CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Cơ sở lý luận về nguyên vật liệu trong doanh nghiệp 1.1 Một số khái niệm cơ bản về nguyên vật liệu Nguyên vật liệu hình thành từ những nguồn khác nhau như mua ngoài, tự sản xuất, nhận vốn góp… được sử dụng để phục vụ cho việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ hay sử dụng cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình kinh doanh là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể của sản phẩm. Theo chuẩn mực kế toán số 02 ban hành và công bố theo quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31/12/2001 của Bộ trưởng Bộ tài chính thì: Nguyên vật liệu là một bộ phận của hàng tồn kho, sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ, nó bao gồm cả vật liệu tồn kho, vật liệu gửi đi gia,công chế, biến và đã mua đang đi trên đường. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích tác động vào nó.
NVL là đối tượng lao động nhưng không phải bất cứ một đối tượng nào cũng là NVL mà chỉ trong điều kiện đối tượng lao động mà do lao động làm ra thì mới hình thành NVL 1.2 Đặc điểm của nguyên vật liệu Trong quá trình tham gia vào hoạt động kinh doanh nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ, bị tiêu hao toàn bộ giá trị và chuyển dịch một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ.3 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu - Phân loại: Trong đơn vị nguyên vật liệu gồm nhiều loại, nhiều thứ có tính chất lý hóa khác nhau, công dụng mục đích khác nhau do đó đòi hỏi phải phân loại. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp chúng thành từng loại, từng nhóm theo một tiêu thức nào đó. Luan van 11 Phân loại nguyên vật liệu theo tiêu thức đó là nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị nên được phân loại như sau: + Nguyên vật liệu chính: những nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình kinh doanh sẽ là thành phần chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất của sản phẩm. + Vật liệu phụ: là vật liệu khi tham gia vào kinh doanh không cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà nó có tác dụng làm tăng chất lượng sản phẩm, tăng giá trị, màu sắc của sản phẩm làm ra.
+ Bán thành phẩm mua ngoài: là chi tiết, bộ phận thu mua về để lắp ráp hoặc gia công sản phẩm. + Nhiên liệu: là những vật liệu có tác dụng cung cấp nhiệt năng trong quá trình kinh doanh. + Phụ tùng thay thế: Là chi tiết phụ tùng máy móc doanh nghiệp mua về trong quá trình thay thế các bộ phận hỏng hóc của máy móc trong quá trình sản xuất. + Thiết bị xây dựng cơ bản và vật kết cấu: cả 2 loại thiết bị máy móc này đều là cơ sở chủ yếu hình thành nên sản phẩm xây lắp nhưng khác vật liệu xây dựng.
+ Vật liệu khác: vật liệu đặc chủng, vật liệu thu nhặt được từ phế liệu… + Ngoài ra một số doanh nghiệp phân loại vào mục đích, công dụng của nguyên vật liệu hoặc nguồn nhập kho nguyên vật liệu.4 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu * Yêu cầu quản lý của kế toán NVL: NVL trong DN xây lắp được nhập về từ nhiều nguồn khác nhau như nhập khẩu, liên doanh, liên kết,…nên việc quản lý vật liệu càng trở nên cần thiết và quan trọng. Yêu cầu đặt ra là: - Ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất ngay từ khâu mua bảo quản, nhập kho hay xuất kho đều phải sử dụng một cách hợp lý nhất. - Trong khâu thu mua cần quản lý về mặt số lượng, khối lượng, đơn giá, chủng loại để làm sao đạt được chi phí vật liệu ở mức thấp nhất với sản lượng, chất lượng sản phẩm cao nhất. Luan van 12 - Đối với khâu bảo quản cần phải đảm bảo đúng chế độ quy định phù hợp với từng tính chất lý hóa mỗi loại NVL - Đối với khâu dự trữ: Đảm bảo vừa đủ để sản xuất không gián đoạn - Sử dụng: Cần thực hiện đúng định mức tiêu hao theo bảng định mức sao cho việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả cao nhất.
* Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu - Tổ chức ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng, phẩm chất, quy cách và giá trị thực tế của từng loại, từng thứ nguyên vật liệu. Hướng dẫn và kiểm tra các bộ phận, phòng ban chấp hành các nguyên tắc, thủ tục nhập xuất - Mở các loại sổ (thẻ) kế toán chi tiết theo từng thứ nguyên vật liệu theo đúng chế độ kế toán hiện hành. - Kiểm tra việc mua hàng, dự trữ và sử dụng NVL theo dự toán, tiêu chuẩn định mức chi phí và phát hiện các trường hợp vật tư ứ đọng hoặc thâm hụt, từ đó xác định nguyên nhân và biện pháp xử lý.2 Kế toán nguyên vật liệu theo quan điểm kế toán tài chính 1.1 Chuẩn mực kế toán về kế toán nguyên vật liệu Chuẩn mực kế toán quốc tế IAS 02 Theo chuẩn mực kế toán quốc tế số 02 (IAS 02) “Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường, trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán hoặc dưới hình thức hàng tồn kho hoặc vật dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp các dịch vụ”. Theo IAS 02 hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm: hàng hóa mua về để bán, thành phẩm tồn kho, vật dụng chuẩn bị đưa vào quá trình sản xuất, giá trị của sản phẩm dở dang.
