Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế Việt Nam đẩy mạnh hội nhập quốc tế, làn sóng đầu tư vốn từ nước ngoài gia tăng đã tạo ra áp lực cạnh tranh quyết liệt đối với các doanh nghiệp nội địa về quy mô vốn, trình độ công nghệ và năng lực quản lý. Đối với các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là bộ phận tài sản lưu động chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản, trực tiếp cấu thành thực thể sản phẩm và quyết định giá thành cũng như chất lượng thành phẩm. Do đó, việc kiểm soát chặt chẽ số lượng, chất lượng và nguồn gốc xuất xứ của nguyên vật liệu, đồng thời tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu khoa học là yêu cầu tất yếu nhằm tránh ứ đọng vốn, duy trì hoạt động sản xuất liên tục và nâng cao năng lực cạnh tranh.

Tại Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC, công tác kế toán nguyên vật liệu đã đi vào nền nếp nhất định nhưng vẫn bộc lộ nhiều điểm hạn chế mang tính đặc thù của doanh nghiệp sản xuất cơ khí:

  • Bộ máy kế toán chủ yếu tập trung vào việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cho kế toán tài chính, chưa tổ chức được bộ phận riêng biệt hoặc chuyên trách thực hiện công tác kế toán quản trị nguyên vật liệu.
  • Việc luân chuyển các chứng từ kho (phiếu nhập kho, phiếu xuất kho) giữa các phòng ban chức năng còn chậm trễ, khâu lưu trữ hồ sơ chứng từ chưa thực sự chặt chẽ.
  • Công tác quản lý và bảo quản nguyên vật liệu kim khí gặp nhiều thách thức trước điều kiện thời tiết độ ẩm cao, dễ dẫn đến hiện tượng hoen gỉ, biến chất nguyên vật liệu nhưng chưa có cơ chế đánh giá và trích lập dự phòng tương ứng.

Từ thực tế trên, tác giả Nguyễn Thị Thúy đã lựa chọn đề tài: “Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC” làm nội dung khóa luận tốt nghiệp cử nhân ngành Kế toán tại Trường Đại học Thương Mại, dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Nguyễn Thành Hưng.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể trên ba phương diện:

  1. Về mặt lý luận: Hệ thống hóa những vấn đề lý luận cơ bản về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất theo hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành.
  2. Về mặt thực tiễn: Khảo sát và phản ánh toàn diện thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC; phân tích những ưu điểm đạt được, chỉ ra các mặt hạn chế, tồn tại và nguyên nhân; từ đó đề xuất các nhóm giải pháp mang tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty.
  3. Về mặt cá nhân: Vận dụng khối kiến thức chuyên ngành kế toán đã học vào môi trường thực tế, tích lũy kinh nghiệm chuyên môn phục vụ cho công việc kế toán thực tế.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài được giới hạn như sau:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC dưới góc độ kế toán tài chính.
  • Phạm vi về nội dung: Nghiên cứu lý luận và thực tiễn vận dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính, các chuẩn mực kế toán liên quan gồm Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01 - “Chuẩn mực chung”), Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02 - “Hàng tồn kho”), Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015 và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan.
  • Phạm vi về không gian: Khảo sát và thu thập dữ liệu trực tiếp tại Phòng Tài chính - Kế toán Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC (trụ sở chính: số 12 Hoàng Cầu, phường Ô Chợ Dừa, quận Đống Đa, TP. Hà Nội; cơ sở nhà máy sản xuất tại Khu công nghiệp Hà Bình Phương, xã Văn Bình, huyện Thường Tín, TP. Hà Nội).
  • Phạm vi về thời gian: Quá trình thực tập, khảo sát và nghiên cứu tổng hợp tại đơn vị được tiến hành từ ngày 28/02/2018 đến ngày 01/04/2018; nguồn dữ liệu và tài liệu kế toán phục vụ phân tích được trích xuất trong niên độ tài chính năm 2017 và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đầu năm 2018.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận được xây dựng dựa trên hệ thống cơ sở pháp lý và lý luận kế toán doanh nghiệp đang có hiệu lực tại thời điểm nghiên cứu:

