiền tệ ghi sổ là VND; kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ theo tháng; hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên (tính giá bình quân cuối kỳ); trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng.

2. Công cụ tin học nào được công ty sử dụng để phục vụ công tác kế toán nợ phải thu?
Công ty áp dụng hình thức ghi sổ trên máy vi tính, sử dụng phần mềm kế toán Bravo kết hợp với bảng tính Microsoft Excel để đối chiếu và theo dõi chi tiết công nợ của từng khách hàng.

3. Tỷ lệ trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định trong khóa luận được tính như thế nào?
Mức trích lập căn cứ vào thời gian quá hạn nợ gốc: quá hạn từ 06 tháng đến dưới 1 năm trích 30%; từ 1 năm đến dưới 2 năm trích 50%; từ 2 năm đến dưới 3 năm trích 70%; và từ 3 năm trở lên trích 100%. Trường hợp khách hàng có dấu hiệu phá sản, giải thể, bỏ trốn thì được trích lập ngay cả khi chưa đến hạn.

4. Quy trình nhắc nợ và xử lý nợ quá hạn đối với khách hàng tại VAC diễn ra như thế nào?
Khi đến hạn thanh toán ghi trên hóa đơn mà khách hàng chưa trả nợ, kế toán sẽ gửi email nhắc nhở. Nếu khách hàng không phản hồi, kế toán gọi điện trực tiếp để kiểm tra thông tin và đưa ra phương án xử lý (có thể gia hạn nợ). Với khách hàng lớn có chu kỳ thanh toán riêng, công ty linh hoạt điều chỉnh theo thỏa thuận để duy trì quan hệ hợp tác.

5. Khóa luận đưa ra ví dụ thực tế nào về hạch toán nợ phải thu khách hàng tại VAC?
Khóa luận minh họa nghiệp vụ ngày 19/12/2022, VAC cung cấp dịch vụ vận chuyển cho Chi nhánh Công ty TNHH Expeditors Việt Nam – Chi nhánh Hà Nội, xuất Hóa đơn GTGT số 00001010 với giá trị thanh toán 6.265.000 VND (thuế suất GTGT 0% đối với dịch vụ vận chuyển quốc tế), ghi nhận Nợ TK 131 và Có TK 511, Có TK 333.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Võ Thị Cẩm Tú đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán nợ phải thu theo các quy định hiện hành của Bộ Tài chính, đồng thời phản ánh chi tiết thực trạng công tác hạch toán và quản lý công nợ tại Công ty TNHH Viet Air Consol trong giai đoạn 2022 - 2023. Đề tài đã chỉ rõ những ưu điểm trong việc ứng dụng phần mềm Bravo và kiểm soát chứng từ, cũng như các hạn chế trong quản lý nợ quá hạn đặc thù của ngành logistics. Các giải pháp hoàn thiện biểu mẫu sổ sách và quy trình phối hợp thu hồi nợ do tác giả đề xuất mang tính thực tiễn cao, đóng góp thiết thực cho công tác quản trị tài chính tại doanh nghiệp.