Theo IAS 02 hàng tồn kho của doanh nghiệp không bao gồm chi phí xây dựng dở dang phát sinh từ các hợp đồng xây dựng, các công cụ tài chính, gia súc, gia cầm nông lâm sản và các quặng khoáng sản của các nhà sản xuất; cũng không bao gồm những hàng hóa thành phẩm vật tư hư hỏng, lỗi thời, không thể dùng được trong sản xuất kinh doanh. Luan van 13 Khái niệm hàng tồn kho trong hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam về cơ bản là thống nhất với khái niệm hàng tồn kho trong chuẩn mực kế toán quốc tế 02. Hơn nữa, trong hệ thống kế toán doanh nghiệp ở Việt Nam đã bổ sung thêm điều kiện để xác định hàng tồn kho đó là quyền sở hữu về tài sản. Theo đó, đã xác định rõ ràng được vấn đề nêu trên: đó là số hàng mua đang đi đường, hàng hóa đang gửi bán nếu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thì được tính là hàng tồn kho của doanh nghiệp; còn hàng mà doanh nghiệp nhận ký gửi, nhận bán hộ, thuộc quyền sở hữu của bên gửi hàng thì thuộc hàng tồn kho của bên gửi hàng.
Chuẩn mực kế toán Việt nam số 01 Chuẩn mực kế toán số 01 “Chuẩn mực chung” ban hành và công bố theo Quyết định số 165/2002/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính Mục đích của chuẩn mực này là quy định và hướng dẫn các nguyên tắc và yêu cầu kế toán cơ bản, các yếu tố và ghi nhận các yếu tố của báo cáo tài chính của doanh nghiệp, nhằm: - Làm cơ sở xây dựng và hoàn thiện các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán cụ thể theo khuôn mẫu thống nhất; - Giúp cho doanh nghiệp ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính theo các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán đã ban hành một cách thống nhất và xử lý các vấn đề chưa được quy định cụ thể nhằm đảm bảo cho các thông tin trên báo cáo tài chính phản ánh trung thực và hợp lý; - Giúp cho kiểm toán viên và người kiểm tra kế toán đưa ra ý kiến về sự phù hợp của báo cáo tài chính với chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán; - Giúp cho người sử dụng báo cáo tài chính hiểu và đánh giá thông tin tài chính được lập phù hợp với các chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán. - Các nguyên tắc, yêu cầu kế toán cơ bản và các yếu tố của báo cáo tài chính quy định trong chuẩn mực này được quy định cụ thể trong từng chuẩn mực kế toán, phải được áp dụng đối với mọi doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế trong phạm vi cả nước. Luan van 14 Nguyên tắc cơ sở dồn tích: “Theo nguyên tắc này mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính của doanh nghiệp liên quan đến tài sản, nợ phải trả, nguồn vốn chủ sở hữu, doanh thu, chi phí phải được ghi sổ kế toán vào thời điểm phát sinh, không căn cứ vào thời điểm thực tế thu hoặc thực tế chi tiền hoặc tương đương tiền. Báo cáo tài chính phải lập trên cơ sở dồn tích phản ánh tình hình tài chính của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai.” Như vậy, theo nguyên tắc này thì trong công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành thì chi phí trong hoạt động sản xuất sẽ được ghi sổ kế toán tại thời điểm phát sinh.
Xét về bản chất chi phí này có thể bằng tiền hoặc không bằng tiền nhưng tại thời điểm phát sinh giao dịch thực tế chi phí cần được ghi nhận. Nguyên tắc hoạt động liên tục: “Báo cáo tài chính phải được lập trên cơ sở giả định là doanh nghiệp đang hoạt động liên tục và sẽ tiếp tục hoạt động kinh doanh bình thường trong tương lai gần. Trường hợp thực tế khác với giả định hoạt động liên tục thì báo cáo tài chính phải lập trên một cơ sở khác và phải giải thích cơ sở đã sử dụng để lập báo cáo tài chính”. Nguyên tắc này đảm bảo cho việc ghi nhận chi phí và tính giá thành của doanh nghiệp được bảo đảm liên tục và có thể xác định được các chi phí này tại bất kỳ thời điểm nào của doanh nghiệp.
Nguyên tắc giá gốc: “Tài sản được ghi nhận theo giá gốc. Giá gốc của tài sản được tính theo số tiền hoặc khoản tương đương tiền đã trả, phải trả hoặc tính theo giá trị hợp lý của tài sản đó vào thời điểm ghi nhận. Giá gốc của tài sản không được thay đổi trừ khi có quy định khác trong chuẩn mực kế toán cụ thể”.