  • Luật Kế toán Việt Nam số 88/2015/QH13 ban hành ngày 20/11/2015, quy định các nguyên tắc, chuẩn mực và chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam.
  • Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01) - “Chuẩn mực chung”: Quy định các nguyên tắc kế toán cơ bản chi phối việc ghi nhận nguyên vật liệu gồm: nguyên tắc giá gốc (tài sản phải được ghi nhận theo giá gốc ban đầu và không thay đổi trừ trường hợp có quy định khác); nguyên tắc nhất quán (áp dụng phương pháp tính giá ổn định tối thiểu trong một kỳ kế toán năm); nguyên tắc phù hợp (chi phí nguyên vật liệu xuất dùng phải phù hợp với doanh thu tạo ra trong kỳ); nguyên tắc thận trọng (lập dự phòng giảm giá khi giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc).
  • Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) - “Hàng tồn kho”: Quy định cấu phần giá gốc nguyên vật liệu nhập kho (bao gồm giá mua trên hóa đơn, thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trực tiếp phát sinh); các phương pháp xác định giá trị xuất kho (phương pháp tính theo giá đích danh, phương pháp bình quân gia quyền, phương pháp nhập trước - xuất trước FIFO); các điều kiện xác định giá trị thuần có thể thực hiện được và nguyên tắc trích lập, hoàn nhập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho.
  • Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính: Hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa, thay thế Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC, quy định hệ thống chứng từ kế toán vật tư (từ mẫu 01-VT đến 07-VT), danh mục tài khoản hạch toán nguyên vật liệu (TK 152, TK 2294...) và biểu mẫu báo cáo tài chính áp dụng cho đơn vị.
  • Chuẩn mực kế toán quốc tế số 02 (IAS 02 - “Inventories”): Định nghĩa nguyên vật liệu là tài sản nắm giữ để sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.

Để thực hiện đề tài, tác giả đã phối hợp đồng bộ các phương pháp thu thập và xử lý thông tin thực tiễn:

  • Phương pháp phỏng vấn: Tác giả xây dựng bảng câu hỏi chuyên đề về tổ chức bộ máy, hình thức sổ sách và tài khoản kế toán nguyên vật liệu; tiến hành phỏng vấn 7 đối tượng là nhân sự quản lý và nghiệp vụ trong công ty (bao gồm Giám đốc, Kế toán trưởng và các nhân viên phòng kế toán) trong suốt thời gian thực tập.
  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập, đối chiếu hệ thống chứng từ kế toán thực tế (hóa đơn GTGT mua vào, biên bản bàn giao, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập - xuất kho), các sổ kế toán chi tiết, sổ cái, Báo cáo tài chính năm 2017 và tài liệu phát sinh đầu năm 2018 tại đơn vị với các chuẩn mực VAS 01, VAS 02 và Thông tư 133/2016/TT-BTC.
  • Phương pháp quan sát thực tế: Trực tiếp theo dõi chu trình xử lý công việc của kế toán kho và các kế toán viên: từ khâu tiếp nhận đề nghị mua vật tư, kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ, lập phiếu nhập - xuất, luân chuyển hồ sơ giữa phòng kinh doanh, kho và phòng kế toán, đến khâu nhập dữ liệu vào phần mềm MISA SME và lưu trữ sổ sách.
  • Phương pháp xử lý dữ liệu: Áp dụng các kỹ thuật thống kê, phân loại, so sánh và tổng hợp dữ liệu kế toán thực tế thu thập được nhằm tái hiện quy trình hạch toán và làm căn cứ đánh giá thực trạng kế toán tại công ty.

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu bao gồm số liệu sơ cấp từ các cuộc phỏng vấn, quan sát trực tiếp và số liệu thứ cấp trích lục từ hệ thống sổ sách kế toán, Báo cáo tài chính năm 2017, các bảng danh mục tài khoản, danh mục vật tư trên phần mềm kế toán của Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

Trong chương này, tác giả hệ thống hóa những vấn đề lý thuyết nền tảng về nguyên vật liệu và phương pháp hạch toán kế toán theo quy định hiện hành:

  • Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến, tham gia trực tiếp và toàn bộ vào quá trình sản xuất, chuyển dịch toàn bộ giá trị vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu là tài sản ngắn hạn chiếm tỷ trọng lớn, chủng loại đa dạng, điều kiện bảo quản phức tạp và thường xuyên biến đổi về mặt hình thái hiện vật.
  • Phân loại nguyên vật liệu: Phân chia theo 3 tiêu thức cơ bản:
    1. Căn cứ vào vai trò, công dụng: chia thành nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, vật liệu xây dựng cơ bản, phế liệu thu hồi và vật liệu khác.
    2. Căn cứ vào nguồn hình thành: chia thành nguyên vật liệu mua ngoài, tự sản xuất và từ các nguồn khác (nhận góp vốn, biếu tặng).
    3. Căn cứ vào mục đích, nơi sử dụng: dùng trực tiếp cho sản xuất chế tạo sản phẩm, dùng cho công tác quản lý và dùng cho mục đích khác. Doanh nghiệp cần lập “Sổ danh điểm vật liệu” để mã hóa thống nhất tên gọi, quy cách phục vụ tin học hóa công tác quản lý.
  • Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu: Ghi chép, phản ánh đầy đủ, kịp thời sự biến động nhập - xuất - tồn; kiểm tra việc chấp hành thủ tục chứng từ; tổ chức kế toán chi tiết gắn kết giữa thủ kho và phòng kế toán; tính đúng giá gốc xuất kho và tham gia kiểm kê định kỳ.
  • Hạch toán theo quy định của Chuẩn mực và Thông tư 133/2016/TT-BTC: Trình bày công thức xác định giá gốc nguyên vật liệu nhập kho (đối với hàng mua trong nước chịu thuế khấu trừ hoặc trực tiếp, hàng nhập khẩu và mua bằng ngoại tệ); quy định lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo giá trị thuần có thể thực hiện được ghi nhận vào TK 2294 và TK 632.
  • Hệ thống chứng từ và phương pháp hạch toán chi tiết: Liệt kê hệ thống chứng từ kế toán vật tư theo Thông tư 133/2016/TT-BTC (mẫu 01-VT đến 07-VT). Phân tích trình tự, ưu nhược điểm của 3 phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu qua bảng so sánh tổng hợp:
Tiêu chí Phương pháp thẻ song song Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Phương pháp sổ số dư
Ghi chép tại kho Thủ kho ghi chép số lượng nhập, xuất, tồn hàng ngày trên Thẻ kho. Thủ kho mở và ghi chép số lượng trên Thẻ kho tương tự thẻ song song. Thủ kho ghi số lượng trên Thẻ kho; cuối tháng ghi số lượng tồn vào Sổ số dư.
Ghi chép tại phòng kế toán Kế toán mở Sổ chi tiết vật liệu ghi chép cả số lượng và giá trị; cuối tháng lập Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn. Kế toán mở Bảng kê nhập, Bảng kê xuất; cuối tháng tổng hợp vào Sổ đối chiếu luân chuyển. Kế toán định kỳ thu phiếu giao nhận chứng từ, lập Bảng lũy kế nhập - xuất - tồn theo giá hạch toán.
Đối chiếu kiểm tra Cuối tháng đối chiếu số tồn giữa Sổ chi tiết với Thẻ kho và Sổ kế toán tổng hợp. Cuối tháng đối chiếu số lượng giữa Sổ đối chiếu luân chuyển với Thẻ kho; đối chiếu giá trị với kế toán tổng hợp. Cuối tháng đối chiếu số tiền giữa Bảng lũy kế nhập - xuất - tồn với Sổ số dư của kho.
Ưu điểm Ghi chép đơn giản, rõ ràng, dễ đối chiếu và phát hiện sai sót. Giảm bớt sự trùng lặp ghi chép giữa kho và kế toán. Tránh trùng lặp công việc, cung cấp số liệu tồn kho kịp thời.
Nhược điểm Công việc ghi chép trùng lặp về mặt số lượng; khối lượng dồn vào cuối tháng lớn. Công việc tập trung dồn vào cuối tháng, tiến độ lập báo cáo kế toán chậm. Khó phát hiện sai sót nếu xảy ra nhầm lẫn; đòi hỏi trình độ nghiệp vụ cao.
Điều kiện áp dụng Doanh nghiệp ít chủng loại vật tư, tần suất nhập xuất không quá lớn. Doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, nhập xuất không diễn ra thường xuyên. Doanh nghiệp quy mô lớn, nhiều chủng loại vật tư, nhập xuất thường xuyên và dùng giá hạch toán.
  • Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: Trình bày phương pháp Kê khai thường xuyên và Kiểm kê định kỳ; nguyên tắc hạch toán trên TK 152 (“Nguyên liệu, vật liệu”) và các tài khoản đối ứng (TK 111, 112, 133, 331, 154, 632, 642...); 4 hình thức sổ kế toán thủ công (Nhật ký chung, Nhật ký - Sổ Cái, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký - Chứng từ) và hình thức kế toán trên máy vi tính; cách thức trình bày chỉ tiêu nguyên vật liệu trên Báo cáo tài chính (Báo cáo tình hình tài chính, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Thuyết minh BCTC).

Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC

Chương này đi sâu vào thực tế tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại đơn vị nghiên cứu:

  • Tổng quan về Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC (AVICROBOTICS CO.,LTD):
    • Thành lập ngày 14/11/2008 theo Giấy phép kinh doanh số 0103014300 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hà Nội cấp (đăng ký thay đổi lần thứ 3 ngày 17/04/2017).
    • Vốn điều lệ: 6.000.000.000 đồng (Sáu tỷ đồng).
    • Trụ sở chính: Số 12 Hoàng Cầu, phường Ô Chợ Dừa, quận Đống Đa, TP. Hà Nội. Nhà máy sản xuất: Đường Tự Do, KCN Hà Bình Phương, xã Văn Bình, huyện Thường Tín, TP. Hà Nội.
    • Quy mô lao động: Trên 50 người tại thời điểm 31/12/2017. Đại diện pháp luật: Giám đốc Đặng Xuân Tân.
    • Ngành nghề kinh doanh chính: Sản xuất máy chuyên dụng khác (mã 2829 - sản xuất người máy công nghiệp); sản xuất thiết bị nâng, hạ và bốc xếp (mã 2816 - xe đẩy, tay máy, băng tải, máy nâng); bán buôn máy móc thiết bị (mã 4659); gia công cơ khí, tráng phủ kim loại (mã 2592); sửa chữa, lắp đặt máy móc thiết bị công nghiệp (mã 3312, 3320); nghiên cứu R&D khoa học tự nhiên kỹ thuật (mã 7210); xuất nhập khẩu và gia công tủ điện.
  • Cơ cấu bộ máy quản lý và bộ máy kế toán:
    • Bộ máy quản lý: Gồm Giám đốc, Phó Giám đốc và 4 phòng chức năng (Phòng Hành chính - Nhân sự, Phòng Kinh doanh, Phòng Kỹ thuật - Sản xuất, Phòng Tài chính - Kế toán).
    • Bộ máy kế toán: Tổ chức theo mô hình tập trung gồm 4 nhân sự: 1 Kế toán trưởng (phụ trách chung, kế toán tổng hợp, lập BCTC), 1 Kế toán bán hàng kiêm công nợ, 1 Kế toán kho kiêm thủ kho (chịu trách nhiệm lập chứng từ nhập xuất, tính giá xuất kho, theo dõi nhập xuất tồn kiêm quản lý kho vật lý), 1 Thủ quỹ.
  • Chính sách kế toán áp dụng:
    • Năm 2016 công ty áp dụng Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC; từ năm 2017 chuyển đổi sang Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC.
    • Niên độ kế toán từ 01/01 đến 31/12; kỳ kế toán theo quý; đơn vị tiền tệ ghi sổ là VNĐ.
    • Hình thức sổ kế toán: Nhật ký chung trên phần mềm MISA SME.
    • Phương pháp kế toán nguyên vật liệu: Kê khai thường xuyên; tính giá trị xuất kho theo phương pháp Giá trung bình tháng (bình quân cả kỳ dự trữ); tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ (thuế suất đầu ra thông thường 10%). Khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng.
  • Đặc điểm phân loại nguyên vật liệu tại AVIC:
    • Nguyên vật liệu chính: Tôn, thép hình, thép tấm, sắt trục, bánh răng, động cơ, xy lanh, thiết bị điều khiển, thiết bị khí nén.
    • Vật liệu phụ: Sơn chống gỉ, sơn màu.
    • Nhiên liệu: Ga hóa lỏng, oxy, CO2, Argon, dầu diesel, dầu nhờn, mỡ, dầu KO.
    • Phụ tùng thay thế, sửa chữa: Mỏ hàn, súng phun sơn, phụ tùng máy hàn, máy cắt, máy tiện.
    • Phế liệu thu hồi: Thép vụn, sắt vụn, phoi bào.
  • Thực tế thực hiện chu trình luân chuyển chứng từ:
    • Quy trình nhập kho (6 bước): (1) Người giao hàng đề nghị nhập kho; (2) Ban kiểm nhận (thủ kho, cán bộ phụ trách, người đề nghị) kiểm tra quy cách; (3) Kế toán lập phiếu nhập kho theo hóa đơn và biên bản kiểm nghiệm; (4) Các bên liên quan ký nhận; (5) Thủ kho kiểm nhận, nhập kho, ghi thẻ kho và ký phiếu; (6) Chuyển phiếu nhập cho kế toán ghi sổ và lưu trữ. Phiếu lập thành 3 liên (Phòng kinh doanh lưu 1 liên, người nhập hàng giữ 1 liên để thanh toán, thủ kho giữ 1 liên làm căn cứ ghi thẻ kho).
    • Quy trình xuất kho (6 bước): (1) Bộ phận có nhu cầu lập giấy xin xuất; (2) Giám đốc hoặc phụ trách đơn vị duyệt lệnh; (3) Kế toán lập phiếu xuất kho; (4) Thủ kho xuất vật tư, ký nhận; (5) Kế toán trưởng ký duyệt và vào sổ kế toán; (6) Giám đốc ký duyệt và chuyển kế toán bảo quản. Phiếu lập thành 3 liên (bộ phận lập giữ 1 liên, thủ kho giữ 1 liên ghi thẻ kho rồi chuyển kế toán, người nhận hàng giữ 1 liên).
  • Phương pháp hạch toán chi tiết và tổng hợp:
    • Hạch toán chi tiết thực hiện theo phương pháp thẻ song song.
    • Trên phần mềm MISA SME, công ty thiết lập hệ thống danh mục mã vật tư (ví dụ: M14x1 cho Ê cu siết M14x1, M25x1.5 cho Ê cu siết M25x1.5, TAYNAMCUA cho Tay nắm cửa tủ đen, RAYBI cho Ray bi trượt, EGW20C cho Con trượt H20C, EGW25CC cho Con trượt H25CC...).
    • Mở các tài khoản chi tiết theo nhóm nguyên vật liệu: TK 152-RAYBI (Ray bi trượt), TK 152-LGC (Bu lông), TK 152-XILANH (Xi lanh)... và tài khoản công nợ chi tiết theo đối tượng khách hàng (TK 131-AMA, TK 131-ĐS, TK 131-TELE), nhà cung cấp (TK 331-TP, TK 331-DaCo, TK 331-TV).
    • Số liệu tính giá xuất kho thực tế tại văn bản: Minh chứng qua nghiệp vụ xuất kho vật liệu nhôm 6061 trong tháng 12/2017:
      • Tồn đầu kỳ (cuối tháng 11/2017): 50 kg, đơn giá 120.000 đồng/kg (tổng giá trị = 6.000.000 đồng).
      • Nhập trong kỳ: Ngày 06/12/2017 nhập 28,1 kg theo đơn giá 125.000 đồng/kg (Phụ lục 2.3).
      • Đơn giá bình quân tháng 12 được tính toán tự động trên phần mềm vào cuối tháng làm căn cứ áp giá cho các lần xuất kho trong tháng (như lần xuất kho ngày 08/12/2017).

Chương III: Một số kết luận và đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC

Từ kết quả phân tích thực trạng, tác giả rút ra các kết luận, nhận định hạn chế và đưa ra các kiến nghị hoàn thiện:

  • Đánh giá kết quả đạt được:
    • Công ty đã chủ động cập nhật và chuyển đổi chế độ kế toán từ Quyết định 48 sang Thông tư 133/2016/TT-BTC phù hợp quy định của Bộ Tài chính.
    • Tổ chức bộ máy kế toán tập trung tinh gọn, các kế toán viên có trình độ chuyên môn, phối hợp tương đối nhịp nhàng.
    • Ứng dụng phần mềm MISA SME vào công tác kế toán giúp giảm bớt thao tác ghi chép sổ sách thủ công, dữ liệu từ các phân hệ mua hàng và bán hàng tự động cập nhật lên phân hệ kho và sổ cái.
    • Quản lý tương đối chặt chẽ khâu kiểm nghiệm vật tư nhập kho đối với các thiết bị máy móc, linh kiện có giá trị cao.
  • Những mặt hạn chế, tồn tại:
    • Về tổ chức bộ máy: Phòng kế toán chỉ có 4 người, công tác kế toán mới dừng lại ở việc đáp ứng yêu cầu của kế toán tài chính, chưa xây dựng được hệ thống chỉ tiêu và bộ phận riêng biệt phục vụ kế toán quản trị nguyên vật liệu (chưa phân tích định mức tiêu hao, chưa kiểm soát chi phí thực tế so với dự toán). Nhân sự kế toán kho kiêm nhiệm thủ kho dẫn đến vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong kiểm soát nội bộ.
    • Về chứng từ và luân chuyển chứng từ: Việc luân chuyển phiếu nhập, xuất kho giữa các bộ phận chức năng còn chậm trễ; việc lưu giữ và bảo quản chứng từ còn lỏng lẻo, chưa khoa học, gây khó khăn cho việc tra cứu, đối chiếu số liệu.
    • Về vận dụng tài khoản: Mặc dù nguyên vật liệu cơ khí (sắt, thép tấm, linh kiện) tại kho thường xuyên chịu ảnh hưởng của thời tiết gây hoen gỉ, giảm giá trị sử dụng, công ty vẫn chưa thực hiện đánh giá giá trị thuần có thể thực hiện được để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho theo quy định (chưa vận dụng TK 2294).
    • Về ứng dụng phần mềm kế toán: Công ty chưa khai thác hết các tính năng quản lý kho chuyên sâu của phần mềm MISA SME, đặc biệt là tính năng tự động cảnh báo giới hạn tồn kho an toàn (tối thiểu, tối đa).
  • Bốn nhóm giải pháp đề xuất:
    1. Giải pháp 1: Về tổ chức công tác kế toán: Phân định rõ ràng trách nhiệm công việc, chấm dứt tình trạng kế toán kho kiêm nhiệm thủ kho nhằm đảm bảo tính khách quan trong việc đối chiếu số liệu thực tế với sổ sách; từng bước giao nhiệm vụ theo dõi, lập báo cáo kế toán quản trị nguyên vật liệu định kỳ cho kế toán viên.
    2. Giải pháp 2: Về chứng từ kế toán và quy trình luân chuyển chứng từ: Ban hành quy định cụ thể về thời hạn tối đa luân chuyển chứng từ từ các phòng ban về phòng kế toán; chuẩn hóa công tác phân loại, đóng tập và lưu trữ hồ sơ chứng từ nhập - xuất khoa học theo từng dự án hoặc từng chủng loại vật tư.
    3. Giải pháp 3: Về tài khoản và vận dụng tài khoản: Hoàn thiện việc mở chi tiết các tiểu khoản TK 152 theo tính chất kỹ thuật và quy cách nguyên vật liệu; xây dựng quy trình định kỳ cuối niên độ kế toán đánh giá mức độ suy giảm chất lượng vật tư kim khí hoen gỉ để trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho qua TK 2294 và ghi nhận chi phí vào TK 632.
    4. Giải pháp 4: Về phần mềm kế toán công ty áp dụng: Khai thác triệt để các tiện ích của phần mềm MISA SME, thiết lập các ngưỡng định mức tồn kho tối thiểu - tối đa cho từng nhóm vật tư chủ lực để phần mềm tự động cảnh báo lượng tồn kho, hỗ trợ phòng kinh doanh lập kế hoạch mua hàng kịp thời.
  • Điều kiện thực hiện giải pháp:
    • Về phía Nhà nước: Cần duy trì hệ thống văn bản pháp luật, chính sách thuế và chuẩn mực kế toán ổn định, đồng bộ; ban hành các thông tư hướng dẫn chi tiết, rõ ràng hơn cho doanh nghiệp nhỏ và vừa.
    • Về phía Công ty: Ban lãnh đạo cần quan tâm đầu tư hoàn thiện cơ sở vật chất kho bãi (trang bị hệ thống hút ẩm, chống gỉ bảo vệ sắt thép, máy móc); tạo điều kiện bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ kế toán và đầu tư nâng cấp hạ tầng phần mềm công nghệ thông tin.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh trung thực bức tranh thực tế về công tác kế toán nguyên vật liệu tại một doanh nghiệp sản xuất cơ khí - tự động hóa quy mô vừa và nhỏ với các số liệu cụ thể:

  • Khảo sát và hệ thống hóa đầy đủ thông tin pháp lý của doanh nghiệp: Vốn điều lệ 6 tỷ đồng, quy mô trên 50 lao động, mạng lưới cơ sở gồm trụ sở 12 Hoàng Cầu và nhà máy sản xuất tại KCN Hà Bình Phương, Thường Tín, Hà Nội.
  • Phân tích chi tiết mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung gồm 4 nhân sự (Kế toán trưởng, Kế toán bán hàng & công nợ, Kế toán kho kiêm thủ kho, Thủ quỹ) và việc vận dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 133/2016/TT-BTC trên nền tảng phần mềm MISA SME.
  • Ghi nhận chi tiết hệ thống phân loại nguyên vật liệu thực tế với các danh mục hàng hóa đặc thù của ngành cơ khí tự động (tôn, thép hình, thép tấm, động cơ, xy lanh, ga hóa lỏng, dầu KO, mỏ hàn, phế liệu thu hồi...).
  • Phản ánh chính xác quy trình hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song và phương pháp tính giá xuất kho bình quân cả tháng đối với nguyên liệu nhôm 6061 trong tháng 12/2017.

Bảng tổng hợp đối chiếu giữa thực trạng tại Công ty AVIC và các giải pháp hoàn thiện do tác giả đề xuất:

Nội dung kế toán Thực trạng tại Công ty AVIC Giải pháp đề xuất hoàn thiện
Tổ chức nhân sự 4 nhân sự; kế toán kho kiêm nhiệm thủ kho; chưa có chức năng kế toán quản trị NVL. Tách biệt chức năng giữa kế toán kho và thủ kho; phân công nhân sự lập báo cáo kế toán quản trị NVL định kỳ.
Luân chuyển chứng từ Luân chuyển phiếu nhập, xuất kho giữa các bộ phận còn chậm trễ; lưu trữ chứng từ chưa khoa học. Quy định thời hạn luân chuyển chứng từ cụ thể giữa các khâu; phân loại, đóng tập chứng từ khoa học theo dự án/chủng loại.
Vận dụng tài khoản Chưa trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 2294) đối với vật tư sắt thép bị hoen gỉ, biến chất. Cuối niên độ tiến hành đánh giá giá trị thuần có thể thực hiện được của NVL hoen gỉ để trích lập dự phòng qua TK 2294 và TK 632.
Ứng dụng phần mềm Mới sử dụng phân hệ nhập liệu cơ bản trên MISA SME; chưa khai thác tính năng cảnh báo tồn kho. Thiết lập định mức dự trữ tối thiểu - tối đa trên phần mềm MISA SME để tự động hóa việc cảnh báo và lập kế hoạch thu mua.

Về mặt đóng góp khoa học và thực tiễn, đề tài đã chỉ ra sự chuyển dịch chế độ kế toán tại doanh nghiệp (từ Quyết định 48 sang Thông tư 133), gắn kết chặt chẽ giữa lý luận kế toán hàng tồn kho với môi trường sản xuất cơ khí có độ ẩm cao, chỉ ra sự xung đột trong kiểm soát nội bộ khi bố trí kiêm nhiệm thủ kho - kế toán kho, từ đó đưa ra 4 nhóm kiến nghị có tính ứng dụng cao, bám sát năng lực tài chính và quy mô nhân sự của doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số hạn chế nhất định do giới hạn về nguồn lực và thời gian nghiên cứu:

  • Về phạm vi nội dung: Đề tài chỉ tiếp cận kế toán nguyên vật liệu dưới giác độ kế toán tài chính phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính, chưa đi sâu vào kế toán quản trị nguyên vật liệu (chưa xây dựng được hệ thống dự toán chi phí, bảng phân tích chênh lệch chi phí nguyên vật liệu trực tiếp hay định mức kỹ thuật tiêu hao cho từng dòng sản phẩm phức tạp như robot công nghiệp, băng tải).
  • Về phạm vi thời gian và mẫu khảo sát: Thời gian khảo sát thực tế tại công ty diễn ra ngắn (từ 28/02/2018 đến 01/04/2018); số liệu minh chứng thực tế mới dừng lại ở năm 2017 và một số nghiệp vụ đầu năm 2018; dung lượng mẫu khảo sát hẹp (7 phiếu phỏng vấn nội bộ trong phòng kế toán và ban giám đốc).
  • Về giải pháp: Các đề xuất về trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và thiết lập kế toán quản trị mới dừng lại ở mặt phương pháp luận và nguyên tắc tổ chức, chưa lượng hóa được tổng mức chi phí đầu tư bổ sung nhân sự hay chi phí nâng cấp kho bãi chống ẩm.

Hướng nghiên cứu mở rộng tiếp theo có thể phát triển theo các nhánh:

  • Nghiên cứu xây dựng mô hình kế toán quản trị chi phí nguyên vật liệu và tính giá thành sản phẩm cho các hợp đồng gia công cơ khí, chế tạo máy tự động hóa theo đơn đặt hàng.
  • Nghiên cứu cơ chế kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro hao hụt, hoen gỉ vật tư kim khí trong điều kiện khí hậu nhiệt đới ẩm gió mùa tại các doanh nghiệp cơ khí chế tạo.
  • Hoàn thiện tích hợp quy trình kế toán nguyên vật liệu với hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) toàn diện, thay thế phần mềm kế toán độc lập.

Giá trị tham khảo

Báo cáo khóa luận có giá trị tham khảo thiết thực cho nhiều đối tượng:

  • Sinh viên các ngành Kế toán - Kiểm toán, Tài chính doanh nghiệp: Là tài liệu tham khảo cụ thể về phương pháp triển khai một đề tài khóa luận thực tập doanh nghiệp; minh họa rõ ràng cách vận dụng Thông tư 133/2016/TT-BTC vào thực tế phân loại nguyên vật liệu, cách tổ chức chứng từ, hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song và hạch toán tổng hợp trên phần mềm MISA SME.
  • Kế toán viên và cán bộ quản lý kho tại các doanh nghiệp sản xuất cơ khí, tự động hóa: Tham khảo bộ quy trình luân chuyển chứng từ nhập kho - xuất kho gồm 6 bước rõ ràng; cách thức mã hóa danh mục vật tư chi tiết (từ ốc vít, con trượt, ray bi đến thép tấm); kinh nghiệm xử lý thực tế khi tính giá xuất kho bình quân cả kỳ dự trữ.
  • Nhà quản trị doanh nghiệp nhỏ và vừa: Nhận diện rõ rủi ro trong kiểm soát nội bộ khi bố trí kế toán kho kiêm nhiệm thủ kho; thấy được tầm quan trọng của việc bảo quản kim khí chống hoen gỉ và yêu cầu cấp thiết phải ứng dụng các tính năng cảnh báo tồn kho an toàn trên phần mềm kế toán.
  • Phần đáng tham khảo nhất trong công trình: Chương II của khóa luận, đặc biệt là quy trình lập và luân chuyển chứng từ xuất - nhập kho, sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 4 nhân sự và phương pháp thiết lập danh mục tài khoản chi tiết trên phần mềm kế toán MISA SME.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC áp dụng chế độ kế toán và hình thức ghi sổ kế toán nào trong giai đoạn nghiên cứu? Trong năm 2016, công ty áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC. Từ năm 2017, công ty chính thức chuyển đổi sang áp dụng Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài chính. Hình thức sổ kế toán áp dụng là hình thức Nhật ký chung, được thực hiện thông qua phần mềm kế toán máy vi tính MISA SME.

2. Công ty AVIC sử dụng phương pháp nào để hạch toán chi tiết và xác định giá trị nguyên vật liệu xuất kho? Để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu, công ty áp dụng phương pháp thẻ song song: thủ kho theo dõi về mặt số lượng trên thẻ kho, kế toán viên theo dõi cả về số lượng và giá trị trên phần mềm kế toán MISA SME, cuối tháng tiến hành đối chiếu. Về phương pháp xác định giá trị xuất kho, công ty áp dụng phương pháp Giá trung bình tháng (tính đơn giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ vào thời điểm cuối tháng).

3. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty AVIC có đặc điểm gì và gồm bao nhiêu nhân sự? Bộ máy kế toán tại công ty được tổ chức theo mô hình tập trung, toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tại một phòng kế toán duy nhất trực thuộc sự chỉ đạo của Giám đốc. Phòng Tài chính - Kế toán gồm 4 nhân sự: 1 Kế toán trưởng, 1 Kế toán bán hàng kiêm công nợ, 1 Kế toán kho kiêm thủ kho và 1 Thủ quỹ.

4. Danh mục nguyên vật liệu của công ty bao gồm những nhóm nào và có những mặt hàng chủ lực nào? Do đặc thù sản xuất máy tự động và gia công cơ khí, nguyên vật liệu của công ty được chia làm 5 nhóm chính: (1) Nguyên vật liệu chính (tôn, thép hình, thép tấm, sắt trục, bánh răng, động cơ, xy lanh, thiết bị điều khiển, thiết bị khí nén); (2) Vật liệu phụ (sơn chống gỉ, sơn màu); (3) Nhiên liệu (ga hóa lỏng, oxy, CO2, Argon, dầu diesel, dầu nhờn, mỡ, dầu KO); (4) Phụ tùng thay thế (mỏ hàn, súng phun sơn, phụ tùng máy cắt, máy hàn); (5) Phế liệu thu hồi (thép vụn, sắt vụn, phoi).

5. Điểm hạn chế lớn nhất trong công tác kiểm soát nội bộ và kế toán nguyên vật liệu tại AVIC được tác giả chỉ ra là gì? Điểm hạn chế lớn nhất trong kiểm soát nội bộ là việc kế toán kho kiêm nhiệm luôn công việc của thủ kho, làm giảm tính độc lập và khả năng kiểm tra chéo số liệu giữa thủ kho và kế toán. Ngoài ra, việc luân chuyển chứng từ nhập xuất kho giữa các phòng ban còn chậm trễ và công ty chưa trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho (TK 2294) đối với lượng vật tư kim khí bị hoen gỉ do điều kiện thời tiết ẩm ướt.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Thúy đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận về kế toán nguyên vật liệu theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam và Thông tư 133/2016/TT-BTC dành cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Công trình đã phản ánh chi tiết, trung thực thực trạng công tác hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song và hạch toán tổng hợp trên phần mềm MISA SME tại Công ty TNHH sản xuất máy tự động AVIC. Qua việc phát hiện các hạn chế về việc kiêm nhiệm nhân sự thủ kho - kế toán kho, chậm trễ chứng từ và thiếu vắng kế toán quản trị, tác giả đã đề xuất 4 nhóm giải pháp đồng bộ và có tính khả thi cao. Đây là tài liệu nghiên cứu chuyên đề có giá trị thực tiễn tốt cho công tác quản lý và hạch toán vật tư trong các doanh nghiệp sản xuất cơ khí chế tạo máy.